เปลี่ยนที่ปรึกษากฎหมายบริษัท: เช็กลิสต์รับมอบเอกสาร กำหนดเวลา และคดีที่ค้างอยู่

คำตอบหลัก

การเปลี่ยนที่ปรึกษากฎหมายคือการโอนงานที่กำลังดำเนินอยู่ ไม่ได้เป็นแค่การเปลี่ยนผู้ให้บริการ ความเสี่ยงไม่ได้อยู่ที่ฝีมือของที่ปรึกษาคนใหม่ แต่อยู่ที่ช่วงรอยต่อระหว่างที่ปรึกษาสองฝ่าย ซึ่งวันนัดศาล ระยะเวลาอุทธรณ์ วันบอกกล่าวตามสัญญา หรือการต่ออายุใบอนุญาตอาจไม่มีใครถืออยู่ คู่มือนี้เหมาะกับบริษัทที่เปลี่ยนสำนักงานกฎหมาย หรือหาที่ปรึกษาภายนอกหลังนิติกรประจำลาออก

หลักกฎหมาย (ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์) การแต่งตั้งทนายความให้ทำการแทนบริษัทเป็นความสัมพันธ์แบบตัวการและตัวแทน ตามมาตรา 827 ตัวการจะถอนตัวแทนและตัวแทนจะบอกเลิกเป็นตัวแทนเสียในเวลาใด ๆ ก็ได้ แต่ฝ่ายที่ทำในเวลาที่ไม่สะดวกแก่อีกฝ่ายต้องรับผิดในความเสียหายที่เกิดขึ้น เว้นแต่เป็นความจำเป็นอย่างยิ่ง ส่วนมาตรา 826 ระบุว่าสัญญาตัวแทนย่อมระงับสิ้นไปเมื่อคู่สัญญาฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งตาย ตกเป็นผู้ไร้ความสามารถ หรือล้มละลาย เว้นแต่จะปรากฏว่าขัดกับข้อสัญญาหรือสภาพแห่งกิจการ สัญญาที่ปรึกษาอาจมีข้อกำหนดการบอกกล่าวเพิ่มเติม

มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา อย่าเพิ่งบอกเลิกจนกว่าที่ปรึกษาใหม่พร้อมรับแฟ้มงาน ควรมีช่วงทำงานซ้อนกันสั้น ๆ ทำรายการส่งมอบเป็นลายลักษณ์อักษร และให้แต่ละฝ่ายมีผู้รับผิดชอบหนึ่งคนที่ระบุชื่อชัดเจน ส่วนเรื่องที่ค้างชำระกันระหว่างบริษัทกับสำนักงานเดิมเป็นเรื่องเชิงพาณิชย์ที่ควรตกลงแยกต่างหาก และไม่ควรให้ฝ่ายใดใช้แฟ้มงานหรือกำหนดเวลาที่กำลังจะถึงเป็นตัวประกัน

1. ก่อนบอกเลิกต้องตรวจอะไรบ้าง

อ่านสัญญาที่ปรึกษาหรือหนังสือตกลงรับงานฉบับเดิมก่อน ดูระยะเวลาบอกกล่าว รูปแบบการบอกกล่าว สิ่งที่เกิดขึ้นกับเรื่องที่เริ่มไปแล้ว และสำนักงานมีสิทธิยึดแฟ้มไว้จนกว่าจะตกลงเรื่องค้างหรือไม่ หากไม่มีสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร ให้ถือเป็นตัวแทนธรรมดาและใช้มาตรา 827

จากนั้นทำรายการเรื่องที่ยังเปิดอยู่กับที่ปรึกษาเดิม ได้แก่

• คดีในศาลและเรื่องที่อยู่ในหน่วยงาน
• สัญญาที่กำลังเจรจาหรือรอลงนาม
• หนังสือบอกกล่าวที่ส่งไปแล้วและรอคำตอบ
• การยื่นเอกสารหรือต่ออายุใบอนุญาตที่กำลังดำเนินการ
• เรื่องใดก็ตามที่ที่ปรึกษาเดิมถือหนังสือมอบอำนาจ

ควรตอบด้วยว่าเปลี่ยนเพราะอะไร หากเป็นเรื่องความเร็วในการตอบ ขอบเขตงาน หรือการรายงาน ให้ใส่ประเด็นเหล่านั้นในสัญญาฉบับใหม่ วิธีเปรียบเทียบสำนักงานดูได้ที่ การเลือกที่ปรึกษากฎหมายประจำบริษัท หากต้องการวัดผลของที่ปรึกษาประจำ ให้เริ่มจากบันทึกของบริษัทเองว่ามีกี่เรื่องที่ปิดได้และมีกี่สัญญาที่แก้ไขก่อนลงนาม

2. ควรทำตามลำดับใด

1. รวบรวมสำเนาของที่บริษัทถืออยู่เอง เช่น สัญญา หนังสือตกลงรับงานฉบับเดิม และเลขคดี
2. เลือกที่ปรึกษาใหม่ และให้ตรวจผลประโยชน์ทับซ้อนกับการรักษาความลับ (ข้อ 6) ก่อนส่งแฟ้มที่อ่อนไหว
3. ตกลงวันเริ่มงานและช่วงทำงานซ้อนกับที่ปรึกษาใหม่
4. ส่งหนังสือบอกเลิกถึงที่ปรึกษาเดิมตามแบบที่สัญญากำหนด และขอรายการส่งมอบ
5. จัดประชุมส่งมอบงานร่วมกับที่ปรึกษาทั้งสองฝ่าย (หรือผู้แทน) และผู้ประสานงานของบริษัท
6. เพิกถอนและเปลี่ยนหนังสือมอบอำนาจ แล้วแจ้งหน่วยงานและคู่สัญญา
7. ปิดช่วงทำงานซ้อนเมื่อที่ปรึกษาใหม่ยืนยันทะเบียนกำหนดเวลาเทียบกับแฟ้มงานแล้วเท่านั้น

3. ที่ปรึกษาเดิมต้องส่งมอบอะไร

4. คดีที่ค้างอยู่ในศาลต้องทำอย่างไร

การเปลี่ยนทนายความในคดีต้องมีการดำเนินการในคดีนั้น โดยทั่วไปคือทนายความคนใหม่ได้รับแต่งตั้งให้ทำการแทนบริษัท และศาลได้รับแจ้งถึงการเปลี่ยนแปลง คู่มือนี้ไม่ได้ตรวจสอบขั้นตอนการยื่นที่แน่ชัดในประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่ง จึงอธิบายเพียงในภาพกว้าง ให้ทนายความคนใหม่ยืนยันเป็นรายคดีว่าต้องยื่นอะไรและเมื่อใด

ข้อปฏิบัติที่ไม่ขึ้นกับรูปแบบการยื่น

• ขอสรุปสถานะของแต่ละคดี ไม่ใช่เพียงสรุปภาพรวม
• ตรวจวันนัดครั้งถัดไปและผู้ที่จะไปศาลในวันที่รับมอบงาน
• อย่าให้การแต่งตั้งเดิมสิ้นสุดก่อนที่ทนายความคนใหม่พร้อมดำเนินการ การที่วันนัดตกอยู่ระหว่างทนายสองคนเป็นความเสี่ยงที่หลีกเลี่ยงได้มากที่สุด
• หากมีกำหนดเวลาใกล้ถึง ให้แจ้งตั้งแต่วันแรก ทนายความคนใหม่มักดำเนินการทันได้ แต่ต้องมีแฟ้มงาน
• ให้ทนายความเดิมติดต่อได้อีกช่วงสั้น ๆ เพื่อตอบคำถามเกี่ยวกับแฟ้ม

5. หนังสือมอบอำนาจและหนังสือรับรองอำนาจจะเป็นอย่างไร

หนังสือมอบอำนาจคือเอกสารที่ให้สำนักงานทำการแทนบริษัท หากสำนักงานเดิมยื่นให้ธนาคาร สำนักงานที่ดิน หน่วยงานรัฐ หรือคู่สัญญา หน่วยงานเหล่านั้นอาจถือว่าสำนักงานเดิมยังมีอำนาจจนกว่าจะได้รับแจ้ง

1. ทำรายการอำนาจทุกฉบับที่ให้ไว้ ให้แก่ใคร เพื่อเรื่องใด และต้นฉบับหรือสำเนาอยู่ที่ใด
2. เพิกถอนเป็นหนังสือ ส่งถึงสำนักงานเดิมและทุกหน่วยงานที่ถือเอกสารเดิม
3. เรียกต้นฉบับคืน
4. ออกหนังสือมอบอำนาจใหม่ให้ที่ปรึกษาใหม่ ในขอบเขตเท่าที่จำเป็น
5. แจ้งทุกหน่วยงานหรือคู่สัญญาว่าใครเป็นผู้ทำการแทนบริษัทต่อไป

ใครมีอำนาจลงนามแทนบริษัทเป็นอีกประเด็นหนึ่ง ดู ใครผูกพันบริษัทไทยได้ หากจะลงนามเอกสารใหม่ด้วยวิธีอิเล็กทรอนิกส์ ดู ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในสัญญาบริษัท

6. สำนักงานใหม่ต้องตรวจอะไรก่อนเริ่มงาน

สำนักงานที่รับผิดชอบจะตรวจผลประโยชน์ทับซ้อนและการรักษาความลับก่อนเปิดแฟ้ม

• ผลประโยชน์ทับซ้อน สำนักงานใหม่ควรยืนยันว่าไม่ได้เป็นตัวแทนของฝ่ายตรงข้ามในเรื่องที่ยังเปิดอยู่ของบริษัท
• การรักษาความลับ ตกลงวิธีโอนแฟ้มและผู้ที่เข้าถึงได้ และสอบถามที่ปรึกษาเดิมว่าจะจัดการสำเนาที่เก็บไว้อย่างไร
• ขอบเขตงาน เขียนให้ชัดว่าเรื่องใดย้ายทันที เรื่องใดยังอยู่กับสำนักงานเดิมช่วงสั้น ๆ และเรื่องใดเป็นเรื่องใหม่
• ผู้ประสานงาน กำหนดหนึ่งคนฝั่งบริษัทและหนึ่งคนฝั่งสำนักงานสำหรับการส่งมอบ

7. ถ้านิติกรประจำลาออกล่ะ

ใช้รายการเดียวกัน แต่การส่งมอบมักขาดไปเพราะติดต่อผู้ลาออกไม่ได้ ให้เริ่มจากสิ่งที่เหลืออยู่ เช่น ไดรฟ์ส่วนกลาง อีเมลเก็บถาวร แฟ้มสัญญา และแฟ้มคดี แล้วตรวจแต่ละเรื่องที่ค้างเทียบกับข้อมูลของศาลและหน่วยงาน เพราะนิติกรที่ออกไปอาจเป็นคนเดียวที่รู้วันนัดครั้งถัดไป ขอให้ที่ปรึกษาใหม่จัดทำทะเบียนกำหนดเวลาจากข้อมูลเหล่านั้น ไม่ใช่จากความจำ

8. ควรทำงานซ้อนกันนานเท่าใด

กฎหมายไม่ได้กำหนดขั้นต่ำ บริษัทที่มีเรื่องค้างน้อยมักใช้ช่วงสั้น ๆ ก็พอ บริษัทที่มีคดีค้างหลายเรื่องหรือมีการยื่นเอกสารเป็นประจำควรใช้ช่วงที่นานกว่า ให้ปิดช่วงซ้อนเมื่อที่ปรึกษาใหม่ยืนยันทะเบียนกำหนดเวลา รับทุกเรื่องที่ค้าง และได้รับอำนาจกับต้นฉบับที่สำคัญครบแล้ว

ตัวอย่างสมมติ บริษัทแห่งหนึ่งมีคดีแพ่งค้างอยู่หนึ่งคดี สัญญาที่กำลังเจรจาสองฉบับ และใบอนุญาตที่ใกล้ต่ออายุ ตัดสินใจเปลี่ยนสำนักงานกฎหมาย โดยส่งหนังสือบอกเลิกหลังจากสำนักงานใหม่ตกลงเริ่มงานแล้ว สำนักงานเดิมส่งแฟ้มและแผ่นสรุปสถานะ สำนักงานใหม่ตรวจวันนัดครั้งถัดไปและวันต่ออายุเทียบกับข้อมูลจริง แล้วพบว่าวันต่ออายุเร็วกว่าที่ระบุในรายการเดิม เพราะสองสำนักงานทำงานซ้อนกัน สำนักงานใหม่จึงยื่นได้ทันเวลา

9. เช็กลิสต์การส่งมอบ

• อ่านสัญญาที่ปรึกษาเดิมและเข้าใจเงื่อนไขการบอกเลิก
• ทำรายการเรื่องที่ยังเปิดอยู่แยกตามประเภท
• เลือกที่ปรึกษาใหม่ ตรวจผลประโยชน์ทับซ้อนและการรักษาความลับแล้ว
• ตกลงวันเริ่มงานและช่วงทำงานซ้อนเป็นลายลักษณ์อักษร
• ส่งหนังสือบอกเลิกตามแบบที่สัญญากำหนด
• ขอและตกลงรายการส่งมอบ
• ได้รับต้นฉบับสัญญาและนิติกรรมคืน
• ได้รับแผ่นสรุปสถานะของทุกคดีที่ค้าง
• ได้รับทะเบียนกำหนดเวลาและตรวจเทียบกับข้อมูลศาลและหน่วยงานแล้ว
• เพิกถอนหนังสือมอบอำนาจเป็นหนังสือและเรียกต้นฉบับคืน
• ออกอำนาจใหม่ และแจ้งหน่วยงานกับคู่สัญญาแล้ว
• ได้ตราประทับ รหัสเข้าระบบทะเบียน และบัญชียื่นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืน และเปลี่ยนรหัสผ่านแล้ว
• มีผู้ประสานงานหนึ่งคนที่ระบุชื่อในแต่ละฝ่าย
• จัดประชุมส่งมอบและลงนามบันทึกเป็นหนังสือ
• ปิดช่วงทำงานซ้อนหลังที่ปรึกษาใหม่ยืนยันทุกเรื่องที่ค้างแล้วเท่านั้น

อ่านเพิ่มเติม

• การเลือกที่ปรึกษากฎหมายประจำบริษัท
• เปลี่ยนผู้ทำบัญชีหลังพบว่ายื่นภาษีและงบการเงินตกหล่น
• ใครผูกพันบริษัทไทยได้
• ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในสัญญาบริษัท
• ขั้นตอนตรวจและอนุมัติสัญญาเมื่อไม่มีฝ่ายกฎหมาย

ให้ถือการเปลี่ยนที่ปรึกษาเป็นการโอนงานที่ยังดำเนินอยู่ คือ อ่านเงื่อนไขการบอกเลิก ขอรายการส่งมอบและทะเบียนกำหนดเวลาเป็นหนังสือ และเพิกถอนอำนาจเดิมก่อนปล่อยที่ปรึกษาเดิมไป

เราให้คำปรึกษาบริษัทเรื่องที่ปรึกษากฎหมายประจำ สัญญา และเอกสารของบริษัท ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ ที่ปรึกษากฎหมายประจำบริษัท งานเลขานุการบริษัท สัญญาและเอกสาร และ งานด้านกฎหมายแพ่ง

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ