บริษัทได้รับหนังสือกล่าวหาว่าผิดสัญญา ต้องเตรียมอะไรก่อนตอบ

คำตอบหลัก

หนังสือที่กล่าวหาว่าบริษัทผิดสัญญาเป็นเพียง "ข้อเรียกร้อง" ไม่ใช่คำพิพากษา สิ่งที่ทำในไม่กี่วันแรกสำคัญกว่าความคมของถ้อยคำในหนังสือตอบ คือ อย่าเพิกเฉย อย่าตอบด้วยอารมณ์ อย่ายอมรับสิ่งใด และส่งแฟ้มเอกสารทั้งหมดให้ทนายอ่านก่อนจะมีอะไรส่งกลับไป การตอบอย่างสงบและถูกต้อง โดยสงวนสิทธิและขอให้อีกฝ่ายระบุฐานของข้อเรียกร้อง มักดีกว่าทั้งการเงียบและการโต้แย้งยืดยาว

หลักกฎหมาย (ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์) มาตรา 387 ให้คู่สัญญาฝ่ายหนึ่งกำหนดระยะเวลาพอสมควรแล้วบอกกล่าวให้อีกฝ่ายที่ไม่ชำระหนี้ชำระภายในระยะเวลานั้นได้ ถ้าไม่ชำระภายในกำหนด ฝ่ายที่บอกกล่าวเลิกสัญญาได้ ส่วนมาตรา 386 ระบุว่าการเลิกสัญญาทำโดยแสดงเจตนาแก่อีกฝ่ายหนึ่ง และมาตรา 193/14 (1) ระบุว่าอายุความสะดุดหยุดลงเมื่อลูกหนี้รับสภาพหนี้ เช่น ทำหนังสือรับสภาพหนี้ ชำระหนี้บางส่วน ชำระดอกเบี้ย ให้ประกัน หรือกระทำการใดๆ ที่แสดงให้เห็นโดยปริยายอย่างปราศจากข้อสงสัยว่ายอมรับหนี้ ดังนั้นหนังสือฉบับหนึ่งอาจเป็นก้าวแรกไปสู่การเลิกสัญญา และหนังสือตอบของท่านเองก็อาจมีผลทางกฎหมายได้

มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา ให้มองหนังสือฉบับนี้เป็นเส้นตายและงานรวบรวมเอกสาร ใน 2 วันแรกให้เก็บรักษาหลักฐาน กำหนดผู้ประสานงานเพียงคนเดียว และส่งสัญญากับตารางลำดับเหตุการณ์ให้ทนาย แล้วจึงตัดสินใจว่าจะตอบอย่างไร (ไม่ตอบ ตอบรับทราบชั่วคราว โต้แย้งพร้อมเหตุผล เสนอแก้ไข หรือเสนอเจรจา) หลังจากทนายอ่านสัญญาแล้วเท่านั้น คู่มือนี้พูดถึงการ ได้รับ หนังสือ หากท่านเป็นฝ่ายส่ง ดูบริการส่งหนังสือบอกกล่าวของเรา

1. ใน 48 ชั่วโมงแรกควรทำอะไร

มี 2 เรื่องที่ควรอธิบายเพิ่ม

เก็บรักษา ไม่ใช่คัดเลือก ศาลและทนายฝ่ายตรงข้ามให้ความสำคัญกับบันทึกต้นฉบับ ให้เก็บแชตที่ส่งออกพร้อมวันที่ อีเมลต้นฉบับพร้อมไฟล์แนบ และเครื่องหรือบัญชีที่เก็บข้อมูลนั้น หากบุคคลสำคัญกำลังจะลาออก ให้สำเนากล่องอีเมลและประวัติแชตของเขาไว้เสียตั้งแต่ตอนนี้

ตรวจผู้ส่งและรูปแบบของหนังสือ ผู้ส่งเป็นคู่สัญญา ตัวแทนที่ได้รับมอบอำนาจ หรือทนายความที่กระทำแทน หนังสืออ้างสัญญา บริษัท และข้อสัญญาที่ถูกต้องหรือไม่ หนังสือที่ส่งผิดนิติบุคคลหรืออ้างผิดสัญญายังควรตอบ แต่ให้จดข้อผิดพลาดนั้นไว้

2. ควรรวบรวมอะไรให้ทนาย

เตรียมให้มากกว่าที่คิด การคัดทิ้งเร็วกว่าการตามหาเอกสารภายหลัง สำหรับข้อพิพาททางการค้าทั่วไป

1. สัญญาและเอกสารแก้ไขทุกฉบับ รวมถึงหนังสือข้างเคียง ภาคผนวก ข้อกำหนดคุณลักษณะ ตารางราคา และเงื่อนไขทั่วไปที่พิมพ์ไว้ในใบเสนอราคาหรือใบสั่งซื้อ
2. ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ และใบยืนยันคำสั่งซื้อ ที่มาก่อนหรืออยู่ควบคู่กับสัญญา
3. บันทึกการส่งมอบและตรวจรับ ใบส่งของ ใบรับของที่ลงนาม ใบรับมอบงาน ใบรับรองการแล้วเสร็จ รายงานทดสอบหรือตรวจสอบ
4. ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ รายการบัญชีลูกหนี้ และหลักฐานการโอนเงิน พร้อมระบุกรณีชำระขาดหรือใบลดหนี้
5. การติดต่อสื่อสาร อีเมล ข้อความ LINE และแชตอื่น รายงานการประชุม และทุกครั้งที่อีกฝ่ายเคยทักท้วงปัญหา (หรือไม่เคยทักท้วง)
6. รายชื่อบุคคลที่เกี่ยวข้อง และผู้ที่ให้ข้อเท็จจริงได้อย่างตรงไปตรงมา ใครเจรจา ใครส่งมอบ ใครตรวจรับ ใครรับข้อร้องเรียน
7. การผิดสัญญาของอีกฝ่ายเอง เช่น ชำระล่าช้า เปลี่ยนข้อกำหนด ไม่ให้เข้าถึงสถานที่หรือข้อมูล ไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนการบอกกล่าว
8. ความเสียหายของท่าน (ถ้ามี) เช่น ต้นทุนส่วนเกิน คำสั่งซื้อที่เสียไป สินค้าชำรุด ขอให้ฝ่ายบัญชีเตรียมตัวเลขสนับสนุน นี่คือวัตถุดิบสำหรับการหักกลบลบหนี้หรือการเรียกร้องกลับ
9. การประกันภัย เช่น ความรับผิดต่อผลิตภัณฑ์ ความรับผิดในวิชาชีพ การขนส่งสินค้า บางกรมธรรม์กำหนดให้แจ้งการเรียกร้องโดยเร็ว จึงควรตรวจเงื่อนไข
10. หากข้อตกลงบางส่วนเป็นการพูดตกลงกัน ให้จดบันทึกสั้นๆ ว่าตกลงอะไร เมื่อใด กับใคร ดูสัญญาปากเปล่าบังคับใช้ได้หรือไม่

หากสัญญาลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ ให้เก็บบันทึกการลงนามและไฟล์ที่ลงนามไว้ ดูลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในสัญญาของบริษัท

3. สร้างตารางลำดับเหตุการณ์อย่างไร

ตารางลำดับเหตุการณ์คือทางลัดที่เร็วที่สุดให้ทนายเข้าใจข้อพิพาท เริ่มทำก่อนวันพบทนาย แม้ยังไม่ครบ หนึ่งแถวต่อหนึ่งเหตุการณ์ เรียงตามวันที่ และโยงกับเอกสาร

ให้ทำเครื่องหมายช่องว่างทุกจุด การบอกทนายตั้งแต่วันแรกว่า "เราไม่ทราบว่าใครตรวจรับของ" มีประโยชน์มาก แต่ถ้ารู้ในวันที่ครบกำหนดแล้วก็ช้าเกินไป

4. ที่ปรึกษากฎหมายทำอะไรก่อนเรื่องบานปลาย

เมื่อทนายได้รับสัญญา ตารางลำดับเหตุการณ์ และหนังสือแล้ว งานมักเรียงตามนี้

1. ประเมินข้อเท็จจริงและข้อกฎหมาย สัญญากำหนดอะไรไว้ เกิดอะไรขึ้นจริง และเรื่องเล่าของอีกฝ่ายตรงกับเอกสารหรือไม่
2. ตรวจข้อสัญญาเรื่องการบอกกล่าวและระยะเวลาแก้ไข สัญญาจำนวนมากกำหนดให้บอกกล่าวการผิดนัดเป็นหนังสือและให้เวลาแก้ไขก่อนจึงจะบอกเลิกสัญญาหรือเรียกเบี้ยปรับได้ หากสัญญาไม่ได้กำหนด หลักทั่วไปคือแนวทางตามมาตรา 387 (กำหนดระยะเวลาพอสมควรให้ชำระหนี้ แล้วจึงเลิกสัญญา) ตามที่อธิบายข้างต้น คำถามแรกที่แท้จริงมักเป็นเรื่องที่ว่าอีกฝ่ายทำตามขั้นตอนถูกต้องหรือไม่
3. ตรวจข้อสัญญาเบี้ยปรับหรือความรับผิด เบี้ยปรับที่สูงเกินส่วนศาลลดลงเป็นจำนวนพอสมควรได้ (มาตรา 383 ซึ่งให้พิเคราะห์ถึงทางได้เสียของเจ้าหนี้ทุกอย่างอันชอบด้วยกฎหมาย ไม่ใช่เพียงทางได้เสียในเชิงทรัพย์สิน)
4. ตัดสินใจเรื่องการตอบ ทางเลือกที่เป็นไปได้ คือ ไม่ตอบ (ไม่ค่อยเหมาะ) ตอบรับทราบสั้นๆ ตอบโต้แย้งพร้อมเหตุผล เสนอแก้ไขปัญหา หรือเสนอเจรจาประนีประนอม ทางที่เหมาะขึ้นกับข้อเท็จจริงและว่าท่านยังต้องการรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจหรือไม่
5. ควบคุมความเสี่ยงเรื่องการรับสภาพหนี้ หนังสือตอบ การชำระบางส่วน หรือแผนผ่อนชำระ ควรได้รับการตรวจเทียบกับมาตรา 193/14 (1) ก่อนส่ง เพราะถ้อยคำหรือการกระทำที่รับสภาพหนี้อาจทำให้อายุความสะดุดหยุดลง ไม่ได้หมายความว่าห้ามเจรจา แต่ต้องเลือกถ้อยคำอย่างตั้งใจ
6. วางจุดยืนของท่านเอง หากอีกฝ่ายผิดสัญญาหรือท่านเสียหาย ทนายจะพิจารณาว่าจะแจ้งเสียตอนนี้ จะยกการหักกลบลบหนี้ตามมาตรา 341 และ 342 หรือเก็บไว้ภายหลัง

การเจรจาแบบ "without prejudice" ในทางปฏิบัติ ทนายมักระบุว่าการเจรจาประนีประนอมเป็น "without prejudice" หรือ "เพื่อการเจรจาเท่านั้น" เพื่อแสดงว่าข้อเสนอไม่ใช่การยอมรับ เราอธิบายเรื่องนี้ในฐานะแนวปฏิบัติ ไม่ใช่หลักตามกฎหมาย เรายังไม่ได้ตรวจสอบบทบัญญัติของไทยที่ให้ถ้อยคำนี้มีผลทางกฎหมายแน่นอน จึงไม่ควรพึ่งถ้อยคำนี้เพียงอย่างเดียว ให้เขียนข้อเสนอให้สั้น หลีกเลี่ยงข้อเท็จจริงที่พิสูจน์ไม่ได้ และให้ทนายตรวจข้อความ สำหรับภาพรวมของการยุติข้อพิพาทนอกศาล ดูบริการระงับข้อพิพาททางเลือก

5. หนังสือตอบควรมีและไม่ควรมีอะไร

หนังสือตอบฉบับแรกมักสั้น หนังสือตอบรับทราบชั่วคราวที่ระมัดระวังอาจทำ 4 อย่าง

• แจ้งว่าได้รับหนังสือเมื่อวันใด โดยไม่ยอมรับข้อเท็จจริง
• แจ้งว่าบริษัทกำลังตรวจสอบกับที่ปรึกษาและจะตอบภายในวันที่ระบุ
• สงวนสิทธิทั้งหมด และขอให้ผู้ส่งระบุข้อสัญญา ข้อเท็จจริง และสิ่งที่เรียกร้อง
• ขอให้ผู้ส่งติดต่อผ่านบุคคลที่ระบุชื่อหรือทนายความ

สิ่งที่หนังสือตอบฉบับแรก ไม่ควร ทำ คือ โต้แย้งทั้งคดี โทษพนักงานรายบุคคล สัญญาว่าจะชำระ บอกว่า "จะแก้ไข" โดยไม่ระบุว่าแก้อะไร หรือแนบเอกสารที่ยังไม่ได้ตรวจ และไม่ควรส่งสำเนาถึงคนที่ไม่จำเป็นต้องเห็น

6. ถ้าสัญญาไม่เคยทำเป็นหนังสือที่ชัดเจนล่ะ

ธุรกิจจำนวนมากดำเนินด้วยใบเสนอราคา แชต และความเคยชิน ไม่ได้แปลว่าอีกฝ่ายไม่มีสิทธิเรียกร้อง และไม่ได้แปลว่าท่านไม่มี ทนายจะดูว่าเอกสารและพฤติกรรมแสดงว่าตกลงอะไรกัน เริ่มจากตารางลำดับเหตุการณ์และการติดต่อสื่อสาร และดูสัญญาปากเปล่า หากเนื้อแท้ของข้อเรียกร้องเป็นใบแจ้งหนี้ค้างชำระ คู่มือใบแจ้งหนี้ค้างชำระจากลูกค้าธุรกิจครอบคลุมด้านหนี้

7. ถ้าเรื่องไปถึงศาล

หนังสือกล่าวหาผิดสัญญาส่วนใหญ่ไม่จบที่การฟ้องคดี แต่บางเรื่องก็จบเช่นนั้น เราไม่ได้อธิบายขั้นตอนทางศาลในที่นี้ เพราะระยะเวลาและขั้นตอนขึ้นกับแต่ละคดี ภาพรวมว่าคดีแพ่งใช้เวลานานเท่าใดและอะไรเป็นตัวกำหนด อ่านคดีแพ่งใช้เวลานานแค่ไหนในประเทศไทย สิ่งที่ทำตามข้อ 1 ถึง 3 ข้างต้นจะเป็นรากฐานของพยานหลักฐานของท่านหากเกิดกรณีนั้น

เช็กลิสต์ก่อนตอบหนังสือ

• จดวันที่และวิธีที่ได้รับ และตั้งเตือนกำหนดตอบ
• กำหนดผู้ประสานงานคนเดียว บอกพนักงานให้หยุดคุยเรื่องนี้นอกระบบ
• แจ้งพนักงานให้เก็บรักษา ห้ามลบอีเมล แชต หรือไฟล์
• รวบรวมสัญญา เอกสารแก้ไขทุกฉบับ ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา และเงื่อนไขทั่วไป
• รวบรวมบันทึกการส่งมอบ ตรวจรับ ใบแจ้งหนี้ และการชำระเงิน
• ส่งออกประวัติแชตและอีเมลพร้อมวันที่
• เริ่มทำตารางลำดับเหตุการณ์ และทำเครื่องหมายช่องว่าง
• รายชื่อบุคคลและสิ่งที่แต่ละคนทราบ
• จดการผิดสัญญาของอีกฝ่ายพร้อมหลักฐาน
• จดความเสียหายของท่านพร้อมเอกสารสนับสนุน
• ตรวจกรมธรรม์ประกันภัยว่าต้องแจ้งอย่างไร
• ยังไม่ชำระเงิน ขอโทษ หรือให้คำมั่นใดๆ จนกว่าทนายตรวจถ้อยคำ
• หากต้องการเวลาเพิ่ม ร่างและตรวจหนังสือตอบรับทราบชั่วคราว

อ่านเพิ่มเติม

• คดีแพ่งใช้เวลานานแค่ไหนในประเทศไทย
• สัญญาปากเปล่าบังคับใช้ได้หรือไม่
• ใบแจ้งหนี้ค้างชำระจากลูกค้าธุรกิจ
• ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในสัญญาของบริษัท

หนังสือกล่าวหาว่าผิดสัญญาควรตอบหลังจากเก็บรักษาหลักฐานและส่งสัญญาให้ทนายแล้ว ไม่ใช่ในวันที่ได้รับ

เราช่วยบริษัทประเมินข้อกล่าวหาว่าผิดสัญญา เตรียมแฟ้มเอกสาร และตอบหรือเจรจา ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ หนังสือบอกกล่าวทางกฎหมาย สัญญาและเอกสาร และที่ปรึกษากฎหมายรายเดือน หรืองานคดีแพ่ง

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ