คำถามที่ผิดลำดับ
คำถามที่บริษัทถามบ่อยคือ "ควรจ้างที่ปรึกษากฎหมายไหม" ซึ่งตอบไม่ได้ เพราะเป็นคำถามที่ข้ามขั้นไปหนึ่งขั้น
คำถามที่ตอบได้คือ ตอนนี้บริษัทผูกพันตัวเองไว้กับอะไรบ้างแล้ว เพราะความเสี่ยงทางกฎหมายของกิจการไม่ได้เพิ่มตามรายได้ แต่เพิ่มตามจำนวนคำสัญญาที่ให้ไว้กับคนอื่น ทั้งกับลูกค้า กับคู่ค้า และกับลูกจ้าง
บริษัทที่มีรายได้สูงแต่ขายเงินสด ส่งของทันที และไม่มีลูกจ้างประจำ มีความเสี่ยงต่ำกว่าบริษัทที่รายได้น้อยกว่าแต่มีลูกจ้างสามสิบคน มีเครดิตเทอมกับคู่ค้าสิบราย และใช้แบบสัญญาที่ดาวน์โหลดมาจากอินเทอร์เน็ต
สัญญาณสามอย่างที่บอกว่าถึงเวลาแล้ว
หนึ่ง — มีคำถามกฎหมายค้างอยู่โดยไม่มีใครตอบ ถ้าในเดือนหนึ่งมีเรื่องที่ฝ่ายขายหรือฝ่ายบุคคลต้องตัดสินใจโดยไม่แน่ใจว่าถูกหรือไม่ แล้วสุดท้ายตัดสินใจไปตามความรู้สึก นั่นคือความเสี่ยงที่กำลังสะสมโดยไม่มีใครนับ
สอง — เอกสารชุดเดิมถูกใช้กับงานที่เปลี่ยนไปแล้ว แบบสัญญาที่เขียนไว้ตอนบริษัทขายสินค้าอย่างเดียว มักถูกใช้ต่อเมื่อบริษัทเริ่มขายบริการด้วย ทั้งที่ข้อเรื่องการส่งมอบ การรับประกัน และความเป็นเจ้าของงาน ใช้แทนกันไม่ได้
สาม — เริ่มมีเรื่องที่ต้องตอบภายในกำหนดเวลา หนังสือทวงถาม คำสั่งของพนักงานตรวจแรงงาน หรือหนังสือจากหน่วยงานกำกับดูแล ล้วนมีกำหนดเวลาที่เดินอยู่ตั้งแต่วันได้รับ ไม่ใช่ตั้งแต่วันที่บริษัทหาทนายเจอ
สิ่งที่ควรอยู่ในสัญญาที่ปรึกษา
สัญญาที่ปรึกษากฎหมายที่ใช้งานได้จริงมักสั้น แต่ตอบสี่เรื่องนี้ให้ชัด
ขอบเขตงานที่รวมอยู่แล้ว — ระบุเป็นประเภทงาน ไม่ใช่รายการสิ่งที่ทำได้ทั้งหมด เช่น การตอบข้อหารือ การตรวจสัญญาที่บริษัทได้รับมา และการออกหนังสือโต้ตอบ
เส้นแบ่งของงานที่คิดแยก — จุดที่ต้องเขียนคือการร่างสัญญาใหม่ทั้งฉบับ การไปเจรจานอกสถานที่ งานที่ต้องยื่นต่อหน่วยงาน และการว่าความในชั้นศาล ถ้าไม่เขียน ทั้งสองฝ่ายจะเข้าใจไม่ตรงกันในเดือนที่สาม
ผู้รับผิดชอบและเวลาตอบกลับ — ควรมีชื่อผู้รับผิดชอบหลัก ช่องทางติดต่อที่ตกลงกัน และกรอบเวลาตอบกลับที่แยกระหว่างเรื่องปกติกับเรื่องด่วน
การรักษาความลับและการส่งคืนเอกสาร — รวมถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อสัญญาสิ้นสุด ทั้งการส่งคืนแฟ้มต้นฉบับ การสรุปเรื่องที่ค้าง และการเพิกถอนหนังสือมอบอำนาจ
คำถามที่ควรถามก่อนตัดสินใจ
คำถามที่ได้ข้อมูลมากกว่าการถามว่า "รับทำเรื่องนี้ไหม" คือคำถามที่บังคับให้ตอบด้วยวิธีทำงาน
- ถ้าบริษัทส่งสัญญาฉบับหนึ่งมาให้ตรวจวันนี้ ขั้นตอนหลังจากนั้นเป็นอย่างไร ใครอ่าน และตอบกลับมาในรูปแบบไหน
- เมื่อเรื่องหนึ่งกลายเป็นคดีขึ้นศาล ทีมที่ดูแลเปลี่ยนหรือไม่
- สำนักงานเคยทำงานกับธุรกิจลักษณะเดียวกับเราหรือไม่ และเรื่องที่มักเจอในธุรกิจแบบนี้คืออะไร
- ถ้าสำนักงานมีลูกความอีกรายที่เป็นคู่กรณีกับเรา จะจัดการอย่างไร
คำถามข้อสุดท้ายสำคัญกว่าที่หลายบริษัทคิด เพราะเรื่องผลประโยชน์ขัดกันมักปรากฏตอนกลางเรื่อง ไม่ใช่ตอนเซ็นสัญญา
เริ่มจากสามอย่างก่อน ไม่ต้องรื้อทั้งระบบ
บริษัทส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องให้ที่ปรึกษาตรวจทุกอย่างในเดือนแรก งานที่ให้ผลก่อนคือสามชุดเอกสารที่บริษัทใช้ทุกวัน
แบบสัญญาที่ส่งให้ลูกค้า เพราะเป็นเอกสารที่ถูกใช้ซ้ำมากที่สุด ข้อบกพร่องหนึ่งข้อจึงถูกทำซ้ำกับลูกค้าทุกราย
เอกสารการจ้างงาน ทั้งสัญญาจ้าง ข้อบังคับการทำงาน และแบบหนังสือเตือน เพราะเป็นชุดที่ตัดสินผลของข้อพิพาทแรงงานเกือบทุกคดี
วิธีเก็บเงินเมื่อลูกค้าไม่จ่าย ตั้งแต่รูปแบบหนังสือทวงถาม ไปจนถึงลำดับขั้นก่อนตัดสินใจฟ้อง
สามชุดนี้ครอบคลุมสาเหตุที่ทำให้ธุรกิจขนาดกลางต้องขึ้นศาลเป็นส่วนใหญ่แล้ว ส่วนงานโครงสร้างผู้ถือหุ้น ธรรมาภิบาล และการเตรียมตัวรับนักลงทุน ค่อยทำเมื่อกิจการเดินไปถึงจุดนั้น
หลังผ่านเดือนแรกของสัญญาที่ปรึกษา ควรได้อะไรอยู่ในมือ
สัญญาที่ปรึกษาที่ใช้งานได้จริงมองเห็นได้ภายในเดือนแรก ไม่ใช่เพราะปัญหาทุกอย่างถูกแก้หมดแล้ว แต่เพราะทนายรู้จักกิจการดีพอที่จะตอบได้เร็วขึ้น บริษัทคาดหวังสิ่งต่อไปนี้ได้อย่างสมเหตุสมผล และเขียนไว้ในสัญญาได้
การรับเอกสารหลักเข้าระบบ สำนักงานควรขอ และบริษัทควรส่งมอบเอกสารพื้นฐาน ได้แก่ หนังสือรับรองบริษัทและวัตถุประสงค์ ทะเบียนผู้ถือหุ้นและสัญญาระหว่างผู้ถือหุ้น (ถ้ามี) สัญญาที่สร้างรายได้หรือมีความเสี่ยงสูงสุด ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานและแบบสัญญาจ้าง รวมถึงใบอนุญาตและทะเบียนที่กิจการต้องพึ่งพา ช่องว่างที่พบในขั้นนี้ เช่น ใบอนุญาตที่ขาดหายหรือทะเบียนที่ไม่ตรงกับที่จดทะเบียนไว้ ถือเป็นข้อค้นพบในตัวเอง
การจัดลำดับความเสี่ยง ไม่ใช่รายการข้อบกพร่องทุกข้อ ขอให้เรียงประเด็นตามสิ่งที่อาจกระทบกิจการเร็วและแรงที่สุด พร้อมเหตุผลสั้นๆ ทีละข้อ รายงานแรกที่ชี้สามสิบประเด็นด้วยน้ำหนักเท่ากันนำไปปฏิบัติยาก แต่ประเด็นที่จัดลำดับแล้วสามถึงห้าข้อ โดยแต่ละข้อมีผู้รับผิดชอบฝั่งบริษัท ทำได้จริง
ช่องทางส่งเรื่องและเวลาตอบกลับที่ตกลงกันแล้ว มีที่อยู่อีเมลหรือกลุ่มสนทนากลางที่เดียว รู้ว่าฝั่งบริษัทใครส่งเรื่องได้ ฝั่งสำนักงานใครตอบ และมีกรอบเวลาตอบแยกระหว่างเรื่องปกติกับเรื่องด่วน นี่คือรูปธรรมของข้อ "ผู้รับผิดชอบและเวลาตอบกลับ" ในสัญญาที่กล่าวไว้ข้างต้น
ทะเบียนสัญญา ตารางง่ายๆ ของสัญญาที่ยังมีผลอยู่ ได้แก่ คู่สัญญา เรื่อง วันเริ่มและวันสิ้นสุด ระยะเวลาบอกกล่าวต่ออายุหรือเลิกสัญญา และผู้ดูแลความสัมพันธ์ ประโยชน์แรกคือกำหนดบอกกล่าวไม่ผ่านไปโดยไม่มีใครสังเกต ประโยชน์ที่สองคือเมื่อต้องตรวจแบบสัญญาหรือคู่สัญญารายใหม่ ก็เริ่มจากทะเบียน ไม่ต้องไล่หาในอีเมลเก่า
รายงานฉบับแรกเป็นลายลักษณ์อักษร สั้น ใช้ภาษาที่อ่านเข้าใจ ครอบคลุมสิ่งที่ได้รับ สิ่งที่พบ ความเสี่ยงที่จัดลำดับแล้ว สิ่งที่สำนักงานแนะนำให้ทำก่อน และสิ่งที่ประเมินไม่ได้เพราะเอกสารไม่ครบ รายงานนี้ยังบอกด้วยว่าสำนักงานเข้าใจกิจการจริง หรือเพียงอ่านแฟ้มผ่านๆ
สิ่งที่ไม่ได้หมายความว่า เดือนแรกไม่ใช่การรับรองว่าจะไม่มีข้อพิพาท และสำนักงานตรวจได้เฉพาะเอกสารที่ได้รับ ความเร็วของการรับเอกสารขึ้นกับบริษัทพอๆ กับทนาย จึงควรมอบหมายคนภายในไว้รวบรวมเอกสาร
ถ้าครบหนึ่งเดือนแล้วบอกไม่ได้ว่าสำนักงานรู้อะไรเกี่ยวกับกิจการที่ก่อนหน้านี้ไม่รู้ ให้หยิบขึ้นมาพูดตอนนั้น ไม่ใช่รอถึงตอนต่อสัญญา
อ่านต่อ
- ภาพรวมงาน ที่ปรึกษากฎหมายธุรกิจและกฎหมายบริษัท
- รายละเอียดบริการ ที่ปรึกษากฎหมายประจำบริษัท
- ฝั่งแรงงาน ตรวจสอบระบบการจ้างงานของบริษัท และคู่มือ ตรวจสุขภาพการจ้างงานสำหรับนายจ้าง
- เมื่อเรื่องถึงศาลแล้ว นายจ้างถูกฟ้องศาลแรงงาน: คู่มือขั้นตอนรับมือ
