ประชุมผู้บริหารประจำเดือน ควรดูตัวเลขอะไร และต้องมีเรื่องกฎหมายอะไรอยู่ในวาระ

เจ้าของหรือผู้บริหาร SME หลายแห่งมี "ประชุมประจำเดือน" แต่ใช้เวลาไปกับการรายงานว่าทำอะไรไปแล้ว ไม่มีตัวเลขที่เทียบกับเดือนก่อน ไม่มีใครจดว่าตัดสินใจอะไร และเรื่องกฎหมาย สัญญา และภาษีมักโผล่ขึ้นมาก็ต่อเมื่อเกิดปัญหา เช่น ลูกค้าค้างจ่ายนานแล้ว ใบอนุญาตใกล้หมดอายุ หรือกำหนดยื่นภาษีเลยไป

คู่มือนี้เสนอโครงประชุมที่ใช้ได้กับ SME ตั้งแต่ตัวเลขที่ควรดู วาระด้านกฎหมายที่ควรมี การจดบันทึกการตัดสินใจ ไปจนถึงความต่างระหว่างประชุมผู้บริหารกับการประชุมกรรมการและผู้ถือหุ้นที่กฎหมายบริษัทกำหนด

คำตอบหลัก

ประชุมผู้บริหารรายเดือนที่ดีควรใช้เวลาไม่นาน มีรายงานล่วงหน้า ดูตัวเลขไม่กี่ตัวที่ตัดสินความอยู่รอด ได้แก่ เงินสด ลูกหนี้ตามอายุหนี้ กำไรตามงานหรือสินค้า งานในมือ และพนักงาน ต่อด้วยวาระกฎหมายและกำกับดูแลสั้น ๆ แล้วจบด้วยบันทึกการตัดสินใจและผู้รับผิดชอบพร้อมกำหนดเวลา

หลักกฎหมาย การประชุมผู้บริหารภายในไม่มีรูปแบบบังคับ แต่การประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทจำกัดต้องจัดภายในหกเดือนนับแต่จดทะเบียนและอย่างน้อยหนึ่งครั้งทุกสิบสองเดือนหลังจากนั้น (ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1171) กรรมการต้องจัดให้จดรายงานการประชุมและข้อมติของที่ประชุมผู้ถือหุ้นและกรรมการ และเก็บไว้ที่สำนักงานที่จดทะเบียน (มาตรา 1207) ส่วนการทำบัญชีและงบการเงินเป็นไปตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา อย่าให้การประชุมรายเดือนปนกับการประชุมที่กฎหมายกำหนด การประชุมรายเดือนเป็นเครื่องมือบริหาร ส่วนการประชุมกรรมการและผู้ถือหุ้นเป็นเครื่องมือกำกับดูแลที่มีผลทางกฎหมาย แต่ข้อมูลจากรายงานรายเดือนช่วยให้การประชุมทางกฎหมายมีสาระและเตรียมง่ายขึ้นมาก

1. ประชุมผู้บริหารกับประชุมกรรมการและผู้ถือหุ้นต่างกันอย่างไร

หากการประชุมรายเดือนมีกรรมการตัดสินเรื่องสำคัญของบริษัท เช่น กู้ยืม ให้หลักประกัน หรือลงนามสัญญายาว ให้จัดทำมติของกรรมการหรือผู้ถือหุ้นแยกตามข้อบังคับ อย่าให้บันทึกภายในเพียงอย่างเดียวเป็นหลักฐานของเรื่องเหล่านั้น เรื่องการจัดประชุมออนไลน์เมื่อกรรมการหรือผู้ถือหุ้นอยู่ต่างประเทศ ดูจัดประชุมบริษัทออนไลน์ให้ใช้ได้ตามกฎหมาย และปฏิทินการประชุมและยื่นเอกสารประจำปีดูปฏิทินนิติบุคคลรอบปี

2. ตัวเลขที่ควรดูทุกเดือน

ไม่ต้องดูทุกตัวชี้วัด เลือกตัวที่เปลี่ยนการตัดสินใจ

เงินสดและกระแสเงินสด

• ยอดเงินสดและเงินฝากปัจจุบัน เทียบกับค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายในเดือนถัดไป
• รายรับและรายจ่ายที่คาดว่าจะเกิดในช่วงข้างหน้า
• ภาษีและเงินสมทบที่ต้องจ่ายในเดือนถัดไป เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม

ลูกหนี้ตามอายุหนี้ (receivables ageing)

• แยกยอดลูกหนี้เป็นกลุ่มตามระยะเวลาที่ค้าง เช่น ยังไม่ครบกำหนด ค้างไม่นาน ค้างนาน
• รายชื่อลูกค้าที่ค้างนานและสถานะการติดตาม
• สัดส่วนลูกหนี้รายใหญ่ที่สุดต่อยอดรวม เพื่อเห็นความเสี่ยงพึ่งลูกค้ารายเดียว
• งานที่ส่งมอบแล้วแต่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้

ลูกหนี้ค้างนานต้องมีมาตรการทางกฎหมาย ดูลูกค้าค้างชำระค่าสินค้าและค่าบริการ เรื่องอายุความและการติดตามหนี้

เจ้าหนี้และสต็อก

• เจ้าหนี้ที่จะครบกำหนดและเงื่อนไขการชำระ
• สินค้าคงคลัง ของค้างสต็อกนาน และของที่ใกล้หมดอายุ (ถ้ามี)

กำไรตามงานหรือสินค้า

• กำไรขั้นต้นแยกตามผลิตภัณฑ์ บริการ หรือสัญญา ไม่ดูแต่รวมทั้งบริษัท
• งานที่มีต้นทุนบานปลายหรือมีค่าปรับ

งานในมือและการขาย (pipeline)

• ใบเสนอราคาที่ส่งไปและโอกาสปิดการขาย
• สัญญาที่ใกล้ต่ออายุหรือใกล้หมด

พนักงาน

• จำนวนพนักงาน การเข้า-ออก และตำแหน่งที่ว่าง
• เรื่องร้องเรียนหรือการเลิกจ้างที่อยู่ระหว่างดำเนินการ

ตัวเลขทั้งหมดควรมาจากบัญชีที่เป็นปัจจุบัน ถ้าตัวเลขมาช้าหรือไม่ตรงกัน เป็นสัญญาณว่าการทำบัญชีต้องปรับก่อน ผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีเป็นผู้ที่ช่วยจัดรูปแบบรายงานได้ตรงที่สุด

3. วาระกฎหมายและกำกับดูแลที่ควรมีทุกเดือน

ใช้เวลาสั้น ๆ ราวสิบถึงยี่สิบนาที โดยมีรายการตรวจเป็นหน้าเดียวจากทนายความ ผู้ทำบัญชี หรือผู้ดูแลเอกสารบริษัท

• สัญญาที่ใกล้ครบกำหนดหรือต่ออายุ รวมสัญญาที่ต่ออายุอัตโนมัติและสัญญาที่ต้องบอกกล่าวล่วงหน้า
• สัญญาใหม่ที่รอลงนาม และผลการตรวจสัญญาเทียบกับระบบอนุมัติ ดูวางระบบตรวจสัญญาก่อนเซ็นเมื่อไม่มีฝ่ายกฎหมาย
• ข้อพิพาทและเรื่องค้างคา หนังสือทวงถาม ข้อเรียกร้อง คดีความ และสถานะ
• ใบอนุญาตและทะเบียน วันหมดอายุของใบอนุญาต การจดทะเบียน และเครื่องหมายการค้า
• ภาษีและเอกสารที่ต้องยื่น กำหนดยื่นภาษีและแบบที่จะถึงในเดือนถัดไป และสถานะการยื่นเดือนที่ผ่านมา
• งานด้านพนักงาน ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน สัญญาจ้าง และเรื่องที่ต้องแก้ไขตามกฎหมายแรงงาน
• ข้อมูลส่วนบุคคล เหตุการณ์ที่เกี่ยวกับข้อมูลลูกค้าหรือพนักงาน คำขอใช้สิทธิ และเอกสารตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562
• การเปลี่ยนแปลงที่ต้องจดทะเบียน กรรมการ ที่อยู่ ทุน หรือวัตถุประสงค์ ดูการเปลี่ยนแปลงหลังการจดทะเบียน

ถ้าจ้างที่ปรึกษากฎหมายรายเดือน รายงานสั้นเรื่องเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของงานที่ควรได้รับ ดูวัดผลที่ปรึกษากฎหมายรายเดือนอย่างไร

4. โครงวาระสำหรับการประชุมหนึ่งชั่วโมง

ถ้ารายงานล่วงหน้าไม่มา ให้เลื่อนหรือประชุมสั้น เพราะการอ่านตัวเลขในห้องประชุมเสียเวลาที่ควรใช้ตัดสินใจ

5. บันทึกการตัดสินใจ (decision log) และรายงานการประชุม

สำหรับการประชุมภายในไม่ต้องเขียนรายงานยาว ใช้ตารางสั้น ๆ ที่จดทุกครั้ง

ประโยชน์ของตารางนี้คือ เมื่อเกิดข้อโต้แย้งภายหลัง เช่น กรรมการหรือผู้ถือหุ้นถามว่าทำไมตัดสินใจเช่นนั้น หรือพนักงานอ้างว่าได้รับอนุญาต ท่านมีหลักฐานเวลาและเหตุผล

ส่วนการประชุมที่กฎหมายบริษัทกำหนด ให้จดรายงานการประชุมและข้อมติในสมุดตามมาตรา 1207 และเก็บไว้ที่สำนักงานที่จดทะเบียน มติของที่ประชุมใหญ่ เช่น อนุมัติงบการเงินและจ่ายเงินปันผล ควรทำให้ครบถ้วนทุกรอบ ผู้ถือหุ้นมีสิทธิตรวจดูตามที่กฎหมายกำหนด จึงไม่ควรปล่อยให้บันทึกขาดหายหรือเขียนย้อนหลังโดยไม่มีที่มา

6. ความเชื่อมโยงกับงบการเงินและการประชุมสามัญ

• นิติบุคคลมีหน้าที่จัดทำบัญชีและงบการเงินตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และมีขั้นตอนอนุมัติงบการเงินโดยที่ประชุมใหญ่สามัญ ควรตรวจกำหนดเวลาจากเกณฑ์ล่าสุดของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและตารางประจำปีของบริษัท
• รายงานรายเดือนที่ดีช่วยให้ตัวเลขตอนปิดบัญชีไม่ใช่เรื่องเซอร์ไพรส์ เช่น พบว่าลูกหนี้บางรายต้องตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ หรือสต็อกบางส่วนต้องตัดจำหน่าย การสรุปยอดทุกเดือนทำให้ผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชีทำงานเร็วขึ้น
• หากพบว่าบัญชีหรือการยื่นภาษีค้าง ให้แก้เป็นวาระต่อเนื่อง ดูเปลี่ยนผู้ทำบัญชีเมื่อพบว่ายื่นภาษีหรืองบการเงินไม่ครบ

7. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ประชุมเพื่อรายงาน ไม่ใช่เพื่อตัดสินใจ
• ตัวเลขมาจากหลายไฟล์และไม่ตรงกับบัญชี
• ไม่มีวาระกฎหมาย จนข้อพิพาทหรือกำหนดต่ออายุสัญญาเลยไป
• บันทึกเฉพาะผลสรุปแต่ไม่จดผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา
• นำเรื่องที่ต้องใช้มติผู้ถือหุ้นหรือกรรมการมาตัดสินในการประชุมภายในอย่างเดียว
• ทุกคนในที่ประชุมมีส่วนได้เสียกับเรื่องที่ตัดสิน แต่ไม่มีใครบันทึกไว้ ดูเรื่องกรรมการและผลประโยชน์ในธุรกิจครอบครัว บทบาท ค่าตอบแทน กติกาตัดสินใจ
• เชิญทุกฝ่ายทุกเดือน ทำให้การประชุมยาวและไม่มีใครเตรียมตัว

8. เช็กลิสต์การประชุมผู้บริหารรายเดือน

• กำหนดวันและเวลาคงที่ทุกเดือน และกำหนดผู้จัดทำรายงาน
• ส่งรายงานตัวเลขอย่างน้อยหนึ่งวันทำการก่อนประชุม
• รายงานครอบคลุมเงินสด ลูกหนี้ตามอายุหนี้ เจ้าหนี้ กำไรตามงาน งานในมือ พนักงาน
• มีวาระกฎหมายหน้าเดียว สัญญา ข้อพิพาท ใบอนุญาต ภาษี ข้อมูลส่วนบุคคล
• แยกเรื่องที่ต้องใช้มติกรรมการหรือผู้ถือหุ้นออกมาทำตามขั้นตอนของกฎหมาย
• จดบันทึกการตัดสินใจ ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลา
• ทบทวนงานค้างของเดือนก่อนทุกครั้ง
• เก็บรายงานการประชุมกรรมการและผู้ถือหุ้นไว้ที่สำนักงานที่จดทะเบียน
• ตรวจปฏิทินประจำปี ประชุมสามัญ งบการเงิน และการยื่นเอกสาร

อ่านเพิ่มเติม

• ปฏิทินนิติบุคคลรอบปี — ลำดับการปิดงบ ประชุมผู้ถือหุ้น และยื่นเอกสารประจำปี
• จัดประชุมบริษัทออนไลน์ให้ใช้ได้ตามกฎหมาย — เมื่อกรรมการหรือผู้ถือหุ้นอยู่ต่างประเทศ
• วัดผลที่ปรึกษากฎหมายรายเดือนอย่างไร — ตัวอย่างรายงานกฎหมายสำหรับผู้บริหาร
• ลูกค้าค้างชำระค่าสินค้าและค่าบริการ — เมื่อลูกหนี้ค้างนาน
• วางระบบตรวจสัญญาก่อนเซ็นเมื่อไม่มีฝ่ายกฎหมาย — วาระสัญญาในที่ประชุม

ประชุมรายเดือนที่ดีคือประชุมที่เริ่มจากรายงานล่วงหน้า ดูตัวเลขที่เปลี่ยนการตัดสินใจ มีวาระกฎหมายสั้น ๆ และจบด้วยบันทึกว่าใครต้องทำอะไรเมื่อไร และแยกให้ชัดจากการประชุมกรรมการและผู้ถือหุ้นที่กฎหมายกำหนด

เราช่วยวางรูปแบบรายงานกฎหมายสำหรับผู้บริหาร จัดทำรายงานการประชุมและมติกรรมการหรือผู้ถือหุ้น และดูแลปฏิทินเอกสารประจำปีของบริษัท ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ งานเลขานุการบริษัท และ ที่ปรึกษากฎหมายรายเดือน

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ