พนักงานเก่าเอารายชื่อลูกค้าไปใช้: ความลับทางการค้าและเอกสารที่บริษัทควรมีไว้ก่อน

คำตอบหลัก

รายชื่อลูกค้าเป็นความลับทางการค้าได้ แต่บริษัทต้องแสดงได้ว่าเคยปฏิบัติต่อรายชื่อนั้นเป็นความลับจริง ธุรกิจขนาดเล็กและกลางส่วนใหญ่เก็บรายชื่อไว้ในสเปรดชีตที่ใครก็เปิดได้ ในกลุ่ม LINE หรือในมือถือของพนักงานขาย โดยไม่มีข้อตกลงรักษาความลับและไม่จำกัดว่าใครคัดลอกได้ นี่คือจุดอ่อน และแก้ไขได้ก่อนที่ใครจะลาออก

หลักกฎหมาย (พ.ร.บ.ความลับทางการค้า พ.ศ. 2545). มาตรา 3 ให้ความหมายความลับทางการค้าว่า ข้อมูลการค้าที่ยังไม่เป็นที่รู้จักกันโดยทั่วไปหรือเข้าถึงไม่ได้ในหมู่บุคคลที่โดยปกติเกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้น มีประโยชน์เชิงพาณิชย์เพราะเป็นความลับ และผู้ควบคุมได้ใช้มาตรการที่เหมาะสมเพื่อรักษาไว้เป็นความลับ มาตรา 6 ถือว่าการเปิดเผย เอาไป หรือใช้ความลับทางการค้าโดยไม่ได้รับความยินยอม อันขัดต่อแนวทางปฏิบัติในเชิงพาณิชย์ที่สุจริต เป็นการละเมิด หากผู้กระทำรู้หรือมีเหตุอันควรรู้ มาตรา 8 ให้เจ้าของขอให้ศาลสั่งระงับการละเมิดเป็นการชั่วคราว และฟ้องขอห้ามละเมิดพร้อมเรียกค่าสินไหมทดแทนได้

มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา. การชนะคดีหลังเกิดเรื่องขึ้นกับเอกสารที่ทำไว้ก่อนเกิดเรื่อง ได้แก่ ข้อตกลงรักษาความลับที่พนักงานลงนาม สิทธิเข้าถึงที่เหมาะกับหน้าที่ บันทึกการใช้งานระบบ และขั้นตอนออกจากงานที่มีหลักฐาน การติดต่อลูกค้าไม่ผิดกฎหมายในตัวเอง ประเด็นอยู่ที่ว่ามีการเอาอะไรไปหรือใช้อะไร และพิสูจน์ได้หรือไม่

คู่มือนี้เน้นเรื่องรายชื่อลูกค้า หากต้องการเปรียบเทียบสิทธิบัตร อนุสิทธิบัตร และความลับทางการค้าในภาพรวม อ่านที่ สิทธิบัตร อนุสิทธิบัตร หรือความลับทางการค้า

1. รายชื่อลูกค้าของเราเป็นความลับทางการค้าจริงหรือไม่

ลองตรวจสามส่วนของมาตรา 3 อย่างตรงไปตรงมา

ส่วนที่สามคือจุดที่บริษัทส่วนใหญ่ขาด เพราะเป็นเรื่องที่บริษัทต้องทำ ไม่ใช่สิ่งที่พนักงานทำ รายชื่อบริษัทลูกค้าเปล่า ๆ อ่อนมาก ส่วนแฟ้มที่รวมผู้ติดต่อ ประวัติสั่งซื้อ และเงื่อนไขที่เจรจาแล้ว แข็งแรงกว่า กฎหมายไม่ได้กำหนดจำนวนมาตรการที่ "พอ" แต่ถามว่ามาตรการเหมาะสมกับข้อมูลนั้นหรือไม่

2. ถึงขั้นไหนจึงเป็นการละเมิด

ตามมาตรา 6 การกระทำคือเปิดเผย เอาไป หรือใช้ความลับโดยไม่ได้รับความยินยอม ในลักษณะขัดต่อแนวทางปฏิบัติเชิงพาณิชย์ที่สุจริต และผู้กระทำต้องรู้หรือมีเหตุอันควรรู้ มาตราเดียวกันระบุว่ารวมถึงการผิดสัญญา และการจูงใจให้ละเมิดความลับที่ไว้เนื้อเชื่อใจ ในทางปฏิบัติได้แก่

• ดึงฐานข้อมูลลูกค้าออกก่อนลาออก แล้วใช้กับนายจ้างใหม่หรือกิจการของตนเอง
• ส่งไฟล์เข้าอีเมลหรือคลาวด์ส่วนตัว
• ใช้ไฟล์ชักชวนลูกค้าขณะยังเป็นพนักงาน
• นายจ้างใหม่ที่รู้ว่าเป็นไฟล์ของคนอื่นแต่ยังรับมาใช้

มาตรา 7 ระบุการกระทำที่ไม่ถือว่าเป็นการละเมิด เราอ่านแล้วเห็นว่าสองข้อเกี่ยวกับกรณีนี้ คือการได้ความลับมาโดยนิติกรรมจากคู่สัญญาโดยไม่รู้หรือไม่มีเหตุอันควรรู้ว่าอีกฝ่ายได้มาโดยละเมิดสิทธิผู้อื่น และการค้นพบโดยอิสระหรือการวิศวกรรมย้อนกลับ สิ่งที่พนักงานจำได้เกี่ยวกับลูกค้าที่เคยดูแล ไม่ชัดว่าเข้าข้อใด จึงอย่าเพิ่งสรุปว่าเป็นการละเมิด และในแง่พยานหลักฐาน สิ่งที่อยู่ในความจำกับสิ่งที่คัดลอกออกไปต่างกันมาก

3. ควรมีเอกสารอะไรก่อนพนักงานออกจากงาน

ไม่มีเอกสารใดเป็นเกราะวิเศษ แต่รวมกันแล้วแสดง "มาตรการที่เหมาะสม" ได้

1. สัญญาจ้างที่มีข้อรักษาความลับ. นิยามข้อมูลลับ (รายชื่อลูกค้า รายการราคา เงื่อนไขซัพพลายเออร์ ส่วนต่างกำไร) ระบุว่าหน้าที่ยังมีต่อหลังสิ้นสุดการจ้าง และระบุผลเมื่อผิดข้อตกลง
2. ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน. ครอบคลุมการใช้ระบบบริษัท อุปกรณ์ส่วนตัว การคัดลอกข้อมูล และโทษทางวินัย ดูเรื่องหลักฐานความเป็นเจ้าของบัญชีได้ที่ เอเจนซี่หรือพนักงานไม่คืนเพจเฟซบุ๊ก LINE OA โดเมน
3. ข้อตกลงรักษาความลับแยกต่างหาก. สำหรับพนักงานขายและดูแลลูกค้าระดับอาวุโส ฉบับสั้นแยกต่างหากชัดกว่าข้อสัญญาที่ซ่อนในสัญญาฉบับยาว เครื่องมือเดียวกันนี้ใช้กับบุคคลภายนอกได้ ดู NDA ก่อนเจรจาธุรกิจ
4. นโยบายจัดชั้นข้อมูลและการเข้าถึง. ระบุว่าข้อมูลใดลับ ใครเห็นได้ แชร์อย่างไร และให้สิทธิตามหน้าที่
5. การควบคุมระบบและบันทึกการใช้งาน. บัญชีรายบุคคล ไม่ใช้รหัสร่วม จำกัดการส่งออกและ USB และมีบันทึกว่าใครเปิดหรือดาวน์โหลดอะไร บันทึกเหล่านี้คือพยานหลักฐานที่คุณจะต้องการภายหลัง
6. ช่องทางที่เป็นของบริษัท. ติดต่อลูกค้าผ่านอีเมลบริษัท LINE OA ของบริษัท และ CRM ไม่ใช่บัญชีส่วนตัว
7. เช็กลิสต์ออกจากงานและหนังสือรับทราบ (หัวข้อที่ 5)

เรื่องร่างเอกสารบุคคล ดูที่ บริการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคล และ บริการสัญญาและเอกสาร

4. สัญญาห้ามพนักงานทำงานกับลูกค้าของเราหลังออกจากงานได้หรือไม่

ระวังในประเด็นนี้ ข้อตกลงที่จำกัดสิทธิในการประกอบอาชีพหรือธุรกิจ ไม่ได้ใช้บังคับได้โดยอัตโนมัติ และก็ไม่ได้เป็นโมฆะโดยอัตโนมัติ ตามมาตรา 5 แห่ง พ.ร.บ.ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 หากข้อตกลงนั้นทำให้ผู้ถูกจำกัดต้องรับภาระมากกว่าที่พึงคาดหมายได้ตามปกติ จะมีผลบังคับได้เพียงเท่าที่เป็นธรรมและพอสมควรแก่กรณี ศาลพิจารณาปัจจัย เช่น ขอบเขตพื้นที่ ระยะเวลา และความสามารถในการประกอบอาชีพทางอื่นของผู้ถูกจำกัด ผลจึงขึ้นกับข้อเท็จจริง เราจึงไม่ถือว่าข้อจำกัดเช่นนี้เป็นเครื่องมือป้องกันหลัก

เครื่องมือที่ตรงจุดกว่ามักปกป้องได้ง่ายกว่า แม้จะต้องพิจารณาเป็นรายกรณีเช่นกัน

• การรักษาความลับ ซึ่งคุ้มครองข้อมูล ไม่ใช่การทำมาหากินของบุคคล
• ข้อตกลงไม่ชักชวนลูกค้าที่ขอบเขตแคบ จำกัดเฉพาะลูกค้าที่พนักงานคนนั้นดูแลจริงและช่วงเวลาสั้นที่กำหนดชัด
• การคืนและลบข้อมูลบริษัท เมื่อออกจากงาน พร้อมหนังสือยืนยันที่ลงนาม

ร่างแต่ละข้อให้เหมาะกับตำแหน่ง และให้ทนายความตรวจก่อนนำมาใช้

5. ขั้นตอนออกจากงานควรเป็นอย่างไร

เช็กลิสต์ที่กรอกและลงนามครบ มักเป็นเอกสารที่ดีที่สุดฉบับเดียวในข้อพิพาทภายหลัง

• แจ้งเป็นหนังสือย้ำหน้าที่รักษาความลับที่ยังมีต่อไป
• เก็บคืนโน้ตบุ๊ก โทรศัพท์ ซิมการ์ด โทเค็น และกุญแจ พร้อมบันทึกหมายเลขเครื่อง
• ปิดสิทธิอีเมล CRM คลาวด์ แอปแชต และโฟลเดอร์ร่วมในวันสุดท้าย โดยเหมาะที่สุดคือเมื่อเลิกงาน
• โอนช่องทางและบัญชีของบริษัท เช่น LINE OA เพจโซเชียล โดเมน และกล่องอีเมลร่วม
• ตรวจบันทึกการใช้งานในช่วงสัปดาห์สุดท้ายว่ามีการส่งออกจำนวนมาก ส่งต่อไปอีเมลส่วนตัว หรือดาวน์โหลดผิดปกติหรือไม่ และเก็บสำเนาไว้
• ตกลงการส่งมอบลูกค้า ว่าใครรับช่วงดูแลแต่ละราย และมีข้อความสั้น ๆ แจ้งลูกค้า
• ให้พนักงานลงนามยืนยันว่าคืนหรือลบข้อมูลของบริษัทแล้วและไม่เก็บสำเนา
• เก็บหนังสือรับทราบที่ลงนามไว้ในแฟ้มประวัติพนักงาน

หากสงสัยว่ามีการกระทำผิด อย่าลบข้อมูลหรือนำโน้ตบุ๊กและโทรศัพท์ไปใช้ต่อ ควรทำสำเนาทางนิติวิทยาศาสตร์ก่อน หรืออย่างน้อยเก็บรักษาอุปกรณ์และบันทึกการใช้งานไว้

6. PDPA เกี่ยวข้องอย่างไร

หากรายชื่อมีข้อมูลของบุคคลที่ระบุตัวได้ เช่น ชื่อ เบอร์โทร อีเมล หรือ LINE ID ถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคล และบริษัทเป็นผู้ควบคุมข้อมูลที่ต้องรักษาความปลอดภัย การคัดลอกข้อมูลออกไปอุปกรณ์ส่วนตัวจึงเป็นความบกพร่องด้านความปลอดภัยฝั่งบริษัทด้วย ไม่ใช่เฉพาะพนักงาน ควรดำเนินสองเรื่องควบคู่กัน หน้าที่เกี่ยวกับข้อมูลพนักงานอยู่ใน PDPA กับข้อมูลพนักงานสำหรับฝ่ายบุคคล และขั้นตอนเมื่อข้อมูลรั่วอยู่ใน รับมือข้อมูลรั่ว ขั้นตอนแรก เราไม่อธิบาย PDPA ละเอียดในคู่มือนี้

7. เมื่อเกิดเรื่องแล้วทำอะไรได้บ้าง

ลำดับคร่าว ๆ โดยแต่ละขั้นต้องดูข้อเท็จจริงของคดี

1. เก็บรักษาพยานหลักฐาน. บันทึกการใช้งาน อีเมล อุปกรณ์ ข้อความกับลูกค้า เอกสารที่ลงนาม พร้อมบันทึกว่าใครจัดการเมื่อใด อย่าเผชิญหน้าพนักงานก่อนเก็บหลักฐานให้เรียบร้อย
2. ตรวจให้ชัดว่าถูกเอาอะไรไปหรือใช้อะไร. การคัดลอกไฟล์เดียวต่างจากการแข่งขันทั่วไปมาก
3. หนังสือทวงถาม. หนังสือจากทนายความให้หยุด คืนและลบข้อมูล และยืนยันเป็นหนังสือ มักเป็นทางที่เร็วและประหยัดที่สุดที่จะได้ผล ดู บริการหนังสือทวงถาม
4. ฟ้องทางแพ่งและมาตรการชั่วคราว. มาตรา 8 แห่ง พ.ร.บ.ความลับทางการค้า ให้เจ้าของขอให้ศาลสั่งระงับการละเมิดเป็นการชั่วคราว ซึ่งขอได้ก่อนฟ้องคดีหลัก และฟ้องขอห้ามละเมิดพร้อมเรียกค่าสินไหมทดแทนได้ โดยต้องมีหลักฐานโดยชัดแจ้งว่ามีหรือกำลังจะมีการละเมิด อาจอ้างการผิดข้อตกลงรักษาความลับและละเมิดตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ประกอบได้ ควรปรึกษาทนายความ เพราะแต่ละฐานมีเงื่อนไขของตนเอง
5. ทางอาญา. พ.ร.บ.ความลับทางการค้ามีบทลงโทษทางอาญา แต่มาตราที่เราอ่านคือมาตรา 33 ว่าด้วยการเปิดเผยความลับของผู้อื่นให้แพร่หลายต่อสาธารณะโดยเจตนากลั่นแกล้งให้เจ้าของเสียหาย จึงไม่ตรงกับกรณีทั่วไปที่ "เอารายชื่อไปใช้ให้คู่แข่ง" ส่วนประมวลกฎหมายอาญามาตรา 324 ว่าด้วยการเปิดเผยหรือใช้ความลับเกี่ยวกับอุตสาหกรรม การค้นพบ หรือการนิมิตในวิทยาศาสตร์ที่ล่วงรู้เพราะตำแหน่งหน้าที่ วิชาชีพ หรืออาชีพอันเป็นที่ไว้วางใจ และมาตรา 325 ระบุว่าความผิดในหมวดนั้นเป็นความผิดอันยอมความได้ พนักงานขายทั่วไปจะเข้ามาตรา 324 หรือไม่ ยังเป็นประเด็นที่ไม่ควรสันนิษฐาน หากข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการเอาทรัพย์สินบริษัทไปโดยทุจริต ทนายความควรพิจารณาความผิดอื่นประกอบ อย่าแจ้งความทางอาญาเพียงเพื่อกดดัน
6. กำหนดเวลา. มาตรา 10 แห่ง พ.ร.บ.ความลับทางการค้า กำหนดสามปีนับแต่เจ้าของรู้ถึงการละเมิดและรู้ตัวผู้กระทำ และไม่เกินสิบปีนับแต่วันที่มีการละเมิด ส่วนการเรียกร้องและการร้องทุกข์อื่นมีกำหนดเวลาต่างกัน จึงควรปรึกษาแต่เนิ่น ๆ

การตรวจข้อเท็จจริงภายในกรณีสงสัยว่าพนักงานเอาข้อมูลไป เป็นส่วนหนึ่งของบริการตรวจสอบพนักงาน และเรื่องกลยุทธ์ทรัพย์สินทางปัญญาอยู่ในหมวดทรัพย์สินทางปัญญา

8. เช็กลิสต์

• ระบุรายชื่อลูกค้าเป็นข้อมูลลับ เก็บในที่ควบคุมแห่งเดียว
• เข้าถึงตามหน้าที่ มีบัญชีรายบุคคล เปิดบันทึกการใช้งาน
• ข้อรักษาความลับในสัญญาจ้างทุกฉบับ และข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานครอบคลุมเรื่องข้อมูล
• ข้อตกลงรักษาความลับแยกต่างหากสำหรับพนักงานขายและดูแลลูกค้าระดับอาวุโส
• จำกัดหรือเฝ้าติดตามอีเมลส่วนตัว LINE ส่วนตัว และการส่งออกผ่าน USB
• ใช้ช่องทางของบริษัทในการติดต่อลูกค้า
• เช็กลิสต์ออกจากงาน คืนอุปกรณ์และข้อมูล หนังสือรับทราบที่ลงนาม
• แผนส่งมอบลูกค้าของพนักงานขายแต่ละคนที่ลาออก
• ขั้นตอนเก็บพยานหลักฐานพร้อมใช้หากสงสัยว่าข้อมูลรั่ว
• ข้อจำกัดหลังสิ้นสุดการจ้าง (ถ้ามี) ร่างอย่างแคบและให้ทนายความตรวจ

อ่านเพิ่มเติม

• สิทธิบัตร อนุสิทธิบัตร หรือความลับทางการค้า
• เอเจนซี่หรือพนักงานไม่คืนเพจเฟซบุ๊ก LINE OA โดเมน
• PDPA กับข้อมูลพนักงานสำหรับฝ่ายบุคคล
• รับมือข้อมูลรั่ว ขั้นตอนแรก
• NDA ก่อนเจรจาธุรกิจ

ป้องกันรายชื่อลูกค้าด้วยการปฏิบัติต่อมันเป็นความลับทุกวัน ไม่ใช่เฉพาะตอนมีคนลาออก เพราะมาตรการที่พิสูจน์ได้คือสิ่งที่ทำให้อ้างความลับทางการค้าได้

เราร่างข้อตกลงรักษาความลับ ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน และเอกสารออกจากงาน และช่วยเมื่อพนักงานเก่านำข้อมูลบริษัทไป ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมได้ที่ เอกสารด้านทรัพยากรบุคคล สัญญาและเอกสาร และ การตรวจสอบพนักงาน

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ