회사가 매일 SaaS로 일을 하고 있다고 해 봅시다. 작업 지시 시스템, 회계 소프트웨어, 고객 관리 도구, 예약 도구일 수 있습니다. 그런데 어느 날 제공업체가 서비스를 종료한다고 이메일을 보냅니다. 곧바로 질문이 이어집니다. 수년간의 고객 데이터와 작업 이력을 되찾을 수 있는가. 전환 기간에는 누가 책임지는가. 선불로 낸 돈은 돌아오는가. 서명한 계약은 무엇을 보장하는가.
이 가이드는 이용 기업의 입장에서 썼습니다. SaaS 요금 모델과 구독 계약, 소프트웨어 개발 계약과 소스 코드, MSA·SLA 월 서비스 계약과 함께 읽어 보십시오. 관리자 계정이나 도메인이 퇴사자에게 있다면 직원이나 에이전시가 페이스북 페이지·LINE OA·도메인을 돌려주지 않을 때를 참고하십시오.
핵심 답변
서비스 종료 통지를 받으면 세 가지를 순서대로 하십시오. 먼저 모든 데이터를 내보냅니다. 다음으로 전환 기간과 삭제 확인서처럼 제공업체가 아직 부담하는 의무를 계약에 근거해 요구합니다. 환불과 손해배상은 그다음입니다. 데이터를 되찾는 일은 돈을 되찾는 일보다 사업에 훨씬 빨리 영향을 줍니다.
법적 근거 양측의 관계는 계약에 따르며, 계약은 거래 관행을 고려하여 신의성실로 해석됩니다(민상법전 제368조). 제공업체가 이행하지 않으면 회사는 제386조부터 제391조에 따라 계약을 해제하고 원상회복을 요구할 수 있으며, 제222조에 따라 손해배상을 청구할 수 있습니다. 데이터에 개인정보가 포함되어 있으면 회사는 개인정보보호법 B.E. 2562 제37조의 의무를 지는 관리자이고, 처리자인 제공업체는 제40조의 의무를 집니다.
저희의 실무적 견해 문제는 법이 권리를 주지 않는 데 있기보다 시간과 증거에 있는 경우가 대부분입니다. 문을 닫는 제공업체는 보통 지원 인력부터 줄이고, 공지한 날보다 일찍 시스템을 끌 수도 있습니다. 다른 협상에 앞서 회사 쪽 데이터 사본을 먼저 확보하십시오.
가상 사례 콘깬의 에어컨 수리·설치 회사(이하 "에어컨 회사")는 SaaS로 기사 배정, 고객 장비 이력, 현장 사진을 3년간 관리해 왔습니다. 제공업체는 60일 뒤 종료하며 그보다 14일 전에 내보내기 기능을 끄겠다고 알렸습니다. 이 사례를 가이드 전체에서 사용합니다.
1. 처음 72시간에 무엇을 해야 하나요
법적 답이 모두 나올 때까지 기다리지 마십시오. 되돌릴 수 없는 일부터 하십시오.
- 계약서와 통지문 읽기 실제 종료일, 내보내기가 멈추는 날, 해지 조건, 고객 데이터에 관한 문구를 확인합니다. 공지 이메일은 증거로 보관합니다. 제공업체가 보낸 서류는 권리 포기 조항이 들어 있을 수 있으므로 읽지 않고 수락하거나 서명하지 마십시오.
- 지금 모든 것 내보내기 시스템의 내보내기 기능을 쓰고, API가 있다면 사본을 하나 더 받으십시오. 보관은 직원 한 명의 메일함이 아니라 회사가 관리하는 곳에 합니다.
- 시스템 안에만 있는 것 목록화 수정 이력, 첨부 파일, 댓글, 템플릿, 예약 보고서, 사용자 권한 등입니다. 내보내기 파일에는 모든 것이 담기지 않는 경우가 많습니다.
- 책임자 한 명 지정 예비 담당자도 두어 제공업체와의 단일 창구이자 경영진 보고 담당으로 삼습니다.
가상 사례 에어컨 회사는 첫날 내보내기를 했고, 파일에 고객과 작업 지시는 있지만 사진과 수정 이력은 없다는 것을 알았습니다. 그래서 제공업체에 이를 별도로 제공해 달라고 서면으로 요청했습니다.
2. 계약에는 무엇이 있어야 하나요 (기존 계약 점검과 새 계약 초안에 사용)
기존 계약에 빠진 항목이 있으면 전환 합의서로 추가를 요구하십시오. 새 시스템을 고르는 중이라면 서명 전에 넣으십시오.
| 항목 | 기재할 내용 |
|---|---|
| 데이터 귀속 | 회사와 그 고객이 입력한 데이터는 회사의 것이며, 제공업체는 서비스 제공 목적으로만 사용한다 |
| 내보내기 권리 | 언제든지, 모든 유형의 데이터를, CSV, JSON, 원본 파일 등 재사용 가능한 형식으로, 데이터 구조 설명과 함께 내보낼 수 있다 |
| 전환 기간 | 서비스 종료 후에도 일정 기간 열람과 내보내기가 가능하다 |
| 지원 서비스 | 제공업체가 내보내기와 이전 관련 문의를 지원한다. 비용 부과 여부도 명시한다 |
| 삭제와 확인서 | 정한 기간 안에 백업을 포함해 삭제하고, 삭제 확인서를 서면으로 발급한다 |
| 핵심 시스템용 에스크로 | 소스 코드나 환경을 제3자에게 맡기고, 제공업체가 사업을 중단하면 공개한다 |
| 제공 종료 사전 통지 | 이전에 충분한 통지 기간 |
| 선불 요금 반환 | 제공업체 사정으로 서비스가 종료되면 미사용분을 반환한다 |
이 항목들에 대해 법이 정한 고정 수치는 없으며, 시스템의 중요도에 따라 합의합니다. 계약이 침묵한다면 제368조의 신의성실 해석에 기댈 수 있지만, 나중에 다투는 것보다 서면으로 남기는 편이 낫습니다.
3. 제공업체가 계약을 위반하면 해제와 손해배상은 어디까지 가능한가요
회사의 동의 없이 계약 기간 중에 서비스를 종료하는 것은 채무불이행이 될 수 있습니다. 회사는 이행을 요구할 수도 있지만(시스템이 꺼진 뒤에는 대개 불가능합니다) 계약을 해제할 수도 있습니다.
- 계약 해제 계약이나 법에 따른 해제권이 있을 때 제386조부터 제391조에 따릅니다. 경우에 따라 먼저 상당한 기간을 정해 이행을 최고해야 합니다(제387조). 해제는 서면으로 통지합니다.
- 원상회복 해제하면 각 당사자는 받은 것을 돌려줍니다. 제공업체는 미사용 선불 요금을 반환하고, 회사는 서비스 이용을 멈추고 돌려줄 것을 돌려줍니다.
- 손해배상 해제해도 손해배상 청구권은 사라지지 않습니다(제391조). 배상액은 이전 비용, 데이터 재입력 인건비 같은 입증 가능한 손해와 계약상의 책임 제한 조항에 달려 있습니다. 회사 자신의 과실이 있으면 제223조에 따라 감액될 수 있습니다.
유의할 점은 이러한 권리가 항상 현금으로 이어지는 것은 아니라는 것입니다. 제공업체에 자력이 없거나 지급 불능이면 5.를 참고하십시오.
4. PDPA: 회사는 관리자, 제공업체는 처리자
고객, 직원, 연락처 데이터를 보관하는 SaaS에서는 보통 회사가 개인정보 관리자이고 제공업체가 처리자입니다. 이는 양쪽으로 작용합니다.
- 관리자의 의무(제37조) 처리자가 개인정보를 부당하게 이용하거나 공개하지 않도록 조치를 마련하고, 보유 기간이 지났거나 더는 필요하지 않으면 데이터를 삭제·파기해야 합니다. 멈춘 시스템에 데이터가 남아 있고 그 행방을 모르는 상태는 회사 스스로의 위험입니다.
- 처리자의 의무(제40조) 관리자의 지시에 따라 처리하고, 보안 조치를 유지하며, 유출 사고를 관리자에게 알려야 합니다. 이것이 회사가 반환과 삭제를 요구할 근거가 됩니다.
서면으로 요구하십시오. 먼저 반환하고, 그다음 백업과 재수탁자를 포함해 삭제하며, 서면 확인을 요청합니다. 삭제는 검증할 수 있어야 합니다. 종료 과정에서 정보가 유출되면 개인정보 유출 시 첫 대응과 PDPA 준수 체크리스트를 참고하십시오.
5. 제공업체가 지급 불능이거나 자금이 없다면
제공업체가 파산 신청을 당했거나 회생 절차 중이라면 특히 신중하게 대처하십시오.
- 선불 요금과 손해배상금은 파산 절차를 통해 신고하는 채권입니다. 일부만 회수하거나 늦게 회수할 수 있으며, 즉시 지급되지 않습니다.
- 데이터 접근은 제공업체의 자산을 처리하도록 지정된 사람에 따라 달라질 수 있으므로, 그 사람에게 회사 데이터의 내보내기를 요청하는 서면을 보내십시오.
- 회사 자신의 데이터는 제공업체의 자산으로 취급되지 않아야 하지만, 실제로는 어떤 데이터가 누구의 것인지 보여 주는 증거가 필요합니다.
이는 사실관계와 법원의 판단에 달려 있습니다. 파산 절차에는 법정 기한이 있으므로 채권을 신고하기 전에 상담하십시오.
6. 대체 서비스를 고르고 이전하려면
- 실제 데이터로 테스트 내보낸 데이터를 새 시스템에 가져와 항목, 날짜, 첨부 파일이 온전한지 확인합니다.
- 계약 비교 서명 전에 2.의 항목을 확인하고, 새 제공업체의 재무 상태도 상당 수준 확인합니다.
- 병행 운영 기존 시스템을 끄기 전에 짧은 기간 신구 시스템을 함께 씁니다.
- 개인정보가 있다면 새 제공업체와 개인정보 처리 계약을 맺고 필요에 따라 관련자에게 알립니다. 새 도구가 AI를 쓴다면 사내 AI 정책과 고객 데이터를 참고하십시오.
7. 사내에서 누가 관리자 계정과 API 키를 가지고 있나요
관리자 계정이 퇴사한 직원 명의로 되어 있거나, 아무도 기억하지 못하는 다른 시스템에 API 키가 박혀 있는 회사가 많습니다. 주 관리자 계정은 회사 이메일로 쓰고, 관리 권한을 최소 두 명에게 부여하며, API 키와 연동 시스템 목록을 보관하고, 이전이 끝나면 기존 시스템에 묶인 키를 교체하거나 폐기하십시오. 인수인계 실무는 이사 사임 시 인수인계 체크리스트를 참고하십시오.
표 예시: 데이터·업무 항목별 관리
| 항목 | 보관 위치 | 내보내기 형식 | 책임자 | 기한 |
|---|---|---|---|---|
| 고객·연락처 목록 | SaaS 시스템 | CSV | 영업 매니저 | 72시간 이내 |
| 작업 지시와 서비스 이력 | SaaS 시스템 | CSV 또는 JSON | 기사 반장 | 72시간 이내 |
| 사진과 첨부 파일 | 제공업체의 파일 저장소 | 파일명 목록이 있는 원본 파일 | 시스템 관리자 | 1주차 |
| 견적서와 청구서 | SaaS 시스템 | PDF와 CSV | 경리 | 1주차 |
| 수정 이력과 댓글 | SaaS 시스템 | 제공업체에 별도 요청 | 시스템 관리자 | 내보내기 종료 전 |
| 사용자 권한과 관리자 계정 | SaaS 시스템 | 화면 캡처와 목록 | 시스템 관리자 | 1주차 |
| API 키와 연동 시스템 | SaaS 및 연결된 시스템 | 목록과 연결 방법 | 시스템 관리자 | 1주차 |
| 데이터 삭제 확인서 | 제공업체 | 서면 확인서 | 주 책임자 | 이전 완료 후 |
데이터 내보내기 및 전환 지원 요청서 (예시)
제목: 서비스 종료 전 데이터 내보내기 및 전환 지원 요청
[제공업체명] 귀중
[날짜]자 서비스 종료 통지 및 [날짜]자 서비스 계약과 관련하여
[회사명]은 귀사에 다음을 요청합니다.
1. 시스템 내 당사의 모든 데이터([데이터 목록])를 [CSV/JSON/원본 파일] 형식으로
데이터 구조 설명과 함께 [날짜]까지 내보낼 것.
2. [날짜]까지 열람과 내보내기가 가능한 상태를 유지할 것.
3. 이전을 지원하고, 담당자와 비용(있는 경우)을 서면으로 알릴 것.
4. 당사가 데이터를 모두 수령했음을 확인한 뒤, 백업을 포함한 모든 데이터를 삭제하고
삭제 확인서를 서면으로 발급할 것.
5. 미사용 선불 요금의 반환 방법을 [날짜]까지 알릴 것.
본 서면은 당사의 어떠한 권리나 청구권도 포기하는 것이 아닙니다.
당사 연락처: [성명, 직위, 이메일, 전화번호]
[성명, 직위] 드림
체크리스트: SaaS 제공업체가 서비스 종료를 알렸을 때
처음 72시간
- 공지 이메일을 보관하고 계약서를 읽어 종료일과 내보내기 중단일을 적어 둔다
- 모든 유형의 데이터를 내보내 회사가 관리하는 곳에 보관한다
- 시스템 안에만 있는 것을 목록으로 만든다
- 주 책임자와 예비 담당자를 정한다
제공업체와의 합의
- 내보내기와 전환 기간을 요구하는 서면을 보낸다
- 지원 서비스와 비용(있는 경우)을 합의한다
- 선불 요금의 반환 방법을 문의한다
- 검토 없이 권리 포기 서류에 서명하지 않는다
개인정보와 위험
- 반환 후 삭제를 요구하고 삭제 확인서를 서면으로 요청한다
- 재수탁자나 백업 사본이 있는지 확인한다
- 제공업체에 재정 문제가 있다면 채권 신고에 관해 상담한다
이전
- 새 시스템에 실제 데이터를 가져와 테스트한다
- 새 계약을 2.의 항목과 비교한다
- 관리자 권한과 API 키를 옮기고 기존 것은 폐기한다
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첫 상담을 원하시면 +66 92 254 2045로 전화하시거나 상세 내용을 보내 주십시오. 저희는 기존 SaaS 계약 검토, 제공업체에 보낼 서면 작성, 새 계약서 작성, 사업에 맞는 PDPA 운영 체계 구축을 도와 드립니다. PDPA와 개인정보 보호와 계약서·사업 문서 작성도 함께 보십시오.
이 가이드는 수완와라 법률사무소가 발행했습니다 — 1986년에 설립된 콘깬(Khon Kaen) 주의 법률사무소입니다. 본 내용은 일반적인 정보일 뿐이며, 특정 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다.
