หน้าที่ประจำปีของบริษัทจำกัดไม่ใช่รายการที่ทำแยกกันได้ตามใจ แต่เป็น ลูกโซ่ที่แต่ละขั้นเป็นเงื่อนไขของขั้นถัดไป ปิดบัญชีช้าทำให้ผู้สอบบัญชีตรวจช้า ตรวจช้าทำให้ประชุมผู้ถือหุ้นช้า ประชุมช้าทำให้นำส่งงบช้า และค่าปรับเกิดขึ้นได้มากกว่าหนึ่งจุดในสายเดียวกัน
ลำดับที่ต้องทำ
1. ปิดบัญชีและจัดทำงบการเงิน ตามรอบปีบัญชีของบริษัท
2. ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและแสดงความเห็น ขั้นตอนนี้ไม่ใช่ทางเลือกสำหรับบริษัทจำกัด และผู้สอบบัญชีต้องเป็นคนละคนกับผู้ทำบัญชี
3. จัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติงบการเงิน ภายในกำหนดนับแต่วันสิ้นรอบปีบัญชี พร้อมออกหนังสือนัดประชุมตามวิธีที่กฎหมายและข้อบังคับบริษัทกำหนด
4. นำส่งบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น ต่อนายทะเบียนภายในกำหนดนับแต่วันประชุม
5. นำส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายในกำหนดนับแต่วันที่ที่ประชุมอนุมัติ
6. ยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี พร้อมงบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบ ภายในกำหนดนับแต่วันสิ้นรอบปีบัญชี
นอกจากรอบปีแล้วยังมี แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งรอบระยะเวลาบัญชี ที่ต้องยื่นระหว่างปี ซึ่งประมาณการต่ำเกินไปอาจมีเงินเพิ่มตามมา จึงไม่ใช่การกรอกตัวเลขให้พอผ่าน
กำหนดวันที่แน่นอนของแต่ละขั้นตอนและอัตราค่าปรับมีการปรับปรุงเป็นระยะ ควรตรวจสอบกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรก่อนวางแผนงานจริง บทความนี้ให้ลำดับและความสัมพันธ์ของขั้นตอน ไม่ใช่ตารางวันที่สำเร็จรูป
หน้าที่รายเดือนที่เดินคู่กันไปทั้งปี
- นำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากการจ่ายเงินเดือน จ่ายให้บุคคลธรรมดา และจ่ายให้นิติบุคคล
- ยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม สำหรับกิจการที่จดทะเบียนไว้ แม้เดือนนั้นไม่มีรายการก็ยังต้องยื่น
- นำส่งเงินสมทบประกันสังคมของลูกจ้าง
ข้อที่ทำให้พลาดบ่อยที่สุดคือ เดือนที่ไม่มีรายการก็ยังต้องยื่น การไม่ยื่นไม่ได้แปลว่าไม่มีอะไรต้องแจ้ง แต่นับเป็นการไม่ยื่นแบบ
จุดที่พังจริงในทางปฏิบัติ
บริษัทที่ยังไม่ได้เริ่มกิจการ ค้างงบสะสมโดยไม่รู้ตัว เพราะเข้าใจว่าไม่มีรายได้ก็ไม่มีหน้าที่
จ้างสำนักงานบัญชีแล้วไม่เคยตรวจ ว่ายื่นจริงหรือไม่ ไม่มีใครในบริษัทเคยเห็นใบตอบรับการยื่นเลยสักครั้ง
ไม่มีเอกสารการประชุม มีแต่งบที่กรรมการเซ็น ซึ่งกลายเป็นปัญหาทันทีเมื่อผู้ถือหุ้นขัดแย้งกันหรือมีการตรวจสอบ
ตั้งผู้สอบบัญชีช้า จนเหลือเวลาไม่กี่สัปดาห์ ทำให้สิ่งที่จริง ๆ เป็นปัญหาการทำบัญชีกลายเป็นข้อสังเกตในรายงานผู้สอบบัญชี
ข้อมูลจดทะเบียนไม่ตรงความจริง ที่อยู่ กรรมการ หรืออำนาจกรรมการเปลี่ยนไปแล้วแต่ไม่ได้จดทะเบียนแก้ไข ทำให้หนังสือราชการส่งไปไม่ถึงและกลายเป็นการไม่ได้รับแจ้ง
สิ่งที่ควรมีในบริษัท ไม่ว่าจะเล็กแค่ไหน
- ปฏิทินเดียว ที่รวมทั้งงานรายเดือน งานครึ่งปี และงานประจำปีไว้ด้วยกัน
- คนที่ชื่อระบุชัด ว่ารับผิดชอบแต่ละรายการ ไม่ใช่ "สำนักงานบัญชีดูแลอยู่"
- การเห็นหลักฐานการยื่นทุกเดือน ไม่ใช่ถือว่าเงียบคือเรียบร้อย
- การตั้งผู้สอบบัญชีล่วงหน้า พร้อมตกลงกันว่าจะส่งเอกสารอะไรเมื่อไร
- การตรวจข้อมูลจดทะเบียนปีละครั้ง ว่าตรงกับความเป็นจริง
อ่านต่อ
📌 ดูเพิ่ม: กฎหมายธุรกิจ · กฎหมายภาษี
หากบริษัทค้างงบหลายปีและต้องการสะสางให้จบ ปรึกษาทนายได้ฟรี โทร 092-254-2045
บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่ความเห็นทางกฎหมายสำหรับกรณีเฉพาะราย กำหนดเวลาและอัตราค่าปรับอาจมีการปรับปรุง ควรตรวจสอบกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง