เอกสารแบบไหนต้องให้ทนายรับรอง และรับรองแล้วปลายทางถึงจะรับ

ทนายรับรองเอกสารหรือโนตารีรับรองอะไรได้บ้าง ต่างจากรับรองสำเนาเองอย่างไร ทำไมบางเรื่องต้องผ่านกรมการกงสุลและสถานทูตต่อ และเตรียมอะไรไปให้จบในครั้งเดียว

สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม— ทีมงานรับรองเอกสารและนิติกรรม13 สิงหาคม 25697 นาที

คู่มือนี้ตอบคำถามที่คนถามบ่อยที่สุดก่อนโทรมา คือ เรื่องของฉันต้องให้ทนายรับรองไหม และรับรองแล้วปลายทางจะรับหรือเปล่า

สิ่งที่ทนายรับรอง คือ "การลงนามและตัวเอกสาร" ไม่ใช่ "ความจริงของเนื้อหา"

เข้าใจข้อนี้ก่อนแล้วเรื่องที่เหลือจะง่ายขึ้นมาก ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารรับรองได้ในเรื่องต่อไปนี้

ลายมือชื่อ ว่าผู้ลงนามเป็นบุคคลนั้นจริงและลงนามต่อหน้า
สำเนา ว่าตรงกับต้นฉบับที่นำมาแสดง
คำแปล ว่าตรงกับต้นฉบับ
คำสาบานและคำให้การ ว่าได้สาบานหรือให้ถ้อยคำต่อหน้าแล้ว
สถานะของเอกสารบริษัท เพื่อใช้แสดงต่อหน่วยงานหรือคู่ค้าในต่างประเทศ

สิ่งที่ ไม่ได้ รับรองคือความจริงเท็จของข้อความในเอกสาร ผู้ให้ถ้อยคำยังคงรับผิดชอบต่อสิ่งที่ตนเขียนเอง

เรื่องที่มักต้องใช้จริง

งานที่ต้องส่งออกไปต่างประเทศ

ยื่นวีซ่า สมัครเรียนต่อ หรือยื่นเอกสารต่อสถาบันในต่างประเทศ
เปิดบัญชี ลงทุน หรือทำธุรกรรมกับสถาบันการเงินต่างประเทศ
หนังสือมอบอำนาจให้คนที่อยู่อีกประเทศดำเนินการแทน
เอกสารบริษัทเพื่อไปเปิดบริษัทลูก จดทะเบียนสาขา หรือทำสัญญากับคู่ค้าต่างประเทศ
คำให้การหรือคำรับรองที่ใช้ในกระบวนการของศาลต่างประเทศ

งานในประเทศที่คู่กรณีต้องการความมั่นใจเพิ่ม

หนังสือมอบอำนาจในธุรกรรมที่มีมูลค่าสูง
บันทึกข้อตกลงระหว่างคู่กรณีที่ต้องการยืนยันว่าลงนามกันจริง
เอกสารที่ต้องยืนยันว่าผู้ลงนามมีตัวตนและลงนามด้วยความสมัครใจ

จุดที่คนพลาดบ่อยที่สุด: ปลายทางต้องการถึงขั้นไหน

การรับรองโดยทนายเป็น ขั้นแรก ไม่ใช่ขั้นเดียว หลายกรณีปลายทางต้องการต่ออีกสองชั้น คือ

การรับรองนิติกรณ์โดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
การรับรองของสถานทูตประเทศปลายทาง

จะต้องถึงขั้นไหนขึ้นอยู่กับประเทศและหน่วยงานที่รับเอกสาร ไม่มีคำตอบเดียวที่ใช้ได้กับทุกกรณี วิธีที่ประหยัดเวลาที่สุดคือ ถามหน่วยงานปลายทางให้ได้คำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรก่อน ว่าต้องการเอกสารแบบใด ต้องมีคำแปลไหม และต้องผ่านการรับรองถึงชั้นใด แล้วจึงเริ่มทำ

เรื่องที่ต้องกลับมาทำซ้ำเกือบทั้งหมดมาจากการเริ่มทำก่อนแล้วค่อยไปถามปลายทางทีหลัง

เตรียมอะไรมาบ้าง

เอกสารต้นฉบับ ไม่ใช่สำเนา เพราะการรับรองสำเนาต้องเทียบกับต้นฉบับ
บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางตัวจริง ของผู้ที่จะลงนาม
ข้อมูลปลายทาง ว่าจะใช้กับหน่วยงานใด ประเทศใด และเพื่อวัตถุประสงค์อะไร
แบบฟอร์มของปลายทาง ถ้ามี เพราะบางหน่วยงานกำหนดถ้อยคำมาให้แล้ว
ตัวผู้ลงนามเอง สำหรับงานรับรองลายมือชื่อ ซึ่งมอบให้คนอื่นมาแทนไม่ได้

กรณีเป็นเอกสารของนิติบุคคล ให้เตรียมหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุดและเอกสารแสดงอำนาจของผู้ลงนามมาด้วย

ข้อควรระวัง

อย่าเซ็นเอกสารมาล่วงหน้า สำหรับงานรับรองลายมือชื่อ เพราะต้องลงนามต่อหน้าผู้รับรอง หากเซ็นมาแล้วมักต้องพิมพ์ใหม่
ตรวจการสะกดชื่อให้ตรงกับหนังสือเดินทาง โดยเฉพาะเอกสารที่จะใช้ต่างประเทศ ชื่อที่สะกดไม่ตรงกันคือเหตุที่ถูกปฏิเสธโดยไม่ต้องดูเนื้อหาเลย
ระวังอายุของเอกสารประกอบ หลายหน่วยงานกำหนดว่าหนังสือรับรองบริษัทหรือเอกสารทะเบียนต้องออกมาไม่เกินระยะเวลาหนึ่ง
หนังสือมอบอำนาจต้องระบุขอบเขตให้ชัด ถ้าเขียนกว้างเกินไปปลายทางอาจไม่รับ ถ้าแคบเกินไปผู้รับมอบอำนาจอาจทำสิ่งที่จำเป็นไม่ได้จนต้องทำใหม่

บริการของเรา

สำนักงานมีทนายความที่ขึ้นทะเบียนเป็นผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารกับสภาทนายความ ให้บริการรับรองลายมือชื่อ สำเนาถูกต้อง คำแปล คำสาบานและคำให้การ หนังสือมอบอำนาจ และเอกสารบริษัท พร้อมงานแปลรับรองไทย-อังกฤษ-จีน และการประสานงานรับรองนิติกรณ์กับกรมการกงสุลและสถานทูตปลายทาง

รายละเอียดบริการอยู่ที่ บริการรับรองเอกสารและแปลเอกสาร

อ่านต่อ

คู่มือนี้จัดทำโดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — ก่อตั้ง พ.ศ. 2529 สำนักงานใหญ่ขอนแก่น สาขากรุงเทพฯ เนื้อหานี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่ความเห็นทางกฎหมายสำหรับกรณีเฉพาะราย ข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางแต่ละแห่งต่างกันและเปลี่ยนแปลงได้ ควรตรวจสอบกับปลายทางและกับผู้มีวิชาชีพก่อนดำเนินการ

คำถามที่พบบ่อย

ทนายรับรองเอกสารกับโนตารีพับลิค เป็นอย่างเดียวกันไหม?+

ในทางปฏิบัติคนไทยใช้เรียกแทนกัน แต่ในระบบของไทยไม่มีตำแหน่ง notary public แบบที่หลายประเทศมี สิ่งที่ไทยมีคือทนายความที่ขึ้นทะเบียนเป็นผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) กับสภาทนายความ ซึ่งเป็นผู้ที่ทำหน้าที่นี้และเป็นที่ยอมรับของหน่วยงานปลายทางส่วนใหญ่

รับรองสำเนาถูกต้องด้วยตัวเองไม่ได้เหรอ ทำไมต้องให้ทนาย?+

การเซ็นรับรองสำเนาด้วยตัวเองใช้ได้กับงานภายในประเทศหลายกรณี แต่หน่วยงานปลายทางในต่างประเทศมักไม่รับ เพราะไม่มีบุคคลที่สามที่รับผิดชอบยืนยัน การให้ทนายผู้ทำคำรับรองเป็นผู้รับรองจึงเพิ่มความน่าเชื่อถือในระดับที่ปลายทางยอมรับได้

สิ่งที่ทนายรับรอง คือรับรองว่าข้อความในเอกสารเป็นความจริงหรือเปล่า?+

ไม่ใช่ครับ และเป็นความเข้าใจผิดที่พบบ่อยที่สุด สิ่งที่รับรองคือ ผู้ลงนามได้ลงนามต่อหน้าจริง สำเนาตรงกับต้นฉบับ คำแปลตรงกับต้นฉบับ หรือมีการสาบานตนแล้ว ส่วนความจริงเท็จของเนื้อหาเป็นความรับผิดชอบของผู้ให้ถ้อยคำเอง

ต้องมาเซ็นต่อหน้าเลยไหม ส่งไฟล์ไปให้เซ็นก่อนได้ไหม?+

งานรับรองลายมือชื่อต้องลงนามต่อหน้าผู้รับรอง จึงต้องมาด้วยตนเองพร้อมเอกสารแสดงตนตัวจริง ส่วนงานรับรองสำเนาและงานแปลรับรอง ส่งเอกสารมาให้ตรวจล่วงหน้าได้ ทำให้เข้ามาครั้งเดียวจบ

รับรองกับทนายแล้ว ทำไมยังต้องไปกรมการกงสุลอีก?+

เพราะเป็นคนละขั้นกัน การรับรองของทนายเป็นขั้นแรก ส่วนหลายประเทศต้องการให้มีการรับรองนิติกรณ์โดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และบางประเทศต้องการการรับรองของสถานทูตประเทศนั้นต่ออีกชั้น จำเป็นถึงขั้นไหนขึ้นอยู่กับประเทศและหน่วยงานปลายทาง จึงควรถามปลายทางให้ชัดก่อนเริ่ม

หนังสือมอบอำนาจให้ญาติทำธุรกรรมแทนขณะที่เราอยู่ต่างประเทศ ทำอย่างไร?+

ต้องดูก่อนว่าธุรกรรมปลายทางเป็นเรื่องอะไร เพราะบางเรื่องมีแบบฟอร์มของหน่วยงานนั้นโดยเฉพาะ เช่น งานที่ดินและงานทะเบียนบางประเภท การใช้แบบฟอร์มผิดคือสาเหตุที่ถูกปฏิเสธบ่อยที่สุด ควรแจ้งตั้งแต่แรกว่าจะเอาไปใช้ที่ไหนและทำอะไร เพื่อจะได้เลือกแบบและถ้อยคำให้ถูกตั้งแต่ต้น

เอกสารภาษาอังกฤษหรือภาษาจีน รับรองได้ไหม?+

ได้ครับ และหลายกรณีต้องมีคำแปลรับรองประกอบด้วย ทั้งกรณีแปลไทยเป็นภาษาต่างประเทศเพื่อส่งออกไป และแปลภาษาต่างประเทศเป็นไทยเพื่อใช้กับหน่วยงานในไทย