เซ็นสัญญาออนไลน์ใช้ได้ แต่ต้องทำให้พิสูจน์ได้
กฎหมายไทยไม่ได้บังคับให้สัญญาธุรกิจทุกฉบับต้องเซ็นด้วยปากกา พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 (แก้ไขเพิ่มเติมหลายครั้ง รวมถึงฉบับที่ 3 และฉบับที่ 4 พ.ศ. 2562) รับรองสัญญาที่ทำเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ไว้แล้ว ปัญหาจริงของบริษัทมักไม่ใช่ "ใช้ได้ไหม" แต่คือเมื่อเกิดข้อพิพาท พิสูจน์ได้ไหมว่าใครเซ็น ในฐานะอะไร และเอกสารยังเป็นฉบับเดิม
บทความนี้เขียนสำหรับบริษัทไทยและบริษัทที่มีต่างชาติถือหุ้นซึ่งเซ็นสัญญา B2B ผ่านระบบออนไลน์ แบ่งเป็นสิ่งที่กฎหมายกำหนด กับสิ่งที่เราแนะนำให้ทำเพิ่มเป็นแนวปฏิบัติ
ใครมีอำนาจเซ็นแทนบริษัทได้บ้าง
เรื่องอำนาจไม่เปลี่ยนเพียงเพราะเซ็นออนไลน์ บริษัทไทยผูกพันโดยกรรมการผู้มีอำนาจตามที่จดทะเบียนไว้ในหนังสือรับรองบริษัท จะเซ็นคนเดียว เซ็นร่วมกันสองคน หรือเซ็นพร้อมประทับตราก็ต้องเป็นไปตามนั้น
ก่อนส่งซองเซ็นออนไลน์ ให้ตรวจ 4 อย่าง
- ชื่อผู้เซ็นตรงกับกรรมการผู้มีอำนาจในหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด
- ถ้าต้องเซ็นร่วมกัน ระบบต้องให้กรรมการครบจำนวนเซ็น ไม่ใช่เซ็นแทนกันโดยไม่มีหนังสือมอบอำนาจ
- ถ้าให้ผู้จัดการหรือพนักงานเซ็น ต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่ระบุขอบเขตงานชัดเจน
- ขอหนังสือรับรองบริษัทของคู่สัญญาที่ออกไม่นาน และเก็บไว้กับสัญญา
รายละเอียดเรื่องแบบลงนามที่จดทะเบียน หนังสือรับรองบริษัท และหนังสือมอบอำนาจ อ่านต่อที่ ใครมีอำนาจผูกพันบริษัทไทยของคุณ ในบทความนี้จะไม่ทวนซ้ำ
ต้องยืนยันตัวตนผู้เซ็นอย่างไร
มาตรา 9 แห่งพระราชบัญญัติดังกล่าวกำหนดว่า วิธีที่ใช้ต้อง ระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อได้ และ แสดงเจตนาของเจ้าของลายมือชื่อเกี่ยวกับข้อความในเอกสารได้ เท่านั้นจึงถือว่ามีการลงลายมือชื่อ
พิมพ์ชื่อท้ายอีเมลหรือวาดลายเซ็นบนหน้าจอโดยไม่มีอะไรยืนยันต่อ จึงเป็นหลักฐานที่อ่อนที่สุด สิ่งที่ช่วยให้พิสูจน์ได้ เป็นแนวปฏิบัติที่เราแนะนำ ไม่ใช่ข้อบังคับ
- ส่งลิงก์เซ็นไปยังอีเมลของบริษัทที่กรรมการใช้จริง และให้ระบบบันทึกที่อยู่ IP วันเวลา และอุปกรณ์
- ใช้การยืนยันตัวตนสองขั้นตอน เช่น รหัสผ่านครั้งเดียว
- สำหรับสัญญามูลค่าสูง ให้ตรวจบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของผู้เซ็นเทียบกับหนังสือรับรองบริษัท
- เก็บอีเมลหรือข้อความที่ผู้เซ็นยืนยันว่าตั้งใจเซ็นฉบับนี้ไว้ด้วย
ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีกี่แบบ และแบบไหนเรียกว่าเชื่อถือได้
กฎหมายไม่ได้แบ่งเป็นชื่อประเภทตายตัว แต่มีสองชั้นให้เข้าใจ
| ชั้น | มาตรา | สาระสำคัญ |
|---|---|---|
| ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป | 9 | ระบุตัวผู้เซ็นและแสดงเจตนาได้ และใช้วิธีที่เชื่อถือได้โดยเหมาะสม หรือวิธีอื่นที่ยืนยันตัวและเจตนาได้เองหรือประกอบกับพยานหลักฐานอื่น |
| ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ | 26 | ข้อมูลสร้างลายมือชื่อเชื่อมโยงกับเจ้าของคนเดียวและอยู่ในการควบคุมของเจ้าของ ตรวจพบการเปลี่ยนแปลงลายมือชื่อได้ และในกรณีที่เซ็นเพื่อรับรองความครบถ้วนของข้อความ ตรวจพบการเปลี่ยนแปลงข้อความได้ |
มาตรา 9 ให้พิจารณาความเชื่อถือจากหลายปัจจัย เช่น ความมั่นคงของวิธียืนยันตัวบุคคล ลักษณะและมูลค่าของธุรกรรม ประเพณีทางการค้า และความรัดกุมของระบบสื่อสาร สัญญาที่มีมูลค่าสูงจึงควรใช้ระบบที่เข้มกว่าสัญญาซื้อขายเล็กน้อยที่ทำประจำ
มาตรา 26 ไม่ได้บังคับว่าทุกสัญญาต้องเป็นแบบนี้ แต่เมื่อเข้าลักษณะที่ระบุ กฎหมายถือว่าเป็นลายมือชื่อที่เชื่อถือได้ และอีกฝ่ายยังนำพยานหลักฐานมาแสดงว่าไม่น่าเชื่อถือได้ ลายมือชื่อดิจิทัลที่ผูกกับใบรับรองมักเข้าลักษณะนี้ง่ายที่สุด
ตราประทับบริษัท ใช้ลายเซ็นกรรมการแทนได้ไหม
ถ้าหนังสือรับรองบริษัทกำหนดว่ากรรมการลงนามพร้อมประทับตราสำคัญของบริษัท ต้องดูว่าการเซ็นออนไลน์ทำครบทั้งสองส่วนหรือไม่
ตามบทความของ ETDA เรื่องตราประทับนิติบุคคลอิเล็กทรอนิกส์
- ตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ทำได้ เพราะมาตรา 9 วรรคท้ายให้นำหลักเกณฑ์ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มาใช้กับการประทับตราของนิติบุคคลโดยอนุโลม ต้องระบุได้ว่าเป็นตราของนิติบุคคลใดและแสดงเจตนาของนิติบุคคลได้
- กฎหมายไม่ได้กำหนดเทคโนโลยีเฉพาะสำหรับตราประทับ
- ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ของกรรมการใช้แทนตราประทับไม่ได้ เพราะอย่างแรกเชื่อมโยงบุคคล อย่างหลังเชื่อมโยงนิติบุคคล
ในทางปฏิบัติ ถ้าบริษัทต้องมีตรา ให้ขอให้ระบบเซ็นรองรับการประทับตราอิเล็กทรอนิกส์ หรือให้ประทับภาพตราบริษัทพร้อมหลักฐานว่าผู้ใดอนุมัติ ถ้าไม่แน่ใจว่าบริษัทผูกพันด้วยตราหรือไม่ ให้ตรวจหนังสือรับรองก่อน ไม่ควรเดา
เก็บไฟล์สัญญาอย่างไรให้ใช้เป็นหลักฐานได้
กฎหมายมีหลักที่เกี่ยวกับการเก็บและการใช้เป็นพยาน
- ต้นฉบับ (มาตรา 10) ถือว่านำเสนอหรือเก็บเป็นต้นฉบับแล้ว หากใช้วิธีที่เชื่อถือได้รักษาความถูกต้องของข้อความตั้งแต่สร้างเสร็จ และแสดงข้อความนั้นภายหลังได้
- การเก็บรักษา (มาตรา 12) ข้อมูลต้องเข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยน อยู่ในรูปแบบที่แสดงข้อความได้ถูกต้อง และเก็บข้อมูลแหล่งต้นทาง ปลายทาง วันและเวลาที่ส่งหรือรับ ถ้ามี
- พยานหลักฐาน (มาตรา 11) ห้ามปฏิเสธการรับฟังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นพยานเพียงเพราะเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แต่น้ำหนักขึ้นอยู่กับความน่าเชื่อถือของวิธีสร้าง เก็บ และระบุตัวผู้ส่ง
มาตราเหล่านี้ไม่ได้กำหนดระยะเวลาเก็บสัญญาโดยตรง ระยะเวลาขึ้นกับกฎหมายเฉพาะเรื่อง เช่น บัญชีและภาษี และอายุความของข้อพิพาท จึงควรเก็บตลอดอายุสัญญาและช่วงที่ยังฟ้องได้
รายการที่ควรเก็บไว้ด้วยกัน (แนวปฏิบัติ)
- ไฟล์สัญญาฉบับที่เซ็นครบ พร้อมไฟล์ที่ระบบออกให้ในรูปแบบเดิม ไม่ใช่เฉพาะภาพสแกน
- บันทึกการเซ็น (audit trail) ที่แสดงใครเซ็น เมื่อใด จากที่อยู่ใด
- หนังสือรับรองบริษัทและหนังสือมอบอำนาจ ณ วันที่เซ็น
- อีเมลหรือข้อความที่ใช้ตกลงเนื้อหาและส่งสัญญา
- สำเนาสำรองในที่เก็บที่ไม่พึ่งผู้ให้บริการเซ็นเพียงรายเดียว เผื่อบัญชีถูกปิดหรือผู้ให้บริการเลิกกิจการ
ถ้าพิมพ์ออกมาใช้ มาตรา 10 วรรคท้ายระบุว่า สิ่งพิมพ์ออกจะใช้แทนต้นฉบับได้เมื่อข้อความตรงกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และได้รับการรับรองโดยหน่วยงานที่คณะกรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ประกาศกำหนด การพิมพ์เองจึงไม่เท่ากับต้นฉบับ
สัญญาอิเล็กทรอนิกส์ต้องเสียอากรแสตมป์ไหม
อากรแสตมป์เก็บตามประมวลรัษฎากรจากตราสารตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ การทำเป็นไฟล์ไม่ได้ยกเว้นอากร แต่ มาตรา 8 วรรคสอง ให้ถือว่าตราสารปิดอากรแสตมป์แล้ว หากชำระเงินแทนหรือดำเนินการด้วยวิธีอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ที่หน่วยงานของรัฐประกาศ
กรมสรรพากรให้บริการ e-Stamp Duty สำหรับตราสารอิเล็กทรอนิกส์ (แบบ อ.ส.9) ทางเว็บไซต์ของกรม และหน้าบริการปัจจุบันรองรับทั้งตราสารอิเล็กทรอนิกส์และตราสารกระดาษ ข้อมูลที่ตรวจได้จากกรมสรรพากร
- เมื่อกรมออกรหัสรับรองการเสียอากรพร้อมใบเสร็จ ถือว่าตราสารตามรายการในแบบปิดแสตมป์บริบูรณ์แล้ว
- เมื่อเริ่มใช้ระบบ ตราสารที่รองรับก่อนมี 5 ลักษณะ ได้แก่ จ้างทำของ กู้ยืมเงินหรือเบิกเงินเกินบัญชี ใบมอบอำนาจ ใบมอบฉันทะประชุมบริษัท และค้ำประกัน ภายหลังกรมเปิดรองรับเพิ่ม จึงให้ตรวจรายการล่าสุดในระบบ
- กำหนดเวลาตามเอกสารของกรม คือชำระก่อนทำตราสารหรือภายใน 15 วันนับแต่วันถัดจากวันทำตราสาร นับรวมวันหยุดราชการ
- ยื่นเกินกำหนดต้องเสียเงินเพิ่ม ตามที่กรมแจ้งไว้ และตราสารที่ไม่ได้ปิดอากรแสตมป์บริบูรณ์ใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะเสียอากร
เรื่องอัตราและตราสารที่ได้รับยกเว้น เรายังไม่ระบุตัวเลขในบทความนี้ เพราะเปลี่ยนได้ ให้ตรวจกับกรมสรรพากรก่อนทำสัญญาจริง
สัญญาแบบไหนยังเซ็นออนไลน์อย่างเดียวไม่พอ
พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ใช้กับธุรกรรมทางแพ่งและพาณิชย์ แต่มีข้อจำกัด
- ธุรกรรมที่พระราชกฤษฎีกายกเว้น พระราชกฤษฎีกา พ.ศ. 2549 กำหนดให้ธุรกรรมเกี่ยวกับครอบครัวและมรดกไม่อยู่ภายใต้กฎหมายนี้ เช่น พินัยกรรม
- ธุรกรรมที่กฎหมายเฉพาะต้องจดทะเบียนต่อเจ้าพนักงาน เช่น ซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ต้องทำเป็นหนังสือและจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ มิฉะนั้นเป็นโมฆะ (ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 456) และสัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์เกินสามปีที่ไม่จดทะเบียน ฟ้องบังคับได้เพียงสามปี (มาตรา 538)
- การจดทะเบียนกับหน่วยงานรัฐ เช่น เปลี่ยนแปลงรายการจดทะเบียนบริษัท ต้องทำตามระบบและเอกสารที่หน่วยงานนั้นกำหนด
- กฎหมายคุ้มครองผู้บริโภค มาตรา 3 วรรคสองระบุว่าไม่กระทบกฎหมายที่ตราขึ้นเพื่อคุ้มครองผู้บริโภค
สัญญาซื้อขายหุ้น สัญญาที่ต้องรับรองเอกสารข้ามประเทศ หรือสัญญากับหน่วยงานรัฐ อาจมีขั้นตอนเฉพาะของตัวเอง เรายังไม่สรุปเป็นข้อๆ ในบทความนี้ ให้ตรวจเป็นรายกรณี
ถ้าเซ็นไปแล้วและกลัวว่าหลักฐานไม่พอ
- เก็บไฟล์และบันทึกการเซ็นจากระบบไว้ทันที ก่อนบัญชีหมดอายุหรือลิงก์ถูกลบ
- ตรวจว่าผู้เซ็นอยู่ในแบบลงนามตามหนังสือรับรองบริษัท ณ วันที่เซ็นหรือไม่
- ตรวจว่าสัญญานั้นต้องเสียอากรแสตมป์หรือไม่ และยังชำระได้ทันหรือไม่
- ถ้าพบว่าผู้เซ็นหรือแบบลงนามมีปัญหา ให้บริษัทฝ่ายนั้นทำหนังสือให้สัตยาบันสัญญาเดิม (ratify) โดยกรรมการผู้มีอำนาจตามแบบลงนาม พร้อมตราบริษัทถ้าต้องใช้
- ปรึกษาทนายก่อนส่งหนังสือเตือนหรือฟ้อง เพื่อเตรียมพยานหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์ให้พร้อม
รายการตรวจก่อนเซ็นสัญญาออนไลน์
- ผู้เซ็นอยู่ในแบบลงนามตามหนังสือรับรองบริษัทหรือมีหนังสือมอบอำนาจ
- ต้องประทับตราหรือไม่ และระบบรองรับตราอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่
- ระบบเซ็นยืนยันตัวผู้เซ็นและบันทึกวันเวลา
- ระบบตรวจพบได้ว่าไฟล์ถูกแก้ภายหลัง
- สัญญาเป็นประเภทที่ต้องจดทะเบียนหรือทำตามแบบพิเศษหรือไม่
- สัญญาต้องเสียอากรแสตมป์หรือไม่ และกำหนดเวลาชำระ
- เก็บไฟล์ บันทึกการเซ็น และเอกสารประกอบไว้ในที่ปลอดภัยพร้อมสำเนาสำรอง
