หนี้การค้าไม่เหมือนหนี้เงินกู้ ไม่มีใครเซ็นสัญญากู้ ไม่มีหลักประกัน และส่วนใหญ่เกิดจากความไว้ใจกันระหว่างคู่ค้าที่ซื้อขายกันมานาน ร้านวัสดุก่อสร้างส่งของให้ผู้รับเหมาเป็นเครดิต 30 วัน โรงงานส่งสินค้าให้ตัวแทนจำหน่ายแล้ววางบิลทีหลัง บริษัทบริการทำงานเสร็จแล้วรอเช็ค วันหนึ่งเครดิต 30 วันกลายเป็น 90 วัน แล้วกลายเป็นเงียบ
คู่มือนี้เขียนสำหรับเจ้าของธุรกิจและฝ่ายบัญชีที่มีลูกค้าค้างชำระ ว่าหนี้การค้าต่างจากหนี้ทั่วไปตรงไหน ต้องรีบเรื่องอะไร และจะเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ที่ค้างให้เป็นเงินได้อย่างไร
เนื้อหานี้เป็นความรู้ทั่วไป อายุความและสิทธิของเจ้าหนี้ขึ้นกับข้อเท็จจริงของแต่ละราย ควรปรึกษาทนายก่อนตัดสินใจ
หลักฐานของหนี้การค้า อยู่ในเอกสารที่ทำอยู่แล้วทุกวัน
ธุรกิจส่วนใหญ่มีหลักฐานพอฟ้องโดยไม่รู้ตัว เพียงแต่เอกสารกระจายอยู่หลายที่ สิ่งที่ต้องรวบรวมคือ
- ใบสั่งซื้อหรือข้อความสั่งของ รวมถึงแชตที่ลูกค้าสั่งสินค้า
- ใบส่งของที่มีลายมือชื่อผู้รับ เอกสารชิ้นนี้สำคัญที่สุด เพราะพิสูจน์ว่าส่งมอบแล้ว
- ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และใบวางบิล พร้อมหลักฐานว่าลูกค้าได้รับ
- ใบแจ้งยอดคงค้าง ที่ลูกค้าเคยรับทราบหรือไม่โต้แย้ง
- หลักฐานการชำระบางส่วน และข้อความที่ลูกค้าขอเลื่อนหรือขอผ่อน
ถ้าใบส่งของไม่มีลายมือชื่อ หรือคนรับของเป็นใครก็ไม่รู้ ให้หาหลักฐานอื่นมาประกอบ เช่น ภาพถ่ายตอนส่ง หรือข้อความยืนยันว่าได้รับของ ยิ่งรวบรวมเร็ว ยิ่งหาได้ง่าย
อายุความ: สองปีหรือห้าปี ขึ้นกับว่าลูกค้าเอาของไปทำอะไร
โดยหลัก ผู้ประกอบการค้าที่เรียกค่าสินค้าหรือค่าการงานที่ทำให้ลูกค้ามีอายุความ สองปี แต่ถ้าลูกค้าซื้อไปใช้ในกิจการของลูกค้าเอง อายุความจะยาวขึ้นเป็น ห้าปี เช่น ร้านวัสดุขายให้ผู้รับเหมาเอาไปใช้ในงานก่อสร้าง หรือโรงงานขายวัตถุดิบให้โรงงานอื่นไปผลิตต่อ
ความต่างนี้มีผลมาก หนี้ที่เจ้าของธุรกิจคิดว่าขาดอายุความไปแล้วอาจยังเรียกได้ และหนี้ที่คิดว่ายังมีเวลาอาจใกล้หมดแล้ว
อีกเรื่องที่ต้องรู้คือ อายุความเริ่มนับใหม่ได้ ถ้าลูกค้าชำระบางส่วน ขอผ่อน หรือทำหนังสือรับสภาพหนี้ ธุรกิจที่เจรจากับลูกหนี้อยู่แล้วควรขอให้ลูกหนี้ยืนยันยอดเป็นหนังสือทุกครั้ง
ตรวจสถานะบริษัทลูกหนี้ ก่อนทำอย่างอื่น
ก่อนส่งหนังสือทวงถามหรือฟ้อง ให้ตรวจสามเรื่อง
- สถานะนิติบุคคล ตรวจจากข้อมูลกรมพัฒนาธุรกิจการค้าว่าบริษัทยังดำเนินกิจการอยู่ เลิกกิจการแล้ว อยู่ระหว่างชำระบัญชี หรือเป็นบริษัทร้าง ถ้าอยู่ระหว่างชำระบัญชี ต้องทวงกับผู้ชำระบัญชี
- คดีล้มละลายและฟื้นฟูกิจการ ถ้าศาลรับคำร้องขอฟื้นฟูกิจการหรือสั่งพิทักษ์ทรัพย์แล้ว เจ้าหนี้ต้องยื่นขอรับชำระหนี้ภายในกำหนดเวลา ดูรายละเอียดในคู่มือเจ้าหนี้ในคดีล้มละลายและฟื้นฟูกิจการ
- การเปลี่ยนแปลงล่าสุด กรรมการ ผู้ถือหุ้น หรือที่ตั้งเปลี่ยนไปเมื่อไม่นานมานี้หรือไม่ บริษัทที่เปลี่ยนกรรมการและย้ายที่ตั้งพร้อมกันในช่วงที่ค้างหนี้คือสัญญาณที่ต้องรีบดำเนินการ
บริษัทลูกหนี้ไม่มีทรัพย์ แต่ลูกค้าของเขามี
นี่คือจุดที่หนี้การค้าต่างจากหนี้บุคคลมากที่สุด บริษัทลูกหนี้อาจไม่มีที่ดินหรือรถในชื่อตัวเอง แต่ยังมี เงินที่ลูกค้าของเขาต้องจ่าย เช่น ผู้รับเหมาที่ค้างค่าวัสดุ ยังมีค่างวดงานที่เจ้าของโครงการต้องจ่ายให้ ตัวแทนจำหน่ายที่ค้างค่าสินค้า ยังมีเงินจากร้านค้าที่รับของไปขาย
เมื่อชนะคดีแล้ว เจ้าหนี้ขออายัดสิทธิเรียกร้องเหล่านี้ได้ คือให้ผู้ที่ต้องจ่ายเงินให้ลูกหนี้ส่งเงินให้เจ้าพนักงานบังคับคดีแทน ข้อมูลว่าลูกหนี้มีงานกับใคร รับเงินจากใคร มักเป็นสิ่งที่เจ้าหนี้การค้ารู้ดีกว่าใคร เพราะอยู่ในวงการเดียวกัน ข้อมูลนี้คือจุดเริ่มต้นของงานสืบทรัพย์และบังคับคดี
ขั้นตอนตั้งแต่ทวงจนได้เงิน
1. หยุดส่งของเพิ่ม ฟังดูชัดเจน แต่ธุรกิจจำนวนมากยังส่งของให้ลูกค้าที่ค้างอยู่ เพราะหวังว่ายอดขายใหม่จะดึงให้จ่ายหนี้เก่า ผลคือยอดค้างโตขึ้น
2. หนังสือทวงถาม กำหนดเวลาชำระที่ชัดเจน และแจ้งว่าจะดำเนินคดีถ้าไม่ชำระ หนังสือทวงถามโดยทนาย มักทำให้ลูกหนี้ที่ยังมีเงินแต่เลือกจ่ายเจ้าหนี้รายอื่นก่อน เปลี่ยนลำดับการจ่าย
3. เจรจาผ่อนเป็นหนังสือ ถ้าลูกหนี้ขอผ่อน ให้ทำข้อตกลงที่ระบุยอดหนี้ทั้งหมด งวดชำระ และผลของการผิดนัดงวดเดียว ถ้าให้กรรมการลงนามค้ำประกันในข้อตกลงนี้ได้ ยิ่งดี
4. ฟ้องคดี หนี้ที่มีหลักฐานเป็นเอกสารครบมักไม่ซับซ้อน คดีที่ทุนทรัพย์ไม่สูงอาจเข้ากระบวนพิจารณาที่เร็วกว่าคดีทั่วไป และหลายคดีจบด้วยการทำยอมในศาล
5. บังคับคดี อายัดเงินที่ลูกค้าของลูกหนี้ต้องจ่าย อายัดบัญชีเงินฝาก ยึดเครื่องจักร รถ หรือที่ดิน แล้วขายทอดตลาด ถ้ามีหลักฐานว่าลูกหนี้กำลังโยกย้ายทรัพย์ระหว่างคดี ขอให้ศาลยึดหรืออายัดไว้ก่อนพิพากษาได้
ป้องกันไว้ก่อนเปิดเครดิต
หนี้การค้าที่เรียกคืนง่ายที่สุด คือหนี้ที่เตรียมไว้ตั้งแต่วันเปิดเครดิต
- ใบสมัครเปิดเครดิต ที่มีข้อมูลนิติบุคคล ผู้มีอำนาจลงนาม และที่อยู่สำหรับส่งเอกสาร
- ข้อตกลงเงื่อนไขการขาย ที่ระบุเครดิตเทอม ดอกเบี้ยเมื่อผิดนัด และสิทธิระงับการส่งของ
- การค้ำประกันโดยกรรมการ สำหรับลูกค้าที่วงเงินสูง เพราะถ้าไม่มี เจ้าหนี้เรียกได้จากบริษัทเท่านั้น
- วงเงินเครดิตที่ทบทวนเป็นระยะ ไม่ใช่วงเงินที่ขยายตามยอดสั่งซื้อไปเรื่อย ๆ
ขายเชื่อให้ลูกค้าธุรกิจ: วางระบบเอกสารและการติดตามให้ทวงได้จริง
หัวข้อด้านบนอธิบายสิ่งที่ต้องทำเมื่อลูกค้าหยุดจ่ายแล้ว หัวข้อนี้ว่าด้วยกิจวัตรที่ทำให้หนี้ทวงได้ตั้งแต่ก่อนถึงวันนั้น ใบสมัครเครดิต เงื่อนไขการขาย การค้ำประกัน และวงเงิน อยู่ใน "ป้องกันไว้ก่อนเปิดเครดิต" ด้านบนแล้ว ส่วนนี้คือห่วงโซ่เอกสารและการติดตามที่ต้องทำต่อจากนั้น
ผูกทุกรายการขายกับคนที่ผูกพันลูกค้าได้ เก็บสำเนาหนังสือรับรองบริษัท (ควรเป็นฉบับที่ออกไม่นานก่อนเปิดเครดิต) และจดไว้ว่าใครเป็นผู้มีอำนาจลงนาม จากนั้นให้ใบสั่งซื้อหรือสัญญาลงนามหรือส่งมาจากบุคคลนั้น หรือจากผู้ที่ลูกค้ามอบอำนาจชัดเจน การตกลงซื้อขายกันทางแชตกับเจ้าหน้าที่จัดซื้อระดับล่างพิสูจน์ต่อบริษัทได้ยากกว่ามาก
ระบุผู้รับของไว้ในใบส่งของ ตกลงกับลูกค้าในใบสั่งซื้อหรือสัญญาว่าใครเซ็นรับสินค้าหรือรับมอบงานได้ เป็นชื่อบุคคลหรือตำแหน่ง ไม่ใช่ "ใครอยู่หน้างานก็ได้" แล้วขอให้เซ็นพร้อมชื่อตัวบรรจงและวันที่ทุกใบ และถ่ายรูปเก็บไว้ นี่คือเอกสารที่ตอบข้ออ้างว่า "ไม่เคยได้รับของ" (ดู "หลักฐานของหนี้การค้า" ด้านบน)
ให้ลูกค้ารับใบกำกับภาษีและใบวางบิล ส่งไปยังที่อยู่ที่ระบุในใบสมัครเครดิต และเก็บหลักฐานการรับ เช่น สำเนาที่เซ็นรับ สำเนาที่ประทับตรา หรืออีเมลที่มีร่องรอยการเปิดอ่านหรือตอบกลับ ใบวางบิลที่ลูกค้าประทับตรารับยังช่วยตรึงวันนัดชำระที่คุณจะติดตามด้วย
ส่งใบแจ้งยอดคงค้างสม่ำเสมอและขอให้ยืนยันยอด ทุกเดือนส่งรายการใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างให้ลูกค้าเครดิตแต่ละราย และขอให้ผู้มีอำนาจลงนามเซ็นส่งกลับ การที่ลูกหนี้ทำหนังสือรับสภาพหนี้ ชำระหนี้บางส่วน หรือกระทำการใดที่แสดงชัดเจนโดยปริยายว่ายอมรับหนี้ ทำให้อายุความสะดุดหยุดลงตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 193/14 (1) และเริ่มนับใหม่ตามมาตรา 193/15 หนังสือยืนยันยอดที่ลงนามจึงเป็นทั้งหลักฐานจำนวนหนี้และเครื่องป้องกันเรื่องเวลา แต่การที่ลูกค้าเงียบไม่เท่ากับการรับสภาพหนี้ อย่าถือว่าใบแจ้งยอดที่ไม่มีใครตอบคือการยอมรับ
ทบทวนรายงานอายุหนี้ตามรอบที่กำหนด ฝ่ายบัญชีทุกสัปดาห์ เจ้าของกิจการทุกเดือน จัดรายการใบแจ้งหนี้ตามจำนวนวันที่เกินกำหนด พร้อมวันที่ลูกค้าจ่ายครั้งล่าสุดและคำสัญญาที่ให้ไว้ครั้งล่าสุดในบรรทัดเดียวกัน
กำหนดล่วงหน้าว่าเมื่อไรส่งให้ทนาย การเขียนเกณฑ์ไว้ก่อนช่วยไม่ให้รอต่อไปอีกเดือนหนึ่งเรื่อยๆ ตัวอย่างที่ควรใช้
- ใบแจ้งหนี้เกินกำหนดตามจำนวนวันที่ตั้งไว้ หลังเตือนเป็นหนังสือแล้วสองครั้ง
- ผิดนัดวันที่สัญญาว่าจะจ่ายหรืองวดผ่อนมากกว่าหนึ่งครั้ง
- ลูกค้าโต้แย้งใบส่งของ หรือผู้ลงนามเปลี่ยนไป
- สัญญาณว่ากิจการมีปัญหา เช่น เช็คคืน กรรมการหรือที่อยู่จดทะเบียนเปลี่ยน ลูกค้าหยุดสั่งซื้อกะทันหัน หรือมีข่าวคำร้องขอฟื้นฟูกิจการหรือล้มละลาย (ตรวจสถานะตามที่อธิบายใน "ตรวจสถานะบริษัทลูกหนี้ ก่อนทำอย่างอื่น")
เราช่วยอะไรได้
เราดูแลเจ้าหนี้ธุรกิจตั้งแต่ตรวจเอกสารและอายุความ ส่งหนังสือทวงถาม ทำข้อตกลงผ่อนชำระ ฟ้องคดี สืบทรัพย์ และบังคับคดีจนได้เงิน รวมถึงร่างเงื่อนไขการขายเชื่อและสัญญาค้ำประกันสำหรับลูกค้ารายใหม่ ดูภาพรวมการเรียกหนี้ได้ในคู่มือทวงหนี้ ฟ้องลูกหนี้ และบังคับคดี และถ้าลูกหนี้จ่ายด้วยเช็คที่เด้ง อ่านเพิ่มเรื่องเช็คเด้ง
ถ้าธุรกิจของท่านมีลูกค้าค้างชำระหลายราย ส่งรายการลูกหนี้มาให้เราประเมิน เราจะช่วยจัดลำดับว่ารายไหนควรทวง รายไหนควรฟ้อง และรายไหนใกล้ขาดอายุความ
