ในคดีแรงงาน หนังสือเตือนพนักงานเป็นเอกสารที่ถูกยกขึ้นมาบ่อยที่สุดฉบับหนึ่ง และเป็นเอกสารที่ทำให้นายจ้างแพ้คดีบ่อยไม่แพ้กัน เพราะ หนังสือเตือนที่เขียนไม่ครบใช้เป็นฐานเลิกจ้างไม่ได้
กฎหมายคุ้มครองแรงงานยอมให้นายจ้างเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยได้ เมื่อพนักงานฝ่าฝืนข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมาย และนายจ้างเคยตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว แต่พนักงานยังทำผิดซ้ำในเรื่องเดียวกัน หนังสือเตือนจึงไม่ใช่แค่พิธีการ แต่เป็นหลักฐานชิ้นหลักของการเลิกจ้าง
หนังสือเตือนต้องมีอะไรบ้าง
- ข้อเท็จจริงของการกระทำผิด วันที่ เวลา สถานที่ และสิ่งที่เกิดขึ้น เขียนให้คนนอกอ่านแล้วเข้าใจ
- ข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งที่ฝ่าฝืน ระบุข้อให้ชัด ไม่ใช่เขียนกว้าง ๆ ว่า "ประพฤติไม่เหมาะสม"
- ข้อความตักเตือนว่าห้ามทำซ้ำ และผลถ้าทำซ้ำ
- ลงชื่อผู้มีอำนาจตามข้อบังคับ และวันที่ออกหนังสือ
- หลักฐานการส่งหรือการรับรู้ ของพนักงาน
หนังสือที่ขาดข้อ 1 หรือข้อ 2 มักถูกมองว่าเป็นเพียงการแจ้งให้ทราบ ไม่ใช่หนังสือเตือนตามกฎหมาย
เมื่อพนักงานไม่ยอมเซ็นรับ
ลายมือชื่อของพนักงาน ไม่ใช่เงื่อนไข ให้หนังสือเตือนมีผล สิ่งที่สำคัญคือพนักงานได้รับรู้ วิธีที่ใช้กันมีดังนี้
- อ่านข้อความให้ฟังต่อหน้าพยาน แล้วให้พยานลงชื่อและบันทึกว่าพนักงานปฏิเสธการลงชื่อ
- ส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับไปยังที่อยู่ที่พนักงานแจ้งไว้
- ส่งทางอีเมลหรือช่องทางที่บริษัทใช้สื่อสารกับพนักงานเป็นปกติ เก็บหลักฐานการส่งไว้ควบคู่
อายุของหนังสือเตือน
หนังสือเตือนใช้เป็นฐานเลิกจ้างได้ เมื่อพนักงานทำผิดซ้ำ ภายในหนึ่งปีนับแต่วันที่ทำผิดครั้งก่อน ไม่ใช่นับจากวันที่ออกหนังสือ ถ้าทำผิดซ้ำหลังจากนั้น ต้องเริ่มเตือนใหม่
และต้องเป็นการทำผิด เรื่องเดียวกันหรือลักษณะเดียวกัน กับที่เคยเตือน มาสายแล้วเตือนไว้ แต่ครั้งต่อมาทะเลาะวิวาท เป็นคนละเรื่องกัน
ความผิดที่ไม่ต้องเตือนก่อน
กฎหมายยอมให้เลิกจ้างได้ทันทีโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยและไม่ต้องเตือนก่อน ในความผิดร้ายแรงที่กฎหมายกำหนด เช่น
- ทุจริตต่อหน้าที่ หรือจงใจกระทำความผิดอาญาต่อนายจ้าง
- จงใจทำให้นายจ้างได้รับความเสียหาย
- ประมาทเลินเล่อจนนายจ้างเสียหายอย่างร้ายแรง
- ฝ่าฝืนข้อบังคับหรือคำสั่งในกรณีที่ร้ายแรง
- ละทิ้งหน้าที่ติดต่อกันตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดโดยไม่มีเหตุอันสมควร
แม้เข้ากรณีเหล่านี้ นายจ้างยังต้อง มีหลักฐานรองรับ และควรระบุเหตุในหนังสือเลิกจ้างให้ครบ เพราะเหตุที่ไม่ได้ระบุไว้ อาจยกขึ้นอ้างภายหลังไม่ได้
เตือนแล้วยังเลิกจ้างไม่เป็นธรรมได้
การเลิกจ้างที่ไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย ยังอาจถูกฟ้องว่า เลิกจ้างไม่เป็นธรรม ได้ ถ้าเหตุที่ใช้ไม่มีน้ำหนักพอ หรือปฏิบัติกับพนักงานแต่ละคนไม่เท่ากัน เช่น เตือนคนหนึ่งแต่ปล่อยอีกคนที่ทำแบบเดียวกัน หนังสือเตือนที่ใช้สม่ำเสมอทั้งองค์กรจึงสำคัญเท่ากับหนังสือเตือนที่เขียนถูก
อ่านต่อ
📌 ดูเพิ่ม: สัญญาจ้าง โครงสร้างเงินเดือน และคู่มือพนักงาน · สอบสวนวินัยและพนักงานทุจริต
ถ้าอยากให้แบบฟอร์มหนังสือเตือนและขั้นตอนลงโทษของบริษัทใช้ได้จริงเมื่อถึงวันที่ต้องเลิกจ้าง ปรึกษาทีมทนายของเรา เราตรวจข้อบังคับและร่างแบบฟอร์มให้ตรงกัน
บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับกรณีเฉพาะราย
