หน้าที่ตามบริษัท ไม่ใช่ตามกิจกรรม
ข้อสันนิษฐานที่สร้างความเสียหายมากที่สุดของบริษัทแม่ต่างชาติที่มีต่อบริษัทลูกในไทยคือ ภาระการปฏิบัติตามกฎหมายขึ้นอยู่กับปริมาณการค้าขาย แต่ความจริงไม่เป็นเช่นนั้น นับแต่วันจดทะเบียน บริษัทจำกัดไทยมีวงจรการยื่นแบบที่เกิดซ้ำ มีข้อกำหนดให้สอบบัญชีทุกปี มีการประชุมประจำปี และมีการนำส่งเอกสารต่อนายทะเบียน ไม่ว่าจะเคยออกใบแจ้งหนี้สักใบหรือไม่
ข้อสันนิษฐานที่สร้างความเสียหายเป็นอันดับสองคือ การว่าจ้างสำนักงานบัญชีทำให้หน้าที่โอนไปอยู่กับสำนักงานนั้น ซึ่งไม่เป็นเช่นนั้นเช่นกัน หน้าที่ยังอยู่กับบริษัทและกรรมการ และกรรมการที่อยู่ต่างประเทศก็รับภาระนั้นเช่นเดียวกัน
คู่มือนี้อธิบายวงจรดังกล่าว สิ่งที่เปลี่ยนไปเมื่อผู้ถือหุ้นและคู่ค้าอยู่ต่างประเทศ และจุดที่การจัดการเหล่านี้มักล้มเหลว กำหนดเวลา อัตรา และเกณฑ์เปลี่ยนแปลงได้ ให้ถือว่ารูปแบบโดยรวมคงทน และตรวจสอบตัวเลขปัจจุบัน ณ เวลาที่ยื่นแบบ
1. วงจรรายเดือน
จังหวะที่เกิดซ้ำของบริษัทไทยที่ประกอบธุรกิจอยู่:
- การหักภาษี ณ ที่จ่ายจากเงินที่จ่าย เมื่อบริษัทจ่ายเงินเดือน หรือจ่ายเงินให้บุคคลธรรมดาหรือบริษัทอื่นสำหรับค่าบริการและประเภทอื่นบางประเภท จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่ง พร้อมยื่นแบบแสดงรายการที่เกี่ยวข้องของเดือนนั้น
- VAT บริษัทที่จดทะเบียน VAT ต้องยื่นรายเดือน รายงานภาษีขายและภาษีซื้อของงวด รวมถึงเดือนที่ไม่มีอะไรต้องรายงาน
- ประกันสังคม เงินสมทบของลูกจ้างที่ขึ้นทะเบียนต้องนำส่งรายเดือน โดยส่วนของนายจ้างนำส่งควบคู่กับส่วนของลูกจ้าง
วงจรนี้มีสองลักษณะที่ทำให้กลุ่มบริษัทพลาด คือ เป็นรายเดือนไม่ใช่รายไตรมาส ซึ่งเป็นจังหวะงานธุรการที่หนักกว่าที่บริษัทแม่หลายแห่งคุ้นเคย และแม้ไม่มีรายการก็ยังต้องยื่นแบบ ความเงียบคือการไม่ยื่นแบบ ไม่ใช่การแถลงว่าไม่มีอะไรต้องยื่น
2. จุดกึ่งปี
ภาษีเงินได้นิติบุคคลของไทยไม่ได้เกิดขึ้นครั้งเดียวต่อปี บริษัทต้องยื่นแบบระหว่างปีโดยอิงการประมาณกำไรทั้งปี และชำระส่วนที่เหลือเมื่อสิ้นปี
การประมาณมีความสำคัญ หากตัวเลขระหว่างปีต่ำกว่าผลจริงอย่างมีนัยสำคัญ อาจมีเงินเพิ่มคิดจากส่วนที่ขาด ดังนั้นการประมาณกลางปีจึงเป็นงานจริง ไม่ใช่ตัวเลขที่ใส่ไว้พอเป็นพิธี บริษัทในปีแรกที่มีกำไร หรือมีรายได้ไม่สม่ำเสมอ เป็นกลุ่มที่พลาดบ่อยที่สุด
3. ลำดับงานประจำปี
งานช่วงปิดปีการเงินของบริษัทไทยดำเนินไปเป็นลำดับขั้น และแต่ละขั้นเป็นเงื่อนไขของขั้นถัดไป
- ปิดบัญชี และจัดทำงบการเงินบนเกณฑ์ของไทย
- สอบบัญชี งบการเงินต้องได้รับการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีอิสระที่ได้รับอนุญาต สำหรับบริษัทจำกัดไทยนี่ไม่ใช่ทางเลือก และการสอบบัญชีกลุ่มของบริษัทแม่ใช้แทนไม่ได้
- อนุมัติ ผู้ถือหุ้นอนุมัติงบการเงินในการประชุมสามัญประจำปี ซึ่งจัดภายในเวลาที่กฎหมายกำหนดหลังสิ้นปีการเงิน
- นำส่ง งบที่อนุมัติแล้วและบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นส่งต่อนายทะเบียนพาณิชย์ภายในเวลาที่อนุญาตหลังการอนุมัติ
- ยื่นแบบภาษีประจำปี โดยมีงบที่สอบบัญชีแล้วรองรับ
ลำดับนี้คือเหตุที่ความล่าช้าลุกลาม การทำบัญชีที่เสร็จช้าดันการสอบบัญชีให้ช้า ซึ่งดันการประชุมให้ช้า ซึ่งดันการนำส่งทั้งสองให้ช้า และค่าปรับเกิดขึ้นได้ที่หลายจุดตลอดสายนี้
4. สิ่งที่เปลี่ยนไปเพราะบริษัทแม่เป็นต่างชาติ
การหักภาษี ณ ที่จ่ายจากการจ่ายเงินไปต่างประเทศ เงินปันผล ดอกเบี้ย ค่าสิทธิ และการจ่ายค่าบริการจำนวนมากให้แก่ผู้ไม่มีถิ่นที่อยู่ ต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายตามกฎหมายไทย และหน้าที่นั้นอยู่กับบริษัทไทยที่เป็นผู้จ่าย ไม่ใช่ผู้รับ หากอนุสัญญาภาษีซ้อนกำหนดอัตราต่ำกว่าและผู้รับเข้าเงื่อนไขจริง สถานะนั้นต้องสนับสนุนได้ ณ เวลาที่จ่ายเงิน พร้อมเอกสารที่บริษัทผู้จ่ายต้องเก็บไว้
ค่าใช้จ่ายระหว่างบริษัทในกลุ่ม ค่าธรรมเนียมการจัดการ การเรียกเก็บต้นทุนคืน ค่าสิทธิการใช้ และค่าบริการส่วนกลางจากกลุ่มมายังบริษัทไทย จะถูกตรวจสอบว่าเป็นข้อตกลงที่มีอยู่จริงสำหรับบริการที่ให้จริงหรือไม่ กำหนดราคาได้อย่างมีเหตุผลหรือไม่ และมีเอกสารก่อนที่จะจ่ายเงินหรือไม่ ข้อตกลงที่ทำขึ้นภายหลังเพื่อรองรับการจ่ายเงินที่เกิดไปแล้วย่อมถูกอ่านว่าเป็นเช่นนั้นทันที
การเปิดเผยข้อมูลบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน บริษัทที่เข้าเกณฑ์ต้องรายงานรายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกันควบคู่กับแบบประจำปี ซึ่งหมายความว่าฐานะระหว่างบริษัทในกลุ่มไม่ใช่เรื่องภายในเท่านั้น
สกุลเงินและหลักฐานสำหรับเงินที่ออกนอกประเทศ ธนาคารขอเอกสารประกอบเมื่อเงินออกไป หากเอกสารเบื้องหลังการจ่ายเงินไม่เคยถูกจัดทำ การจ่ายเงินก็ไปไม่ได้ และปัญหาถูกค้นพบในจังหวะที่กลุ่มบริษัทต้องการเงินสดมากที่สุด
5. จุดที่เรื่องนี้ผิดพลาดจริง
บริษัทที่ยังไม่เริ่มกิจการและไม่มีใครยื่นแบบให้ จดทะเบียนไว้ก่อนโครงการที่เลื่อนออกไป ยื่นแบบขาดสองปี ทั้งหมดเป็นแบบที่ไม่มีรายการ
ผู้ทำบัญชีที่ไม่เคยถูกตรวจสอบ ว่าจ้างแล้ว จ่ายเงินแล้ว และสันนิษฐานว่ายื่นแบบอยู่ ที่บริษัทแม่ไม่มีใครเคยเห็นการยืนยันการยื่นแบบเลย
ใช้เฉพาะผังบัญชีของบริษัทแม่ รายงานของกลุ่มเรียบร้อยตลอดปี แต่งบของบริษัทไทยถูกประกอบขึ้นตอนสิ้นปีโดยคนที่นั่งอ่านใบแจ้งยอดธนาคารเก่า
ข้อตกลงระหว่างบริษัทในกลุ่มที่ลงวันที่หลังการจ่ายเงิน เหตุผลเชิงพาณิชย์เป็นของจริง แต่ลำดับของเอกสารบอกเป็นอย่างอื่น
แต่งตั้งผู้สอบบัญชีในไม่กี่สัปดาห์สุดท้าย ข้อตรวจพบที่จริงแล้วเป็นปัญหาการทำบัญชี ซึ่งมาพบเอาตอนที่ไม่มีเวลาแก้ไขให้เรียบร้อย
ไม่มีใครเป็นเจ้าของปฏิทิน พบบ่อยที่สุดในบรรดาทั้งหมด ความรับผิดชอบตกอยู่ระหว่างผู้ให้บริการในพื้นที่ หัวหน้าการเงินที่อยู่ต่างประเทศ และกรรมการที่ลงนามในสิ่งที่ถูกวางไว้ตรงหน้า
6. แนวปฏิบัติที่ดีเป็นอย่างไร
- มีบุคคลที่ระบุชื่อหนึ่งคนที่บริษัทแม่ ซึ่งได้รับการยืนยันการยื่นแบบทุกครั้งทุกเดือน
- มีปฏิทินที่รวมแบบรายเดือน การยื่นระหว่างปี การสอบบัญชี การประชุม และการนำส่งทั้งสอง โดยระบุผู้รับผิดชอบกำกับแต่ละรายการ
- ทำบัญชีบนเกณฑ์ไทยตลอดทั้งปี ไม่ใช่สร้างขึ้นใหม่ตอนสิ้นปี
- แต่งตั้งผู้สอบบัญชีแต่เนิ่น ๆ พร้อมตกลงความคาดหวังเกี่ยวกับบันทึกที่จะส่งให้
- ข้อตกลงระหว่างบริษัทในกลุ่มทำเป็นเอกสารก่อนจ่ายเงิน พร้อมหลักฐานสนับสนุนสถานะตามอนุสัญญาที่ใช้
- ตรวจสอบประจำปีแบบสั้น ๆว่ารายการที่จดทะเบียนไว้ ได้แก่ กรรมการ ที่อยู่ และผู้ถือหุ้น ยังตรงกับความจริง
สรุป
| หน้าที่ | รูปแบบที่ล้มเหลว |
|---|---|
| แบบรายเดือน | ถือว่าขึ้นกับกิจกรรม ไม่ยื่นแบบในงวดที่ไม่มีรายการ |
| การยื่นภาษีระหว่างปี | ถือการประมาณเป็นตัวเลขชั่วคราว มีเงินเพิ่มจากส่วนที่ขาด |
| การสอบบัญชีประจำปี | สันนิษฐานว่าการสอบบัญชีกลุ่มครอบคลุมแล้ว แต่งตั้งช้าเกินไป |
| การประชุมและการนำส่ง | ล่าช้าตามการสอบบัญชีที่ช้า มีค่าปรับหลายจุด |
| ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากเงินที่จ่ายออก | โต้แย้งสถานะตามอนุสัญญาหลังจ่ายเงิน ไม่ได้สนับสนุนไว้ ณ เวลาจ่าย |
| ค่าใช้จ่ายระหว่างบริษัทในกลุ่ม | ทำข้อตกลงขึ้นเพื่อให้เหตุผลแก่การจ่ายเงินที่เกิดไปแล้ว |
| ความเป็นเจ้าของปฏิทิน | ตกอยู่ระหว่างผู้ให้บริการ หัวหน้าการเงินที่อยู่ต่างประเทศ และกรรมการ |
เรื่องเหล่านี้ไม่ยากเลย แต่ที่ล้มเหลวเพราะไม่มีใครมีหน้าที่นี้
เราให้คำปรึกษาบริษัทไทยที่ต่างชาติเป็นเจ้าของเรื่องหน้าที่การปฏิบัติตามกฎหมาย การจ่ายเงินออกนอกประเทศ และข้อตกลงระหว่างบริษัทในกลุ่ม และทำงานควบคู่กับนักบัญชีของบริษัท ไม่ได้เข้ามาแทนที่ ปรึกษาครั้งแรกไม่มีค่าใช้จ่าย โทร +66 92 254 2045 หรือส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่การบัญชีและการปฏิบัติตามกฎหมายภาษี และการวางโครงสร้างบริษัทลูกในไทยเพื่อให้กำไรโอนออกได้
คู่มือนี้เผยแพร่โดยสำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม สำนักงานกฎหมายในขอนแก่นที่ก่อตั้งเมื่อ พ.ศ. 2529 (ค.ศ. 1986) เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ
