従業員のデータを処理するのに、従業員の同意は必要ですか。

通常は必要ありません。むしろ同意に依拠することは、しばしば弱い選択となります。人事における処理のほとんどは、他の適法性の根拠に基づきます。すなわち、雇用契約の履行、税務・社会保障・労務記録などの法的義務の遵守、そしてセキュリティなどの正当な利益です。従業員が雇用主に対して与える同意は、完全に自由なものとして扱われることはほとんどなく、撤回することもできます。同意は、真に任意である処理のために取っておいてください。

指紋認証や顔認証のタイムレコーダーは認められますか。

生体認証データは機微情報であり、明示的な同意または特定の法的例外が必要です。多くの雇用主は、明示的な同意を得たうえで生体認証の勤怠管理システムを使用し、拒否する従業員にはカードなどの代替手段を用意しています。いずれの方法をとるにせよ、そのシステム、目的、保存期間は従業員向けプライバシー通知に記載すべきです。

職場にCCTVを設置できますか。

一般的には可能です。セキュリティと安全を目的とし、目につく場所への通知、目的の明確化、録画へのアクセス制限、保存期間の設定を行ってください。トイレや更衣室などの私的な場所へのカメラ設置は認められません。通知した目的を超えて、たとえば人事評価のためにCCTV映像を利用することは、事前に慎重に検討する必要があります。

海外の親会社が従業員データにアクセスできますか。

可能ですが、越境移転のルールが適用されます。移転には適法性の根拠と、グループ内拘束的規則や契約上の保護措置などの適切な仕組みが必要であり、そのことは従業員向けプライバシー通知で従業員に知らせるべきです。海外でホストされる共有の人事システムも、移転に該当します。

従業員データに関するデータ漏えいが起きた場合、何をしなければなりませんか。

直ちにリスクを評価してください。漏えいが個人の権利に影響を与えるおそれがある場合、可能な限り、把握してから七十二時間以内に、遅滞なく規制当局へ通知しなければなりません。またリスクが高い場合には、影響を受ける従業員に対し、是正措置とともに通知する必要があります。通知しなかったものを含め、すべての漏えいについて記録を保持してください。

タイの人事（HR）におけるPDPA：従業員データ、CCTV、求職者、職場モニタリング

なぜ人事部門にPDPAのリスクが集中するのか

企業の顧客データベースは、PDPAの中で最も注目を集める存在です。しかし、従業員のファイルのほうがしばしばより危険です。そこには本人確認書類、銀行口座情報、家族情報、健康記録、人事評価、懲戒履歴、そして近年ではタイムレコーダーによる生体認証データまでが含まれています。

また、従業員のファイルは、紛争において開示を求められる可能性が最も高いデータでもあります。解雇を争う従業員は、会社が自分についてどのような情報を保有し、それをどのように利用したのかを尋ねてくることがあります。

1. 適法性の根拠：同意は通常、答えにはならない

ほとんどの人事関連の処理は、同意以外の根拠に基づいて行われます：

処理内容	通常の適法性の根拠
給与計算、契約、休暇	雇用契約の履行
税務、社会保険、勞働記録	法的義務
セキュリティ、CCTV、IT監視	正当な利益（従業員の権利との衡量による）
任意のプログラム、マーケティング用の写真	同意

従業員が雇用主に対して与える同意は、完全に自由なものとして扱われることはほとんどなく、撤回することが可能です。企業が実際に必要とする処理について同意に依拠することは、従業員が同意を撤回した日に問題を生じさせます。

2. 機微情報

一部のカテゴリーは、明示的な同意または特定の法的例外を必要とします。

健康データ — 診断書、入職前の健康診断、病欠の詳細
生体認証データ — 指紋や顔認証によるタイムレコーダー、入退室管理
犯罪歴 — 身元調査（バックグラウンドチェック）
宗教、民族、障害

それぞれについて、根拠を特定し、閲覧できる人を限定し、保存期間を定めます。同意を根拠とする場合には代替手段を用意します — 例えば、生体認証による勤怠打刻を拒否する従業員向けのカードなどです。

3. 従業員向けプライバシー通知

従業員には、以下の点を説明する通知が必要です。

どのようなデータが、どこから収集されるのか
なぜ収集するのか、どのような適法な根拠に基づくのか
誰と共有されるのか — 給与計算サービス提供者、保険会社、親会社
国外に移転されるかどうか
どのくらいの期間保存されるのか
従業員が自らの権利を行使する方法

これは、ウェブサイト上の顧客向けプライバシー通知とは別のものです。より広範な取り組みについては、PDPAコンプライアンス・チェックリストをご覧ください。

4. 求職者

応募者は、従業員となる前はデータ主体です。

応募手続において自身のデータがどのように利用されるかを伝える
選考に必要なものだけを収集する
関連性が生じる前に、経歴調査や健康診断を行わない
不採用となった応募者の履歴書は、明示した期間のみ保存するか、人材プール（タレントプール）への登録について同意を得たうえで保存する

5. CCTVと職場でのモニタリング

CCTVは、セキュリティおよび安全の目的であれば、次の条件を満たす限り、一般的に許容されます。

入口および監視対象エリアにおける、目につきやすい告知
目的および保存期間の明確化
録画データへのアクセス制限
プライベートなエリアへのカメラ設置の禁止

メール、端末、インターネット利用のモニタリングには、書面によるポリシー、明確な目的、および比例性が求められます。従業員に知らせることなく、常時、あらゆるものを監視するという手法は、失敗するパターンです。

CCTVやモニタリングデータを、告知された目的を超えて利用すること（たとえば人事評価）は、あらかじめ決定し、告知内容に反映しておくべきです。

6. 親会社および取引先との共有

親会社によるアクセスおよび海外でホストされる人事システムは越境移転であり、適法な根拠と十分な保護措置を必要とします
給与計算代行会社、人事ソフトウェア、保険会社、採用会社は処理者または独立した管理者です。契約にデータ処理条項を定めてください
従業員データを誰が、なぜ受け取るのかを記録してください

7. 従業員からの請求および紛争

従業員は、自己のデータへのアクセス、訂正、場合によっては削除を求めることができます。こうした請求は、紛争のさなかに届くことが少なくありません。手順を整備しておきましょう。本人確認を行い、各システムを横断してデータを特定し、法律が認める期間内に対応し、当該請求が紛争上の主張と重なる場合には助言を求めます。

8. 違反

直ちにリスクを評価します
当該違反が個人の権利に影響を及ぼす可能性がある場合は、可能な限り、気付いた時点から72時間以内に、遅滞なく監督機関へ通知します
リスクが高い場合は、影響を受ける従業員に対し、講じている対応策と併せて知らせます
通知の有無にかかわらず、すべての違反について記録を保持します

9. 保存期間

カテゴリーごとに保存期間を定め、それを運用してください。労働法および税法により、保存が求められる記録があります。それを超えて「念のため」に保持するデータは、目的のないリスクでしかありません。

HRチェックリスト

保有する従業員データを洗い出し、その保管場所とアクセスできる者を特定する
各処理活動に適法性の根拠を割り当てる
機微データとその根拠を特定し、同意を用いる場合は代替手段を提示する
従業員向けプライバシー通知および応募者向け通知を発行する
CCTVおよびモニタリングを書面化されたポリシーに照らして見直す
ベンダーとの取り決めおよびグループ内の取り決めにデータ処理条項を盛り込む
保存期間と請求対応手続を定める
漏えい対応計画を策定する