ขยายหลายสาขา ควบคุมสัญญาและเอกสารพนักงานให้เป็นระบบอย่างไร

คำตอบหลัก

ธุรกิจหลายสาขาไม่ได้เสียการควบคุมเพราะมีสาขามาก แต่เพราะแต่ละสาขาเซ็นสัญญา จ้างคน และเก็บเอกสารคนละแบบ วิธีแก้คือกติกาสั้น ๆ ไม่กี่ข้อ ได้แก่ บริษัทกำหนดเอกสารมาตรฐาน กำหนดว่าใครลงนามอะไรได้ และมีที่เก็บต้นฉบับกับทะเบียนกลางแห่งเดียว

หลักกฎหมาย (ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ประมวลรัษฎากร พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน) สัญญาเช่าร้านที่เกินสามปีต้องทำเป็นหนังสือและจดทะเบียน มิฉะนั้นบังคับได้เพียงสามปี (มาตรา 538) ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ที่เปิดสถานประกอบการเพิ่มต้องแจ้งกรมสรรพากรด้วยแบบ ภ.พ.09 ก่อนเปิดไม่น้อยกว่า 15 วัน และนายจ้างที่มีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่สิบคนขึ้นไปต้องมีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทย (มาตรา 108 แห่ง พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน)

มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา ให้ผู้จัดการสาขามีอำนาจบริหารร้าน ไม่ใช่อำนาจผูกพันบริษัท และให้สำนักงานใหญ่คุมสามเรื่อง คือชุดสัญญามาตรฐาน รายชื่อผู้มีอำนาจลงนามพร้อมวงเงิน และทะเบียนกลางของสัญญาและแฟ้มพนักงาน เรื่องอื่นมอบให้สาขาได้

1. สำนักงานใหญ่ควรคุมอะไร สาขาตัดสินใจอะไรได้

แบ่งเป็นสามระดับ

เขียนระดับเหล่านี้ไว้ กำหนดวงเงินเป็นบาท และให้กรรมการอนุมัติ ผู้จัดการสาขาที่ไม่ใช่กรรมการผูกพันบริษัทได้เฉพาะเมื่อบริษัทมอบอำนาจ ควรทำเป็นหนังสือมอบอำนาจหรือหนังสือมอบหมายที่ลงนามไว้ ก่อนส่งสัญญาออกให้ตรวจกรรมการผู้มีอำนาจจากหนังสือรับรองบริษัท ดูเรื่องเมื่อใดควรมีที่ปรึกษากฎหมายได้ใน การเลือกที่ปรึกษากฎหมายบริษัท

2. แม่แบบกลาง: ควรมีเอกสารอะไรบ้าง

ทำเอกสารที่ใช้ซ้ำทุกสาขาให้เป็นมาตรฐาน

• สัญญาจ้างและเงื่อนไขทดลองงาน
• เงื่อนไขซัพพลายเออร์และการส่งของ
• เงื่อนไขลูกค้า บัตรกำนัล และการคืนเงิน
• หนังสือรักษาความลับของพนักงาน
• เช็กลิสต์เปิดสาขาใหม่

เก็บฉบับหลักเพียงฉบับเดียว มีเลขเวอร์ชันและวันที่ สาขาใช้ฉบับหลัก ไม่ใช้สำเนาสัญญาเก่าจากร้านอื่น ถ้าสาขาต้องการแก้ไข ให้ขอสำนักงานใหญ่และบันทึกการแก้ไข สัญญาที่ตกลงด้วยวาจาก็อาจผูกพันบริษัทได้ จึงควรสั่งผู้จัดการสาขาไม่ให้ให้คำมั่นทางแชตหรือโทรศัพท์ ดู สัญญาปากเปล่าบังคับได้หรือไม่

3. สัญญาเช่าร้าน: ทำไมเส้นสามปีสำคัญ

การเช่าอสังหาริมทรัพย์ตามมาตรา 538 ต้องมีหลักฐานเป็นหนังสือ ถ้ามีกำหนดเกินสามปี หรือตลอดอายุของผู้ให้เช่าหรือผู้เช่า ต้องจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ด้วย ถ้าไม่จดทะเบียน จะฟ้องให้บังคับได้เพียงสามปี แม้ในสัญญาเขียนว่าเก้าปี

สำหรับธุรกิจเครือข่าย นี่คือความเสี่ยงทางธุรกิจ ไม่ใช่เรื่องเทคนิค ท่านอาจลงทุนตกแต่งร้านสี่ล้านบาทโดยอาศัยสัญญาสิบปี แต่ผู้ให้เช่าไม่ผูกพันหลังปีที่สาม ก่อนเซ็นให้ตรวจ

1. กำหนดเช่าเกินสามปีหรือไม่ รวมสิทธิต่ออายุที่ต่อโดยอัตโนมัติ
2. ใครเสียค่าจดทะเบียน และสัญญากำหนดให้จดหรือไม่
3. ผู้ให้เช่าเป็นเจ้าของจริงหรือเป็นผู้เช่าช่วง การเช่าช่วงขึ้นกับสัญญาเช่าหลัก
4. ถ้าผู้ให้เช่าขายทรัพย์ ท่านมีสิทธิอยู่ต่อหรือได้ชดเชยหรือไม่
5. ค่าตกแต่งและเงินมัดจำเมื่อเลิกสัญญาเป็นอย่างไร

หลายเครือข่ายใช้สัญญาสามปีแล้วทำสัญญาใหม่เมื่อครบ ซึ่งง่ายกว่าแต่คุ้มครองค่าตกแต่งน้อยกว่า ให้เลือกอย่างตั้งใจและบันทึกไว้ในทะเบียนสัญญาเช่า เรื่องการจดทะเบียนเช่าที่คล้ายกัน ดู สัญญาเช่าโรงงานสำเร็จรูป

4. แต่ละสาขาต้องจดทะเบียน VAT แยกหรือไม่

ประมวลรัษฎากรใช้คำว่า สถานประกอบการ ไม่ได้ใช้คำว่าสาขา ในข้อหารือกรณีบริษัทเก็บสินค้าไว้ที่บ้านกรรมการ กรมสรรพากรตอบว่าสถานที่ที่ใช้เก็บสินค้าเป็นประจำเป็นสถานประกอบการได้ บริษัทจึงต้องแจ้งเพิ่มด้วย ภ.พ.09 (มาตรา 85/7) และกรมสรรพากรยังชี้ว่าประมวลฯ ไม่ใช้คำว่า สาขา สำหรับ VAT

สำหรับธุรกิจเครือข่าย

• เปิดร้านหรือครัวใหม่ แจ้งด้วย ภ.พ.09 ก่อนวันเปิดไม่น้อยกว่า 15 วัน เพื่อขอใบทะเบียนของสถานที่นั้น (ประกาศอธิบดีฯ ฉบับที่ 131)
• เปลี่ยนชื่อ ที่ตั้ง ประเภทกิจการ หรือประเภทสินค้า/บริการ แจ้งภายใน 15 วันนับจากวันเปลี่ยนแปลง
• ปิดสถานประกอบการ คืนใบทะเบียนภายใน 15 วันนับจากวันปิด
• คลังกลางหรือครัวกลางอาจเป็นสถานประกอบการด้วย ควรถามนักบัญชีก่อนสรุปว่าไม่ต้องแจ้ง

แบบ ภ.พ.09 มีช่องแจ้งหยุดกิจการชั่วคราวเกิน 30 วันด้วย การไม่แจ้งมีโทษตามประมวลรัษฎากร เราไม่ได้ระบุจำนวนโทษไว้ ควรให้พนักงานสำนักงานใหญ่คนเดียวรับผิดชอบการแจ้งเปลี่ยนแปลง VAT และผูกกับเช็กลิสต์เปิดสาขา ดูเรื่องการปฏิบัติตามภาษีที่ บริการบัญชีและภาษี

5. ข้อบังคับการทำงานและแฟ้มพนักงาน: ใช้ทีละสาขาหรือไม่

ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน มาตรา 108 กำหนดให้นายจ้างที่มีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่สิบคนขึ้นไปต้องจัดให้มีข้อบังคับเป็นภาษาไทย ตามหน้าเว็บของกระทรวงแรงงาน นายจ้างต้องประกาศใช้ภายใน 15 วันนับแต่วันที่มีลูกจ้างครบสิบคน เก็บสำเนาไว้ที่สถานที่ทำงานหรือสำนักงานใหญ่ และปิดประกาศโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงานของลูกจ้าง ต้องมีเรื่องวันและเวลาทำงาน เวลาพัก วันหยุด การทำงานล่วงเวลา วันและสถานที่จ่ายค่าจ้าง การลา วินัยและโทษทางวินัย และการร้องทุกข์ หากแก้ไข ต้องประกาศภายในเจ็ดวันนับแต่วันที่ประกาศใช้ (มาตรา 110) และหน้าเว็บดังกล่าวระบุว่าไม่ต้องส่งสำเนาข้อบังคับที่แก้ไขให้อธิบดีกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน

ตัวบทนับลูกจ้างของนายจ้าง ซึ่งสำหรับบริษัทคือทั้งบริษัท อย่าสรุปว่าสิบสาขาที่แต่ละสาขามีคนน้อยจะไม่ถึงเกณฑ์ ใช้ข้อบังคับชุดเดียว ปิดประกาศทุกสาขา และเก็บวันที่ปิดประกาศพร้อมภาพถ่าย หากสาขามีกติกาเฉพาะ เช่น เวลาเปิดร้าน ให้ทำเป็นเอกสารแนบ

แฟ้มพนักงาน ใช้โครงสร้างเดียวกันทุกสาขา

• สัญญาจ้างที่ลงนามและเอกสารแก้ไข
• สำเนาบัตรประชาชน สำเนาใบอนุญาตทำงานของพนักงานต่างชาติ
• หนังสือเตือน พร้อมลายมือชื่อหรือพยาน
• บันทึกการลา ค่าล่วงเวลา และค่าจ้าง
• บันทึกการอบรมและใบอนุญาต (คลินิก: วันหมดอายุใบประกอบวิชาชีพ)
• เอกสารลาออกหรือเลิกจ้าง

ต้นฉบับควรถึงสำนักงานใหญ่ภายในกำหนด เช่น 7 วันนับจากวันลงนาม สำเนาสแกนที่สาขาเป็นเพียงฉบับใช้งาน ให้สำนักงานใหญ่ตรวจการเลิกจ้างและหนังสือเตือนร้ายแรงก่อนออก หากย้ายพนักงานระหว่างสาขา ดู การย้ายสถานที่ทำงานของลูกจ้าง

6. ข้อมูลพนักงานตาม PDPA จัดการอย่างไร

พนักงานเป็นเจ้าของข้อมูลไม่ว่าสาขาใดเก็บ บริษัทเป็นผู้ควบคุมข้อมูล สาขาไม่ได้เป็นผู้ควบคุมแยกต่างหาก หลักปฏิบัติ

• แจ้งพนักงานตอนรับสมัครว่าเก็บข้อมูลอะไรเพื่ออะไร (บัตรประชาชน บัญชีธนาคาร สุขภาพ ลายนิ้วมือหรือใบหน้า กล้องวงจรปิด)
• จำกัดการเข้าถึง ผู้จัดการสาขาเห็นตารางงานและเวลาเข้างาน เงินเดือนและแฟ้มส่วนตัวอยู่กับฝ่ายบุคคล
• ข้อมูลสุขภาพ ชีวมิติ และการตรวจประวัติอาชญากรรม มีความเสี่ยงสูง ควรพิจารณาก่อนว่าจำเป็นหรือไม่
• ไม่ส่งสำเนาบัตรหรือสัญญาในกลุ่ม LINE ของสาขา
• กำหนดระยะเวลาเก็บและวิธีลบแฟ้มของผู้ที่ออกแล้ว

รายละเอียดฐานทางกฎหมาย กล้องวงจรปิด และการสแกนลายนิ้วมือ อยู่ใน PDPA สำหรับงานบุคคล

7. ทะเบียนกลางของสัญญาและพนักงาน ควรบันทึกอะไร

เริ่มด้วยสเปรดชีตก็พอ บันทึก

ทบทวนทะเบียนทุกเดือน ตั้งเตือนล่วงหน้า 90 วันก่อนวันแจ้งทุกครั้ง

8. เมื่อใดสาขาต้องส่งเรื่องให้ที่ปรึกษา

ส่งให้ทนายหรือที่ปรึกษากฎหมายก่อนลงนามหรือดำเนินการ ในกรณีต่อไปนี้

• สัญญาเช่า แฟรนไชส์ สัญญาบริหาร หรือร่วมทุน
• สัญญานอกแบบมาตรฐาน หรือที่ไม่จำกัดความรับผิด
• การเลิกจ้าง กรณีวินัยที่กล่าวหาว่าลักทรัพย์หรือประพฤติผิด หรือหมายเรียกจากสำนักงานแรงงาน
• หนังสือบอกเลิกการเช่าจากผู้ให้เช่า การตรวจของหน่วยงานรัฐ หรือการเรียกร้องจากลูกค้าที่ได้รับบาดเจ็บ
• สัญญาที่เป็นภาษาต่างประเทศหรือเลือกใช้กฎหมายต่างประเทศ

เช็กลิสต์ก่อนเปิดสาขาถัดไป

1. กรรมการอนุมัติรายชื่อผู้มีอำนาจลงนามและวงเงิน
2. ตรวจสัญญาเช่า ถ้าเกินสามปีให้จัดการจดทะเบียน
3. ยื่น ภ.พ.09 ก่อนเปิดไม่น้อย 15 วัน
4. ปิดประกาศข้อบังคับการทำงานที่สาขาใหม่ (นับลูกจ้างทั้งบริษัท)
5. สัญญาจ้างใช้แม่แบบกลาง ส่งต้นฉบับถึงสำนักงานใหญ่
6. แจ้งนโยบายความเป็นส่วนตัวแก่พนักงานใหม่ และกำหนดสิทธิเข้าถึงข้อมูล
7. เพิ่มสาขาในทะเบียนสัญญาและทะเบียนพนักงาน
8. มอบรายการเรื่องที่ต้องส่งต่อให้ผู้จัดการสาขา

อ่านเพิ่มเติม

• PDPA สำหรับงานบุคคล: ข้อมูลพนักงาน กล้องวงจรปิด และการเฝ้าติดตาม
• สัญญาเช่าโรงงานสำเร็จรูปและการจดทะเบียน
• ร้านอาหารและคาเฟ่ที่ชาวต่างชาติเป็นเจ้าของ
• การเลือกที่ปรึกษากฎหมายบริษัท
• สัญญาปากเปล่าบังคับได้หรือไม่

คุมเครือข่ายสาขาด้วยสามอย่าง คือรายชื่อผู้มีอำนาจลงนาม สัญญาเช่าระยะยาวที่จดทะเบียน และข้อบังคับการทำงานกับแฟ้มพนักงานชุดเดียวทุกสาขา

เราช่วยธุรกิจเครือข่ายเรื่องแม่แบบสัญญาเช่าและซัพพลายเออร์ ข้อบังคับการทำงาน เอกสารจ้างงาน และที่ปรึกษากฎหมายประจำ ปรึกษาเบื้องต้นฟรี โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ สัญญาและเอกสาร เอกสารงานบุคคล และ ที่ปรึกษากฎหมายประจำ

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ