在许多司法管辖区，“谁能代表公司签字”这一问题的答案取决于职位头衔和内部授权制度。而在泰国，答案是以文件形式呈现、供外部人士查验的：即公司宣誓书，载明哪些董事可以签字、以及需要何种签字组合。
忽略这一点的外国母公司往往会陷入以下两种情况之一——合同效力存疑，或者当地董事可独自约束公司，而母公司却以为并非如此。
登记签署安排
泰国公司注册时，其授权签署安排也随之登记。该安排可能要求一名指定董事单独签署、任意两名董事共同签署，或特定董事与另一人共同签署——是否加盖公司印章均可。
这一安排并非内部事务。它会体现在宣誓书中，也是银行、房东、客户或法院所依赖的依据。
由此立即产生两个后果：
- 超出该安排的签署会产生争议，无论签署人职务为何
- 该安排是一种控制机制，也是少数无需母公司到场即可运作的机制之一
公司宣誓书
公司宣誓书是公司已登记事项的认证摘录：董事、签署安排、注册资本、注册地址、经营宗旨。银行开户、租赁、供应协议、投标、诉讼等场景都会频繁要求提供。
由于它反映的是登记在案的内容，而非公司内部的真实情况，治理偏差往往在此显露无遗：已辞职却从未办理注销登记的董事；公司两年前就已迁离的地址；已无法涵盖公司当前实际业务的经营宗旨。
每年一次，将其与实际情况核对。只需一小时，就能避免那种在交易中途才暴露出来的问题。
授权委托书
当需要由经授权的董事以外的人代为行事时——例如经理前往政府机关、律师提交文件、员工领取文件——所使用的文书即为授权委托书，由有权授予该授权的人出具。
需要注意的实际问题（这些常让外国父母中招）：
- 授权应针对特定任务；宽泛的、不设限的授权既存在内部风险，在实践中也往往没有帮助
- 有些机构要求使用其自己的表格来授权，并且不接受通用授权书
- 由本无授权权限的人所出具的授权书毫无效力，这又回到了签名安排的问题
- 在境外签署的授权书通常需要认证和翻译后才能在泰国使用
控制权悄然流失之处
仅需一人签名的本地董事。 设立时方便，之后便无人再行审视。母公司的控制依赖的是善意，而非登记安排。
未登记的变更。 董事离任、地址变动、资本增加。内部记录有变动，登记记录却未更新。
一直签字的经理。 多年来，合同均由安排之外的某个人签署。没有人提出异议，因为从未出过问题——直到某个交易对手方有理由去查。
找不到的印章。 若登记安排要求盖章，印章缺失会使签署无法进行。
与业务脱节的经营范围。 恰恰在银行或许可机关将你的实际业务与登记内容进行比对时，问题就会出现。
年度简短核查
- 调取最新宣誓书，并对照实际情况逐一核对
- 确认名单上的每位董事仍在任，且所有实际在任的董事都已在名单中
- 确认签字安排仍与母公司保持控制权的意图相符
- 确认注册地址确实是实际接收信函的地址
- 确认注册的经营范围涵盖当前业务活动
- 审查仍然有效的授权委托书，并撤销已完成使命的委托书
如果您不确定目前谁能代表您的泰国公司行事，或希望更改签字安排以反映集团的实际治理方式，请联系我们的团队。