เมื่อธุรกิจโตขึ้น เจ้าของมักเจอคำถามเดิมซ้ำ ๆ ควรจ้างคนทำบัญชีประจำหรือจ้างสำนักงานบัญชี ควรมีทีมไอทีของตัวเองหรือจ้างบริษัทดูแลระบบ ควรทำการตลาดเองหรือจ้างเอเจนซี และควรจ้างแม่บ้านกับ รปภ. เป็นพนักงานของเราหรือใช้บริษัทรับเหมา คำตอบไม่ใช่ว่าจ้างข้างนอกถูกกว่าเสมอหรือทำเองดีกว่าเสมอ แต่ขึ้นกับว่างานนั้นสำคัญกับความได้เปรียบของธุรกิจแค่ไหน ถ้าขาดคนแล้วเสียหายเท่าไร และสัญญาคุ้มครองบริษัทได้จริงหรือไม่
ปัญหาที่พบบ่อยในทางปฏิบัติคือตัดสินใจจากต้นทุนรายเดือนอย่างเดียว แล้วพบทีหลังว่าข้อมูลทั้งหมดอยู่ที่ผู้ให้บริการ ผู้ให้บริการเลิกงานกะทันหัน หรืองานที่จ้างทำไม่ได้เป็นของบริษัท คู่มือนี้พาตัดสินใจเป็นรายหน้าที่ แล้วชี้ข้อสัญญาและข้อกฎหมายที่ต้องเตรียมก่อนส่งมอบงานออกไป
คำตอบหลัก
ตัดสินใจเป็นรายหน้าที่ โดยดูสามอย่าง คือ งานนั้นเป็นแกนของความได้เปรียบทางการแข่งขันหรือไม่ ต้องการการควบคุมและความรู้เฉพาะของบริษัทมากเพียงใด และถ้าผู้ให้บริการหยุดงานหรือเลิกกัน บริษัทเสียหายแค่ไหน งานที่เป็นแกนและมีข้อมูลสำคัญมักควรเก็บการควบคุมไว้ ส่วนงานเฉพาะทางหรือมีความผันผวนของปริมาณงานมักเหมาะกับการจ้างภายนอก
หลักกฎหมาย การจ้างภายนอกไม่ได้โอนหน้าที่ตามกฎหมายของบริษัทออกไป บริษัทยังต้องรับผิดชอบการทำบัญชีและยื่นภาษีของตนเอง ถ้าใช้ผู้รับเหมาส่งคนมาทำงานในธุรกิจ มาตรา 11/1 แห่ง พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 ให้ถือว่าผู้ประกอบกิจการเป็นนายจ้างของคนที่ผู้อื่นจัดหามาทำงานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการผลิตหรือธุรกิจของตน และต้องดูแลให้ได้รับสิทธิประโยชน์ที่เป็นธรรมไม่เลือกปฏิบัติ ถ้าผู้ให้บริการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลให้บริษัท ผู้ให้บริการเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลตาม PDPA ซึ่งมีหน้าที่ตามมาตรา 40 ส่วนบริษัทเป็นผู้ควบคุมข้อมูลที่ยังต้องรับผิดชอบต่อเจ้าของข้อมูล
มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา ก่อนจ้างภายนอกให้เขียนสามอย่างลงในสัญญา คือ ใครเข้าถึงข้อมูลและบัญชีอะไร งานที่ส่งมอบเป็นของใคร และถ้าเลิกกันจะส่งมอบงานอย่างไรภายในกี่วัน สามเรื่องนี้ตัดสินว่าเมื่อเกิดปัญหาบริษัทจะยืนอยู่ได้หรือไม่
1. กรอบการตัดสินใจ 4 คำถาม
- งานนี้คือสิ่งที่ลูกค้าซื้อจากเราหรือไม่ ถ้าใช่ เช่น ฝีมือการผลิตหรือความรู้เฉพาะทาง ควรเก็บไว้ในบริษัท
- ถ้าผู้ให้บริการหายไปพรุ่งนี้ ธุรกิจหยุดหรือไม่ ถ้าหยุด ต้องมีแผนสำรองหรือเก็บสำเนาข้อมูล เอกสาร และสิทธิเข้าถึงไว้ที่บริษัท
- ปริมาณงานคงที่หรือผันผวน งานที่ขึ้นลงมากมักเหมาะกับการจ้างตามงาน งานที่เกิดทุกวันและต้องรู้บริบทของบริษัทมักเหมาะกับพนักงานประจำ
- หาคนเก่งเฉพาะทางเองได้จริงหรือไม่ บางงาน เช่น ภาษีที่ซับซ้อนหรือความปลอดภัยของระบบ ผู้ให้บริการเฉพาะทางมีความรู้ที่ธุรกิจขนาดเล็กไม่คุ้มจะมีเอง
ไม่ต้องใช้ตัวเลขต้นทุนเป็นเกณฑ์ตัดสินเพียงอย่างเดียว ต้นทุนที่มักถูกลืม คือเวลาที่เจ้าของใช้กำกับผู้ให้บริการ ความเสียหายเมื่อผิดพลาด และต้นทุนการย้ายเมื่อต้องเปลี่ยนเจ้า
2. ตารางเปรียบเทียบตามหน้าที่
| หน้าที่ | ข้อดีของจ้างภายนอก | ข้อควรระวังเชิงกฎหมายและสัญญา |
|---|---|---|
| บัญชีและภาษี | ได้ความรู้เฉพาะทาง ไม่ต้องจ้างเต็มเวลา | บริษัทยังรับผิดตามกฎหมายเอง ต้องควบคุมเอกสารต้นฉบับและกำหนดเวลาส่งงาน |
| ไอทีและระบบ | เข้าถึงผู้เชี่ยวชาญหลายด้าน | สิทธิเข้าถึงระบบ รหัสผ่านผู้ดูแล การสำรองข้อมูล และข้อตกลง PDPA |
| การตลาดและโฆษณา | ยืดหยุ่นตามแคมเปญ | เจ้าของบัญชีโฆษณา เพจ และงานสร้างสรรค์ ต้องเป็นของบริษัท |
| โลจิสติกส์และขนส่ง | ไม่ต้องลงทุนยานพาหนะ | ความรับผิดต่อสินค้าเสียหาย การประกัน และข้อมูลลูกค้าที่ผู้ขนส่งเห็น |
| แม่บ้านและ รปภ. | ได้ทดแทนเมื่อคนขาด | ผลของมาตรา 11/1 ที่อาจถือบริษัทเป็นนายจ้าง และความรับผิดต่อทรัพย์สินในพื้นที่ |
| ฝ่ายขาย | ทดลองตลาดใหม่ได้เร็ว | ความสัมพันธ์กับลูกค้า รายชื่อลูกค้า และราคา ซึ่งเป็นสินทรัพย์ของบริษัท |
3. สัญญา outsource ต้องมีอะไร
หลักการคือเขียนให้เหมือนการเตรียมจบความสัมพันธ์ไว้ตั้งแต่ต้น
- ขอบเขตงานและสิ่งที่ไม่รวม ระบุงานที่ทำเป็นรายการ และนอกขอบเขตต้องตกลงใหม่เป็นลายลักษณ์อักษร
- ระดับบริการ (SLA) เวลาตอบรับ เวลาแก้ไข ความพร้อมใช้งาน และผลที่ตามมาเมื่อต่ำกว่าเกณฑ์ ดูแนวทางที่MSA และ SLA สำหรับสัญญาบริการรายเดือน
- การเข้าถึงข้อมูลและระบบ บัญชีผู้ดูแลหลักควรเป็นของบริษัท ผู้ให้บริการใช้บัญชีที่ให้สิทธิเท่าที่จำเป็น
- ความลับและ PDPA ข้อตกลงรักษาความลับ และข้อตกลงประมวลผลข้อมูลหากผู้ให้บริการเห็นข้อมูลส่วนบุคคล
- ทรัพย์สินทางปัญญา งานที่สร้างให้บริษัทเป็นของใคร เมื่อไรที่สิทธิโอน และเครื่องมือเดิมของผู้ให้บริการยังเป็นของเขาอย่างไร
- ความรับผิดและประกัน เพดานความรับผิด สิ่งที่อยู่นอกเพดาน เช่น การละเมิดความลับหรือทุจริต และประกันภัยที่ผู้ให้บริการต้องมี
- การเลิกสัญญาและการส่งมอบ ระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้า สิ่งที่ผู้ให้บริการต้องส่งคืน และความช่วยเหลือช่วงเปลี่ยนผ่าน
- ผู้รับเหมาช่วง ผู้ให้บริการจะให้ผู้อื่นทำต่อได้หรือไม่ และต้องแจ้งก่อนหรือไม่
ตัวอย่างข้อความเรื่องการส่งมอบเมื่อสิ้นสุดสัญญา (ปรับตามงานจริง)
เมื่อสัญญานี้สิ้นสุดไม่ว่าด้วยเหตุใด ผู้ให้บริการต้องส่งมอบเอกสาร ข้อมูล
ไฟล์ต้นฉบับ รหัสผ่านและสิทธิผู้ดูแลระบบที่เกี่ยวข้องกับงานตามสัญญานี้
ให้แก่บริษัทภายในเวลาที่กำหนด และให้ความช่วยเหลือที่จำเป็นในการเปลี่ยนผู้ให้บริการ
ในช่วงระยะเวลาเปลี่ยนผ่านที่ตกลงกัน
4. ข้อมูลและ PDPA เมื่อให้ผู้อื่นเข้าถึงข้อมูลลูกค้า
เมื่อผู้ให้บริการเก็บ ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลตามคำสั่งของบริษัท เขาเป็นผู้ประมวลผลข้อมูล มาตรา 40 แห่ง พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 กำหนดหน้าที่ของผู้ประมวลผล เช่น ดำเนินการตามคำสั่งที่ได้รับจากผู้ควบคุมข้อมูล จัดมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม แจ้งเหตุละเมิดข้อมูลให้ผู้ควบคุมทราบ และจัดทำบันทึกรายการกิจกรรมประมวลผล
สิ่งที่บริษัทควรทำ
- ตรวจว่าผู้ให้บริการเก็บข้อมูลที่ไหน รวมถึงมีการส่งข้อมูลไปต่างประเทศหรือไม่
- ทำข้อตกลงประมวลผลข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษร กำหนดวัตถุประสงค์ ขอบเขต มาตรการ และการลบหรือคืนข้อมูลเมื่อเลิกสัญญา
- กำหนดเวลาที่ผู้ให้บริการต้องแจ้งเหตุข้อมูลรั่วไหลให้บริษัท เพราะบริษัทมีกรอบเวลาของตนเองในการแจ้งต่อสำนักงาน ดูแผนรับมือข้อมูลรั่วไหล
- บอกเจ้าของข้อมูลในประกาศความเป็นส่วนตัวตามสมควร ดูเช็กลิสต์ PDPA
การโยนงานให้ผู้ให้บริการไม่ทำให้บริษัทพ้นความรับผิดชอบ ในฐานะผู้ควบคุมข้อมูล บริษัทต้องเลือกผู้ให้บริการที่มีมาตรการเพียงพอและตรวจสอบต่อเนื่อง
5. ความรับผิดทางบัญชีและภาษียังอยู่ที่บริษัท
กรณีจ้างสำนักงานบัญชี บริษัทยังเป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามกฎหมายว่าด้วยการบัญชี และยื่นแบบภาษีของนิติบุคคล สำนักงานบัญชีเป็นผู้ช่วยทำแทน ผลคือ
- เก็บเอกสารต้นฉบับ ใบกำกับภาษี สัญญา และใบเสร็จไว้ที่บริษัท ไม่ใช่ที่สำนักงานบัญชีเพียงแห่งเดียว
- กำหนดในสัญญาว่าผู้ทำบัญชีต้องส่งงบการเงินและแบบภาษีให้บริษัทตรวจก่อนยื่นภายในกี่วัน
- บริษัทควรตรวจว่าแบบที่ยื่นแล้วมีหลักฐานการยื่นจริง ไม่ใช่รับคำบอกเล่าอย่างเดียว
- หากพบว่าผู้ทำบัญชีเก่ายื่นไม่ครบหรือทำผิดพลาด ดูวิธีแก้และส่งมอบงานที่เปลี่ยนผู้ทำบัญชีเมื่อพบว่ายื่นภาษีไม่ครบ
ค่าบริการที่จ่ายให้ผู้ให้บริการหลายประเภท บริษัทมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งตามประมวลรัษฎากร ประเภทเงินได้และอัตราขึ้นกับลักษณะบริการและผู้รับเงิน ให้ตรวจกับผู้ทำบัญชีก่อนจ่ายครั้งแรก สำหรับค่าบริการที่จ่ายให้ต่างประเทศ ดูภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่ายของค่าบริการต่างประเทศ
6. กฎหมายแรงงาน: แม่บ้าน รปภ. และผู้รับเหมาส่งคน
การจ้างบริษัทรับเหมาส่งคนมาทำงานที่เป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจของเรา ไม่ได้หมายความว่าบริษัทพ้นจากกฎหมายแรงงาน มาตรา 11/1 แห่ง พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 ให้ถือว่าผู้ประกอบกิจการเป็นนายจ้างของคนที่ผู้อื่นจัดหามาทำงานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการผลิตหรือธุรกิจของตน ไม่ว่าผู้จัดหาจะควบคุมหรือจ่ายค่าจ้างหรือไม่ และให้ดูแลให้ลูกจ้างรับเหมาค่าแรงได้รับสิทธิประโยชน์และสวัสดิการที่เป็นธรรมโดยไม่เลือกปฏิบัติเมื่อเทียบกับลูกจ้างโดยตรงที่ทำงานลักษณะเดียวกัน
ในทางปฏิบัติ
- ตรวจว่างานนั้นเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการผลิตหรือธุรกิจของบริษัทหรือไม่ เช่น ฝ่ายผลิตกับงานแม่บ้านทั่วไปอาจต่างกัน
- ตรวจว่าผู้รับเหมาจ่ายค่าจ้าง ประกันสังคม และสิทธิตามกฎหมายจริงหรือไม่ และขอหลักฐานเป็นระยะ
- ระบุสิทธิตรวจสอบและสิทธิหักค่าบริการในสัญญา หากผู้รับเหมาไม่จ่ายสิทธิแก่ลูกจ้างของตน
- แม้มาตรา 11/1 จะไม่ขึ้นกับว่าใครควบคุมงาน หากบริษัทสั่งงานเหมือนลูกจ้างของตนเอง ความเสี่ยงก็ยิ่งสูงขึ้น
รายละเอียดอยู่ที่แรงงานเหมาค่าแรงและผู้รับเหมาช่วง สำหรับฟรีแลนซ์ที่ทำงานต่อเนื่องหลายปีกับบริษัทเดียว ดูฟรีแลนซ์ระยะยาวหรือลูกจ้าง
7. ความเสี่ยงด้านความรู้และความผูกพัน
ความเสี่ยงที่มองไม่เห็นในตารางต้นทุน คือบริษัทค่อย ๆ สูญเสียความรู้ของตนเอง
- ความรู้อยู่ที่ผู้ให้บริการ ให้กำหนดการเขียนเอกสาร ขั้นตอนทำงาน และคู่มือ ส่งให้บริษัทเป็นระยะ ไม่ใช่รอตอนเลิกสัญญา
- ผูกติดกับผู้ให้บริการรายเดียว หลีกเลี่ยงสัญญาที่มีค่าปรับสูงเมื่อเลิก หรือใช้รูปแบบไฟล์ที่เปิดได้เฉพาะระบบของผู้ให้บริการ
- บัญชีสำคัญอยู่ในชื่อผู้ให้บริการ เช่น โดเมน เพจ หรือบัญชีโฆษณา ซึ่งเป็นต้นเหตุของข้อพิพาทที่พบบ่อย ดูพนักงานหรือเอเจนซีไม่คืนบัญชีของบริษัท
- ผู้ให้บริการเป็นคู่แข่งทางอ้อม หากเขารู้ลูกค้าและราคาของเรา ควรมีข้อตกลงรักษาความลับและห้ามนำข้อมูลไปใช้เพื่อประโยชน์อื่น
8. เปลี่ยนผู้ให้บริการหรือดึงงานกลับเข้ามา
ไม่ว่าจะย้ายเจ้าหรือดึงกลับมาทำเอง ให้วางแผนก่อนบอกเลิก
- อ่านสัญญาเดิมเรื่องระยะบอกกล่าวและเงื่อนไขการเลิก
- ขอสำเนาข้อมูล เอกสาร และสิทธิเข้าถึงทั้งหมดก่อนแจ้งเลิกอย่างเป็นทางการ หากสัญญาให้สิทธิ
- ให้ผู้ให้บริการใหม่หรือทีมภายในรับช่วงขณะที่เจ้าเดิมยังทำงานอยู่ช่วงสั้น ๆ
- ตรวจและยืนยันข้อมูลที่ได้รับ ก่อนปิดสิทธิเข้าถึงของผู้ให้บริการเก่า
- สำหรับที่ปรึกษากฎหมายหรืองานบริการวิชาชีพ ดูแนวทางที่เปลี่ยนที่ปรึกษากฎหมายและส่งมอบงาน
9. เช็กลิสต์ก่อนตัดสินใจ
- ตอบ 4 คำถามในหัวข้อ 1 สำหรับแต่ละหน้าที่แล้ว
- ระบุหน้าที่ตามกฎหมายที่ยังเป็นของบริษัท เช่น บัญชี ภาษี และการคุ้มครองข้อมูล
- สัญญามีขอบเขตงาน SLA ผลเมื่อต่ำกว่าเกณฑ์ และเพดานความรับผิด
- บัญชีผู้ดูแลหลักและข้อมูลสำคัญอยู่ในความควบคุมของบริษัท
- มีข้อตกลงประมวลผลข้อมูลกับผู้ให้บริการที่เห็นข้อมูลส่วนบุคคล
- ระบุเจ้าของลิขสิทธิ์หรือสิทธิใช้งานของงานที่ผลิตให้
- มีขั้นตอนส่งมอบเมื่อเลิกสัญญาและระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้า
- สำหรับผู้รับเหมาส่งคน ตรวจผลของมาตรา 11/1 (อาจถือบริษัทเป็นนายจ้าง) และขอหลักฐานการจ่ายสิทธิ
- ตกลงเรื่องภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่ายของค่าบริการกับผู้ทำบัญชีแล้ว
อ่านเพิ่มเติม
- MSA และ SLA สำหรับสัญญาบริการรายเดือน สำหรับร่างข้อตกลงระดับบริการ
- แรงงานเหมาค่าแรงและผู้รับเหมาช่วง สำหรับมาตรา 11/1 โดยละเอียด
- ฟรีแลนซ์ระยะยาวหรือลูกจ้าง เมื่อจ้างบุคคลทำงานต่อเนื่อง
- เปลี่ยนผู้ทำบัญชีเมื่อพบว่ายื่นภาษีไม่ครบ เมื่อต้องเปลี่ยนเจ้า
- เปลี่ยนที่ปรึกษากฎหมายและส่งมอบงาน สำหรับขั้นตอนส่งมอบ
- พนักงานหรือเอเจนซีไม่คืนบัญชีของบริษัท เรื่องเพจ โดเมน และ LINE OA
จ้างภายนอกได้โดยไม่เสียการควบคุม ถ้าบริษัทถือบัญชีหลักและข้อมูลไว้เอง เขียนขอบเขตและ SLA ไว้ชัด และวางขั้นตอนส่งมอบไว้ก่อนวันที่ต้องเลิกกัน
เราร่างและตรวจสัญญาจ้างบริการ ข้อตกลงรักษาความลับ และข้อตกลงประมวลผลข้อมูล รวมถึงช่วยจัดการเอกสารส่งมอบเมื่อเปลี่ยนผู้ให้บริการ ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ สัญญาและเอกสาร และ ที่ปรึกษากฎหมายรายเดือน
คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ
