ก่อนรับพนักงานเพิ่ม ต้องมีงานและรายได้เท่าไรจึงคุ้ม และปัญหาคือคนไม่พอหรือระบบงานมีปัญหา

เจ้าของธุรกิจหลายรายตัดสินใจรับพนักงานเพิ่มเพราะ "ทุกคนดูยุ่งไปหมด" ทั้งที่ยังไม่รู้ว่างานเกินกำลังจริงหรือเป็นเพราะระบบงานทำให้คนเสียเวลา และมักคิดต้นทุนแค่เงินเดือน แล้วมาพบทีหลังว่าปีแรกแพงกว่าที่คิดมาก

คู่มือนี้ใช้ตัวอย่างสมมติเพื่อให้เห็นวิธีคิด ตัวเลขทุกตัวในตัวอย่างเป็นสมมติ ไม่ใช่ราคาตลาดหรืออัตราตามกฎหมาย

คำตอบหลัก

ควรรับพนักงานเพิ่มเมื่อ (1) งานจริงที่วัดได้เกินกำลังคนที่มีอยู่อย่างต่อเนื่องหลายเดือน (2) ตรวจแล้วว่าไม่ใช่เพราะงานซ้ำ งานแก้ หรือขั้นตอนที่ตัดได้ และ (3) รายได้หรือกำไรขั้นต้นที่เพิ่มขึ้นจากตำแหน่งนั้น หรือต้นทุนที่ลดลง ครอบคลุมต้นทุนรวมของตำแหน่ง ไม่ใช่แค่เงินเดือน

ต้นทุนรวมปีแรกในตัวอย่างสมมติสูงกว่าเงินเดือนรวมทั้งปีประมาณ 1.6 เท่า ก่อนจ้างจึงควรคำนวณรายได้ที่ต้องเพิ่ม เทียบทางเลือกอื่น เช่น แก้กระบวนการ ใช้ระบบอัตโนมัติ จ้างพาร์ตไทม์ จ้างตามโครงการ หรือจ้างภายนอก และเตรียมเอกสารจ้างให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น

1. วัดภาระงานด้วยตัวเลข ไม่ใช้ความรู้สึก

ความรู้สึกว่า "ยุ่ง" วัดไม่ได้ ให้เก็บข้อมูลอย่างน้อย 2-3 เดือนในสี่เรื่อง

สูตรชั่วโมงงานที่ต้องใช้: ชั่วโมงงาน = ปริมาณงานต่อเดือน × เวลาต่อชิ้น (นาที) ÷ 60 แล้วบวกชั่วโมงงานแก้ซ้ำเข้าไป

2. กำลังการทำงานต่อคนจริง ๆ ไม่ใช่ 100%

พนักงานหนึ่งคนไม่ได้ทำงานผลิตครบทุกชั่วโมงที่เข้างาน ต้องหักประชุม ตอบข้อความ รอข้อมูล พัก ลา และงานสนับสนุน หลายธุรกิจใช้ฐานประมาณ 65-80% ของเวลาทำงานเป็นกำลังการทำงานจริง ซึ่งเป็นช่วงที่ใช้เป็นจุดตั้งต้นได้ แต่ตัวเลขจริงขึ้นกับลักษณะงานและต้องวัดเอง

ตัวอย่างสมมติ ทีมมี 2 คน เวลาทำงานเดือนละ 160 ชั่วโมงต่อคน ใช้กำลังการทำงานจริง 70% จะได้ 112 ชั่วโมงต่อคน รวม 224 ชั่วโมง งานที่วัดได้ (รวมงานแก้) เดือนละ 280 ชั่วโมง ส่วนต่าง 56 ชั่วโมงต่อเดือน เท่ากับประมาณครึ่งคน ซึ่งยังไม่ใช่เหตุผลชัดเจนที่จะจ้างพนักงานประจำเต็มเวลา อาจแก้กระบวนการหรือจ้างพาร์ตไทม์ได้

3. คนไม่พอ หรือระบบงานมีปัญหา

คำถามกรองง่าย ๆ คือ ถ้าตัดงานซ้ำและงานแก้ออกครึ่งหนึ่ง ภาระงานยังเกินกำลังอยู่หรือไม่ ถ้าไม่เกินแล้ว ปัญหาอยู่ที่กระบวนการ

4. ต้นทุนรวมของพนักงานหนึ่งตำแหน่ง

ต้นทุนที่ต้องนับ ได้แก่ เงินเดือน เงินสมทบประกันสังคมส่วนนายจ้าง โบนัส สวัสดิการ อุปกรณ์และซอฟต์แวร์ ค่าสรรหา ค่าฝึกอบรม เวลาของหัวหน้าที่ใช้สอนและตรวจงาน และช่วงเดือนแรกที่ผลงานยังไม่เต็ม อัตราและเพดานเงินสมทบประกันสังคมมีประกาศเปลี่ยนแปลงได้ ควรตรวจกับสำนักงานประกันสังคมหรือผู้ทำบัญชีก่อนคำนวณจริง ตัวอย่างด้านล่างใส่ตัวเลขสมมติแทน

ตัวอย่างสมมติ ตำแหน่งเจ้าหน้าที่ธุรการ เงินเดือน 25,000 บาทต่อเดือน

ต้นทุนรวมเท่ากับ 491,500 บาท หรือประมาณ 1.64 เท่าของเงินเดือนรวมทั้งปี 300,000 บาท ปีถัดไปค่าสรรหา ค่าอบรม และช่วงเริ่มงานหายไป แต่ยังมีเงินเดือนที่ปรับขึ้น และค่าชดเชยที่สะสมตามอายุงานหากต้องเลิกจ้างในอนาคต

5. ต้องมีรายได้หรือกำไรขั้นต้นเพิ่มเท่าไรจึงคุ้ม

ถ้าตำแหน่งนี้ช่วยให้ขายหรือรับงานได้มากขึ้น ใช้สูตร

รายได้ที่ต้องเพิ่ม = ต้นทุนรวมของตำแหน่งต่อปี ÷ อัตรากำไรขั้นต้น

ตัวอย่างสมมติ ต้นทุนรวม 491,500 บาท

• อัตรากำไรขั้นต้น 30% ต้องมีรายได้เพิ่ม 491,500 ÷ 0.30 = ประมาณ 1,638,000 บาทต่อปี หรือประมาณ 136,500 บาทต่อเดือน
• อัตรากำไรขั้นต้น 40% ต้องมีรายได้เพิ่ม 491,500 ÷ 0.40 = ประมาณ 1,229,000 บาทต่อปี

ข้อควรระวัง

• ใช้กำไรขั้นต้นที่ยังไม่หักค่าแรงของตำแหน่งนี้ ไม่เช่นนั้นจะนับซ้ำ
• ใช้เฉพาะรายได้ที่เพิ่มเพราะมีตำแหน่งนี้จริง ไม่ใช่รายได้ที่เดิมก็ได้อยู่แล้ว
• ถ้าตำแหน่งเป็นงานหลังบ้านที่ไม่สร้างรายได้โดยตรง ให้เทียบกับต้นทุนที่ลด เช่น ค่าล่วงเวลา ค่าเสียหายจากงานผิดพลาด หรือเวลาของเจ้าของที่คืนมา
• ประเมินระยะคืนทุน ถ้ารายได้เพิ่มมาช้ากว่าที่คาดหลายเดือน ต้องมีเงินสดรองรับ

ส่วนการวางตัวเลขนี้ลงในแผนธุรกิจและประมาณการ ดู บริการแผนธุรกิจ

6. ทางเลือกอื่นก่อนเพิ่มพนักงานประจำ

คู่มือนี้ไม่ซ้ำรายละเอียดการเลือกระหว่างทำเองกับจ้างภายนอก ซึ่งอธิบายไว้ในคู่มือข้างต้น และไม่ลงรายละเอียดเรื่องแรงงานรับเหมา ซึ่งอยู่ใน พนักงานที่จ้างผ่านบริษัทภายนอกและแรงงานรับเหมาช่วง

7. มุมกฎหมายตอนจ้าง

1. ทำเป็นหนังสือ ควรมีสัญญาจ้างหรือหนังสือตกลงที่ระบุตำแหน่ง หน้าที่ ค่าจ้าง วันเวลาทำงาน ช่วงทดลองงาน และเงื่อนไขสำคัญ เพื่อเป็นหลักฐานของทั้งสองฝ่าย
2. ทดลองงานและการบอกกล่าวล่วงหน้า การบอกเลิกสัญญาจ้างที่ไม่มีกำหนดระยะเวลาอยู่ภายใต้มาตรา 17 ที่กำหนดเรื่องการบอกกล่าวล่วงหน้า ควรตรวจเงื่อนไขกับข้อเท็จจริงก่อนเลิกจ้างเสมอ
3. ค่าชดเชยเมื่อครบ 120 วัน มาตรา 118 ให้ลูกจ้างที่ทำงานติดต่อกันครบ 120 วันขึ้นไปและถูกเลิกจ้างมีสิทธิค่าชดเชยตามอายุงาน ช่วงทดลองงานไม่ได้ทำให้พ้นจากหลักนี้ ดู ค่าชดเชยเมื่อเลิกจ้าง
4. สัญญามีกำหนดเวลา ข้อยกเว้นค่าชดเชยของการจ้างที่มีกำหนดระยะเวลาแน่นอนแคบ ใช้กับงานโครงการ งานเฉพาะ หรืองานตามฤดูกาลที่ต้องเสร็จภายในกำหนด ไม่ใช่วิธีเลี่ยงการจ้างงานประจำ
5. แรงงานจากบริษัทภายนอก มาตรา 11/1 ให้ถือว่าผู้ประกอบกิจการเป็นนายจ้างของคนที่ผู้อื่นจัดหามาทำงานที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการผลิตหรือธุรกิจของตน และต้องดูแลให้ได้รับสิทธิประโยชน์และสวัสดิการที่เป็นธรรมโดยไม่เลือกปฏิบัติ
6. อย่าจ้างเป็นฟรีแลนซ์ถ้าทำงานแบบลูกจ้าง ดู จ้างฟรีแลนซ์ระยะยาวต่างจากพนักงานอย่างไร

8. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

1. คิดต้นทุนแค่เงินเดือน ลืมประกันสังคม โบนัส เวลาของหัวหน้า และช่วงเริ่มงาน
2. รับคนเพิ่มทั้งที่ปัญหาคืองานแก้ ซ้ำซ้อน หรือรออนุมัติ
3. ใช้กำลังการทำงานเต็ม 100% ในการคำนวณ
4. ตัดสินใจจากช่วงพีกเดือนเดียว
5. ทำสัญญาสั้นต่ออายุเรื่อย ๆ กับงานประจำโดยหวังไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย
6. คิดว่าช่วงทดลองงานเลิกจ้างได้เสมอโดยไม่มีผลทางกฎหมาย
7. ใช้ฟรีแลนซ์หรือบริษัทรับเหมาแทนการจ้าง โดยควบคุมงานเหมือนลูกจ้าง
8. ไม่ตั้งเกณฑ์ประเมินหลังจ้าง จึงไม่รู้ว่าคุ้มหรือไม่

9. เช็กลิสต์ตัดสินใจก่อนรับพนักงานเพิ่ม

• เก็บข้อมูลปริมาณงาน เวลาต่อชิ้น งานค้าง ล่วงเวลา และงานแก้อย่างน้อย 2-3 เดือน
• คำนวณกำลังการทำงานจริงต่อคน ไม่ใช่ 100%
• ตรวจแล้วว่าตัดงานซ้ำ งานแก้ และขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกแล้ว ภาระงานยังเกิน
• คำนวณต้นทุนรวมปีแรก รวมประกันสังคม โบนัส สวัสดิการ อุปกรณ์ สรรหา อบรม เวลาหัวหน้า และช่วงเริ่มงาน
• คำนวณรายได้หรือกำไรขั้นต้นที่ต้องเพิ่ม และเทียบกับที่คาดได้จริง
• เทียบทางเลือก พาร์ตไทม์ มีกำหนดเวลา จ้างภายนอก ระบบอัตโนมัติ
• จัดทำสัญญาจ้างเป็นหนังสือ ระบุช่วงทดลองงานและเงื่อนไขสำคัญ
• กำหนดเกณฑ์ประเมินผลและวันทบทวน เช่น 90 วันและ 6 เดือน
• เตรียมเงินสดรองรับกรณีรายได้มาช้ากว่าที่คาด

อ่านเพิ่มเติม

• ทำเองหรือจ้างข้างนอก (Outsource) ธุรกิจ SME ควรตัดสินใจอย่างไร — เปรียบเทียบการทำเองกับจ้างภายนอก
• พนักงานที่จ้างผ่านบริษัทภายนอกและแรงงานรับเหมาช่วง — มาตรา 11/1 และความรับผิดของบริษัท
• จ้างฟรีแลนซ์ระยะยาว ต่างจากจ้างพนักงานอย่างไร — เส้นแบ่งฟรีแลนซ์กับลูกจ้าง
• ค่าชดเชยเมื่อเลิกจ้าง — ตารางค่าชดเชยตามอายุงาน
• ประชุมผู้บริหารประจำเดือน ควรดูตัวเลขอะไร — ติดตามจำนวนพนักงานและภาระงาน
• เจ้าของอนุมัติทุกเรื่อง ตารางอำนาจอนุมัติ — แก้คอขวดการรออนุมัติ

อย่ารับพนักงานเพิ่มจากความรู้สึกว่ายุ่ง ให้วัดภาระงาน ตรวจกระบวนการ คำนวณต้นทุนรวมของตำแหน่งกับรายได้ที่ต้องเพิ่ม แล้วจัดเอกสารจ้างให้ถูกต้องตั้งแต่วันแรก

เราช่วยร่างสัญญาจ้าง ข้อบังคับ และเอกสารด้านทรัพยากรบุคคล ตรวจเงื่อนไขทดลองงานและสัญญามีกำหนดเวลา และช่วยทบทวนแผนธุรกิจที่เกี่ยวกับการขยายทีม ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ เอกสารด้านทรัพยากรบุคคล และ แผนธุรกิจ

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ