在許多司法管轄區，“誰能代表公司簽字”這一問題的答案取決於職位頭銜和內部授權制度。而在泰國，答案是以檔案形式呈現、供外部人士查驗的：即公司宣誓書，載明哪些董事可以簽字、以及需要何種簽字組合。
忽略這一點的外國母公司往往會陷入以下兩種情況之一——合同效力存疑，或者當地董事可獨自約束公司，而母公司卻以為並非如此。
登記簽署安排
泰國公司註冊時，其授權簽署安排也隨之登記。該安排可能要求一名指定董事單獨簽署、任意兩名董事共同簽署，或特定董事與另一人共同簽署——是否加蓋公司印章均可。
這一安排並非內部事務。它會體現在宣誓書中，也是銀行、房東、客戶或法院所依賴的依據。
由此立即產生兩個後果：
- 超出該安排的簽署會產生爭議，無論簽署人職務為何
- 該安排是一種控制機制，也是少數無需母公司到場即可運作的機制之一
公司宣誓書
公司宣誓書是公司已登記事項的認證摘錄：董事、簽署安排、註冊資本、註冊地址、經營宗旨。銀行開戶、租賃、供應協議、投標、訴訟等場景都會頻繁要求提供。
由於它反映的是登記在案的內容，而非公司內部的真實情況，治理偏差往往在此顯露無遺：已辭職卻從未辦理登出登記的董事；公司兩年前就已遷離的地址；已無法涵蓋公司當前實際業務的經營宗旨。
每年一次，將其與實際情況核對。只需一小時，就能避免那種在交易中途才暴露出來的問題。
授權委託書
當需要由經授權的董事以外的人代為行事時——例如經理前往政府機關、律師提交檔案、員工領取檔案——所使用的文書即為授權委託書，由有權授予該授權的人出具。
需要注意的實際問題（這些常讓外國父母中招）：
- 授權應針對特定任務；寬泛的、不設限的授權既存在內部風險，在實踐中也往往沒有幫助
- 有些機構要求使用其自己的表格來授權，並且不接受通用授權書
- 由本無授權許可權的人所出具的授權書毫無效力，這又回到了簽名安排的問題
- 在境外簽署的授權書通常需要認證和翻譯後才能在泰國使用
控制權悄然流失之處
僅需一人簽名的本地董事。 設立時方便，之後便無人再行審視。母公司的控制依賴的是善意，而非登記安排。
未登記的變更。 董事離任、地址變動、資本增加。內部記錄有變動，登記記錄卻未更新。
一直簽字的經理。 多年來，合同均由安排之外的某個人簽署。沒有人提出異議，因為從未出過問題——直到某個交易對手方有理由去查。
找不到的印章。 若登記安排要求蓋章，印章缺失會使簽署無法進行。
與業務脫節的經營範圍。 恰恰在銀行或許可機關將你的實際業務與登記內容進行比對時，問題就會出現。
年度簡短核查
- 調取最新宣誓書，並對照實際情況逐一核對
- 確認名單上的每位董事仍在任，且所有實際在任的董事都已在名單中
- 確認簽字安排仍與母公司保持控制權的意圖相符
- 確認註冊地址確實是實際接收信函的地址
- 確認註冊的經營範圍涵蓋當前業務活動
- 審查仍然有效的授權委託書，並撤銷已完成使命的委託書
如果您不確定目前誰能代表您的泰國公司行事，或希望更改簽字安排以反映集團的實際治理方式，請聯絡我們的團隊。