เปลี่ยนนายจ้าง เปลี่ยนตำแหน่ง เพิ่มสถานที่ทำงาน: สิ่งที่ต้องทำก่อน ไม่ใช่แจ้งย้อนหลัง

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดไม่ใช่การจ้างโดยไม่มีใบอนุญาต

ในบริษัทที่มีพนักงานต่างชาติหลายคน เรื่องที่กลายเป็นปัญหาแทบไม่เคยเป็นการจ้างคนที่ไม่มีใบอนุญาตเลย บริษัทส่วนใหญ่ไม่ทำแบบนั้น

เรื่องที่กลายเป็นปัญหาคือการทำงานนอกเงื่อนไขที่ระบุไว้ในใบอนุญาตที่มีอยู่ พนักงานถูกเลื่อนตำแหน่ง ถูกย้ายไปดูอีกแผนก ถูกส่งไปประจำโรงงานอีกแห่ง หรือถูกโอนไปบริษัทในเครือ ทุกอย่างเกิดขึ้นอย่างถูกต้องในระบบภายในของบริษัท มีหนังสือแต่งตั้ง มีบันทึกอนุมัติ มีการปรับเงินเดือน สิ่งเดียวที่ไม่ตามคือเอกสารการอนุญาตทำงาน

สาเหตุเชิงโครงสร้างคือ ฝ่ายบุคคลมองการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เป็นเรื่องภายในที่ตัดสินใจได้เอง ซึ่งสำหรับพนักงานคนไทยก็เป็นเช่นนั้นจริง แต่สำหรับพนักงานต่างชาติ ตำแหน่ง นายจ้าง และสถานที่ทำงาน คือขอบเขตที่รัฐอนุญาตให้ทำงาน ไม่ใช่ข้อมูลบุคลากร

คู่มือนี้แยกออกมาจากคู่มือฝ่ายบุคคลสำหรับการขอและต่อ work permit เพราะเป็นหัวข้อที่กินพื้นที่ของตัวเอง และเป็นหัวข้อที่บริษัทมักมาปรึกษาหลังจากเกิดเรื่องแล้ว

ข้อจำกัดความรับผิด: เอกสารนี้เป็นข้อมูลทั่วไปสำหรับการวางแผน ไม่ใช่คำปรึกษาทางกฎหมาย ขั้นตอนและกำหนดเวลาแตกต่างกันตามช่องทางที่ใช้และประเภทของกิจการ โปรดยืนยันกับข้อเท็จจริงของกรณีท่านก่อนดำเนินการ

สามสิ่งที่ผูกอยู่กับใบอนุญาต

นายจ้าง — ใบอนุญาตออกให้สำหรับการทำงานกับนิติบุคคลรายที่ระบุไว้ ไม่ใช่สำหรับกลุ่มบริษัท

ตำแหน่งและลักษณะงาน — สิ่งที่ยื่นไว้คือขอบเขตงานที่ได้รับอนุญาต ไม่ใช่ชื่อเรียกทางการตลาด

สถานที่ทำงาน — สถานที่ที่ระบุไว้ ไม่ใช่ทุกที่ที่บริษัทมีกิจการ

สามอย่างนี้เปลี่ยนได้ แต่เปลี่ยนโดยการดำเนินการ ไม่ใช่โดยการตัดสินใจภายใน และหลายกรณีต้องดำเนินการก่อนที่การเปลี่ยนแปลงจะมีผลจริง

กรณีที่พบบ่อย และสิ่งที่ควรทำ

เลื่อนตำแหน่งภายในบริษัทเดิม

คำถามที่ต้องตอบคือ ลักษณะงานเปลี่ยนไปจากที่ยื่นไว้หรือไม่ ไม่ใช่ชื่อตำแหน่งเปลี่ยนหรือไม่

หัวหน้าแผนกที่ได้เป็นผู้จัดการแผนกเดิม โดยยังทำงานลักษณะเดียวกัน ต่างจากวิศวกรที่ย้ายไปเป็นผู้จัดการฝ่ายขาย วิธีตรวจที่ง่ายที่สุดคือเอาคำบรรยายลักษณะงานใหม่มาวางข้างที่ยื่นไว้ แล้วอ่านเทียบกัน ถ้าคนนอกอ่านแล้วบอกว่าเป็นคนละงาน ก็ต้องดำเนินการ

ย้ายไปบริษัทในเครือ

ในองค์กรนี่คือการย้ายแผนก ในทางเอกสารนี่คือการเปลี่ยนนายจ้าง เพราะนิติบุคคลผู้จ้างเปลี่ยน แม้ผู้ถือหุ้นจะเป็นชุดเดียวกันและสำนักงานจะอยู่ตึกเดียวกัน

กรณีนี้ต้องดำเนินการเป็นเรื่องใหม่ ไม่ใช่การแก้ไขข้อมูล และมีจังหวะที่ต้องระวัง คือช่วงรอยต่อระหว่างการสิ้นสุดกับนายจ้างเดิมและการเริ่มกับนายจ้างใหม่ ซึ่งกระทบทั้งฝั่งใบอนุญาตทำงานและฝั่งการอนุญาตให้อยู่ในราชอาณาจักร การวางแผนล่วงหน้าทำให้ช่วงรอยต่อนี้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นได้

เพิ่มสถานที่ทำงาน

สถานการณ์ที่พบบ่อยคือบริษัทเปิดโรงงานแห่งที่สอง เช่าคลังสินค้าอีกจังหวัด หรือส่งพนักงานไปประจำไซต์ลูกค้าเป็นระยะ

คำแนะนำที่ประหยัดที่สุดคือ ระบุสถานที่ทำงานให้ครอบคลุมตั้งแต่ตอนยื่นครั้งแรก รวมสถานที่ที่คาดว่าพนักงานอาจต้องไป การเผื่อไว้ตั้งแต่ต้นมีต้นทุนต่ำกว่าการยื่นเพิ่มทีหลังมาก และตัดปัญหาการต้องตัดสินใจเป็นรายครั้งว่างานสองวันที่ไซต์ลูกค้าต้องยื่นหรือไม่

พนักงานลาออก

หน้าที่แจ้งการสิ้นสุดการจ้างเป็นของนายจ้าง มีกำหนดเวลา และเป็นคนละเรื่องกับสิ่งที่พนักงานต้องทำเพื่อจัดการสถานะของตัวเอง

บริษัทที่คิดว่าเมื่อพนักงานลาออกแล้วเรื่องจบ มักพบว่าไม่จบตอนถูกตรวจสอบในภายหลัง เพราะรายการที่ยังค้างอยู่ในระบบเป็นของบริษัท ไม่ใช่ของคนที่ออกไปแล้ว

บริษัทควบรวม เปลี่ยนชื่อ หรือย้ายที่ตั้ง

กรณีนี้กระทบพนักงานต่างชาติทุกคนพร้อมกัน และเป็นงานที่ควรอยู่ในแผนของธุรกรรมตั้งแต่ต้น ไม่ใช่ค้นพบหลังจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงเสร็จ

ในการซื้อขายกิจการ นี่เป็นรายการที่ควรอยู่ในการตรวจสอบสถานะกิจการด้วย ผู้ซื้อที่รับโอนบริษัทที่มีพนักงานต่างชาติหลายคน กำลังรับโอนภาระเรื่องเอกสารของคนเหล่านั้นมาด้วย

ถ้าเกิดขึ้นไปแล้ว

รูปแบบที่พบคือบริษัทเพิ่งรู้ตัวตอนจะต่ออายุ ว่าพนักงานทำงานในตำแหน่งที่ไม่ตรงกับเอกสารมาหนึ่งปีแล้ว

สิ่งที่ไม่ควรทำคือยื่นคำขอใหม่ทับไปเลยโดยยังไม่ได้ประเมิน เพราะคำขอที่ขัดกับสิ่งที่ปรากฏในเอกสารเดิม อาจเปลี่ยนเรื่องที่จัดการได้ให้กลายเป็นเรื่องที่ต้องชี้แจง

ลำดับที่ควรทำคือ ประเมินก่อนว่าช่วงที่ผ่านมามีอะไรเป็นหลักฐาน ระยะเวลานานเท่าไร มีการเปลี่ยนแปลงกี่ครั้ง แล้วเลือกวิธีจัดการที่กระทบน้อยที่สุด ซึ่งขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงของแต่ละกรณีมากเกินกว่าจะให้คำตอบสำเร็จรูปได้

วิธีป้องกันที่ต้นทุนต่ำที่สุด

ผูกการอนุมัติเปลี่ยนแปลงตำแหน่งเข้ากับการตรวจสถานะเอกสาร — เพิ่มขั้นตอนเดียวในแบบฟอร์มอนุมัติภายใน คือถามว่าพนักงานคนนี้เป็นคนต่างชาติหรือไม่ ถ้าใช่ ให้ส่งเรื่องให้ผู้ดูแลเอกสารตรวจก่อนมีผล ขั้นตอนนี้ใช้เวลาไม่กี่นาทีและป้องกันเกือบทุกกรณีในคู่มือนี้

ทำทะเบียนพนักงานต่างชาติแยกจากทะเบียนพนักงานทั่วไป — โดยมีคอลัมน์นายจ้างตามเอกสาร ตำแหน่งตามเอกสาร สถานที่ทำงานตามเอกสาร และวันครบกำหนดทุกชุด ทะเบียนนี้ต้องมีคนรับผิดชอบที่มีตัวสำรอง

ตรวจเทียบปีละสองครั้ง — เอาทะเบียนตามเอกสารมาวางเทียบกับผังองค์กรจริง ความไม่ตรงกันจะปรากฏทันที และตอนที่ยังแก้ได้

บริการที่เกี่ยวข้อง

เรารับทั้งงานจัดการเป็นรายกรณีและงานดูแลทะเบียนพนักงานต่างชาติของบริษัทต่อเนื่อง รวมถึงการตรวจเทียบเอกสารกับผังองค์กรจริงก่อนถึงรอบต่ออายุ ดูบริการวีซ่าและใบอนุญาตทำงานสำหรับนายจ้าง และหากต้องการตรวจทั้งระบบการจ้างงานไปพร้อมกัน ดูการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน หรืออ่านคู่มือตรวจสุขภาพกฎหมายแรงงานของบริษัท

หากบริษัทของท่านเพิ่งพบว่ามีเอกสารที่ไม่ตรงกับสภาพจริง โทร 092-254-2045 เพื่อประเมินก่อนดำเนินการใด ๆ