ลูกค้ารายใหญ่ขอให้รับงานในนามบริษัท: แผนสำหรับฟรีแลนซ์

คำตอบหลัก

ฝ่ายจัดซื้อของลูกค้าบอกว่า "เราจ่ายเงินได้เฉพาะบริษัท" ขณะที่คุณมีงานแล้ว ยังไม่มีบริษัท และมีกำหนดเวลา ปัญหานี้พบบ่อย และทางออกคือลำดับขั้นตอน ไม่ใช่แบบฟอร์มใบเดียว

หลักกฎหมาย (กรมสรรพากร) ไม่มีกฎหมายบังคับให้ลูกค้าต้องจ่ายเงินเฉพาะนิติบุคคล แต่กฎภาษีมีผลต่อการเลือก กรมสรรพากรระบุว่าผู้ที่ขายสินค้าหรือให้บริการในประเทศไทยและมีรายได้ต่อปีเกิน 1.8 ล้านบาทอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม และตารางภาษีหัก ณ ที่จ่ายระบุค่าบริการและค่าวิชาชีพที่อัตราร้อยละ 3 ลูกค้าองค์กรมักต้องการผู้ขายที่จดทะเบียน VAT เพื่อรับใบกำกับภาษีเต็มรูปและยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามขั้นตอนปกติ

มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา อย่าลงนามในนามส่วนตัวแล้วหวังจะ "ย้าย" สัญญาทีหลัง ให้ขอแบบฟอร์มขึ้นทะเบียนผู้ขายของลูกค้าก่อน ตั้งบริษัทและเปิดบัญชีควบคู่กัน และบอกกรอบเวลาจริงกับลูกค้าตั้งแต่ตอนนี้ ฝ่ายจัดซื้อส่วนใหญ่ยอมรับความล่าช้าสั้นๆ ที่บอกตรงๆ แต่ไม่ยอมรับเรื่องที่เซอร์ไพรส์

1. ทำไมลูกค้ารายใหญ่จึงขอให้ใช้นามบริษัท

ส่วนใหญ่เป็นเรื่องกระบวนการภายใน เหตุผลที่พบบ่อย

• ฐานข้อมูลผู้ขายและขั้นตอนอนุมัติออกแบบมาสำหรับนิติบุคคล
• ต้องมีใบกำกับภาษีเพื่อขอภาษีซื้อ ซึ่งต้องมาจากผู้ขายที่จดทะเบียน VAT
• การหักภาษี ณ ที่จ่ายและแบบที่ยื่นต่างกันระหว่างบุคคลธรรมดากับนิติบุคคล (โดยทั่วไปบุคคลธรรมดาใช้ ภ.ง.ด.3 และนิติบุคคลใช้ ภ.ง.ด.53 ให้ยืนยันกับฝ่ายบัญชีของลูกค้า)
• กฎการตรวจสอบและป้องกันการทุจริตชอบผู้รับเงินที่ตัวตนและบัญชีธนาคารตรวจสอบได้จากทะเบียน
• ความรับผิด: ลูกค้าอยากทำสัญญากับนิติบุคคลที่มีงบการเงินและประกันของตนเอง

ควรถามว่าเป็นกฎเด็ดขาดหรือเพียงความต้องการ บางทีมรับผู้ขายที่เป็นบุคคลธรรมดาได้โดยใช้เอกสารเพิ่ม หากงานเล็ก วิธีนี้อาจง่ายกว่าตั้งบริษัท

2. ฝ่ายจัดซื้อมักขอเอกสารอะไร

ลูกค้าแต่ละรายต่างกัน จึงควรขอรายการเอกสารขึ้นทะเบียนผู้ขายก่อนลงมือทำอะไร รายการที่พบบ่อย

ชื่อแบบฟอร์มและเอกสารแนบเป็นเรื่องที่ลูกค้าแต่ละรายกำหนดเอง ไม่ใช่กฎหมาย ใช้ตารางนี้เป็นแนวทางว่าควรถามอะไร

3. ลำดับขั้นตอนที่เป็นไปได้จริง

ขั้นตอนต่อเนื่องกัน ลำดับจึงสำคัญ

1. ขอรายการเอกสารขึ้นทะเบียนผู้ขาย และวันเริ่มงานที่ลูกค้าต้องการ
2. ตัดสินใจโครงสร้างบริษัท สำหรับคนเดียว คำถามที่พบบ่อยคือต้องมีผู้ถือหุ้นกี่คนและใครเป็นกรรมการ อ่าน การตั้งบริษัทสำหรับเจ้าของชาวไทย
3. ตั้งบริษัท ตัวแทนหรือทนายความจะแจ้งประมาณการล่าสุด อย่าอ้างอิงตัวเลขที่ไม่ทราบที่มา
4. เปิดบัญชีธนาคารบริษัท ธนาคารมีเงื่อนไขของตนเอง และมักขอดูหนังสือรับรอง บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น และที่ตั้งสำนักงาน
5. ตัดสินใจเรื่อง VAT และจดทะเบียนหากจำเป็น (หัวข้อ 5)
6. ผ่านการขึ้นทะเบียนผู้ขายของลูกค้า ซึ่งอาจใช้เวลาเท่ากับขั้นตอนที่ 3 ถึง 5 รวมกัน
7. ลงนามสัญญาในนามบริษัท และออกใบแจ้งหนี้จากบริษัท

วางงบประมาณตามลำดับที่ลูกค้าจะเรียกเก็บเอกสาร รายการค่าใช้จ่ายที่ต้องเตรียม ดู ค่าใช้จ่ายในการตั้งบริษัทและตลอดปีแรก

4. ระหว่างรอ ใครลงนามสัญญา

ฟรีแลนซ์มักเจ็บตัวตรงนี้ มีสามทาง เรียงจากปลอดภัยไปเสี่ยง

• รอแล้วลงนามในนามบริษัท ชัดที่สุด ขอให้ลูกค้ายืนยันเป็นหนังสือว่างานเริ่มเมื่อขึ้นทะเบียนผู้ขายเสร็จ
• ลงนามหนังสือแสดงเจตจำนงหรือใบสั่งซื้อ ที่ระบุว่าสัญญาจริงจะทำกับบริษัทเมื่อมีการตั้งแล้ว และระบุให้ชัดว่าหากบริษัทไม่พร้อมภายในวันที่กำหนดจะเป็นอย่างไร
• ลงนามส่วนตัวและตกลงเป็นหนังสือเรื่องการเปลี่ยนตัวคู่สัญญา (novation) การเปลี่ยนตัวคือให้บริษัทเข้าแทนที่คุณเป็นคู่สัญญา ต้องได้รับความยินยอมจากลูกค้า และควรครอบคลุมงานที่ทำไปแล้ว เงินที่ค้างชำระ และใครเป็นเจ้าของผลงาน หากเริ่มงานในนามส่วนตัว ให้ใส่เงื่อนไขการโอนไว้ในสัญญาฉบับแรก คู่มือ การโอนธุรกิจฟรีแลนซ์หรือเอเจนซี่เข้าสู่บริษัท อธิบายสิ่งที่ควรระบุ

อย่าเริ่มงานโดยไม่มีเอกสารเลยแล้วหวังว่าจะเก็บกวาดทีหลัง และระวังการลงนามแทนบริษัทที่ยังไม่มีอยู่ อ่าน สัญญาก่อนจัดตั้งบริษัทและความรับผิดของผู้ริเริ่ม ก่อน

5. บริษัทควรจดทะเบียน VAT หรือไม่

มีสองคำถาม ต้องจดหรือไม่ และควรจดหรือไม่

ต้องจดหรือไม่ กรมสรรพากรระบุว่าผู้ที่ขายสินค้าหรือให้บริการในประเทศไทยเป็นประจำและมีรายได้ต่อปีเกิน 1.8 ล้านบาทอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ถ้าต่ำกว่านั้นการจดไม่เป็นไปโดยอัตโนมัติ หน้าเว็บที่เราตรวจไม่ได้ระบุกำหนดเวลาจดทะเบียนหรือชื่อแบบ จึงควรยืนยันทั้งสองเรื่องกับกรมสรรพากรหรือนักบัญชีก่อนยึดวันที่ใด

ควรจดหรือไม่ แม้ต่ำกว่าเกณฑ์ ลูกค้าองค์กรอาจต้องการใบกำกับภาษี เมื่อจด คุณเรียกเก็บ VAT ในใบแจ้งหนี้และยื่นแบบเป็นประจำ แต่โดยทั่วไปขอภาษีซื้อจากค่าใช้จ่ายของกิจการได้ ข้อแลกเปลี่ยนคืองานเอกสารที่เพิ่มขึ้น และราคาที่อาจดูสูงสำหรับลูกค้าที่ไม่ได้จด VAT ควรคำนวณจากกลุ่มลูกค้าจริงกับนักบัญชี การเปรียบเทียบภาษีระหว่างบุคคลธรรมดากับบริษัท ดู เมื่อผู้ขายออนไลน์ควรเปลี่ยนเป็นบริษัท ซึ่งเขียนสำหรับผู้ขายแต่ใช้หลักภาษีเดียวกัน

6. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเปลี่ยนไปอย่างไร

เมื่อบริษัทไทยจ่ายค่าบริการ มักหักภาษี ณ ที่จ่ายแล้วนำส่งกรมสรรพากร ตารางของกรมสรรพากรระบุค่าบริการและค่าวิชาชีพที่อัตราร้อยละ 3 คุณจะได้หนังสือรับรองการหักภาษี และนำไปใช้เป็นเครดิตเมื่อยื่นภาษีของตนเอง การหักไม่ใช่ต้นทุนเพิ่ม แต่เป็นการชำระภาษีล่วงหน้า อย่างไรก็ตามกระทบกระแสเงินสด ควรคาดว่าจะได้รับน้อยกว่ายอดใบแจ้งหนี้เล็กน้อย

อัตราและแบบที่ใช้ยื่นอาจต่างกันตามประเภทงานและประเภทผู้รับเงิน จึงควรตรวจประเภทงานของคุณกับนักบัญชี

7. ต่อรองเงื่อนไขการชำระเงินได้ไหม

ได้ และตอนนี้คือเวลาที่ดีที่สุด ประเด็นที่ควรหยิบขึ้นมา

• วันเริ่มงานและต้นทุนช่วงรอ ใครรับภาระของการรอ
• ระยะเวลาชำระเงิน ลูกค้ารายใหญ่มักจ่ายช้า ตกลงกำหนดเป็นจำนวนวัน และผลเมื่อชำระล่าช้า
• เงินมัดจำหรืองวดงาน เพื่อไม่ให้คุณต้องออกเงินแทนลูกค้า
• ใบแจ้งหนี้ฉบับใดออกในนามใคร หากคุณจะเรียกเก็บบางงานในนามส่วนตัวก่อนบริษัทเริ่ม
• การยกเลิกและการส่งมอบงาน หากการขึ้นทะเบียนไม่สำเร็จ

ระบุทั้งหมดเป็นหนังสือ ตัวอย่างสัญญาบริการรายเดือน ดู MSA และ SLA สำหรับสัญญาบริการรายเดือน

8. เช็กลิสต์ก่อนเริ่ม

• ขอรายการเอกสารขึ้นทะเบียนผู้ขายและกำหนดเวลาของลูกค้าแล้ว
• ถามแล้วว่าบริษัทเป็นข้อบังคับหรือเพียงความต้องการ
• ตัดสินใจเรื่องผู้ถือหุ้น กรรมการ และที่ตั้งสำนักงานแล้ว
• ยืนยันเงื่อนไขของธนาคารก่อนตั้งบริษัท
• ตัดสินใจเรื่อง VAT กับนักบัญชี โดยใช้เกณฑ์ 1.8 ล้านบาทเป็นจุดเริ่มต้น
• ได้รับการยืนยันเป็นหนังสือเรื่องวันเริ่มงานและเงื่อนไขการชำระเงิน
• กำหนดแล้วว่าสัญญาฉบับแรกลงนามอย่างไร และหากเป็นนามส่วนตัวจะโอนอย่างไร
• ให้ตรวจสัญญาก่อนลงนาม (ความรับผิด ทรัพย์สินทางปัญญา ความลับ การชำระเงิน การเลิกสัญญา)
• วางแผนภาษีหัก ณ ที่จ่ายในกระแสเงินสดแล้ว

อ่านเพิ่มเติม

• การตั้งบริษัทสำหรับเจ้าของชาวไทย
• ค่าใช้จ่ายในการตั้งบริษัทและตลอดปีแรก
• การโอนธุรกิจฟรีแลนซ์หรือเอเจนซี่เข้าสู่บริษัท
• สัญญาก่อนจัดตั้งบริษัทและความรับผิดของผู้ริเริ่ม
• เมื่อผู้ขายออนไลน์ควรเปลี่ยนเป็นบริษัท

ข้อเรียกร้องให้ใช้นามบริษัทจัดการได้ หากคุณรู้รายการเอกสารของลูกค้าก่อน ตั้งบริษัทและบัญชีธนาคารตามลำดับ และตกลงให้ชัดว่าใครลงนามและเมื่อใดก่อนเริ่มงาน

เราช่วยฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็กตั้งบริษัท ตรวจสัญญาลูกค้า และวางแผนขั้นตอนด้านภาษี การปรึกษาเบื้องต้นไม่มีค่าใช้จ่าย — โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมได้ที่ การจดทะเบียนบริษัท สัญญาและเอกสาร และ การบัญชีและการปฏิบัติตามภาษี

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ