เรื่องนี้สำหรับใคร และประเด็นหลัก
คู่มือนี้เขียนสำหรับ บริษัทจำกัด ที่มีกรรมการหรือผู้ถือหุ้นอยู่ต่างประเทศ เช่น บริษัทที่มีผู้ถือหุ้นต่างชาติ หรือกรรมการที่ย้ายไปทำงานนอกไทย และต้องการประชุมโดยไม่ต้องบินกลับ เนื้อหาไม่ครอบคลุมบริษัทมหาชนจำกัดซึ่งมีกฎหมายของตนเอง
ประเด็นหลักมี 3 ข้อ
- ประชุมออนไลน์ได้ และผู้ร่วมประชุมอยู่นอกไทยได้ ตาม พ.ร.ก.ว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563
- กฎหมายบริษัทยังใช้เหมือนเดิม คือหนังสือนัดประชุม ระยะเวลา องค์ประชุม และมติ ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ (ป.พ.พ.) และข้อบังคับของบริษัท การประชุมออนไลน์เปลี่ยนเพียงช่องทางการประชุม
- หลักฐานเป็นสิ่งที่ทำให้ประชุมออนไลน์ใช้ได้จริง ต้องพิสูจน์ตัวตน บันทึกการประชุม และเก็บข้อมูลจราจร ถ้าขาดจะมีปัญหาทันทีเมื่อมีข้อพิพาท
ประชุมออนไลน์ตามกฎหมายไทยทำได้หรือไม่ ผู้ร่วมประชุมอยู่ต่างประเทศได้ไหม
ได้ พ.ร.ก.ว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ใช้กับการประชุมที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมี ซึ่งรวมถึงการประชุมผู้ถือหุ้นและการประชุมกรรมการ ทั้งภาครัฐและเอกชน ตามที่ ETDA อธิบายไว้ ผู้ประชุมไม่จำเป็นต้องอยู่ที่เดียวกัน และไม่ต้องอยู่ในประเทศไทย ข้อกำหนดเดิมที่ให้ผู้เข้าประชุมส่วนหนึ่งอยู่ในที่เดียวกันและอยู่ในราชอาณาจักรถูกยกเลิกไปพร้อมประกาศ คสช. ฉบับก่อนหน้า
สิ่งที่ต้องดูเพิ่มคือ ข้อบังคับของบริษัท ว่ากำหนดวิธีประชุมไว้อย่างไร กรมพัฒนาธุรกิจการค้าเคยชี้แจงตั้งแต่ปี 2563 ว่าข้อบังคับที่ไม่ได้กำหนดหรือห้ามประชุมอิเล็กทรอนิกส์ไว้เป็นการเฉพาะ ก็ไม่เป็นอุปสรรค แต่คำชี้แจงนั้นอ้างอิงประกาศ คสช. ฉบับเก่า จึงใช้เป็นแนวทางเท่านั้น ถ้าข้อบังคับของบริษัทห้ามหรือกำหนดเงื่อนไขไว้ ควรแก้ข้อบังคับก่อน
หนังสือนัดประชุมต้องส่งอย่างไร ล่วงหน้ากี่วัน
นี่คือจุดที่บริษัทพลาดบ่อยที่สุด เพราะ พ.ร.ก. กับ ป.พ.พ. พูดคนละเรื่อง
ตามมาตรา 1175 (ฉบับแก้ไขโดย พ.ร.บ.แก้ไข ป.พ.พ. ฉบับที่ 23 พ.ศ. 2565 ใช้บังคับตั้งแต่ 7 กุมภาพันธ์ 2566)
- ส่งคำบอกกล่าวทาง ไปรษณีย์ตอบรับ ไปยังผู้ถือหุ้นทุกคนที่มีชื่อในทะเบียน
- ล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 7 วัน และถ้าเป็นการเรียกประชุมเพื่อลงมติพิเศษ ไม่น้อยกว่า 14 วัน
- ต้องระบุ สถานที่ วัน เวลา และเรื่องที่จะประชุม และถ้าเป็นมติพิเศษ ต้องระบุข้อความที่จะเสนอให้ลงมติ
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้าชี้แจงว่า บริษัทส่งมอบถึงตัวผู้ถือหุ้นที่มีชื่อในทะเบียนโดยตรงตามมาตรา 1244 แทนก็ได้
- การลงโฆษณาหนังสือพิมพ์หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามมาตรา 1175 เป็นเรื่องของบริษัทที่มี หุ้นชนิดออกใบหุ้นให้แก่ผู้ถือ เท่านั้น บริษัทที่มีหุ้นระบุชื่อ ไม่ต้องลงหนังสือพิมพ์อีก เว้นแต่ข้อบังคับกำหนดไว้ ซึ่งในกรณีนั้นข้อบังคับยังใช้บังคับอยู่จนกว่าจะแก้ไข
ตามพระราชกำหนด การส่งหนังสือเชิญประชุมและเอกสารประกอบทางอีเมลทำได้ โดยผู้จัดประชุมต้องเก็บสำเนาไว้เป็นหลักฐาน
ทั้งสองอย่างอยู่ร่วมกันได้ แต่เรายังไม่พบแนวทางทางการที่ยืนยันว่าส่งอีเมลอย่างเดียวพอแทนวิธีตามมาตรา 1175 แนวปฏิบัติที่ปลอดภัย (ไม่ใช่ข้อบังคับของกฎหมาย) คือ
- ส่งไปรษณีย์ตอบรับไปยังที่อยู่ในทะเบียนผู้ถือหุ้น และเก็บใบตอบรับ
- ส่งอีเมลพร้อมไฟล์วาระและเอกสารไปพร้อมกัน เก็บอีเมลไว้
- ถ้าผู้ถือหุ้นอยู่ต่างประเทศ ควรนับเวลาให้เผื่อการส่งข้ามประเทศ ทางไปรษณีย์ทั่วไปอาจถึงช้ากว่า 7 วัน
- ถ้าผู้ถือหุ้นทุกคนยินยอมเป็นหนังสือว่ารับทราบนัดประชุมและเข้าประชุมจริง ให้เก็บหนังสือนั้นไว้ เพื่อลดโอกาสโต้แย้งภายหลัง
องค์ประชุมและการลงคะแนนทำอย่างไร
ตามมาตรา 1178 ที่ประชุมใหญ่ต้องมีผู้ถือหุ้นหรือผู้รับมอบฉันทะเข้าร่วม ไม่น้อยกว่า 2 คน และถือหุ้นรวมกัน ไม่น้อยกว่า 1 ใน 4 ของทุนของบริษัท จึงลงมติได้ ผู้ที่เข้าร่วมทางออนไลน์ตาม พ.ร.ก. ถือว่าเข้าร่วมประชุม ข้อบังคับของบริษัทอาจกำหนดไว้ต่างออกไปได้ตามมาตรา 1177 จึงควรเปิดข้อบังคับก่อน
ถ้ามีผู้เข้าประชุมไม่ครบองค์ประชุมเมื่อเลยเวลานัดไปหนึ่งชั่วโมง (มาตรา 1179) ผลขึ้นอยู่กับว่าเป็นการประชุมที่ผู้ถือหุ้นร้องขอหรือไม่ ซึ่งถ้าไม่ใช่ ต้องนัดใหม่ภายใน 14 วัน และครั้งหลังไม่บังคับองค์ประชุม
วิธีลงคะแนน
- ปกติลงมติด้วย การชูมือ (มาตรา 1190) โดยผู้ถือหุ้นหรือผู้รับมอบฉันทะแต่ละคนนับเป็น 1 เสียง (มาตรา 1182)
- ถ้ามีผู้ถือหุ้นอย่างน้อย 2 คนติดใจร้องขอ ให้ ลงคะแนนลับ ซึ่งนับ 1 เสียงต่อ 1 หุ้น วิธีทำให้เป็นดุลพินิจของประธาน (มาตรา 1182 และ 1192)
- มติพิเศษ ต้องได้คะแนนไม่ต่ำกว่า 3 ใน 4 ของเสียงทั้งหมดของผู้ถือหุ้นที่มาประชุมและมีสิทธิออกเสียง (มาตรา 1194)
- พ.ร.ก. กำหนดให้ผู้จัดประชุมต้อง จัดระบบที่ลงคะแนนได้ทั้งแบบเปิดเผยและแบบลับ ดังนั้นต้องเลือกระบบประชุมที่มีฟังก์ชันโหวตลับ หรือมีวิธีสำรอง เช่น ส่งคะแนนให้เลขานุการแยกรายบุคคล
ผู้ถือหุ้นต่างประเทศมอบฉันทะอย่างไร
ผู้ถือหุ้นมอบฉันทะให้ผู้อื่นออกเสียงแทนได้ (มาตรา 1187) โดยต้อง
- ทำเป็นหนังสือ ลงวันที่ และลงลายมือชื่อผู้ถือหุ้น (มาตรา 1188)
- ระบุจำนวนหุ้นที่ถือ ชื่อผู้รับฉันทะ และการประชุมครั้งหรือระยะเวลาที่มอบ
- ให้ผู้รับฉันทะนำหนังสือไปวางต่อประธานเมื่อเริ่มหรือก่อนเริ่มประชุม (มาตรา 1189)
ในทางปฏิบัติของการประชุมออนไลน์ ควรให้ส่งหนังสือมอบฉันทะฉบับสแกนมาก่อนการประชุม และเก็บต้นฉบับตามมา การให้ลงนามต่อหน้าโนตารีหรือรับรองเอกสารที่ลงนามในต่างประเทศ ไม่ใช่เงื่อนไขในมาตราเหล่านี้ แต่เป็นสิ่งที่บริษัทอาจขอเพิ่มเอง เมื่อเอกสารจะถูกนำไปใช้ที่หน่วยงานหรือธนาคาร ดูบริการแปลและรับรองเอกสารที่เกี่ยวข้อง
พิสูจน์ตัวตนและบันทึกการประชุมอย่างไร
พ.ร.ก. กำหนดหน้าที่ของผู้จัดประชุมไว้ 5 ข้อ ตามที่ ETDA สรุปไว้ในหน้ากฎหมาย e-Meeting
| หน้าที่ | สิ่งที่ควรมีเป็นหลักฐาน |
|---|---|
| ให้ผู้ร่วมประชุมแสดงตนก่อนเข้าร่วม | รายชื่อผู้เข้า วิธีตรวจสอบ เช่นเปิดกล้อง เทียบกับบัตรหรือหนังสือเดินทางที่เก็บไว้ หรือรหัสเข้าห้องรายบุคคล |
| ให้ลงคะแนนได้ทั้งแบบเปิดเผยและลับ | ผลโหวตรายบุคคลหรือรายหุ้น |
| จัดทำรายงานการประชุมเป็นหนังสือ | รายงานที่ประธานลงนาม เก็บในรูปอิเล็กทรอนิกส์ได้ |
| บันทึกเสียง หรือเสียงและภาพ ของผู้ร่วมประชุมทุกคนตลอดการประชุม เว้นแต่เป็นการประชุมลับ | ไฟล์บันทึกที่เก็บไว้ครบ |
| เก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ (log) ของผู้ร่วมประชุมทุกคน | log จากระบบประชุม |
นอกจากนี้ระบบที่ใช้ต้องเป็นไปตาม ประกาศกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมว่าด้วยมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ซึ่ง ETDA สรุปเป้าหมายไว้คือ จำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้มีสิทธิ ข้อมูลถูกต้องและไม่ถูกแก้ไข ระบบพร้อมใช้งาน และปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล รายละเอียดทางเทคนิคอยู่ในเอกสารแนบของประกาศ ซึ่งควรให้ฝ่ายไอทีหรือผู้ให้บริการระบบยืนยันว่าแพลตฟอร์มที่ใช้ตรงตามมาตรฐาน เพราะเราไม่ได้ตรวจรายละเอียดเชิงเทคนิค
รายงานการประชุม ตามมาตรา 1207 กรรมการต้องจัดให้จดรายงานการประชุมและข้อมติของที่ประชุมผู้ถือหุ้นและที่ประชุมกรรมการลงในสมุด และเก็บที่สำนักงานที่จดทะเบียน เมื่อประธานลงลายมือชื่อ ให้สันนิษฐานก่อนว่าถูกต้อง รายงานของการประชุมออนไลน์ควรเพิ่มรายการต่อไปนี้ (เป็นแนวปฏิบัติที่ดี)
- ระบุว่าประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ชื่อระบบ และที่อยู่ของผู้เข้าประชุมแต่ละคนในขณะประชุม
- เวลาเริ่ม เวลาเลิก และเวลาที่ผู้เข้าประชุมแต่ละคนเข้า-ออก ซึ่งใช้ตรวจองค์ประชุมในแต่ละวาระ
- วิธีพิสูจน์ตัวตน วิธีลงคะแนน และผลของแต่ละวาระ
- ข้อความว่ามีการบันทึกเสียงหรือภาพ และเก็บไฟล์ไว้ที่ใด
เฉพาะบริษัทมหาชน: อะไรที่ไม่ใช่เรื่องของบริษัทจำกัด
พ.ร.บ.บริษัทมหาชนจำกัด พ.ศ. 2535 มีกฎเรื่องหนังสือนัดประชุมและการประกาศหนังสือพิมพ์ของตัวเอง ซึ่งไม่ใช่เรื่องของบริษัทจำกัดและไม่ได้ครอบคลุมในคู่มือนี้ ถ้าบริษัทของท่านเป็นบริษัทจำกัดตามปกติ ให้ยึดกฎหมายและวิธีการในหัวข้อข้างต้นเท่านั้น
นำมติจากประชุมออนไลน์ไปจดทะเบียนกับ DBD ได้หรือไม่
การจดทะเบียนที่ผูกกับมติของที่ประชุมผู้ถือหุ้น เช่น แต่งตั้งหรือถอดถอนกรรมการ ต้องยื่นภายใน 14 วัน นับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลง ตามหน้าขั้นตอนของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ซึ่งระบุด้วยว่าต้องออกหนังสือนัดประชุมทางไปรษณีย์ตอบรับหรือส่งมอบถึงตัวผู้ถือหุ้น ล่วงหน้า 7 วัน หรือตามที่ข้อบังคับกำหนด และให้กรรมการผู้มีอำนาจตามที่จดทะเบียนไว้เป็นผู้ยื่น
สำหรับการประชุมออนไลน์ เราไม่พบประกาศหรือแบบฟอร์มของกรมที่แยกเรื่องนี้ไว้โดยเฉพาะ และหน้าอธิบายของกรมไม่ได้บอกว่ามติจากการประชุมออนไลน์ต้องใช้เอกสารเพิ่ม หลักที่ควรยึดจึงเป็น
- เรียกประชุมและลงมติให้ชอบทั้งตามกฎหมายและข้อบังคับ เพราะนายทะเบียนอ้างอิงมติที่ประชุมเป็นฐานในการจดทะเบียน
- รายงานการประชุมระบุวิธีประชุมชัดเจน ลงนามโดยประธาน
- เก็บไฟล์บันทึกและ log ไว้ที่บริษัท ไม่ต้องแนบ แต่ต้องพร้อมแสดงเมื่อถูกร้องขอ
- กรณีมติซับซ้อนหรือเสี่ยงถูกโต้แย้ง ให้สอบถามสำนักงานทะเบียนที่จะยื่นล่วงหน้า
ผู้ถือหุ้นหรือกรรมการที่เห็นว่าการเรียกประชุมหรือการลงมติผิดระเบียบ ร้องขอให้ศาลเพิกถอนมติได้ภายใน 1 เดือนนับแต่วันลงมติ (มาตรา 1195) การทำหนังสือนัดประชุมและเก็บหลักฐานให้ครบจึงลดความเสี่ยงนี้ได้โดยตรง
รายการตรวจสอบก่อนประชุมออนไลน์
- เปิดข้อบังคับ ตรวจเรื่องวิธีส่งหนังสือนัดประชุม องค์ประชุม และข้อห้ามหรือเงื่อนไขการประชุมอิเล็กทรอนิกส์
- ตรวจทะเบียนผู้ถือหุ้นและที่อยู่ ส่งหนังสือนัดประชุมทางไปรษณีย์ตอบรับหรือส่งมอบถึงตัว และส่งอีเมลซ้ำ
- นับระยะเวลา 7 วัน หรือ 14 วันสำหรับมติพิเศษ ให้พอ และเผื่อเวลาส่งข้ามประเทศ
- ระบุวาระและข้อความมติพิเศษในหนังสือนัดประชุม
- เตรียมแบบมอบฉันทะ และกำหนดให้ส่งก่อนประชุม
- เลือกระบบที่บันทึกการประชุมได้ เก็บ log ได้ มีฟังก์ชันโหวตลับ และได้มาตรฐานความปลอดภัยที่กำหนด
- ตรวจตัวตนผู้เข้าก่อนเปิดประชุมและบันทึกไว้
- ประธานนับองค์ประชุมและจดเวลาเข้า-ออกของผู้เข้าประชุมแต่ละวาระ
- ทำรายงานการประชุมให้ประธานลงนาม เก็บไฟล์บันทึกและ log ไว้พร้อมกัน
- ยื่นจดทะเบียนภายในกำหนด ถ้าเรื่องที่ลงมติต้องจดทะเบียน
ถ้าประชุมไปแล้วแต่ขั้นตอนไม่ครบ
ถ้าลืมบันทึกการประชุม หรือส่งหนังสือนัดประชุมไม่ถูกวิธี ให้ประเมินก่อนว่าผู้ถือหุ้นทุกคนทราบและเข้าร่วมจริงหรือไม่ และมีผู้ใดคัดค้านหรือไม่ จากนั้นพิจารณาจัดประชุมใหม่โดยถูกต้อง และให้ที่ประชุมใหม่ รับรองมติเดิม แต่ไม่ควรย้อนวันที่หรือแก้รายงานเดิมให้ดูครบ เพราะจะเสียหายกว่าเดิม
