วัดผลที่ปรึกษากฎหมายรายเดือนอย่างไร เดือนที่ไม่มีคดีได้อะไร พร้อมตัวอย่างรายงานกฎหมายสำหรับผู้บริหาร

คำตอบหลัก

"เดือนนี้ไม่มีคดี" คือผลลัพธ์ที่ที่ปรึกษากฎหมายรายเดือนถูกออกแบบมาให้เกิด ไม่ใช่หลักฐานว่าไม่ได้ทำอะไร วิธีประเมินที่ถูกคือเลิกมองที่ศาล แล้วดูบันทึกรายเดือนว่าที่ปรึกษาตรวจ ตอบ ส่งหนังสือ และติดตามอะไรไปบ้าง

หลักกฎหมายและหน่วยงาน ไม่มีกฎหมายไทยกำหนดว่าต้องวัดหรือรายงานผลที่ปรึกษากฎหมายอย่างไร ตัวชี้วัดจึงเป็นข้อตกลงระหว่างบริษัทกับสำนักงาน แต่กฎหมายมีผลต่อกำหนดเวลาที่รายงานควรติดตาม เช่น คู่สัญญาที่จะเลิกสัญญาเพราะอีกฝ่ายไม่ชำระหนี้ ต้องกำหนดระยะเวลาพอสมควรแล้วบอกกล่าวให้ชำระก่อน (ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 387) และนายจ้างที่เลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยต้องระบุเหตุในหนังสือเลิกจ้างหรือแจ้งเหตุให้ลูกจ้างทราบขณะเลิกจ้าง มิฉะนั้นอ้างเหตุนั้นภายหลังไม่ได้ (พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน มาตรา 119 วรรคสุดท้าย)

ความเห็นเชิงปฏิบัติของเรา ควรตกลงสามอย่างตั้งแต่ต้น คือสิ่งที่จะวัด หน้าตารายงานรายเดือน และผู้รับรายงานฝั่งบริษัท แล้วอ่านรายงานนั้นจริง ที่ปรึกษาที่สรุปเดือนของตัวเองในหนึ่งหน้าไม่ได้ จะป้องกันตัวเองยากตอนต่อสัญญา ทั้งฝั่งลูกค้าและฝั่งสำนักงาน

คู่มือนี้ต่อจากเรื่องที่ควรได้ในเดือนแรก ซึ่งอยู่ใน การเลือกที่ปรึกษากฎหมายประจำบริษัท เราเริ่มที่เดือนที่สองเป็นต้นไป

1. ทำไม "เดือนนี้ไม่มีคดี" จึงเป็นผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

ที่ปรึกษารายเดือนคือค่าคำแนะนำก่อนที่ข้อเท็จจริงจะตายตัว ถ้าทนายอ่านสัญญาก่อนเซ็น ข้อพิพาทที่จะตามมาก็ไม่เกิด ถ้าหนังสือบอกกล่าวทวงถามทำให้ได้รับชำระ ก็ไม่มีคดีให้ฟ้อง ถ้าหนังสือเตือนพนักงานเขียนถูกต้อง ก็ไม่มีคดีแรงงาน

ปัญหาคือความเงียบแบบเดียวกันอาจเกิดจากงานที่ได้ผล หรือจากโชคดี ก็ได้ วิธีแก้คือบันทึก ไม่ใช่คำสัญญา ขอให้สำนักงานเก็บบันทึกงานที่ทำ และถามตัวเองว่าถ้าไม่มีบันทึกนั้น จะรู้ไหมว่าอะไรเปลี่ยนไป

ความเสียหายที่ไม่เกิดขึ้นไม่มีใครตีเป็นตัวเลขได้ รวมทั้งเราด้วย ให้ระวังรายงานใดที่อ้างว่าทำได้

2. อะไรนับเป็นหลักฐานว่าคุ้ม

ใช้สิ่งที่นับได้หรือชี้ได้จากแฟ้มของบริษัทเอง

อย่าใช้แถวใดแถวหนึ่งเป็นคะแนนรวม เดือนที่สัญญาน้อยอาจเป็นเดือนที่ดี เดือนที่คำถามมากอาจแปลว่าธุรกิจโต ไม่ใช่ว่ามีปัญหา

3. ตัวชี้วัดที่ควรตกลงตั้งแต่ต้น

เขียนไว้ในสัญญาที่ปรึกษาหรือเอกสารแนบ โดยใช้ตัวเลขของท่านเอง เราไม่ใส่เป้าหมายเชิงตัวเลขไว้ที่นี่ เพราะไม่มีกฎหมายกำหนด และระดับที่เหมาะขึ้นกับธุรกิจ

• เวลาตอบ ของคำขอทั่วไปและคำขอด่วน นับจากช่องทางที่ตกลงกัน
• เวลาตรวจต่อประเภทเอกสาร เช่น สัญญารักษาความลับมาตรฐานเทียบกับสัญญาซื้อขายที่ร่างเฉพาะ
• ทะเบียนสัญญา ที่ปรับปรุงเสมอ ได้แก่ คู่สัญญา เรื่อง วันเริ่มและวันสิ้นสุด ระยะบอกกล่าวต่อสัญญาและเลิกสัญญา และผู้ดูแลความสัมพันธ์
• รายงานรายเดือน ส่งตามวันที่ตกลงให้ผู้รับที่ระบุชื่อ
• ทบทวนรายไตรมาส ทั้งหมดข้างต้น พร้อมสิทธิ์ปรับเป้า
• สิ่งที่อยู่นอกขอบเขตที่ปรึกษา เพื่อไม่ต้องเถียงกันเรื่องขอบเขตเวลาที่พลาดเป้า งานคดีเสนอราคาแยกก่อนเริ่มงาน

ตัวชี้วัดที่ตรวจสอบจากบันทึกไม่ได้ ให้ตัดออก

4. ตัวอย่างรายงานกฎหมายสำหรับผู้บริหารหน้าตาเป็นอย่างไร

แบบด้านล่างเป็นรูปแบบ ตัวอย่างสมมติ ข้อมูลทุกบรรทัดแต่งขึ้นเพื่อแสดงรูปแบบ ไม่ได้มาจากลูกค้าจริง ฉบับใช้งานจริงควรไม่เกินหนึ่งหน้า แล้วแนบรายละเอียดท้ายเล่ม

รายงานกฎหมายรายเดือน — [ชื่อบริษัท]
ประจำเดือน: [เดือน ปี]        เสนอ: [ชื่อ ตำแหน่ง]

1. เรื่องที่รับในเดือนนี้ (แยกตามประเภท)
   สัญญา: [n]   บุคคล: [n]   ทวงหนี้: [n]
   กำกับดูแล/ใบอนุญาต: [n]   คำถามอื่น: [n]

2. สัญญาที่ตรวจ
   | คู่สัญญา   | ประเภท  | สถานะ            | ข้อที่แก้สำคัญ            |
   | ลูกค้า A   | ซื้อขาย | เซ็นแล้ว         | จำกัดข้อความรับผิดให้แคบลง |
   | ผู้ขาย B   | จัดหา   | รอคู่สัญญาตอบ   | สอบถามเงื่อนไขการชำระ     |
   | ลูกค้า C   | บริการ  | ส่งกลับมาที่เรา  | รอบริษัทตัดสินใจ          |

3. เรื่องค้าง
   | เรื่อง               | ขั้นตอนถัดไป        | ผู้รับผิดชอบ (บริษัท/สำนักงาน) | ภายใน  |
   | ใบแจ้งหนี้ค้าง D     | หนังสือทวงครั้งที่สอง | สำนักงาน                       | [วันที่] |
   | หนังสือเตือนพนักงาน E | บริษัทยืนยันข้อเท็จจริง| ฝ่ายบุคคลของบริษัท             | [วันที่] |

4. กำหนดเวลาข้างหน้า (60-90 วัน)
   - ต่อสัญญาและช่วงบอกกล่าว: [รายการจากทะเบียน]
   - ต่ออายุใบอนุญาต/จดทะเบียน: [รายการ]
   - หนังสือหรือหน่วยงานที่ต้องตอบ: [รายการ]
   - วันที่อายุความต้องระวัง: [เรื่อง วันที่ให้สำนักงานยืนยัน]

5. เรื่องที่ต้องให้ผู้บริหารตัดสินใจ
   - [เรื่อง ทางเลือกบรรทัดละข้อ ความเห็นของสำนักงาน วันที่ต้องการคำตอบ]

6. ความเสี่ยงที่เปลี่ยนจากเดือนก่อน
   - เพิ่ม: [รายการ เหตุผล]   ลด: [รายการ เหตุผล]   ใหม่: [รายการ]

7. บทเรียนและการแก้แบบฟอร์ม
   - [เรียนรู้อะไร แก้แบบฟอร์มหรือข้อบังคับใด]

ภาคผนวก (ถ้ามี): ทะเบียนสัญญาฉบับเต็ม รายการหนังสือโต้ตอบ บันทึกรายเรื่อง

สามนิสัยที่ทำให้รายงานใช้ได้จริง คือใส่เรื่องที่ต้องตัดสินใจไว้ตอนต้นถ้าใกล้ถึงกำหนด ใส่ผู้รับผิดชอบทุกเรื่องค้าง ไม่ว่าฝั่งบริษัทหรือสำนักงาน และระบุสิ่งที่สำนักงานประเมินไม่ได้เพราะขาดเอกสาร เพื่อให้เห็นช่องว่าง

อายุความต่างกันไปตามประเภทสิทธิเรียกร้อง สำนักงานจึงควรยืนยันแต่ละเรื่อง เราไม่ให้หลักทั่วไปไว้ที่นี่

5. ตั้งระบบตามขนาดบริษัทอย่างไร

บริษัทขนาดเล็ก (เจ้าของกับผู้ประสานงานหนึ่งคน) เลือกผู้ประสานงานหนึ่งคนส่งคำขอทั้งหมด ใช้โฟลเดอร์ร่วมเก็บทะเบียนและรายงานรายเดือน อ่านรายงานหนึ่งหน้าทุกเดือน ตรวจทุกไตรมาสก็เพียงพอ

บริษัทขนาดกลาง ให้ฝ่ายบุคคล การเงิน และจัดซื้อส่งผ่านช่องทางเดียวกัน สำนักงานจะเห็นภาพรวม และผู้ประสานงานเห็นว่าใครถามอะไร รักษาทะเบียนให้ทันสมัย รับรายงานรายเดือน และประชุมทบทวนรายไตรมาสเพื่อเทียบเป้ากับที่เกิดขึ้นจริง

กลุ่มบริษัทหรือกิจการที่ต่างชาติถือหุ้น ทำทะเบียนแยกต่อนิติบุคคล เพิ่มสรุปสองภาษาสั้น ๆ สำหรับสำนักงานใหญ่ ว่าอะไรเปลี่ยน อะไรค้าง อะไรใกล้ถึงกำหนด และอะไรต้องตัดสินใจ ตกลงเกณฑ์ส่งเรื่องขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น ข้อพิพาทหรือหนังสือจากหน่วยงานแบบใดต้องแจ้งสำนักงานใหญ่ในวันเดียวกัน ด้านสำนักงานใหญ่ดูได้ใน การบริหารบริษัทลูกในไทยจากต่างประเทศโดยไม่มีทีมกฎหมายไทย เอกสารไทยยังเป็นภาษาไทย สรุปจึงชี้ไปที่เอกสาร ไม่ได้แทนที่เอกสาร

6. ถ้ารายงานบางหรือส่งช้าควรทำอย่างไร

ยกขึ้นในการทบทวนรายไตรมาส ไม่ใช่ตอนต่อสัญญา ตรวจก่อนว่าฝั่งบริษัทป้อนข้อมูลให้หรือไม่ เพราะคำขอที่ส่งนอกช่องทางและเอกสารที่ไม่ได้ให้ เป็นสาเหตุทั่วไปที่ทำให้รายงานดูบาง แล้วจึงขอแผนเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมวันที่จากสำนักงาน

ถ้ารายงานสม่ำเสมอแต่ยังมีเนื้อหาน้อย ให้ถามว่าตรวจอะไรไปและไม่ได้ตรวจอะไร เรื่องที่มีน้อยไม่ใช่ความผิด แต่ที่ปรึกษาที่ตอบไม่ได้ว่าเห็นอะไร ถือเป็นปัญหา

7. เช็กลิสต์

1. กำหนดผู้ประสานงานฝั่งบริษัทหนึ่งคน และหัวหน้าทีมฝั่งสำนักงานหนึ่งคน
2. ตกลงช่องทางส่งคำขอช่องทางเดียว และช่วงเวลาตอบตามที่ท่านกำหนดเอง
3. ตกลงเวลาตรวจต่อประเภทเอกสารและเขียนไว้
4. เริ่มทะเบียนสัญญาและปรับปรุงเสมอ
5. ตกลงรูปแบบรายงานหนึ่งหน้าและวันส่งทุกเดือน
6. ใส่ผู้รับผิดชอบและวันที่ในทุกเรื่องค้าง
7. ทบทวนรายไตรมาส และแก้เป้าเป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้น
8. ตรวจว่าอะไรอยู่นอกขอบเขตที่ปรึกษา จะได้ไม่เถียงกันภายหลัง

อ่านเพิ่มเติม

• การเลือกที่ปรึกษากฎหมายประจำบริษัท: ควรจ้างเมื่อใด และสัญญาควรระบุอะไร
• การบริหารบริษัทลูกในไทยจากต่างประเทศโดยไม่มีทีมกฎหมายไทย
• กระบวนการตรวจและอนุมัติสัญญาเมื่อไม่มีฝ่ายกฎหมาย
• อะไรมีผลต่อใบเสนอราคาที่ปรึกษากฎหมายรายเดือน

ประเมินที่ปรึกษากฎหมายจากบันทึกรายเดือนว่าตรวจ ตอบ ส่งหนังสือ และติดตามอะไรไปบ้าง ไม่ใช่จากการที่มีคดีขึ้นศาลหรือไม่

เราให้บริการทนายประจำรายเดือนที่กำหนดตัวผู้รับผิดชอบ โดยตกลงขอบเขตและปริมาณงานรายเดือนล่วงหน้า ครอบคลุมการตรวจสัญญา ข้อหารือประจำวัน หนังสือบอกกล่าวทวงถาม และการเจรจาข้อพิพาทก่อนถึงศาล งานคดีเสนอราคาแยกก่อนเริ่มงาน ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมได้ที่ ที่ปรึกษากฎหมายประจำบริษัท สัญญาและเอกสาร และ งานเลขานุการบริษัท

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ