貿易欠款與借款不同。沒有人籤借款合同，沒有擔保，而且大多源於長期交易的夥伴之間的信任。建材店給承包商30天賒賬送貨。工廠先把貨發給經銷商，之後再開賬單。服務公司完工後等支票。有一天，30天的賒賬變成了90天，然後客戶就杳無音信。
本指南寫給有客戶拖欠的企業主和財務人員，說明貿易欠款與一般債務的區別、哪些事情需要抓緊，以及如何把未結的發票變成現金。
本內容為一般性資訊。訴訟時效和債權人的權利取決於每個案件的具體事實，決定之前應諮詢律師。
貿易欠款的證據，就在您每天都在製作的檔案裡
大多數企業在不知不覺中已經掌握了足以起訴的證據，只是檔案分散在各處。需要收集的有：
- 訂單或訂貨訊息，包括客戶下單的聊天記錄
- 有收貨人簽字的送貨單。 這是最重要的檔案，因為它證明已經交貨
- 發票、稅務發票和對賬單，以及客戶已收到的證明
- 客戶已確認或未提出異議的未結餘額對賬單
- 部分付款的證明，以及客戶要求延期或分期的訊息
如果送貨單沒有簽字，或者收貨的人身份不明，應尋找其他證據加以佐證，例如交貨時拍的照片或確認收貨的訊息。收集得越早，越容易找到。
訴訟時效：兩年還是五年，取決於客戶拿貨物做了什麼
原則上，商人請求客戶支付貨款或已完成工作的報酬，訴訟時效為兩年。但如果客戶購買貨物是用於客戶自己的經營，時效更長，為五年。例如，建材店把材料賣給承包商用於建築工程，或工廠把原材料賣給另一家工廠用於繼續生產。
這一差別影響很大。企業主以為已經過時效的債務可能仍可以追討，而以為還有充裕時間的債務可能已經快到期了。
還需要知道的一點是，訴訟時效可以重新起算。 如果客戶部分付款、請求分期，或簽署債務確認書，時效就重新開始。正在與債務人協商的企業，每次都應要求債務人以書面確認餘額。
先核查債務人公司的狀態，再做其他事情
在發出催款函或起訴之前，核查三件事。
- 法律狀態。 通過商業發展廳的記錄檢視公司是仍在經營、已解散、正在清算，還是已成為停業公司。如果正在清算，須向清算人主張債權。
- 破產與重整案件。 如果法院已受理重整申請或已發出財產保全令，債權人必須在期限內申報債權。詳情見泰國破產與重整債權人指南。
- 近期變更。 董事、股東或註冊地址最近有變動嗎？在欠款期間同時更換董事並搬遷地址的公司，是需要儘快採取行動的訊號。
債務人公司沒有財產，但它的客戶有
這是貿易欠款與個人債務差別最大的地方。債務人公司名下可能沒有土地或車輛，但仍有其客戶應付給它的款項。 拖欠材料款的承包商，可能仍有專案業主應付的工程進度款。拖欠貨款的經銷商，可能仍有拿貨去賣的商店欠它的錢。
勝訴後，債權人可以申請查封這些債權，也就是讓欠債務人錢的人把錢交給執行官，而不是交給債務人。債務人在為誰工作、誰向債務人付款，往往是貿易債權人比任何人都清楚的資訊，因為大家處於同一行業。這些資訊是財產調查與強制執行工作的起點。
從催收到拿到錢的步驟
1. 停止繼續供貨。 聽起來顯而易見，但許多企業仍繼續向欠款的客戶送貨，希望新的銷售能帶動客戶償還舊賬。結果是欠款越滾越大。
2. 催款函。 設定明確的付款期限，並說明如不付款將提起訴訟。律師發出的催款函往往能使那些有錢卻選擇先還其他債權人的債務人改變還款順序。
3. 以書面協商分期。 如果債務人要求分期，應訂立協議，寫明債務總額、各期付款，以及哪怕一期違約的後果。如果能讓董事在該協議上簽字擔保，就更好。
4. 起訴。 有完整書面證據的債務通常不復雜。訴訟標的額較低的案件，可能適用比普通案件更快的程式，許多案件以法庭上的和解結案。
5. 強制執行。 查封債務人的客戶應付的款項，查封銀行賬戶，扣押機器、車輛或土地，並拍賣。如果有證據表明債務人在案件進行期間轉移財產，可以請求法院在判決前予以扣押或查封。
開通訊用額度之前先做好預防
最容易追回的貿易欠款，是在開通訊用額度當天就已做好準備的欠款。
- 信用申請表，載有公司資訊、授權簽字人和接收檔案的地址
- 銷售條款與條件，約定信用期限、違約利息和暫停供貨的權利
- 董事擔保，針對高額度客戶，因為沒有擔保，債權人只能向公司主張
- 定期複核的信用額度，而不是隨著訂單金額不斷提高的額度
向企業客戶賒銷：建立書面證據鏈和跟進機制
前面各節講的是客戶停止付款之後該怎麼辦。本節講的是讓債務在那一天到來之前就具備可追收性的日常做法。信用申請表、條款、擔保和額度見上文“開通訊用額度之前先做好預防”；以下內容是在這些之上建立的檔案鏈和跟進機制。
讓每一筆銷售都對應一個能代表客戶簽約的人。 儲存一份近期的公司登記證明，並記錄授權簽字人，讓採購訂單或合同由其中一人或明確獲得授權的人簽署。僅與初級採購員在聊天中談定的交易，要對公司證明起來困難得多。
在送貨單上寫明有權收貨的人。 在訂單或合同中約定誰可以簽收貨物或驗收工作，寫明姓名或職務，而不是“現場的任何人”。要求每一張送貨單都有印刷體姓名、簽字和日期，並拍照留存。這樣可以應對“我們沒有收到”的說法（見上文“貿易欠款的證據，就在您每天都在製作的檔案裡”）。
讓客戶確認收到發票和請款單。 將稅務發票和請款單送到信用申請表中的地址，並保留收件證明：簽字或蓋章的副本，或有回覆記錄的電子郵件。蓋章的請款單還能確定您要催收的付款日期。
定期傳送對賬單，並要求客戶確認餘額。 每月向每位賒銷客戶傳送未結髮票對賬單，並請授權簽字人簽字後寄回。債務人的書面承認、部分還款，或任何明確表明債務人承認債務的行為，都會使訴訟時效中斷（民商法典第193/14條第(1)項），並重新起算（第193/15條）。簽字確認的對賬單既是金額的證據，也是對抗時間流逝的保護。沉默不等於承認，因此沒有回覆的對賬單什麼也證明不了。
按固定節奏檢視賬齡報告。 會計每週看，老闆每月看：按逾期天數列出未結髮票，並在每一行旁邊標明最後一次付款和最後一次付款承諾。
事先決定律師何時介入。 書面寫明觸發條件，可以杜絕“再等一個月”的習慣。例如：
- 兩次書面催款後，發票仍逾期超過設定的天數
- 承諾的付款日期或分期付款不止一次落空
- 客戶對送貨單提出異議，或簽字人發生變更
- 出現風險訊號：退票、新任董事或地址變更、訂單突然停止、有關重整或破產申請的訊息（見“先核查債務人公司的狀態，再做其他事情”）
我們能提供的幫助
我們代理商業債權人，從審查檔案和訴訟時效，到發出催款函、訂立分期協議、起訴、財產調查，直到強制執行拿到款項。我們還為新客戶起草賒銷條款和擔保合同。有關追債的整體情況，請見追債、起訴債務人與強制執行指南；如果債務人用退票的支票付款，請閱讀更多關於退票的內容。
如果您的企業有多名客戶拖欠，請把債務人清單發給我們評估。我們會幫您排序：哪家應該催收，哪家應該起訴，哪家臨近訴訟時效。
