เปลี่ยนผู้ทำบัญชีเมื่อพบว่ายื่นภาษีหรืองบการเงินไม่ครบ: ส่งมอบงาน ตรวจหลักฐาน และลำดับการแก้ไข

คำตอบหลัก

เมื่อพบว่าผู้ทำบัญชียื่นภาษีหรืองบการเงินไม่ครบ อย่าเพิ่งเซ็นสัญญากับสำนักงานบัญชีรายใหม่ทันที ให้ขอรับเอกสารส่งมอบ ตรวจเองว่ายื่นอะไรไปแล้วจริง แล้วค่อยแก้ตามลำดับ หน้าที่ตามกฎหมายเป็นของบริษัท ไม่ใช่ของผู้ทำบัญชีเดิม

หลักกฎหมาย (พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 และประมวลรัษฎากร) บริษัทเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี (มาตรา 8) และต้องส่งมอบเอกสารให้ผู้ทำบัญชีครบถ้วน (มาตรา 12) บริษัทจำกัดต้องเสนองบที่ผู้สอบบัญชีตรวจแล้วต่อที่ประชุมใหญ่ภายใน 4 เดือนนับแต่วันปิดบัญชี และยื่นต่อนายทะเบียนภายใน 1 เดือนนับแต่วันอนุมัติ (มาตรา 11 ประกอบ ป.พ.พ. มาตรา 1197 ตามคู่มือของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า) ส่วนภาษีที่ไม่ชำระตามกำหนดต้องเสียเงินเพิ่มร้อยละ 1.5 ต่อเดือน แต่ไม่เกินจำนวนภาษี (ประมวลรัษฎากร มาตรา 27)

ความเห็นเชิงปฏิบัติของเรา แก้ตามลำดับนี้ คือ หยุดความเสียหายใหม่ก่อน แล้วจัดการรายการที่มีภาษีค้างและเงินเพิ่มยังเดินอยู่ จากนั้นยื่นแบบที่ล่าช้า ตามด้วยงบการเงินและการสอบบัญชี การอนุมัติของผู้ถือหุ้น และการปรับปรุงข้อมูล อย่ายื่นอะไรย้อนหลังก่อนตรวจเอกสารส่งมอบให้เรียบร้อย

คู่มือนี้ว่าด้วยการเปลี่ยนผู้ทำบัญชีหลังเกิดความบกพร่อง หากต้องการเรื่องการวางระบบบัญชีปีแรก ดูคู่มือบัญชีปีแรกของบริษัท และหากต้องการปฏิทินภาษีรายเดือนรายปีของบริษัทที่มีต่างชาติถือหุ้น ดูภาระด้านบัญชีและภาษีของบริษัทที่มีชาวต่างชาติถือหุ้น เราไม่ได้ซ้ำเนื้อหาทั้งสองเรื่องนี้

1. ผู้ทำบัญชีไม่ยื่น ใครต้องรับผิดชอบ

บริษัทเป็นผู้รับผิดชอบ พ.ร.บ.การบัญชีกำหนดให้บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด และห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ส่วนผู้ทำบัญชีมีหน้าที่ทำบัญชีจากเอกสารที่บริษัทส่งให้

ข้อสังเกตจากตัวบท

• เอกสาร บริษัทต้องส่งเอกสารประกอบการลงบัญชีให้ครบถ้วน (มาตรา 12) หากผู้ทำบัญชีอ้างว่าไม่เคยได้รับเอกสาร นี่คือข้อเท็จจริงแรกที่ต้องพิสูจน์
• กรรมการ เมื่อนิติบุคคลกระทำความผิดตาม พ.ร.บ.นี้ กรรมการผู้จัดการ ผู้แทนนิติบุคคล หรือผู้รับผิดชอบการดำเนินงานต้องรับโทษด้วย เว้นแต่พิสูจน์ได้ว่าไม่ได้รู้เห็นหรือยินยอม (มาตรา 40)

บริษัทอาจมีสิทธิเรียกร้องต่อผู้ทำบัญชีเดิมตามสัญญา แต่เป็นอีกเรื่องหนึ่ง ควรทำให้บริษัทถูกต้องก่อน หากคิดจะเรียกร้อง ให้เก็บอีเมล แชต LINE และสัญญาว่าจ้างไว้ทั้งหมด

2. ควรขอเอกสารอะไรตอนส่งมอบงาน

ขอเป็นหนังสือ กำหนดวัน และเก็บรายการที่เซ็นรับกันไว้ กฎหมายให้บริษัทเก็บบัญชีและเอกสารประกอบไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี (มาตรา 14) และอธิบดีกำหนดให้เก็บเกิน 5 ปีแต่ไม่เกิน 7 ปีได้ ดังนั้นต้นฉบับเป็นของบริษัท ไม่ใช่ของผู้ทำบัญชี

เรื่องสิทธิเข้าระบบสำคัญที่สุด ควรให้ผู้ใช้ที่ลงทะเบียนในนามบริษัทถือบัญชี RD DBD และประกันสังคมเอง และเปลี่ยนรหัสผ่านในวันส่งมอบ หากผู้ทำบัญชีเดิมยื่นภายใต้บัญชีของตนเอง ให้สอบถามหน่วยงานว่าย้ายสิทธิอย่างไร อย่าเดา

3. ตรวจหลักฐานการยื่นด้วยตัวเองอย่างไร

ทำก่อนยอมรับสรุปจากผู้ทำบัญชีทั้งรายเก่าและรายใหม่

กรมสรรพากร (ภาษี) หลังเข้าสู่ระบบ e-Filing เมนูตรวจสอบผลการยื่นแบบจะแสดงแบบที่ยื่น และพิมพ์ภาพแบบกับใบเสร็จได้ ตามคำถามที่พบบ่อยของกรม สำหรับเดือนภาษีก่อนกันยายน 2564 มีเมนูดาวน์โหลดภาพแบบและใบเสร็จย้อนหลังแยกต่างหาก กรณีมีภาษีต้องชำระ ใบเสร็จอาจใช้เวลาราว 2 วันทำการหลังชำระจึงพิมพ์ได้ ให้เทียบเดือนต่อเดือน ได้แก่ ภ.พ.30 แบบหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1, 3, 53) ภ.ง.ด.51 ครึ่งปี และ ภ.ง.ด.50 ประจำปี แบบที่ยื่นโดยไม่มีภาษีต้องชำระก็ยังเป็นแบบที่ยื่นแล้ว ส่วนแบบที่ไม่ได้ยื่นจะไม่ปรากฏเลย

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (งบการเงิน) ค้นชื่อบริษัทในDBD DataWarehouse+เพื่อดูว่าปีใดมีงบ ในระบบ DBD e-Filing คู่มือระบุว่าหน้าจอจะแสดงเฉพาะปีที่ยังไม่ได้นำส่ง และนำส่งผ่านระบบได้สำหรับงบตั้งแต่ปี 2557 คู่มือของกรมยังกล่าวถึงข้อความ "ขาดส่งงบการเงินปี..." ที่อาจปรากฏในหนังสือรับรอง ให้ขอหนังสือรับรองฉบับล่าสุดมาอ่านหมายเหตุ

สำนักงานประกันสังคม นายจ้างส่งเงินสมทบภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ตาม พ.ร.บ.ประกันสังคม และเงินสมทบที่ส่งล่าช้าต้องเสียเงินเพิ่มร้อยละ 2 ต่อเดือน ให้ตรวจประวัติจากระบบ e-Service ของนายจ้างหรือถามสำนักงานประกันสังคม

บันทึกช่องว่างทุกรายการในตารางง่าย ๆ คือ แบบ งวด วันครบกำหนด สถานะ ยอดที่ต้องจ่าย ตารางนี้คือแผนงานของคุณ

4. กำหนดเวลาที่ใช้เทียบ

การขยายเวลาทางอินเทอร์เน็ตทำโดยประกาศกระทรวงการคลังที่มีช่วงเวลากำหนดและต่ออายุเป็นรอบ สำหรับงวดเก่า ให้ตรวจที่ rd.go.th ว่าเดือนนั้นอยู่ภายใต้ประกาศฉบับใดก่อนใช้วันที่ขยาย ภ.ง.ด.50 ต้องยื่นทุกปีแม้ไม่มีรายได้

5. ความล่าช้าทำให้เสียเพิ่มอะไรบ้าง

• เงินเพิ่ม ร้อยละ 1.5 ต่อเดือนหรือเศษของเดือนของภาษีที่ค้าง นับจากวันถัดจากวันครบกำหนดถึงวันชำระ และไม่เกินจำนวนภาษี (มาตรา 27) หากอธิบดีอนุมัติขยายเวลาและชำระภายในเวลาที่ขยาย อัตราลดเหลือร้อยละ 0.75
• ค่าปรับทางอาญาของแบบ สำหรับ ภ.ง.ด.50 หน้าคำถามของกรมสรรพากรระบุว่าการยื่นแบบล่าช้ากับการส่งบัญชีล่าช้านับเป็นสองกระทง กระทงละ 1,000 บาทหากไม่เกิน 7 วัน และ 2,000 บาทหากเกินกว่านั้น แบบอื่นมีตัวเลขของตนเอง ควรสอบถามก่อน
• เบี้ยปรับ หากเจ้าพนักงานประเมิน อาจมีเบี้ยปรับ คำสั่ง ท.ป.81/2542 กำหนดหลักเกณฑ์การลด โดยหากยื่นเองก่อนเจ้าพนักงานติดต่อมา จะเสียเบี้ยปรับเพียงบางส่วน สัดส่วนขึ้นกับประเภทแบบและระยะเวลาที่ล่าช้า ควรยืนยันตัวเลขของแบบแต่ละประเภทก่อนชำระ
• โทษปรับตาม พ.ร.บ.การบัญชี ไม่ยื่นงบการเงิน ปรับไม่เกิน 50,000 บาท (มาตรา 30) ไม่ให้ผู้สอบบัญชีตรวจตามที่กำหนด ปรับไม่เกิน 20,000 บาท (มาตรา 32) ไม่จัดทำบัญชีเลย ปรับไม่เกิน 30,000 บาทและวันละไม่เกิน 1,000 บาทจนกว่าจะแก้ (มาตรา 28) ไม่เก็บบัญชีและเอกสารตามระยะเวลา ปรับไม่เกิน 5,000 บาท (มาตรา 31 และ 14) อธิบดีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเปรียบเทียบความผิดเหล่านี้ได้ (มาตรา 41)

ตัวอย่างสมมติ บริษัทปิดบัญชีวันที่ 31 ธันวาคม ผู้ทำบัญชีไม่เคยยื่น ภ.ง.ด.50 สองปี และไม่ได้นำส่งงบปีล่าสุดต่อ DBD เมื่อตรวจแล้วพบว่าปีเก่ากว่าไม่มีภาษีต้องชำระ ส่วนปีล่าสุดมีภาษีค้าง เงินเพิ่มเดินเฉพาะปีล่าสุด จึงจัดการปีนั้นก่อน ปีที่ไม่มีภาษีก็ยังต้องยื่น และการนำส่ง DBD ต้องมีงบที่ตรวจและอนุมัติแล้ว ตัวเลขจริงต่างกันทุกกรณี ตัวอย่างนี้ใช้ดูลำดับเท่านั้น

6. แก้ตามลำดับใด

1. หยุดความเสียหาย เปลี่ยนรหัสผ่าน แต่งตั้งผู้ทำบัญชีรายใหม่เป็นหนังสือ และตรวจว่าแบบเดือนปัจจุบัน (VAT หัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม) ยื่นตรงเวลา ช่องว่างที่ยังขยายอยู่มีต้นทุนมากกว่าช่องว่างเก่า
2. จัดการรายการที่เงินเพิ่มยังเดินก่อน รายการที่มีภาษีค้างเพิ่มขึ้นร้อยละ 1.5 ต่อเดือนจนถึงเพดาน หากคำนวณภาษีจากบันทึกได้ ให้ยื่นและชำระก่อนแบบที่ไม่มีภาษี
3. ยื่นแบบที่ล่าช้า เริ่มจากปีเก่าสุด ภาษีมูลค่าเพิ่มและหัก ณ ที่จ่ายรายเดือนก่อน แล้ว ภ.ง.ด.50 ของแต่ละปีที่ขาด ปรึกษาเรื่องขอลดเบี้ยปรับตามคำสั่งของกรมสรรพากร คำขอทำก่อนที่จะมีหนังสือแจ้งการประเมิน
4. ทำงบการเงินและสอบบัญชีให้ทัน จัดทำบัญชีใหม่ตามจำเป็น ทำงบ และให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจแต่ละปี ผู้ทำบัญชีเดิมเป็นผู้สอบบัญชีไม่ได้ ดูบทบาทในคู่มือบัญชีปีแรก
5. การอนุมัติ บริษัทจำกัดต้องให้ผู้ถือหุ้นอนุมัติงบแต่ละปีในที่ประชุม และวันประชุมต้องใส่ในการนำส่ง DBD การประชุมย้อนหลังเป็นเรื่องที่พบได้ ดูเรื่องรูปแบบการประชุมได้ที่การประชุมผู้ถือหุ้นและกรรมการออนไลน์
6. นำส่ง DBD ผ่านระบบ e-Filing รวมทั้งบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นที่ต้องยื่นพร้อมการประชุม แล้วตรวจว่าหมายเหตุขาดส่งงบหมดไป
7. ปรับปรุงข้อมูล บันทึกผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชีรายใหม่ในแฟ้ม และตรวจว่ามีรายการจดทะเบียนที่ต้องเปลี่ยนหรือไม่ ดูการเปลี่ยนแปลงหลังจดทะเบียนบริษัท

7. เช็กลิสต์ส่งมอบและกู้สถานการณ์

1. ส่งหนังสือขอส่งมอบพร้อมรายการตามข้อ 2 และกำหนดเวลา
2. โอนหรือออกสิทธิเข้าระบบ RD DBD และประกันสังคมให้ผู้ใช้ของบริษัทเอง
3. ตรวจหลักฐานการยื่นเอง (ข้อ 3) และทำตารางช่องว่าง
4. จัดลำดับ รายการที่มีภาษีค้างก่อน แล้วตามอายุ
5. ถามที่ปรึกษาเรื่องการลดเบี้ยปรับก่อนยื่นหรือชำระ
6. ยื่นแบบรายเดือนก่อน แล้วแบบประจำปี เริ่มจากปีเก่าสุด
7. สอบบัญชี ประชุมผู้ถือหุ้น และนำส่ง DBD
8. เก็บเอกสารทุกรายการอย่างน้อย 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชีแต่ละปี
9. ตัดสินใจแยกต่างหากว่าจะเรียกร้องผู้ทำบัญชีเดิมหรือไม่

อ่านเพิ่มเติม

• บริษัทใหม่ต้องทำบัญชีอะไรบ้างในปีแรก
• ภาระด้านบัญชีและภาษีของบริษัทที่มีชาวต่างชาติถือหุ้น
• การเปลี่ยนแปลงหลังจดทะเบียนบริษัท
• การประชุมผู้ถือหุ้นและกรรมการออนไลน์
• การเลือกที่ปรึกษากฎหมายประจำบริษัท

หน้าที่ยื่นเป็นของบริษัท จึงควรรับเอกสารคืน ตรวจให้แน่ว่ายื่นอะไรไปจริง แล้วแก้ภาษีค้างก่อน ตามด้วยแบบที่ล่าช้า งบการเงิน และการอนุมัติ

เราช่วยบริษัทตรวจหลักฐานการยื่น วางแผนแก้ย้อนหลัง และดำเนินขั้นตอนด้านนิติบุคคล การปรึกษาเบื้องต้นฟรี โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมได้ที่ บัญชีและภาษี งานเลขานุการบริษัท และ ที่ปรึกษากฎหมายประจำ

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ