บริษัทต่างชาติไม่มีฝ่ายกฎหมายในไทย บริหารบริษัทลูกในไทยอย่างไร

คำตอบหลัก

บริษัทลูกในไทยบริหารจากต่างประเทศได้ดี แม้ไม่มีฝ่ายกฎหมายในไทย หากมีสี่อย่าง คือ รายชื่อผู้ลงนามที่ชัดเจน กฎว่าเอกสารใดต้องมีฉบับภาษาไทย วิธีส่งหนังสือมอบอำนาจที่เชื่อถือได้ และผู้รับผิดชอบปฏิทินกฎหมายหนึ่งคนที่รายงานสำนักงานใหญ่

หลักกฎหมาย (กฎหมายและหน่วยงาน) บริษัทจำกัดอยู่ในความจัดการของกรรมการตามข้อบังคับ (ป.พ.พ. มาตรา 1144) กรรมการที่ผูกพันบริษัทได้คือผู้ที่จดทะเบียนอำนาจไว้กับ DBD ศาลไทยดำเนินกระบวนพิจารณาเป็นภาษาไทย (ป.วิ.แพ่ง มาตรา 46) และนายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนต้องมีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทย (พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน มาตรา 108)

มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา นโยบายของสำนักงานใหญ่กับข้อมูลที่จดทะเบียนในไทยเป็นสองชั้นแยกกัน นโยบายบอกว่าใครต้องอนุมัติ ส่วนทะเบียนบอกว่าลายมือชื่อของใครผูกพันบริษัทตามกฎหมาย ปัญหาส่วนใหญ่เกิดจากสองชั้นนี้ไม่ตรงกัน

เรื่องรอบภาษีและการยื่นแบบประจำ อ่าน ภาระด้านบัญชีและภาษีของบริษัทไทยที่มีต่างชาติถือหุ้น คู่มือนี้ไม่อธิบายซ้ำ

1. ใครลงนามแทนบริษัทในไทยได้จริง

คือบุคคลที่ระบุไว้ในหนังสือรับรองบริษัท เอกสารของ DBD ระบุว่าการจดทะเบียนต้องมี "รายชื่อหรือจำนวนกรรมการที่มีอำนาจลงชื่อแทนบริษัท" และบริษัทไม่ต้องจดทะเบียนตราสำคัญก็ได้ หากอำนาจกรรมการไม่ได้กำหนดให้ประทับตราสำคัญ ถ้าอำนาจระบุว่า "กรรมการสองคนลงนามร่วมกันและประทับตราสำคัญ" เอกสารที่กรรมการสองคนลงนามแต่ไม่ประทับตรา ย่อมไม่เป็นไปตามอำนาจที่จดไว้

ประเด็นที่ควรตกลงกับสำนักงานใหญ่

• ให้นโยบายตรงกับทะเบียน หากต้องการสองลายมือชื่อสำหรับสัญญาที่เกินวงเงิน ให้จดอำนาจเช่นนั้น หรือเพิ่มขั้นตอนอนุมัติภายในก่อนผู้ลงนามที่จดทะเบียนจะลงนาม
• คนที่สำนักงานใหญ่ไม่ใช่ผู้ลงนามเพียงเพราะตำแหน่ง ผู้อำนวยการภูมิภาคหรือ GC ที่ไม่ได้เป็นกรรมการบริษัทไทย ลงนามแทนบริษัทด้วยตำแหน่งอย่างเดียวไม่ได้ อนุมัติภายในได้ หรือถือหนังสือมอบอำนาจ
• การเปลี่ยนอำนาจต้องทำตามขั้นตอน การแก้ไขรายการจดทะเบียนยื่นโดยกรรมการตามอำนาจที่จดไว้เดิม ดู การเปลี่ยนแปลงของบริษัทหลังจดทะเบียน
• ตราสำคัญ DBD ระบุว่าตราหาย ชำรุด หรือเปลี่ยนแบบ ต้องจดทะเบียนแก้ไข โดยกรรมการผู้มีอำนาจเป็นผู้ยื่น ควรเก็บตราไว้ในไทยโดยมีผู้ดูแลที่ระบุชื่อและบันทึกการใช้
• ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ใช้แทนตราได้หรือไม่ ดู ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในสัญญาบริษัท

2. เอกสารใดต้องเป็นภาษาไทย

สำหรับสัญญาสองภาษา ควรมีข้อหนึ่งระบุว่าฉบับใดใช้บังคับ และอีกข้อระบุว่าอีกฉบับเป็นเพียงอำนวยความสะดวก หากเว้นไว้ ศาลไทยจะพิจารณาจากฉบับไทยและคำแปล ข้อพิพาทก็จะรวมถึงเรื่องว่าถ้อยคำภาษาอังกฤษหมายถึงอะไร สัญญาภาษาอังกฤษล้วนใช้ได้ แต่หากถึงศาลก็มักต้องมีผู้แปลโดยอีกฝ่ายหรือศาลกำหนด

สัญญาจ้างแรงงานทำเป็นภาษาอังกฤษได้ แต่ควรมีฉบับไทยเพื่อป้องกันข้อโต้แย้งว่าลูกจ้างเข้าใจเนื้อหาหรือไม่ เราไม่แนะนำให้เอกสารเลิกจ้างหรือทางวินัยมีเฉพาะภาษาอังกฤษ

3. ส่งหนังสือมอบอำนาจจากสำนักงานใหญ่อย่างไร

หนังสือมอบอำนาจให้บุคคลในไทยกระทำการแทนบริษัทหรือผู้บริหารของสำนักงานใหญ่

1. ร่างให้ตรงกับงาน ตาม ป.พ.พ. ตัวแทนที่ได้รับมอบอำนาจเฉพาะการ ทำได้เพียงเท่าที่จำเป็นให้กิจนั้นสำเร็จ (มาตรา 800) ส่วนมอบอำนาจทั่วไปครอบคลุมการจัดการแทน แต่ไม่รวมบางการ เช่น ขายหรือจำนองอสังหาริมทรัพย์ (มาตรา 801) ระบุการที่มอบ ตัวผู้รับมอบ และระยะเวลา
2. ลงนามต่อหน้าโนตารี ในประเทศที่ผู้ลงนามอยู่ พร้อมหลักฐานว่าผู้ลงนามมีอำนาจลงนามแทนบริษัทต่างประเทศ
3. รับรองนิติกรณ์เพื่อใช้ในไทย ปัจจุบันโดยทั่วไปทำผ่านสถานทูตหรือสถานกงสุลไทย ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติสารเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille เมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และตารางสถานะของ HCCH ระบุวันมีผลบังคับใช้ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนถึงวันนั้น ให้สอบถามสถานทูตหรือสถานกงสุลไทยและหน่วยงานปลายทางว่าต้องใช้วิธีใด หลังวันดังกล่าว คาดว่าตราประทับ Apostille จากรัฐภาคีอื่นจะใช้แทนขั้นตอนรับรองของสถานทูตสำหรับเอกสารมหาชนที่อยู่ในขอบเขตอนุสัญญา แต่อนุสัญญามีข้อยกเว้น จึงควรตรวจเป็นรายเอกสาร
4. แปลเป็นภาษาไทย หากหน่วยงานปลายทางขอ
5. ทำทะเบียนหนังสือมอบอำนาจ ระบุผู้มอบ ผู้รับมอบ ขอบเขต วันหมดอายุ และที่เก็บต้นฉบับ

ขั้นตอนรับรองเอกสารฝั่งไทย ดู เอกสารที่ต้องรับรอง หากไม่อยากส่งเอกสารกระดาษบ่อย ๆ ให้พิจารณาว่าการมอบอำนาจระยะยาวหรือการมีกรรมการที่จดทะเบียนอยู่ในไทยเหมาะกว่าหรือไม่

4. การประชุมกรรมการและผู้ถือหุ้นทำอย่างไร

กรรมการและผู้ถือหุ้นที่อยู่ต่างประเทศเข้าร่วมประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้เมื่อครบเงื่อนไขทางกฎหมาย เรื่องหนังสือนัดประชุม องค์ประชุม รายงานการประชุม และหลักฐาน ดู การประชุมผู้ถือหุ้นและคณะกรรมการแบบออนไลน์ ในแง่การประสานงาน ควรทำปฏิทินจุดตัดสินใจประจำปี เช่น ประชุมสามัญผู้ถือหุ้น การอนุมัติงบ และการเปลี่ยนกรรมการ แล้วส่งเอกสารล่วงหน้าให้สำนักงานใหญ่มีเวลาตรวจ

5. ด้านบุคคลต้องมีอะไร

หากบริษัทลูกมีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่สิบคนขึ้นไป มาตรา 108 กำหนดให้มีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทย กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานระบุว่านายจ้างต้องประกาศใช้ภายใน 15 วันนับแต่มีลูกจ้างครบสิบคน เก็บสำเนาไว้ที่สถานประกอบกิจการ และปิดประกาศโดยเปิดเผย หากแก้ไข ต้องประกาศข้อบังคับที่แก้ไขภายในเจ็ดวันนับแต่วันที่ประกาศใช้ เราไม่พบว่ามาตรา 108 กำหนดให้ยื่นข้อบังคับฉบับแรกต่อสำนักงานแรงงาน หากต้องการความแน่ใจให้สอบถามสำนักงานสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานในพื้นที่

สำนักงานใหญ่ไม่ควรนำคู่มือพนักงานระดับโลกมาใช้เป็นข้อบังคับของไทยโดยตรง ควรปรับและให้ตรวจฉบับไทย ภาพรวมการตรวจแฟ้มแรงงาน ดู การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานของนายจ้าง

6. ทีมในไทยควรรายงานอะไรต่อสำนักงานใหญ่

กฎหมายไม่ได้กำหนดจังหวะการรายงานระหว่างบริษัทแม่กับบริษัทลูก จึงเป็นเรื่องของการกำกับดูแล เราแนะนำรายงานหนึ่งหน้าทุกเดือน ประกอบด้วย

• รายการจดทะเบียนที่เปลี่ยน (กรรมการ ที่อยู่ ทุน อำนาจ)
• เอกสารที่จะหมดอายุภายใน 90 วัน (หนังสือมอบอำนาจ ใบอนุญาต ใบอนุญาตทำงาน สัญญาเช่า)
• สัญญาที่ลงนามเกินวงเงินอนุมัติ
• ข้อพิพาท หนังสือทวงถาม และหนังสือจากหน่วยงานรัฐที่ค้างอยู่
• รายการในปฏิทินที่ครบกำหนดใน 60 วันข้างหน้า

7. ตัวอย่างสมมติ

กลุ่มบริษัทยุโรปแห่งหนึ่งมีบริษัทลูกในไทยที่มีลูกจ้าง 12 คน กรรมการไทยสองคนจดอำนาจให้ลงนามร่วมกันและประทับตราสำคัญ GC ภูมิภาคตรวจสัญญาเป็นภาษาอังกฤษ ตามแนวทางข้างต้น กลุ่มควร (ก) ให้กรรมการสองคนลงนามหลัง GC อนุมัติ (ข) ใส่ข้อกำหนดฉบับที่ใช้บังคับ (ค) ตรวจว่ามีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานภาษาไทย และ (ง) ทำทะเบียนหนังสือมอบอำนาจ นี่เป็นเพียงภาพประกอบ ไม่ใช่เรื่องจริง

8. รายการตรวจสอบ

1. ขอหนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด และเทียบอำนาจลงนามกับนโยบายสำนักงานใหญ่
2. กำหนดผู้เก็บตราสำคัญ และทำบันทึกการใช้
3. ใส่ข้อกำหนดฉบับที่ใช้บังคับในสัญญาสองภาษา
4. จัดทำคำแปลไทยที่มีคำรับรองของสัญญาหลัก
5. ตรวจจำนวนลูกจ้างเทียบเส้นสิบคน และยืนยันว่ามีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานภาษาไทย
6. ทำทะเบียนหนังสือมอบอำนาจพร้อมขอบเขตและวันหมดอายุ
7. สอบถามสถานทูตหรือสถานกงสุลไทยว่าเอกสารแต่ละฉบับต้องรับรองด้วยวิธีใด
8. กำหนดผู้รับผิดชอบปฏิทินกฎหมายหนึ่งคน และตกลงรูปแบบรายงานรายเดือน

อ่านเพิ่มเติม

• ภาระด้านบัญชีและภาษีของบริษัทไทยที่มีต่างชาติถือหุ้น
• เอกสารที่ต้องรับรอง
• การประชุมผู้ถือหุ้นและคณะกรรมการแบบออนไลน์
• การเปลี่ยนแปลงของบริษัทหลังจดทะเบียน
• การเลือกที่ปรึกษากฎหมายประจำบริษัท

บริษัทลูกในไทยปลอดภัยที่สุดเมื่อผู้ลงนามที่จดทะเบียน เอกสารภาษาไทย และปฏิทินกฎหมายได้รับการจัดการในไทย และสำนักงานใหญ่อนุมัตินโยบายแทนที่จะลงนามข้ามระบบ

เราเป็นทีมกฎหมายประจำให้บริษัทไทยที่มีต่างชาติถือหุ้น ทั้งงานเลขานุการบริษัท สัญญา หนังสือมอบอำนาจ และเอกสารด้านบุคคล ปรึกษาเบื้องต้นฟรี โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมได้ที่ ที่ปรึกษากฎหมายประจำ เลขานุการบริษัท สัญญาและเอกสาร และ เอกสารด้านบุคคล

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ