ธุรกิจครอบครัว: แบ่งบทบาท ค่าตอบแทน และกติกาตัดสินใจอย่างไรไม่ให้ทะเลาะกัน

ธุรกิจครอบครัวมักเริ่มจากความไว้ใจ พ่อแม่ พี่น้อง หรือคู่สมรสช่วยกันทำ ไม่มีใครเขียนอะไรไว้ เพราะ "เป็นคนในครอบครัวกัน" เมื่อกิจการโตและรุ่นลูกเข้ามา ปัญหาจึงโผล่ ใครเป็นผู้ตัดสินใจ ใครได้เงินเท่าไรเพราะอะไร เงินที่ครอบครัวหยิบใช้ถือเป็นเงินเดือน เงินปันผล หรือยืมบริษัท และเมื่อเห็นไม่ตรงกัน ทางออกเหลือแต่ทะเลาะกัน

คู่มือนี้ตอบเรื่องบทบาท ค่าตอบแทน และกติกาตัดสินใจ โดยแยกให้เห็นว่ากฎหมายบริษัท แรงงาน และภาษีเข้ามาเกี่ยวตรงไหน เรื่องการวางแผนส่งต่อธุรกิจและทรัพย์สินระหว่างรุ่น ดูบริการธุรกิจครอบครัว ของเรา

คำตอบหลัก

ธุรกิจครอบครัวที่อยู่รอดข้ามรุ่นมักแยกสามบทบาทออกจากกัน คือ "ผู้ถือหุ้น" (เจ้าของ) "กรรมการ" (ผู้กำกับและมีอำนาจผูกพันบริษัท) และ "พนักงานหรือผู้บริหาร" (ผู้ทำงานประจำ) แล้วจ่ายค่าตอบแทนให้ตรงกับบทบาทแต่ละอย่าง คือเงินเดือนสำหรับการทำงาน เงินปันผลสำหรับความเป็นเจ้าของ และเขียนกติกาตัดสินใจไว้ก่อนเกิดข้อพิพาท

หลักกฎหมาย บริษัทจำกัดเป็นนิติบุคคลแยกจากผู้ถือหุ้น กรรมการต้องใช้ความระมัดระวังอย่างบุคคลค้าขายผู้ประกอบด้วยความระมัดระวัง (ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1168) เงินปันผลจ่ายได้เฉพาะโดยมติที่ประชุมใหญ่และจากกำไร (มาตรา 1201) รายงานการประชุมต้องจดและเก็บไว้ที่สำนักงานที่จดทะเบียน (มาตรา 1207) และญาติที่ทำงานเพื่อรับค่าจ้างก็เป็นลูกจ้างตามกฎหมายแรงงานได้ ส่วนการกู้ยืมเงินระหว่างบริษัทกับกรรมการหรือผู้ถือหุ้นมีประเด็นภาษีที่ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชี

มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา ปัญหาส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดเพราะกฎหมายไม่ชัด แต่เพราะไม่มีเอกสาร จึงแนะนำให้เริ่มจากสิ่งที่ทำได้ทันที คือเขียนบทบาท เขียนวิธีจ่ายค่าตอบแทน และจดการตัดสินใจสำคัญเป็นรายงานการประชุม แล้วค่อยพิจารณาสัญญาผู้ถือหุ้นหรือ "ธรรมนูญครอบครัว" ในขั้นถัดไป

1. แยกสามบทบาท เจ้าของ กรรมการ พนักงาน

คนเดียวอาจเป็นทั้งสามบทบาท แต่ควรเข้าใจว่าแต่ละบทบาทมีสิทธิและหน้าที่ต่างกัน

การถือหุ้นมากไม่ได้แปลว่าเก่งบริหาร และการบริหารเก่งไม่ได้แปลว่าต้องถือหุ้นมาก สมาชิกที่ถือหุ้นแต่ไม่ทำงานประจำควรได้รับผลตอบแทนผ่านเงินปันผล สมาชิกที่ทำงานประจำควรได้เงินเดือนตามตำแหน่ง เพื่อลดความรู้สึกว่า "ฉันทำมากกว่าแต่ได้เท่ากัน"

2. ค่าตอบแทน เงินเดือนกับเงินปันผล

เงินเดือน

เงินเดือนของสมาชิกครอบครัวควรสัมพันธ์กับตำแหน่งและผลงานจริง ไม่ใช่ตามความใกล้ชิดกับเจ้าของ หากกำหนดสูงเกินกว่าที่เหมาะสมกับงานที่ทำ อาจถูกตั้งคำถามจากผู้ถือหุ้นอื่น และในทางภาษี ค่าใช้จ่ายของบริษัทต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับกิจการจริง ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีว่าบันทึกอย่างไร

เงินปันผล

ตามมาตรา 1201 ห้ามประกาศจ่ายเงินปันผลนอกจากโดยมติที่ประชุมใหญ่ ห้ามจ่ายจากเงินประเภทอื่นนอกจากกำไร ห้ามจ่ายขณะบริษัทขาดทุนจนกว่าจะแก้ขาดทุนนั้น และกรรมการอาจจ่ายเงินปันผลระหว่างกาลได้เมื่อบริษัทมีกำไรสมควร การจ่ายต้องทำภายในเวลาที่มาตรานั้นกำหนด ควรตรวจถ้อยคำที่ใช้บังคับกับกรณีของท่านกับทนายความหรือผู้ทำบัญชี ส่วนวิธีเสียภาษีของผู้รับเงินปันผลขึ้นอยู่กับสถานะผู้รับ

สิ่งที่ไม่ควรทำ

• จ่าย "เงินปันผล" ทั้งที่ยังไม่มีมติหรือไม่มีกำไรสะสม
• เบิกเงินบริษัทมาใช้ส่วนตัวโดยไม่บันทึกประเภท
• ให้สมาชิกครอบครัวรับเงินเดือนโดยไม่มีหน้าที่การงานที่ตรวจสอบได้

3. การใช้เงินบริษัทของคนในครอบครัว

เงินในบัญชีบริษัทไม่ใช่เงินส่วนตัวของเจ้าของ เมื่อเจ้าของหรือครอบครัวหยิบเงินบริษัทมาใช้ ควรจัดให้เข้าหนึ่งในหมวดต่อไปนี้ แล้วบันทึกบัญชี

การกู้ยืมระหว่างบริษัทกับผู้ถือหุ้นหรือกรรมการ ไม่ว่าจะให้บริษัทกู้หรือบริษัทให้กู้ เป็นเรื่องที่ประมวลรัษฎากรมีบทบัญญัติเกี่ยวกับการคิดดอกเบี้ยหรือผลตอบแทนเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี เราไม่ระบุมาตราในบทความนี้ เพราะผลขึ้นอยู่กับรูปแบบการกู้และสถานะของผู้กู้ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนปล่อยให้ยอดเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ผู้ถือหุ้นค้างสะสมหลายปี

นอกจากเรื่องภาษี กรรมการที่ทำให้บริษัทเสียหายอาจต้องรับผิดต่อบริษัท และผู้ถือหุ้นมีกลไกให้ดำเนินการ (มาตรา 1169) ดังนั้นการใช้เงินบริษัทอย่างไม่เป็นระบบเป็นความเสี่ยงทั้งทางภาษีและทางครอบครัว

4. จ้างญาติเข้าทำงาน

• ทำสัญญาจ้างและกำหนดหน้าที่ ระบุตำแหน่ง ค่าจ้าง เวลาทำงาน และผู้บังคับบัญชา แม้เป็นญาติสนิท
• ใช้กฎหมายแรงงานเหมือนพนักงานอื่น วันหยุด วันลา ค่าล่วงเวลา และสิทธิเมื่อเลิกจ้างตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 ใช้บังคับเมื่อเข้าลักษณะเป็นลูกจ้าง
• ประกันสังคมและภาษีหัก ณ ที่จ่าย ตามสถานะของแต่ละคน
• ประเมินผลด้วยเกณฑ์เดียวกัน ความไม่เท่าเทียมในสายตาพนักงานอื่นเป็นบ่อเกิดของความขัดแย้งในองค์กร
• เตรียมกติกาการเลิกจ้างล่วงหน้า การเลิกจ้างญาติเป็นเรื่องอ่อนไหวที่สุด เอกสารการประเมินผลและหนังสือเตือนเป็นหลักฐานสำคัญ ดูบทความหนังสือเตือนพนักงาน

เรื่องค่าจ้างและเงินที่ถือเป็นค่าจ้างสำหรับคำนวณสิทธิ ดูค่าตำแหน่ง ค่าคอมมิชชั่น ค่ากะ ค่าเดินทาง เงินก้อนไหนถือเป็นค่าจ้าง

5. กติกาตัดสินใจ

ธุรกิจครอบครัวตัดสินใจผิดพลาดบ่อยเพราะเรื่องใหญ่และเรื่องเล็กปนกัน ลองแยกเป็นสามกลุ่ม

• เรื่องประจำวัน ผู้บริหารที่ได้รับมอบหมายตัดสินใจได้เอง
• เรื่องสำคัญ กรรมการตัดสินร่วมกันตามข้อบังคับ เช่น ลงทุนครั้งใหญ่ จ้างผู้บริหารระดับสูง สัญญาระยะยาว
• เรื่องที่ต้องใช้มติผู้ถือหุ้น ตามกฎหมายและข้อบังคับ เช่น จ่ายเงินปันผล แก้ข้อบังคับ เพิ่มลดทุน เลือกตั้งกรรมการ

เขียนไว้ด้วยว่า ใครเป็นประธาน ใครเป็นผู้ออกเสียงชี้ขาดเมื่อคะแนนเท่ากัน และเรื่องใดต้องได้เสียงเอกฉันท์ ถ้ามีผู้ถือหุ้นสองฝ่ายถือหุ้นเท่ากัน ควรอ่านหุ้นส่วนถือหุ้นห้าสิบห้าสิบ ทะเลาะกันจนบริษัทเดินต่อไม่ได้ เพื่อวางกลไกแก้ทางตันล่วงหน้า

รายงานการประชุมช่วยเป็นหลักฐาน มาตรา 1207 ให้กรรมการจัดให้มีการจดรายงานการประชุมและข้อมติของที่ประชุมผู้ถือหุ้นและกรรมการ และเก็บไว้ที่สำนักงานที่จดทะเบียน แม้เป็นการตัดสินใจในวงครอบครัว การจดบันทึกสั้น ๆ ก็ป้องกันการเข้าใจไม่ตรงกันในภายหลัง

6. เมื่อกรรมการหรือผู้ถือหุ้นมีส่วนได้เสียในเรื่องที่ตัดสิน

ธุรกรรมที่บริษัททำกับกรรมการ ผู้ถือหุ้นใหญ่ หรือญาติของบุคคลเหล่านั้น เช่น เช่าที่ดินของเจ้าของ ซื้อสินค้าจากบริษัทของน้องชาย หรือจ้างบริษัทของภรรยา ควรทำอย่างโปร่งใส

• เปิดเผยความสัมพันธ์ให้กรรมการและผู้ถือหุ้นอื่นทราบ
• เปรียบเทียบราคากับตลาดและเก็บเอกสารไว้
• ให้ผู้ที่ไม่มีส่วนได้เสียเป็นผู้พิจารณาอนุมัติเท่าที่ข้อบังคับให้ทำได้
• บันทึกเหตุผลเป็นรายงานการประชุม
• ตรวจข้อบังคับของบริษัทว่ามีข้อกำหนดเรื่องการออกเสียงเมื่อมีส่วนได้เสียหรือไม่

ฐานทางกฎหมายหลักคือหน้าที่ความระมัดระวังของกรรมการ (มาตรา 1168) และสิทธิของผู้ถือหุ้นในการดำเนินการเมื่อกรรมการทำให้บริษัทเสียหาย (มาตรา 1169) ประเด็นเฉพาะเรื่องการงดออกเสียงขึ้นอยู่กับข้อบังคับและข้อเท็จจริงของแต่ละบริษัท

7. เมื่อเห็นไม่ตรงกัน แก้อย่างไร

• เจรจาหรือไกล่เกลี่ย โดยบุคคลที่ทุกฝ่ายเชื่อถือ เช่น ผู้ใหญ่ในครอบครัวหรือผู้ไกล่เกลี่ยมืออาชีพ ดูบริการด้านการระงับข้อพิพาททางเลือกของเรา
• สัญญาระหว่างผู้ถือหุ้น กำหนดสิทธิซื้อก่อน การขายหุ้น การออกจากกิจการ และการแก้ทางตัน ก่อนที่ปัญหาจะเกิด
• ใช้สิทธิตามกฎหมายบริษัท เช่น การขอตรวจรายงานการประชุม และการเรียกประชุมผู้ถือหุ้น ดูสิทธิของผู้ถือหุ้นส่วนน้อยในบริษัทไทย
• ดำเนินคดี เป็นทางสุดท้าย เพราะคดีระหว่างญาติกระทบทั้งธุรกิจและครอบครัว

ถ้าผู้ก่อตั้งเสียชีวิตหรือทำงานไม่ได้ ต้องมีแผนล่วงหน้า ดูกรรมการคนเดียวเสียชีวิต บริษัทจะจ่ายเงินและทำสัญญาต่ออย่างไร

8. ธรรมนูญครอบครัว (family constitution) ใช้บังคับได้แค่ไหน

ธรรมนูญครอบครัวคือเอกสารที่ครอบครัวตกลงกันเรื่องค่านิยม บทบาท การเข้าทำงานของลูกหลาน นโยบายเงินปันผล และวิธีแก้ข้อพิพาท เอกสารนี้มีประโยชน์เป็นข้อตกลงร่วม แต่ผลบังคับทางกฎหมายขึ้นอยู่กับวิธีเขียนและเนื้อหา

• ส่วนที่เป็นหลักการหรือคำมั่นสัญญาทางศีลธรรมอาจไม่มีผลบังคับเป็นสัญญา
• ส่วนที่เป็นข้อตกลงเฉพาะเจาะจง เช่น สิทธิซื้อหุ้นก่อน ควรนำไปทำเป็นสัญญาผู้ถือหุ้นหรือกำหนดในข้อบังคับ ซึ่งมีผลชัดเจนกว่า
• เนื้อหาที่ขัดกับกฎหมายหรือข้อบังคับของบริษัทย่อมไม่อาจใช้แทนที่กฎหมายนั้นได้

ควรให้ทนายความช่วยแยกว่าข้อใดควรเป็นหลักการ และข้อใดควรเขียนเป็นสัญญาหรือข้อบังคับ

9. เช็กลิสต์สำหรับธุรกิจครอบครัว

• เขียนรายชื่อบทบาทของสมาชิกครอบครัวแต่ละคน ผู้ถือหุ้น กรรมการ หรือพนักงาน
• กำหนดเงินเดือนตามตำแหน่งและเก็บเกณฑ์ไว้ ไม่ใช้ความสัมพันธ์เป็นเกณฑ์
• จ่ายเงินปันผลตามมติและเมื่อมีกำไรเท่านั้น
• เลิกการหยิบเงินบริษัทใช้ส่วนตัวโดยไม่บันทึก ใช้เงินเดือน เงินปันผล หรือสัญญากู้
• ทำสัญญาจ้างกับญาติที่ทำงาน และปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน
• เขียนกติกาตัดสินใจสามกลุ่ม ประจำวัน สำคัญ และต้องใช้มติผู้ถือหุ้น
• จดรายงานการประชุมของเรื่องสำคัญและเก็บไว้ที่สำนักงานที่จดทะเบียน
• ตั้งขั้นตอนอนุมัติธุรกรรมกับญาติหรือบริษัทที่เกี่ยวข้อง
• ปรึกษาผู้ทำบัญชีเรื่องบัญชีเงินกู้ผู้ถือหุ้นและภาษี
• พิจารณาสัญญาผู้ถือหุ้นและแผนสืบทอดกิจการ

อ่านเพิ่มเติม

• ธุรกิจครอบครัว — บริการวางโครงสร้างและแผนสืบทอดธุรกิจ
• สิทธิของผู้ถือหุ้นส่วนน้อยในบริษัทไทย — การประชุม ข้อมูล และการฟ้องกรรมการ
• หุ้นส่วนถือหุ้นห้าสิบห้าสิบ ทะเลาะกันจนบริษัทเดินต่อไม่ได้ — วางกลไกแก้ทางตัน
• กรรมการคนเดียวเสียชีวิต บริษัทจะจ่ายเงินและทำสัญญาต่ออย่างไร — เมื่อผู้ก่อตั้งจากไป
• ค่าตำแหน่ง ค่าคอมมิชชั่น ค่ากะ ค่าเดินทาง เงินก้อนไหนถือเป็นค่าจ้าง — เมื่อญาติเป็นลูกจ้าง

ธุรกิจครอบครัวที่ใช้กติกาเขียนแทนความไว้ใจอย่างเดียว คือแยกเจ้าของ กรรมการ และพนักงาน จ่ายเงินให้ตรงบทบาท และจดการตัดสินใจสำคัญ มีโอกาสผ่านรุ่นต่อรุ่นโดยไม่เสียทั้งธุรกิจและความสัมพันธ์

เราช่วยวางโครงสร้างบริษัทครอบครัว ร่างสัญญาผู้ถือหุ้นและข้อบังคับ จัดทำเอกสารจ้างงานและรายงานการประชุม รวมถึงเตรียมแผนรับมือเมื่อเจ้าของไม่อยู่ ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ ธุรกิจครอบครัว และ เอกสารด้านทรัพยากรบุคคล

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ