多くの事業者は、「就業規則」が必要であることは知っているものの、それは手続き上必要な書類として作成するものだと考え、ひな形をダウンロードして会社名を書き換えただけで、ファイルにしまい込んでいるのが実情です。
しかし実際には、この書類は、紛争が発生した際に最初に読み上げられるルールブックなのです。労働基準監督署でも、労働裁判所でも、実際の働き方に即した就業規則を持つ使用者と、一度も活用されたことのない出来合いの書類を保持しているだけの使用者とでは、その立場は全く異なります。
いつ必要になるのか
法律は、法律に定める人数以上の従業員を有する雇用主に対し、就業規則をタイ語で作成することを義務付けています。作成期限は、従業員数が当該人数に達した日から起算されます。
急成長している企業は、この点を見落としがちです。大人数の従業員を採用した月から従業員数が基準を超えているのに、誰も気づかないためです。法律が現在定めている人数を確認すべきです。詳細は改正されることがあるためです。
最低限必須となる項目
一般的に、就業規則には少なくとも以下の内容を網羅しなければなりません。
- 勤務日、通常勤務時間および休憩時間
- 休日および休暇に関する基準
- 時間外労働および休日労働に関する基準
- 賃金、時間外手当および休日労働手当の支払日および支払場所
- 休暇の種類および休暇取得の基準
- 懲戒および懲戒処分
- 苦情申立て
- 解雇、退職金および特別退職金
最も曖昧に記載されることが多い項目は、懲戒および懲戒処分と苦情申立てです。しかし、実際に問題が発生した際に使用されるのは、まさにこの2つの項目なのです。
ある場合は次にすべきこと
- 定められた期間内に施行します 労働者が法律で定められた人数に達した時点から数えます
- 公表し、職場で誰でも見られるように掲示します 人事部門だけが保管するのではなく
- 事業所内に保管します 労働監督官が検査できるようにするためです
- 労働者に周知します そして周知の証拠を保管します。例えば、書類の受領署名や記録が残る社内システムなどです
実務上敗訴しやすいポイントは、使用者は実際に就業規則を有しているが、当該労働者に周知されていたことを証明できないということです。
よくある間違い
既成のテンプレートを丸ごと流用する ケースでは、自社の事業実態と合わない記載、例えば実際には存在しないシフト勤務や、これまで一度も支給したことのない福利厚生への言及が含まれており、これらが従業員から主張可能な約束事となってしまいます。
懲戒の段階を一つの水準しか定めていない ため、警告と解雇の間に中間段階がなく、実際の場面で警告歴がないまま解雇に飛躍することになります。
従来付与していた権利を一方的に減らす改定 を行う際に、既存の労働条件に影響を及ぼすかどうかを検討していません。
英文を主たる版として作成 し、後から日本語訳やタイ語訳を作る際に、原文と訳文の整合性を確認していません。
長年にわたり見直しを行っていない にもかかわらず、組織体制・労働時間・福利厚生はすっかり変わってしまっています。
既存の就業規則を見直す場合、どこから始めるべきか
- 就業規則を現在の実際の業務方法と項目ごとに照合します。
- 意図した以上に権利を認めている条文と法令を下回る内容の条文を確認します。法令を下回る部分は、もともと適用できません。
- 服務規律・懲戒・苦情処理の項目が、明日問題が発生した場合に実際に機能するかを確認します。
- 在籍中の全従業員について、就業規則を周知・確認した記録を確認します。
- 見直しサイクルを設定しておきます。例えば、年1回、雇用契約の見直しと同時に実施します。
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本記事は一般的な情報を提供するものであり、個別の事案に関する法的意見ではありません。従業員数や法令上の期間は変更される場合がありますので、現行の施行版をご確認ください。