บริษัทไม่มีฝ่ายกฎหมาย วางระบบตรวจสัญญาก่อนเซ็นอย่างไร: ขั้นตอนอนุมัติสำหรับ SME ไทย

คำตอบหลัก

บริษัทที่ไม่มีฝ่ายกฎหมายไม่จำเป็นต้องให้ทนายอ่านทุกสัญญา แต่ต้องมี เส้นทางตายตัว ที่ทุกสัญญาต้องผ่านก่อนมีใครลงนาม คือ แบบฟอร์มคำขอหนึ่งใบ การจัดระดับความเสี่ยง ผู้อนุมัติที่ระบุชื่อในแต่ละระดับ การลงนามโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น และการเก็บบันทึกไว้หลังลงนาม ปัญหาสัญญาของ SME ส่วนใหญ่เกิดจากการข้ามเส้นทางนี้ มากกว่าเกิดจากข้อสัญญาข้อใดข้อหนึ่ง

หลักกฎหมาย (ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า) บริษัทจำกัดมีกรรมการจัดการตามข้อบังคับของบริษัท (มาตรา 1144) และความเกี่ยวพันระหว่างกรรมการ บริษัท และบุคคลภายนอก ให้บังคับตามบทบัญญัติว่าด้วยตัวแทน (มาตรา 1167) ในทางปฏิบัติ หนังสือรับรองบริษัทจะแสดงว่าใครมีอำนาจลงนามและลงนามอย่างไร และกรมพัฒนาธุรกิจการค้าระบุว่าตราสำคัญต้องจดทะเบียนเฉพาะกรณีที่อำนาจกรรมการกำหนดให้ต้องประทับตรา

ความเห็นเชิงปฏิบัติของเรา เขียนเส้นทางนี้ลงกระดาษสองหน้า มอบหมายเจ้าของเรื่อง และใช้กับทุกสัญญาเป็นเวลา 90 วัน ตัวเลขเกณฑ์ในแต่ละระดับด้านล่างเป็นตัวอย่าง ไม่ใช่ข้อกำหนดของกฎหมาย ให้ปรับตามความสามารถในการรับความเสียหายของบริษัทคุณ

คู่มือนี้พูดถึงขั้นตอนการทำงาน หากต้องการทราบว่าข้อสัญญาควรเขียนอย่างไร ดู สัญญาจ้างพัฒนาซอฟต์แวร์และซอร์สโค้ด และ ข้อตกลงด้วยวาจา

1. ระบบควบคุมสัญญาขั้นต่ำมีอะไรบ้าง

มีเจ็ดส่วน ไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ เริ่มด้วยโฟลเดอร์ร่วมและตารางสเปรดชีตก็เพียงพอ

1. รับเรื่อง ไม่มีใครเริ่มเจรจาจนกว่าจะกรอกแบบฟอร์มคำขอ
2. จัดระดับความเสี่ยง แบ่งเป็นต่ำ กลาง สูง
3. ตารางอำนาจอนุมัติ แต่ละระดับมีผู้อนุมัติที่ระบุชื่อ
4. บันทึกการตรวจและเจรจา จดสิ่งที่เปลี่ยนและผู้ตกลง
5. การลงนาม เฉพาะผู้มีอำนาจ และลงนามตามที่จดทะเบียนไว้
6. การเก็บ เก็บฉบับที่ลงนามแล้วและบันทึกการอนุมัติไว้ที่เดียว
7. ทะเบียนสัญญา รายการสัญญาที่ยังมีผล พร้อมวันที่สำคัญ

2. ใครมีอำนาจลงนามจริง

ขั้นตอนนี้คือสิ่งที่เจ้าของกิจการมักสันนิษฐานเอาเอง แทนที่จะตรวจสอบ

• อำนาจที่จดทะเบียนไว้เป็นตัวกำหนด หนังสือรับรองจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าระบุกรรมการผู้มีอำนาจและวิธีลงนาม เช่น คนเดียว สองคนร่วมกัน หรือพร้อมตราสำคัญ การลงนามนอกรูปแบบนั้นเปิดช่องให้ถกเถียงเรื่องอำนาจได้
• ตราสำคัญไม่จำเป็นเสมอไป คำแนะนำการจดทะเบียนของกรมฯ ระบุว่าบริษัทจะไม่จดทะเบียนตราสำคัญก็ได้ หากอำนาจกรรมการไม่ได้กำหนดให้ต้องประทับตรา แต่ถ้าหนังสือรับรองของคุณกำหนด ตราประทับก็เป็นส่วนหนึ่งของการลงนาม
• ผู้ที่ไม่ใช่กรรมการต้องมีอำนาจเป็นหนังสือ ผู้จัดการที่ลงนามต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่ระบุว่าลงนามอะไรได้ และวงเงินเท่าใด และตามหลักเรื่องตัวแทน ผู้ที่เชิดบุคคลอื่นออกแสดงเป็นตัวแทนของตน อาจต้องผูกพันต่อบุคคลภายนอกที่สุจริต (มาตรา 821) จึงไม่ควรปล่อยให้พนักงานขายลงนามเพราะ "สะดวก"
• ตรวจฝั่งคู่สัญญาด้วย ขอหนังสือรับรองบริษัทของคู่สัญญาที่ออกไม่นาน และเก็บไว้กับสัญญา
• อย่าใช้หนังสือรับรองที่เก่าเกินไป อำนาจที่จดทะเบียนอาจเปลี่ยน สำหรับสัญญาระดับกลางและสูง ควรขอฉบับใหม่

หากลงนามออนไลน์ ประเด็นเรื่องตราประทับและหลักฐานยืนยันตัวตน อ่านที่ การลงนามสัญญาบริษัทแบบออนไลน์ เราไม่ขอกล่าวซ้ำ

3. แบบฟอร์มคำขอควรมีอะไร

หนึ่งหน้า กรอกโดยผู้ที่ต้องการสัญญา ไม่ใช่กรรมการ สั้นพอที่คนจะกรอกจริง

4. จัดระดับความเสี่ยงและกำหนดผู้อนุมัติอย่างไร

ใช้มูลค่าและชนิดของความเสี่ยง จำนวนเงินด้านล่างเป็น ตัวอย่างสมมติ ให้เปลี่ยนเป็นตัวเลขที่เหมาะกับสภาพเงินสดของบริษัท

ปรับได้สามอย่าง คือ วงเงิน ผู้ตรวจ และข้อสัญญาที่ทำให้สัญญาถูกยกระดับเสมอ แล้วทำเป็นตารางเดียวที่ทุกคนเห็น

5. เรื่องใดควรส่งทนายภายนอกเสมอ

เลือกเหตุที่ไม่ขึ้นกับดุลยพินิจของใครในวันนั้น ตัวอย่างเช่น

• สัญญาโอนหรืออนุญาตให้ใช้ทรัพย์สินทางปัญญา หรือคู่สัญญาจะสร้างงานให้คุณ
• ความรับผิดไม่จำกัด หรือคุณต้องให้การชดใช้หรือค้ำประกันส่วนตัว
• ถูกขอให้ใช้กฎหมายต่างประเทศ ศาลต่างประเทศ หรืออนุญาโตตุลาการ
• เกี่ยวกับที่ดิน อาคาร สัญญาเช่า หรือหุ้น
• สัญญาผูกขาด มีข้อห้ามแข่งขัน หรือซื้อขายระยะยาว
• มีการแบ่งปันหรือประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
• คู่สัญญาหรือทนายของเขาเป็นผู้ร่างและไม่ยอมแก้
• มีข้อพิพาทกำลังก่อตัวอยู่แล้ว

ค่าใช้จ่ายทนายจะถูกลงเมื่อส่งชุดข้อมูลที่ครบ คือ แบบฟอร์มคำขอ สัญญาฉบับเต็มพร้อมเอกสารแนบ สิ่งที่คุณให้ความสำคัญทางธุรกิจ และจุดที่คุณไม่แน่ใจ หากสงสัยว่าควรจ้างเป็นรายเรื่องหรือจ้างที่ปรึกษาประจำ ดู การเลือกที่ปรึกษากฎหมายองค์กร

6. เจรจาอย่างไรไม่ให้ควบคุมไม่ได้

• ใช้เวอร์ชันเดียวในแต่ละครั้ง ตั้งชื่อไฟล์ด้วยวันที่และเลขเวอร์ชัน และให้คนเดียวเป็นผู้ส่ง
• บันทึกการเจรจาสั้น ๆ ทุกประเด็นจดว่าเขาขออะไร คุณตัดสินใจอย่างไร ใครอนุมัติ ใช้หนึ่งแถวในสเปรดชีตก็พอ
• เขียนจุดที่ยอมได้ ไว้ในแบบฟอร์มคำขอ เพื่อให้ทีมรู้ว่ายอมอะไรได้โดยไม่ต้องถามซ้ำ
• อย่าตกลงทางข้อความแล้วลงนามภายหลังโดยไม่ตรวจ ข้อความและอีเมลระหว่างเจรจายังอาจเป็นหลักฐานว่าตกลงอะไรกัน ดู ข้อตกลงด้วยวาจา
• อ่านรอบสุดท้าย ก่อนลงนาม ให้คนหนึ่งเทียบฉบับที่จะลงนามกับฉบับที่ตกลงล่าสุด

7. หลังลงนามต้องเก็บอะไร

• ฉบับที่ลงนามแล้ว พร้อมเอกสารแนบ ในโฟลเดอร์เดียวและตั้งชื่อตามแบบเดียวกัน
• บันทึกการอนุมัติ ได้แก่ แบบฟอร์มคำขอ การเห็นชอบของผู้อนุมัติ และบันทึกการเจรจา
• หลักฐานอำนาจของผู้ลงนาม คือหนังสือรับรองที่ใช้ หรือหนังสือมอบอำนาจ
• สำเนาให้เจ้าของเรื่องภายใน พร้อมวันสำคัญ

ในด้านรูปแบบ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ห้ามปฏิเสธผลผูกพันของข้อความเพียงเพราะอยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (มาตรา 7) และหากกฎหมายกำหนดให้ทำเป็นหนังสือ ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลงให้ถือว่าทำเป็นหนังสือแล้ว (มาตรา 8) ส่วนลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เพียงพอสำหรับสัญญาฉบับนั้นหรือไม่ เป็นอีกประเด็น ดูคู่มือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ข้างต้น สัญญาบางประเภท เช่น เกี่ยวกับที่ดิน ยังต้องทำตามแบบพิเศษ

ระยะเวลาเก็บเอกสาร อายุความทั่วไปตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์คือสิบปี หากไม่มีกฎหมายกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น (มาตรา 193/30) และบางสิทธิเรียกร้องมีอายุความสั้นกว่า ส่วนเอกสารทางบัญชีและภาษีมีกฎเรื่องการเก็บของตนเอง ควรสอบถามนักบัญชี แทนที่จะใช้ระยะเดียวกับทุกแฟ้ม

8. ทะเบียนสัญญาควรมีอะไร

สเปรดชีตหนึ่งแถวต่อหนึ่งสัญญาที่ยังมีผลก็เพียงพอ คอลัมน์ได้แก่

1. คู่สัญญาและชื่อสัญญา
2. เจ้าของเรื่องภายใน
3. วันเริ่มและวันสิ้นสุด
4. รูปแบบการต่ออายุ (ต้องทำเองหรืออัตโนมัติ)
5. วันสุดท้ายที่ต้องบอกกล่าว ไม่ต่ออายุหรือบอกเลิก
6. มูลค่าและวันชำระเงิน
7. ระดับและผู้อนุมัติ
8. ที่เก็บฉบับที่ลงนามแล้ว

ตั้งเตือนในปฏิทินอย่างน้อย 60 วันก่อนวันบอกกล่าว หรือนานกว่านั้นสำหรับสัญญาใหญ่ ทบทวนทะเบียนทุกเดือนในที่ประชุมผู้บริหาร และให้ทนายสุ่มตรวจปีละครั้ง

9. ความผิดพลาดที่พบบ่อย

1. ผู้ลงนามไม่อยู่ในหนังสือรับรอง และไม่มีหนังสือมอบอำนาจ
2. ลงนามก่อนแล้วค่อยอนุมัติ มีเส้นทางแต่ใช้หลังเหตุการณ์
3. ใช้แบบฟอร์มของคู่สัญญาโดยไม่แก้ เพราะเห็นว่า "เป็นมาตรฐาน"
4. พลาดวันบอกกล่าว สัญญาจึงต่ออายุอัตโนมัติ
5. ไฟล์หลายเวอร์ชันกระจายในหลายกล่องอีเมล โดยไม่มีบันทึกว่าตกลงอะไร
6. ไม่มีเจ้าของเรื่องภายใน หลังลงนามจึงไม่มีใครดูแลสัญญา

10. เช็กลิสต์ตั้งระบบภายในหนึ่งเดือน

1. เขียนเส้นทางสองหน้า ได้แก่ ขั้นตอน แบบฟอร์ม และผู้รับผิดชอบ
2. ขอหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด และจดวิธีลงนามรวมถึงตราสำคัญ
3. เตรียมหนังสือมอบอำนาจสำหรับพนักงานที่ต้องลงนาม พร้อมวงเงิน
4. สร้างแบบฟอร์มคำขอและทะเบียนสัญญา
5. ตกลงระดับความเสี่ยงและตารางอำนาจอนุมัติในระดับกรรมการ
6. ทำรายการเหตุที่ต้องส่งทนายภายนอก
7. ย้ายสัญญาเดิมเข้าทะเบียน เริ่มจากสัญญาที่ใกล้ต่ออายุ
8. ทบทวนระบบหลังผ่านไป 90 วัน

อ่านเพิ่มเติม

• การลงนามสัญญาบริษัทแบบออนไลน์
• ข้อตกลงด้วยวาจาบังคับได้หรือไม่
• การเลือกที่ปรึกษากฎหมายองค์กร
• สัญญาจ้างพัฒนาซอฟต์แวร์และซอร์สโค้ด

ระบบควบคุมสัญญาคือเส้นทางที่ทุกสัญญาต้องผ่าน ได้แก่ แบบฟอร์ม ระดับความเสี่ยง ผู้อนุมัติที่ระบุชื่อ ผู้ลงนามที่จดทะเบียน และทะเบียนวันสำคัญ เพื่อให้ใช้ทนายในจุดที่จำเป็นจริง

เราช่วยบริษัทจัดทำแบบสัญญามาตรฐาน เส้นทางอนุมัติ และหนังสือมอบอำนาจ ปรึกษาเบื้องต้นฟรี โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ สัญญาและเอกสาร ที่ปรึกษากฎหมายประจำ และ งานเลขานุการบริษัท

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ