เปิดบริษัทแล้วต้องทำบัญชีอะไรบ้าง: คู่มือปีแรกสำหรับเจ้าของกิจการ

ปีแรกคือปีที่วางระบบ ไม่ใช่ปีที่ตามแก้

กิจการส่วนใหญ่ที่เราเข้าไปช่วยแก้บัญชี ปัญหาไม่ได้เริ่มจากความตั้งใจจะทำผิด แต่เริ่มจากปีแรกที่ทุกคนยุ่งกับการหาลูกค้าจนบัญชีถูกเลื่อนไปเรื่อย ๆ พอถึงเวลาปิดงบก็เหลือแต่กองเอกสารที่ไม่ครบและตัวเลขที่อธิบายที่มาไม่ได้

ความจริงที่ช่วยได้มากที่สุดคือ หน้าที่ทางบัญชีของบริษัทเกิดขึ้นตั้งแต่วันที่จดทะเบียน ไม่ใช่วันที่มีรายได้ก้อนแรก เมื่อเข้าใจข้อนี้ ลำดับงานที่เหลือจะชัดขึ้นทันที

คู่มือนี้เขียนสำหรับเจ้าของกิจการที่เพิ่งจดทะเบียนบริษัท หรือกำลังจะจด และอยากรู้ว่าปีแรกต้องเจออะไรบ้าง

คู่มือนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับหน้าที่ทางบัญชีของนิติบุคคลไทย ไม่ใช่ความเห็นทางบัญชีหรือภาษีสำหรับกิจการเฉพาะราย และไม่ได้ระบุอัตราหรือเกณฑ์ตัวเลข เพราะรายละเอียดเหล่านั้นมีการปรับปรุงเป็นระยะและควรยืนยันกับผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษา ณ วันที่ท่านดำเนินการจริง

สามหน้าที่ที่เดินไปพร้อมกัน

เจ้าของกิจการใหม่มักคิดว่า "ทำบัญชี" เป็นงานเดียว จริง ๆ แล้วเป็นสามเรื่องที่คนละคนรับผิดชอบและมีกำหนดเวลาคนละชุด

หนึ่ง — การจัดทำบัญชี คือการบันทึกรายการที่เกิดขึ้นจริงให้ครบและถูกต้อง เป็นงานที่เดินทุกเดือน และเป็นฐานของทุกอย่างที่ตามมา ถ้าชั้นนี้ไม่ครบ ชั้นบนก็ไม่มีอะไรให้ทำ

สอง — การยื่นแบบตามรอบ มีทั้งรอบเดือนและรอบปี ขึ้นอยู่กับว่ากิจการมีหน้าที่อะไรบ้าง เช่น จดภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วหรือยัง มีการหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่ และมีลูกจ้างหรือเปล่า จุดสำคัญคือรอบเหล่านี้เดินต่อไปแม้เดือนนั้นไม่มีรายการ

สาม — การปิดงบการเงินประจำปีและการตรวจสอบ เมื่อจบรอบปีบัญชี ต้องจัดทำงบการเงิน ให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและแสดงความเห็น แล้วนำส่งตามกำหนด

สามเรื่องนี้ต่อกันเป็นทอด งานเดือนที่ทำไม่ครบจะกลายเป็นงบที่ปิดไม่ได้ และงบที่ปิดไม่ได้จะกลายเป็นการยื่นล่าช้า

ใครทำอะไรได้ และทำไมต้องแยกคน

นี่เป็นเรื่องที่เจ้าของกิจการใหม่สับสนมากที่สุด และเป็นเรื่องที่ประหยัดไม่ได้

ผู้ทำบัญชี คือผู้จัดทำบัญชีและงบการเงินของกิจการ มีคุณสมบัติที่กฎหมายกำหนดไว้ นิติบุคคลต้องจัดให้มีผู้ทำบัญชี ไม่ว่ากิจการจะเล็กแค่ไหน

ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต คือผู้ตรวจสอบงบการเงินที่จัดทำขึ้นแล้วแสดงความเห็นต่องบนั้น

สองบทบาทนี้ตามกฎหมายต้องเป็นคนละคน เหตุผลตรงไปตรงมา คือถ้าคนเดียวกันทั้งทำและตรวจ ก็เท่ากับตรวจงานตัวเอง ซึ่งทำให้ความเห็นของผู้สอบบัญชีไม่มีความหมาย

สิ่งที่เจ้าของกิจการควรถามตั้งแต่ตอนเลือกสำนักงานบัญชีคือ ใครจะเป็นผู้ทำบัญชี และผู้สอบบัญชีเป็นใคร ไม่ใช่ถามแค่ราคาต่อเดือน

สี่อย่างที่ต้องทำในเดือนแรก

งานปีแรกส่วนใหญ่ตัดสินกันที่เดือนแรก และทั้งสี่อย่างนี้ทำได้ทันทีโดยไม่ต้องรอให้มีรายได้

1. แยกเงินบริษัทออกจากเงินส่วนตัว

เปิดบัญชีธนาคารในชื่อบริษัท และใช้บัญชีนั้นสำหรับรายรับรายจ่ายของบริษัทเท่านั้น ถ้ามีบัตรที่ใช้จ่าย ให้แยกใบด้วย

ฟังดูเล็กน้อยแต่เป็นข้อที่มีผลมากที่สุด เพราะเมื่อเงินสองกระเป๋าปนกัน การพิสูจน์ว่ารายการไหนเป็นของบริษัทกลายเป็นงานเดา และเป็นงานที่ทำย้อนหลังไม่ได้จริง กิจการที่แยกตั้งแต่วันแรกกับกิจการที่มาแยกตอนสิ้นปี ใช้เวลาปิดงบต่างกันหลายเท่า

2. แจ้งผู้ขายให้ออกเอกสารในชื่อบริษัท

เมื่อจดทะเบียนแล้ว บริษัทเป็นนิติบุคคลแยกต่างหากจากเจ้าของ เอกสารที่จะใช้รองรับรายจ่ายของบริษัทจึงต้องออกในชื่อบริษัท พร้อมข้อมูลที่ครบถ้วน

ในทางปฏิบัติ เจ้าของกิจการปีแรกมักยังซื้อของแบบเดิมจากตอนที่ยังเป็นบุคคลธรรมดา และได้ใบเสร็จในชื่อตัวเองมาทั้งปี ผลคือรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริงจำนวนมากใช้ไม่ได้เท่าที่ควร ทางแก้คือแจ้งผู้ขายประจำตั้งแต่ต้น ไม่ใช่มาไล่แก้ทีหลัง

3. ตั้งวิธีเก็บเอกสารที่ทำได้จริง

ไม่ต้องซับซ้อน สิ่งที่ต้องมีคือที่เก็บที่แน่นอนสำหรับเอกสารรับและเอกสารจ่าย และรอบส่งให้ผู้ทำบัญชีที่สม่ำเสมอ

วิธีที่ล้มเหลวเสมอคือ "เก็บไว้ก่อนแล้วค่อยส่งทีเดียวตอนสิ้นปี" เพราะเอกสารหายระหว่างทาง และเมื่อถึงเวลาปิดงบก็ไม่มีใครจำได้แล้วว่ารายการไหนคืออะไร

4. ทำปฏิทินรอบยื่นของทั้งปีให้เห็น

ให้ผู้ทำบัญชีทำรายการให้ว่ากิจการของท่านมีหน้าที่ยื่นอะไรบ้าง รอบไหน และเดือนใด แล้วเก็บไว้ที่เดียวกับที่ทีมงานเห็น

นี่เป็นงานหนึ่งชั่วโมงที่ป้องกันปัญหาทั้งปี โดยเฉพาะกิจการที่มีรายได้ไม่สม่ำเสมอ ซึ่งมักคิดว่าเดือนที่เงียบไม่มีอะไรต้องทำ

จุดที่กิจการปีแรกพลาดบ่อยที่สุด

คิดว่าไม่มีรายได้แล้วไม่ต้องยื่น

เป็นความเข้าใจผิดที่แพงที่สุด บริษัทที่ยังไม่ได้เริ่มดำเนินการก็ยังมีหน้าที่จัดทำบัญชี ปิดงบ และนำส่งตามกำหนด งบแบบนี้เรียกกันว่างบเปล่า และการปล่อยไว้เพราะ "ยังไม่ได้ทำอะไรเลย" คือสาเหตุของเบี้ยปรับที่พบบ่อยที่สุดในกลุ่มบริษัทเปิดใหม่

เอาเงินบริษัทออกมาใช้แบบไม่มีเอกสาร

เจ้าของหลายรายยังคิดว่าเงินบริษัทคือเงินตัวเอง ซึ่งในทางกฎหมายไม่ใช่ การถอนเงินออกมาใช้โดยไม่มีเอกสารรองรับสร้างรายการค้างในบัญชีที่ต้องอธิบายในภายหลัง และเป็นจุดที่ถูกถามเมื่อมีการตรวจสอบ

ทางที่ถูกต้องมีอยู่ เช่น การจ่ายเป็นเงินเดือนกรรมการ หรือรูปแบบอื่นที่มีเอกสารรองรับ แต่ต้องตั้งไว้ให้ถูกตั้งแต่ต้น ไม่ใช่มาจัดหลังจากถอนไปแล้วทั้งปี

เลือกสำนักงานบัญชีจากราคาต่อเดือนอย่างเดียว

ราคาที่ถูกที่สุดมักหมายถึงการบันทึกตามเอกสารที่ส่งมาเท่านั้น โดยไม่มีใครทักว่าอะไรขาดหรืออะไรผิดปกติ สำหรับกิจการปีแรกที่ยังไม่รู้ว่าตัวเองไม่รู้อะไร ส่วนต่างของค่าบริการมักน้อยกว่าเบี้ยปรับหรือค่าตามแก้ในภายหลังมาก

คำถามที่ควรถามคือ ใครเป็นผู้ทำบัญชี ผู้สอบบัญชีเป็นใคร ส่งเอกสารรอบไหน และถ้าเอกสารขาดจะมีใครทักหรือไม่

ไม่ตรวจว่าตัวเองมีหน้าที่อะไรบ้าง

หน้าที่ของแต่ละกิจการไม่เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับว่าจดภาษีมูลค่าเพิ่มหรือยัง มีลูกจ้างไหม มีการจ่ายเงินที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือเปล่า และประกอบกิจการประเภทใด การถือว่า "บริษัทอื่นทำแบบไหน เราก็ทำแบบนั้น" เป็นที่มาของทั้งการทำเกินและการทำขาด

เมื่อรู้ตัวว่าปีที่ผ่านมาไม่ได้ทำ

เจอบ่อยกว่าที่คิด และไม่ใช่เรื่องที่แก้ไม่ได้

สิ่งที่ควรทำคือจัดการทันทีที่รู้ ไม่ใช่รอให้ครบปีถัดไป เพราะแต่ละรอบที่ขาดต้องตามแก้แยกกัน ยิ่งปล่อยยิ่งซับซ้อนและยิ่งแพง

เริ่มจากรวบรวมเอกสารเท่าที่มี — รายการเดินบัญชีธนาคาร เอกสารรับจ่าย สัญญา — แล้วให้ผู้ทำบัญชีประเมินว่าขาดรอบไหนบ้างและต้องทำอะไรตามลำดับ เอกสารไม่ครบเป็นเรื่องปกติสำหรับกรณีแบบนี้ และเป็นสิ่งที่ทำงานต่อได้ ไม่ใช่เหตุผลที่จะเลื่อนออกไปอีก

สรุปสั้น

• หน้าที่ทางบัญชีเริ่มตั้งแต่วันจดทะเบียน ไม่ใช่วันที่มีรายได้
• ผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีเป็นคนละบทบาทและต้องเป็นคนละคน
• ปีที่ไม่มีรายได้ก็ยังต้องปิดงบและนำส่ง
• สิ่งที่เจ้าของทำเองแล้วได้ผลที่สุดคือแยกเงินบริษัทกับเงินส่วนตัว และให้เอกสารออกในชื่อบริษัท
• รอบยื่นเดินต่อไปแม้เดือนนั้นไม่มีรายการ
• ถ้ารู้ว่าขาดรอบไหน จัดการทันทีที่รู้

หากกำลังจะจดทะเบียนบริษัท หรือจดแล้วแต่ยังไม่แน่ใจว่าต้องทำอะไรบ้าง ปรึกษาทีมบัญชีของเรา เพื่อวางระบบตั้งแต่ต้นแทนการตามแก้ในภายหลัง