เอกสารบัญชีของบริษัทต้องเก็บไว้นานเท่าไร

พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 กำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันปิดบัญชี หรือจนกว่าจะส่งมอบตามมาตรา 17 และอธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าอาจกำหนดให้ธุรกิจบางประเภทเก็บนานกว่านั้นได้แต่ไม่เกินเจ็ดปี (โดยความเห็นชอบของรัฐมนตรี) ควรตรวจประกาศที่ใช้กับธุรกิจของท่านก่อนกำหนดระยะในตารางภายใน

ใบกำกับภาษีและเอกสารภาษีต้องเก็บกี่ปี

ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเก็บรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนา และเอกสารประกอบไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่ยื่นแบบหรือวันที่ทำรายงาน อธิบดีกรมสรรพากรอาจกำหนดให้เก็บเกินห้าปีได้แต่ไม่เกินเจ็ดปี และถ้าเลิกกิจการต้องเก็บเอกสารที่ค้างอยู่ต่อไปอีกสองปี การไม่เก็บใบกำกับภาษีซื้ออาจเป็นเหตุให้ถูกปรับตามกฎหมาย

นายจ้างต้องเก็บเอกสารจ่ายค่าจ้างและทะเบียนลูกจ้างนานเท่าไร

พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 115 ให้เก็บทะเบียนลูกจ้างไม่น้อยกว่าสองปีนับแต่วันสิ้นสุดการจ้างของลูกจ้างแต่ละคน และเก็บเอกสารการจ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุดไม่น้อยกว่าสองปีนับแต่วันจ่ายเงิน ถ้ามีคำร้องตามหมวด 12 ข้อพิพาทแรงงาน หรือคดีแรงงาน ต้องเก็บไว้จนกว่าจะมีคำสั่งหรือคำพิพากษาถึงที่สุด ในทางปฏิบัติเอกสารเงินเดือนมักต้องอยู่นานกว่าสองปีเพราะเป็นเอกสารบัญชีและภาษีด้วย

มีข้อพิพาทกับคู่ค้าหรือลูกจ้าง ควรทำอย่างไรกับอีเมลและแชตที่ระบบลบอัตโนมัติ

ควรระงับการลบที่เกี่ยวข้องทันทีที่คาดได้ว่าจะมีข้อพิพาท ปิดการลบอัตโนมัติของกล่องจดหมาย แชต และสำรองข้อมูลของผู้ที่เกี่ยวข้อง และบันทึกคำสั่งระงับเป็นลายลักษณ์อักษร ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 193/30 ให้อายุความทั่วไปสิบปีเมื่อไม่มีบทกำหนดเฉพาะ จึงมีเวลานานพอที่ฝ่ายตรงข้ามจะฟ้องเมื่อบริษัทลบหลักฐานไปแล้ว การระงับการลบเป็นแนวปฏิบัติที่ดี ตัวอย่างที่กฎหมายบังคับไว้ตรง ๆ คือเอกสารค่าจ้างตามมาตรา 115 แห่ง พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน

PDPA กำหนดให้ลบข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อครบระยะเก็บหรือไม่ และกระทบตารางเก็บเอกสารอย่างไร

มาตรา 23 ให้แจ้งเจ้าของข้อมูลถึงระยะเวลาเก็บรวบรวม (หรือระยะที่คาดหมายได้หากกำหนดชัดไม่ได้) และมาตรา 37 (3) ให้ผู้ควบคุมข้อมูลมีระบบตรวจสอบเพื่อลบหรือทำลายข้อมูลเมื่อพ้นกำหนดเก็บรักษา ตารางจึงต้องระบุระยะและเหตุผลของแต่ละประเภท เอกสารที่กฎหมายหรือการใช้สิทธิเรียกร้องยังต้องใช้ย่อมเก็บต่อได้ แต่เก็บ 'เผื่อไว้' โดยไม่มีเหตุผลรองรับเป็นความเสี่ยง

เก็บแชต LINE เป็นหลักฐานอย่างไรจึงใช้ในคดีได้

ควรส่งออกประวัติแชตพร้อมวันเวลาและชื่อบัญชีผู้สนทนา เก็บเครื่องหรือบัญชีต้นฉบับไว้ไม่แก้ไข ถ่ายภาพหน้าจอเสริมแต่ไม่ใช้แทนการส่งออก และบันทึกว่าใครส่งออกเมื่อใดจากเครื่องใด ศาลชั่งน้ำหนักความน่าเชื่อถือของหลักฐานเป็นรายกรณี การทำสำเนาทันทีและเก็บต้นฉบับช่วยให้พิสูจน์ได้ว่าไม่ได้ตัดต่อ

บริษัทควรเก็บสัญญา อีเมล แชต และเอกสารพนักงานนานแค่ไหน วางตารางระยะเก็บเอกสารอย่างไร

คำตอบหลัก

บริษัทไม่ควรตั้งระยะเก็บเอกสารด้วยตัวเลขเดียว เพราะเอกสารหนึ่งฉบับถูกกำกับด้วยเวลาสามชุดที่เดินไม่เท่ากัน ชุดแรกคือระยะเก็บขั้นต่ำที่กฎหมายบังคับ เช่น เอกสารบัญชีและใบกำกับภาษีอย่างน้อยห้าปี เอกสารค่าจ้างและทะเบียนลูกจ้างอย่างน้อยสองปี ชุดที่สองคืออายุความของสิทธิเรียกร้อง ซึ่งทำให้บริษัทอยากเก็บหลักฐานไว้นานกว่าขั้นต่ำ เช่น สัญญาที่อาจถูกฟ้องภายในสิบปี ชุดที่สามคือหน้าที่ตาม PDPA ที่ห้ามเก็บข้อมูลส่วนบุคคลเกินความจำเป็นและต้องมีระบบลบเมื่อครบกำหนด

วิธีที่ใช้ได้จริงคือทำตารางแยกตามชนิดเอกสาร ระบุฐานทางกฎหมายหรือเหตุผลทางธุรกิจ ระยะที่เก็บ และผู้รับผิดชอบ แล้วเพิ่มกลไกหนึ่งข้อที่ตารางห้ามขาดคือ การระงับการลบ เมื่อคาดได้ว่าจะมีข้อพิพาท เพราะตารางที่ลบเอกสารตามกำหนดอัตโนมัติอาจลบพยานหลักฐานของบริษัทเองในวันที่ต้องใช้มากที่สุด

ตารางในบทความนี้เป็นตัวอย่างให้แต่ละบริษัทนำไปปรับ ตัวเลขที่มาจากบทบัญญัติระบุมาตราไว้ ตัวเลขที่เป็นข้อเสนอทางปฏิบัติของเราระบุไว้ชัดว่าเป็นข้อเสนอ

1. ทำไมเอกสารฉบับเดียวมีนาฬิกาสามเรือน

ลองดูใบแจ้งหนี้ค่าสินค้าหนึ่งใบ ในมุมบัญชีและภาษี บริษัทต้องเก็บตามพ.ร.บ.การบัญชีและประมวลรัษฎากร ในมุมคดี ใบแจ้งหนี้คือหลักฐานการเรียกเงินหรือการต่อสู้ว่าชำระแล้ว ซึ่งมีประโยชน์ตราบที่สิทธิเรียกร้องยังไม่ขาดอายุความ ในมุม PDPA ถ้าใบแจ้งหนี้มีชื่อ ที่อยู่ ของบุคคลธรรมดา บริษัทต้องมีเหตุผลที่จะเก็บต่อและต้องลบเมื่อพ้นเหตุนั้น

นาฬิกา	ถามว่า	ผลต่อตาราง
1. ขั้นต่ำตามกฎหมาย	กฎหมายบังคับให้เก็บอย่างน้อยกี่ปี และนับจากเมื่อใด	เป็นพื้นของตาราง ลบก่อนไม่ได้
2. อายุความ	สิทธิเรียกร้องที่เกี่ยวกับเอกสารนี้ยังฟ้องกันได้อีกนานแค่ไหน	ดันระยะเก็บให้ยาวกว่าขั้นต่ำเมื่อเอกสารเป็นหลักฐานสำคัญ
3. PDPA	ยังจำเป็นต้องเก็บข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารนี้อยู่หรือไม่	เป็นเพดานของตาราง ต้องมีเหตุผลรองรับทุกช่วงที่เก็บ

ระยะที่ตั้งจึงเป็น "ยาวกว่าขั้นต่ำตามกฎหมาย เท่าที่อายุความและความจำเป็นจริงรองรับ แล้วลบอย่างมีบันทึก" ไม่ใช่ "เก็บทุกอย่างตลอดไป" และไม่ใช่ "ลบเมื่อครบขั้นต่ำ"

2. นาฬิกาที่ 1: กฎหมายบังคับให้เก็บอย่างน้อยกี่ปี

เอกสารบัญชี พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 ให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันปิดบัญชี หรือจนกว่าจะมีการส่งมอบตามมาตรา 17 และอธิบดีอาจกำหนด (โดยความเห็นชอบของรัฐมนตรี) ให้ธุรกิจบางประเภทเก็บนานกว่าห้าปีแต่ไม่เกินเจ็ดปี

เอกสารภาษี ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ต้องยื่นแบบและชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม เก็บรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบไว้ ณ สถานประกอบการหรือสถานที่ที่อธิบดีกำหนด ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันยื่นแบบหรือวันทำรายงาน อธิบดีอาจกำหนดให้เก็บเกินห้าปีได้แต่ไม่เกินเจ็ดปี และกรณีเลิกกิจการให้เก็บเอกสารที่มีอยู่ ณ วันเลิกต่อไปอีกสองปี

เอกสารค่าจ้างและทะเบียนลูกจ้าง พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 114 ให้นายจ้างที่มีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่สิบคนขึ้นไปจัดทำเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุด (อย่างน้อยต้องมีวันและเวลาทำงาน ผลงานสำหรับค่าจ้างตามผลงาน และอัตรากับจำนวนเงินที่แต่ละคนได้รับ) หากจ่ายโดยโอนเข้าบัญชีธนาคาร ให้ถือหลักฐานการโอนเป็นเอกสารการจ่ายเงินนั้น มาตรา 115 กำหนดว่า

ทะเบียนลูกจ้าง ต้องเก็บไม่น้อยกว่าสองปีนับแต่วันสิ้นสุดการจ้างของลูกจ้างแต่ละราย
เอกสารการจ่ายค่าจ้างและค่าล่วงเวลาดังกล่าว ต้องเก็บไม่น้อยกว่าสองปีนับแต่วันจ่ายเงิน
ถ้ามีคำร้องตามหมวด 12 มีข้อพิพาทแรงงานตามกฎหมายแรงงานสัมพันธ์ หรือมีการฟ้องคดีแรงงาน ต้องเก็บทั้งสองอย่างไว้จนกว่าจะมีคำสั่งหรือคำพิพากษาถึงที่สุด

วรรคสุดท้ายของมาตรา 115 คือการระงับการลบเมื่อคาดว่าจะมีข้อพิพาทที่กฎหมายแรงงานเขียนไว้เองสำหรับเอกสารกลุ่มนี้ และเป็นตัวอย่างที่ดีของแนวคิดเดียวกันที่ควรใช้กับเอกสารอื่นด้วย

ไม่มีกฎหมายทั่วไปฉบับใดกำหนดระยะเดียวสำหรับสัญญาทั่วไป อีเมล แชต กล้องวงจรปิด และแฟ้มประวัติพนักงานส่วนอื่น ระยะของเอกสารเหล่านี้จึงมาจากนาฬิกาที่ 2 และ 3 ส่วนทะเบียนผู้ถือหุ้นและรายงานการประชุม ป.พ.พ. มาตรา 1138 บังคับให้มีสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น และมาตรา 1207 บังคับให้จดรายงานการประชุมและเก็บสมุดไว้ ณ สำนักงานที่จดทะเบียนของบริษัท โดยสองมาตรานี้ไม่กำหนดระยะเวลา จึงเสนอเป็นแนวปฏิบัติว่าเก็บตลอดอายุบริษัท

3. นาฬิกาที่ 2: อายุความบอกว่าจะถูกเรียกร้องได้อีกนานแค่ไหน

อายุความคือเวลาที่ผู้มีสิทธิเรียกร้องต้องใช้สิทธิทางศาล ถ้าล่วงเลยฝ่ายที่ถูกเรียกร้องยกขึ้นเป็นข้อต่อสู้ได้ เมื่อสิ้นอายุความบริษัทที่เก็บเอกสารไว้ไม่ได้ประโยชน์ทางคดีอีก แต่ก่อนหน้านั้นเอกสารคือสิ่งที่ทำให้ชนะหรือแพ้

อายุความทั่วไปสิบปี ป.พ.พ. มาตรา 193/30 ระบุว่าอายุความ ถ้าประมวลกฎหมายนี้หรือกฎหมายอื่นมิได้บัญญัติไว้โดยเฉพาะ ให้มีกำหนดสิบปี สัญญาและข้อตกลงที่ไม่มีบทเฉพาะจึงต้องคิดเผื่อสิบปี
อายุความสองปีสำหรับสิทธิเรียกร้องบางกลุ่ม มาตรา 193/34 กำหนดสองปีสำหรับสิทธิเรียกร้องที่ระบุไว้ เช่น ผู้ประกอบการค้าเรียกค่าของที่ส่งมอบหรือค่าการงานที่ทำ ผู้ให้เช่าสังหาริมทรัพย์เรียกค่าเช่า และลูกจ้างเรียกค่าจ้าง ชนิดของสิทธิเรียกร้องและผู้ที่เกี่ยวข้องมีรายละเอียดมาก ท่านไม่ควรสรุปเองว่าเรื่องของท่านอยู่ในสองปีหรือสิบปี
เวลาเริ่มนับ อายุความไม่ได้เริ่มนับจากวันทำเอกสาร ขึ้นอยู่กับวันที่เริ่มใช้สิทธิเรียกร้องได้ และอาจสะดุดหรือหยุดนับในบางกรณี จึงเป็นเหตุผลให้เริ่มนับระยะเก็บจากวันที่เหตุการณ์สิ้นสุด เช่น วันสัญญาสิ้นสุดหรือวันชำระครบ ไม่ใช่วันเซ็น

ตัวอย่างสมมติ: บริษัท A ทำสัญญาจ้างผลิตระยะสามปี สัญญาสิ้นสุดปี 2569 หากบริษัทกำหนดเก็บสัญญา แบบฟอร์ม และเอกสารส่งมอบหนึ่งชุดถึงปี 2579 (สิ้นสุดสัญญา บวกสิบปี) ก็จะครอบคลุมอายุความทั่วไปที่มาตรา 193/30 วางไว้ แต่ถ้ากำหนดเพียงห้าปีตามเอกสารบัญชี บริษัทอาจไม่มีสัญญาฉบับเซ็นไว้เมื่อถูกฟ้องปีที่หก

4. นาฬิกาที่ 3: PDPA กำหนดเพดาน

PDPA ไม่ได้ระบุว่าข้อมูลประเภทใดเก็บกี่ปี แต่ผูกหน้าที่ไว้สามจุด

แจ้งระยะเก็บ (มาตรา 23) ผู้ควบคุมข้อมูลต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลก่อนหรือขณะเก็บรวบรวมว่าจะเก็บข้อมูลอะไรและนานเท่าใด ถ้ากำหนดระยะชัดเจนไม่ได้ ให้กำหนดระยะที่คาดหมายได้ตามมาตรฐานของการเก็บรวบรวม ประกาศความเป็นส่วนตัวของบริษัทจึงควรสอดคล้องกับตารางนี้
ระบบลบเมื่อครบกำหนด (มาตรา 37 (3)) ผู้ควบคุมข้อมูลต้องจัดให้มีระบบตรวจสอบเพื่อลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อพ้นกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา (มาตรา 37 (1) ยังให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสมด้วย)
สิทธิขอให้ลบ (มาตรา 33) เจ้าของข้อมูลขอให้ลบ ทำลาย หรือทำให้ไม่สามารถระบุตัวตนได้ในบางกรณี เช่น ข้อมูลไม่จำเป็นต่อวัตถุประสงค์เดิม หรือถอนความยินยอมโดยไม่มีฐานอื่น แต่สิทธินี้ไม่ใช้ในส่วนที่จำเป็นต้องเก็บไว้เพื่อเสรีภาพในการแสดงความคิดเห็น เพื่อวัตถุประสงค์บางประการด้านจดหมายเหตุ วิจัย สถิติ ประโยชน์สาธารณะหรือสาธารณสุข เพื่อก่อตั้งสิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย ปฏิบัติตามหรือใช้สิทธิเรียกร้อง หรือป้องกันสิทธิเรียกร้อง หรือเพื่อปฏิบัติตามกฎหมาย

ข้อสรุปเชิงปฏิบัติ: เหตุผลที่ใช้เก็บเอกสารต่อต้องเขียนได้ เช่น "ต้องเก็บตามมาตรา 87/3" หรือ "เก็บไว้ป้องกันสิทธิเรียกร้องจนถึงสิ้นสิบปีนับจากสิ้นสุดสัญญา" ถ้าเขียนเหตุผลไม่ได้ ข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารนั้นเป็นผู้ต้องสงสัยลำดับแรกที่ควรลบ แนวทางสำหรับข้อมูลพนักงานดูเพิ่มที่ PDPA สำหรับงานทรัพยากรบุคคล

5. ตัวอย่างตารางระยะเก็บเอกสารตามชนิด

ตารางนี้เป็นตัวอย่างเริ่มต้น แต่ละบริษัทต้องปรับตามอุตสาหกรรม ขนาด สัญญาที่มี และประกาศที่ใช้กับตน คอลัมน์ "ฐาน" แยกให้เห็นว่าระยะใดมาจากบทบัญญัติและระยะใดเป็นข้อเสนอของเรา

ชนิดเอกสาร	ฐาน	ระยะที่แนะนำ	เจ้าของ
สัญญาและเอกสารแก้ไขเพิ่มเติม (รวมใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ และเอกสารส่งมอบที่เป็นหลักฐานการปฏิบัติตามสัญญา)	อายุความทั่วไปสิบปี (ป.พ.พ. 193/30) ส่วนระยะเป็นข้อเสนอ	สิบปีนับแต่สัญญาสิ้นสุดหรือชำระครบ ไม่นับจากวันเซ็น	กฎหมาย (ถ้าไม่มีฝ่ายกฎหมาย ให้ผู้จัดการฝ่ายธุรการหรือเจ้าของ)
ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี สมุดบัญชี และเอกสารประกอบ	พ.ร.บ.การบัญชี ม.14 และประมวลรัษฎากร ม.87/3 ห้าปี ขยายได้ถึงเจ็ดปี	อย่างน้อยห้าปีตามกฎหมาย แนะนำใช้เจ็ดปีเป็นค่าตั้งต้นเพื่อความปลอดภัย และยาวกว่านั้นหากสัญญาที่เกี่ยวข้องยังไม่ขาดอายุความ	บัญชี
เอกสารจ่ายเงินเดือน ค่าล่วงเวลา ใบลงเวลา สลิปโอนเงิน	พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน ม.114 และ 115 (สองปีนับแต่วันจ่าย) และเอกสารบัญชีภาษีที่ซ้อนกันอยู่	ไม่น้อยกว่าห้าปี (ตามเอกสารบัญชีและภาษี) ต้องไม่ต่ำกว่าสองปีตามกฎหมายแรงงาน และเก็บจนคดีหรือข้อพิพาทถึงที่สุดหากมี	HR ร่วมกับบัญชี
ทะเบียนลูกจ้าง	พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน ม.115 (สองปีนับแต่สิ้นสุดการจ้างแต่ละราย)	อย่างน้อยสองปีนับแต่วันที่พนักงานออก แนะนำเก็บชุดย่อ (ชื่อ ตำแหน่ง ช่วงจ้าง เหตุสิ้นสุด) นานกว่านั้นตามสิทธิเรียกร้องที่อาจเกิด	HR
แฟ้มประวัติพนักงาน ใบเตือน บันทึกวินัย และบันทึกสอบสวน	ไม่มีบทกำหนดระยะแน่ชัด เหตุผลคือป้องกันข้อพิพาทเลิกจ้าง และ PDPA	แนะนำสองถึงห้าปีนับแต่ออก (กรณีเลิกจ้างด้วยเหตุร้ายแรงหรือมีข้อพิพาท ให้ถือว่าอยู่ในการระงับการลบจนกว่าจะจบ) แล้วทบทวน	HR
เอกสารสมัครงานของผู้ไม่ผ่านการคัดเลือก	PDPA (ความจำเป็นและแจ้งระยะเก็บ) ไม่มีบทกำหนดระยะแน่ชัด	แนะนำหกถึงสิบสองเดือนนับแต่ปิดตำแหน่ง ถ้าจะเก็บในคลังผู้สมัครให้ขอความยินยอมและระบุระยะ	HR
อีเมลองค์กร	ไม่มีบทกำหนดระยะทั่วไป ขึ้นกับเนื้อหา	ให้เก็บตามชนิดของเนื้อหา อีเมลที่เป็นสัญญาหรือเอกสารบัญชีให้ย้ายไปเก็บกับแฟ้มนั้น กล่องจดหมายทั่วไปแนะนำกำหนดอายุ (เช่น สามถึงห้าปี) ยกเว้นรายการที่อยู่ในการระงับการลบ	ไอทีกำหนดเครื่องมือ ฝ่ายเจ้าของเนื้อหากำหนดระยะ
LINE และแชตอื่นที่ใช้ทำงาน	ไม่มีบทกำหนดระยะทั่วไป หลักฐานการสั่งงานและตกลงซื้อขาย	ข้อความที่เป็นการตกลงเงื่อนไข สั่งงานเพิ่ม หรือยืนยันส่งมอบ ให้ส่งออกไปเก็บกับแฟ้มสัญญาหรือแฟ้มโครงการ ส่วนแชตทั่วไปกำหนดการลบตามนโยบาย	ผู้จัดการโครงการและไอที
ภาพกล้องวงจรปิด	PDPA (ความจำเป็นตามวัตถุประสงค์ความปลอดภัย) ไม่มีบทกำหนดระยะแน่ชัด	แนะนำสามสิบถึงเก้าสิบวัน และคัดแยกเก็บเฉพาะช่วงที่เป็นเหตุการณ์สำคัญไว้ในแฟ้มเหตุการณ์	ไอที/ความปลอดภัย
ทะเบียนผู้ถือหุ้น รายงานการประชุม มติกรรมการ และเอกสารจดทะเบียนบริษัท	ป.พ.พ. มาตรา 1138 (ต้องมีสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น) และมาตรา 1207 (เก็บสมุดรายงานการประชุมไว้ที่สำนักงานที่จดทะเบียน) ไม่กำหนดระยะเวลา ให้ถือเป็นเอกสารถาวรของนิติบุคคลตามแนวปฏิบัติ	ตลอดอายุบริษัท และหลังเลิกบริษัทตามที่ผู้ชำระบัญชีหรือที่ปรึกษากำหนด	เลขานุการบริษัท/กฎหมาย

หมายเหตุ ถ้ามีประกาศของอธิบดีกำหนดให้ธุรกิจของท่านเก็บนานกว่าห้าปี ให้ใช้ระยะตามประกาศนั้น ก่อนปรับตัวเลขในตารางให้ตรวจประกาศปัจจุบันกับผู้ทำบัญชีหรือสำนักงานบัญชี

6. อีเมลและแชตในฐานะพยานหลักฐาน

อีเมลและ LINE มักเป็นหลักฐานชิ้นสำคัญของข้อตกลงที่ไม่ได้ทำเป็นสัญญาฉบับทางการ เช่น การสั่งงานเพิ่ม การยืนยันราคา การรับมอบงาน แต่สิ่งที่ศาลมักถามคือหลักฐานนั้นเป็นของจริงและครบหรือไม่ การเก็บให้ถูกวิธีจึงสำคัญพอ ๆ กับการเก็บให้นาน

ส่งออกทั้งบทสนทนาพร้อมข้อมูลกำกับ ใช้ฟังก์ชันส่งออกของแอป (วันเวลา ชื่อบัญชี) และสำหรับอีเมลเก็บไฟล์ต้นฉบับพร้อมส่วนหัว ภาพหน้าจอใช้เสริมได้ แต่ภาพหน้าจอเดี่ยว ๆ ตัดต่อได้ง่ายและมักขาดบริบท
เก็บต้นฉบับไว้ อย่าลบข้อความออกจากเครื่องหรือบัญชีต้นฉบับหลังส่งออก และอย่าเปลี่ยนเครื่องโดยไม่สำรอง
บันทึกการส่งออก ใครส่งออก วันที่ เครื่องใด เก็บไว้ที่ใด ไม่ต้องซับซ้อน ใช้แบบฟอร์มหน้าเดียว
อย่าให้เรื่องสำคัญอยู่ในบัญชีส่วนตัวของพนักงาน เมื่อพนักงานลาออกบัญชีหายไปพร้อมหลักฐาน ควรใช้บัญชีบริษัท (เช่น LINE Official Account หรืออีเมลโดเมนบริษัท) และกำหนดนโยบายการใช้
ระวังสิทธิส่วนบุคคลของคนที่อยู่ในแชต การส่งออกแชตกลุ่มมีข้อมูลของผู้อื่น ใช้เท่าที่จำเป็นและเปิดเผยเฉพาะผู้ที่ต้องรู้

เรื่องการใช้ LINE สั่งงานและการพิสูจน์งานเพิ่ม อ่านต่อใน สั่งงานเพิ่มผ่าน LINE แล้วไม่ได้เงิน

7. การระงับการลบเมื่อคาดว่าจะมีข้อพิพาท

การระงับการลบคือคำสั่งภายในที่หยุดการลบเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อพิพาทที่เกิดขึ้นแล้วหรือคาดได้ว่าจะเกิด ชื่อมาจากการปฏิบัติของต่างประเทศ ในไทย มาตรา 115 วรรคสามของ พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงานเขียนหลักเดียวกันไว้เฉพาะเอกสารค่าจ้างและทะเบียนลูกจ้าง ส่วนเอกสารอื่นไม่มีมาตราทั่วไปที่บังคับตรง ๆ แต่การลบหลักฐานหลังรู้ว่าจะมีคดีอาจทำให้บริษัทเสียเปรียบในการพิสูจน์ และบางกรณีอาจมีความรับผิดอื่นตามข้อเท็จจริง

เมื่อใดควรออกคำสั่งระงับ

ได้รับหนังสือทวงถามหรือบอกเลิกสัญญา หรือเริ่มมีการขู่ฟ้อง
พนักงานยื่นคำร้องต่อพนักงานตรวจแรงงาน หรือมีการเลิกจ้างที่คาดว่าจะถูกโต้แย้ง
มีเหตุทุจริต อุบัติเหตุร้ายแรง หรือเหตุข้อมูลรั่วไหล
ได้รับหมายเรียก หนังสือจากหน่วยงานรัฐ หรือคำขอเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น

คำสั่งระงับควรมีอะไร

เรื่องที่เกี่ยวข้อง ช่วงเวลา และตัวบุคคลหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
ประเภทข้อมูลที่ต้องเก็บ อีเมล แชต ไฟล์ร่วม กล้องวงจรปิด สำรองข้อมูล เครื่องของพนักงาน
คำสั่งปิดการลบอัตโนมัติ และงดทำความสะอาดเครื่อง/บัญชีของผู้ที่เกี่ยวข้องเมื่อลาออก
ผู้รับผิดชอบ (ปกติคือฝ่ายกฎหมายหรือเจ้าของ) วันที่ออก และผู้ได้รับแจ้ง
เงื่อนไขการยกเลิก คือเมื่อเรื่องจบ และบันทึกวันที่ยกเลิก

ระงับแล้ว กลับมาใช้กำหนดตามตารางตามปกติเมื่อเรื่องถึงที่สุด คำสั่งนี้ไม่ได้ทำให้เก็บข้อมูลส่วนบุคคลได้ตลอดไป ต้องมีวันสิ้นสุดและเหตุผลรองรับตามหลัก PDPA

8. ใครเป็นเจ้าของตารางนี้ (RACI)

ตารางระยะเก็บมักล้มเหลวเพราะทุกฝ่ายคิดว่าเป็นหน้าที่ของอีกฝ่าย แยกหน้าที่ให้ชัด

งาน	กฎหมาย	บัญชี	HR	ไอที
ร่างและอนุมัติตาราง	A	C	C	C
ระยะเอกสารบัญชีและภาษี	C	R	I	I
ระยะเอกสารพนักงานและค่าจ้าง	C	C	R	I
ตั้งค่าระบบลบ สำรอง และกล้อง	I	I	I	R
ออกคำสั่งระงับการลบ	A/R	I	R (ส่วนของ HR)	R (ทำจริงในระบบ)
ทบทวนตารางปีละครั้ง	A	R	R	R
บันทึกการทำลาย	C	R (ส่วนบัญชี)	R (ส่วน HR)	R (ส่วนดิจิทัล)

R คือผู้ทำ A คือผู้รับผิดชอบสุดท้าย C คือผู้ให้ความเห็น I คือผู้รับแจ้ง บริษัทเล็กที่ไม่มีฝ่ายกฎหมายอาจให้เจ้าของหรือกรรมการเป็น A และจ้างที่ปรึกษาเป็น C

9. ทำลายอย่างปลอดภัยและบันทึกการทำลาย

มาตรา 37 (3) ต้องการ "ระบบ" ตรวจสอบ ไม่ใช่การลบเป็นครั้งคราว ระบบที่ตรวจสอบได้มีองค์ประกอบดังนี้

ตรวจรอบวันที่ครบกำหนด อย่างน้อยปีละครั้ง ดึงรายการที่ครบกำหนดในตารางและกรองรายการที่อยู่ภายใต้การระงับการลบ
อนุมัติก่อนทำลาย เจ้าของเอกสารตรวจและลงชื่อ
ทำลายให้กู้คืนไม่ได้ กระดาษใช้เครื่องทำลายเอกสารหรือผู้รับทำลายที่มีหนังสือรับรอง ข้อมูลดิจิทัลลบรวมถึงสำเนา สำรองข้อมูล ถังขยะ และพื้นที่คลาวด์ ตามที่ไอทีดูแล
บันทึกการทำลาย ควรมี ชนิดเอกสารและช่วงวันที่ จำนวนโดยประมาณ วันที่ทำลาย วิธี ผู้อนุมัติ ผู้ทำ และเหตุผลตามตาราง ไม่ต้องเก็บเนื้อหาที่ทำลาย
เก็บบันทึกการทำลายไว้เอง เพื่อพิสูจน์ได้ว่าการลบเป็นไปตามระบบตามปกติ ไม่ใช่ลบเพื่อซ่อนหลักฐาน

10. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

ใช้ตัวเลขเดียวทั้งบริษัท เช่น "เก็บทุกอย่างห้าปี" ทำให้เอกสารสัญญาที่ต้องอยู่สิบปีถูกลบ และเอกสารที่ไม่จำเป็นค้างเกินควร
นับระยะจากวันทำเอกสาร แทนที่จะนับจากวันเหตุการณ์สิ้นสุด
ลบอัตโนมัติโดยไม่มีช่องระงับ ระบบลบอีเมลหรือแชตทุกหกเดือนเดินต่อแม้บริษัทกำลังมีข้อพิพาท
ให้พนักงานเก็บหลักฐานสำคัญในเครื่องส่วนตัว ออกจากงานแล้วหลักฐานหายหรือเข้าไม่ถึง
เก็บทุกอย่างตลอดไป "เผื่อใช้" ขัดกับ PDPA และเพิ่มพื้นที่รั่วไหลเมื่อถูกโจมตีทางไซเบอร์
ภาพหน้าจอเป็นหลักฐานเดียว ไม่ส่งออกและไม่เก็บต้นฉบับ
ลืมสำรองข้อมูล ลบในระบบหลักแล้วแต่สำเนาในสำรองข้อมูลหรือคลาวด์ยังอยู่ ทำให้ตารางไม่ตรงความจริง
ไม่มีเจ้าของตาราง จัดทำครั้งเดียวแล้วไม่ทบทวน ไม่ตรงกับระบบและข้อกำหนดที่เปลี่ยนไป
ทำลายเอกสารบัญชีก่อนครบกำหนดเมื่อเปลี่ยนผู้ทำบัญชีหรือย้ายสำนักงาน ดู เปลี่ยนผู้ทำบัญชีแล้วพบว่ายื่นไม่ครบ ประกอบ

11. เช็กลิสต์เริ่มทำตารางภายในสิบสี่วัน

อ่านเพิ่มเติม

PDPA สำหรับงานทรัพยากรบุคคล (HR) ในประเทศไทย — ข้อมูลพนักงาน กล้องวงจรปิด และผู้สมัครงานตาม PDPA
รายการตรวจสอบการปฏิบัติตาม PDPA — ภาพรวมหน้าที่ของผู้ควบคุมข้อมูล
สั่งงานเพิ่มผ่าน LINE แล้วไม่ได้เงิน — แชตเป็นหลักฐานการสั่งงานเพิ่ม
เปลี่ยนผู้ทำบัญชีแล้วพบว่ายื่นไม่ครบ — เอกสารบัญชีและภาระของบริษัทเมื่อเปลี่ยนผู้ทำบัญชี
กระบวนการตรวจสัญญาและอนุมัติเมื่อไม่มีฝ่ายกฎหมาย — ใครควรเก็บและตรวจสัญญา

เอกสารแต่ละชนิดมีนาฬิกาสามเรือนคือ ขั้นต่ำตามกฎหมาย อายุความ และ PDPA ตั้งระยะให้ยาวกว่าขั้นต่ำเท่าที่จำเป็น ลบอย่างมีบันทึก และระงับการลบทันทีที่คาดได้ว่าจะมีข้อพิพาท

สำนักงานช่วยร่างตารางระยะเก็บเอกสารให้เหมาะกับธุรกิจ ตรวจสัญญาและประกาศความเป็นส่วนตัวให้ตรงกัน ทำแบบคำสั่งระงับการลบและบันทึกการทำลาย และช่วยรวบรวมหลักฐานเมื่อมีข้อพิพาท โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา งานบัญชีและภาษีดูที่ บริการบัญชีและภาษี และการปรับระบบข้อมูลส่วนบุคคลดูที่ บริการ PDPA

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ