핵심 답변
회사는 모든 문서에 하나의 보관 기간만 정해서는 안 됩니다. 문서마다 속도가 다른 세 개의 시계가 돌고 있기 때문입니다. 첫째는 법정 최소 보관 기간으로, 예를 들어 회계 서류와 세금계산서는 최소 5년, 임금 서류와 직원 명부는 최소 2년입니다. 둘째는 청구권의 소멸시효로, 최소 기간보다 더 오래 증거를 갖고 싶게 만드는 이유입니다. 예를 들어 계약에 근거한 청구는 10년 동안 제기될 수 있습니다. 셋째는 이유 없이 개인정보를 보관하지 않고, 기간이 끝나면 삭제하는 체계를 갖추라는 PDPA상의 의무입니다.
실무적인 방법은 문서 종류별로 법적 근거 또는 업무상 이유, 보관 기간, 담당자를 적은 보관표를 만드는 것입니다. 그리고 이 표에 반드시 있어야 할 장치가 하나 있습니다. 분쟁이 예견되면 삭제를 멈추는 리티게이션 홀드(소송 보존)입니다. 기한이 되면 자동으로 삭제하는 표는, 증거가 가장 필요한 날에 우리 자신의 증거를 없애버릴 수 있습니다.
이 가이드의 표는 각 회사가 자사 상황에 맞게 조정해야 하는 예시입니다. 법령에서 나온 숫자는 조문을 표시하고, 당 사무소의 실무상 제안은 제안이라고 밝혔습니다.
1. 왜 하나의 문서에 세 개의 시계가 있는가
상품 청구서 한 장을 생각해 봅시다. 회계와 세무 측면에서는 회계법과 세입법전에 따라 보관해야 합니다. 분쟁이 생기면 그 청구서는 청구나 지급을 입증하며, 청구권이 시효로 소멸할 때까지 유용합니다. PDPA 측면에서는 개인의 이름과 주소가 들어 있다면 보관할 이유가 필요하고, 그 이유가 사라지면 삭제해야 합니다.
| 시계 | 질문 | 보관표에 미치는 영향 |
|---|---|---|
| 1. 법정 최소 기간 | 몇 년, 언제부터 세어 보관해야 하는가? | 하한선. 그보다 일찍 삭제해서는 안 된다. |
| 2. 소멸시효 | 이 문서에 관한 청구는 언제까지 제기될 수 있는가? | 핵심 증거인 문서는 최소 기간보다 오래 보관할 이유가 된다. |
| 3. PDPA | 거기에 담긴 개인정보가 아직 필요한가? | 상한선. 보관하려면 모두 이유가 필요하다. |
따라서 원칙은 "시효와 실제 필요가 정당화하는 범위에서만 법정 최소 기간보다 길게 보관하고, 삭제는 기록을 남기며 한다"입니다. "모든 것을 영원히 보관"도 아니고 "최소 기간이 끝나는 날 삭제"도 아닙니다.
2. 시계 1: 법이 최소한 요구하는 보관 기간
회계 서류. 회계법(불기 2543년) 제14조는 장부와 증빙 서류를 결산일부터 최소 5년, 또는 제17조에 따른 인도 시까지 보관하도록 정합니다. 국장은 장관의 승인을 받아 특정 업종에 더 긴 보관을 요구할 수 있으나 7년을 넘을 수 없습니다.
세무 서류. 세입법전 제87/3조는 신고와 VAT 납부 의무가 있는 등록 사업자에게 세무 보고서, 세금계산서, 그 사본과 증빙 서류를 사업장 또는 세입국장이 지정한 장소에서 신고일 또는 보고서 작성일부터 최소 5년간 보관하도록 정합니다. 세입국장은 5년을 넘는 보관을 요구할 수 있으나 7년을 넘을 수 없고, 사업을 중단하면 그 시점에 보유한 서류를 2년 더 보관해야 합니다.
급여 기록과 직원 명부. 노동보호법(불기 2541년) 제114조는 직원이 10명 이상인 고용주에게 임금, 초과근무, 휴일근무, 휴일 초과근무의 지급에 관한 서류(최소한 근무 일수와 시간, 성과급제의 경우 생산량, 각 직원이 받은 단가와 금액)를 보관하도록 요구합니다. 임금을 은행 이체로 지급하면 이체 기록이 지급 서류로 인정됩니다. 제115조는 다음과 같이 정합니다.
- 직원 명부는 각 직원의 고용 종료일부터 최소 2년간 보관한다.
- 지급 서류는 지급일부터 최소 2년간 보관한다.
- 제12장에 따른 신청이 제기되거나, 노사관계법에 따른 노동 분쟁이 생기거나, 노동 사건이 제기되면 둘 다 최종 명령 또는 판결 시까지 보관한다.
제115조의 마지막 항은 이 기록들에 대해 노동법에 적힌 리티게이션 홀드이며, 다른 문서에도 좋은 본보기입니다.
일반 계약서, 이메일, 채팅, CCTV, 인사 파일의 나머지 부분에 대해 기간을 일률적으로 정한 일반 법률은 없습니다. 그래서 이들의 기간은 시계 2와 시계 3에서 나옵니다. 주주 명부와 의사록에 대해서는 민상법전 제1138조가 주주 명부를 두도록 하고 제1207조가 의사록을 작성하여 등기상 사무소에 보관하도록 하지만, 둘 다 기간은 정하지 않습니다. 그래서 실무상 제안으로서 "회사가 존속하는 동안" 보관하라고 말씀드립니다.
3. 시계 2: 소멸시효는 얼마나 오래 청구당할 수 있는지를 정한다
소멸시효는 청구를 법원에 제기해야 하는 기간입니다. 이 기간이 지나면 상대방은 시효를 항변으로 주장할 수 있고, 그 청구에 관해서는 문서가 법정에서 쓸모가 없어집니다. 기간 내라면 그 문서가 승패를 가릅니다.
- 일반 10년 시효. 민상법전 제193/30조는 민상법전 또는 다른 법률에 기간이 정해져 있지 않으면 시효 기간을 10년으로 정합니다. 특별한 규정이 없는 계약과 합의는 10년을 전제로 계획하십시오.
- 일부 청구의 2년 시효. 제193/34조는 열거된 청구에 대해 2년을 정합니다. 예를 들어 상인의 물품 대금이나 용역 대금 청구, 동산 임대료 청구, 근로자의 임금 청구 등입니다. 열거가 세부적이므로 개별 사안이 2년인지 10년인지 스스로 결론 내리지 마십시오.
- 시효의 기산점. 기간은 문서를 작성한 날부터 진행되지 않습니다. 청구권을 처음 행사할 수 있는 때에 달려 있고, 경우에 따라 중단되거나 정지될 수 있습니다. 그래서 보관 기간은 서명일이 아니라 계약 종료나 최종 지급 같은 사건의 종료일부터 세어야 합니다.
가정 사례: A사가 2026년에 끝나는 3년짜리 제조 계약을 체결했다고 합시다. 계약서, 사양서, 납품 기록을 2036년(계약 종료 후 10년)까지 보관하면 제193/30조의 일반 시효를 커버합니다. 회계 기록에 맞춰 5년만 보관하면 6년째에 소송을 당했을 때 서명된 계약서가 없을 수 있습니다.
4. 시계 3: PDPA가 상한선을 정한다
PDPA는 데이터 종류별로 몇 년 보관할 수 있는지 정하고 있지 않지만, 세 가지 의무를 부과합니다.
- 보관 기간을 알린다(제23조). 처리자는 수집 전 또는 수집 시에 어떤 정보를 얼마나 보관하는지 정보주체에게 알려야 합니다. 기간을 확정할 수 없으면 수집 기준상 합리적으로 예상되는 기간을 밝힙니다. 따라서 회사의 개인정보 처리 안내는 이 보관표와 일치해야 합니다.
- 기간 만료 시 삭제하는 체계(제37조 제3호). 처리자는 보관 기간이 끝난 개인정보를 삭제하거나 파기하는지 점검하는 시스템을 갖추어야 합니다. 제37조 제1호는 적절한 보안 조치도 요구합니다.
- 삭제권(제33조). 정보주체는 일정한 경우 삭제, 파기, 익명화를 요청할 수 있습니다. 예를 들어 원래 목적에 더 이상 필요하지 않거나, 동의가 철회되었고 다른 근거가 없는 경우입니다. 다만 표현의 자유, 기록 보존·연구·통계·공익·공중보건의 일정한 목적, 법적 청구의 성립·이행·행사·방어, 또는 법령 준수를 위해 보관이 필요한 범위에서는 이 권리가 적용되지 않습니다.
실무적 결론: 문서를 보관하는 이유는 글로 쓸 수 있어야 합니다. 예를 들어 "제87/3조에 따라 필요", "계약 종료 후 10년간 청구 방어를 위해 보관"과 같이 말입니다. 이유를 쓸 수 없다면 그 문서 속 개인정보가 가장 먼저 삭제할 후보입니다. 직원 정보는 태국 인사(HR)를 위한 PDPA를 참고하십시오.
5. 문서 종류별 샘플 보관표
이 표는 출발점이 되는 예시입니다. 각 회사는 업종, 규모, 계약, 적용되는 고시에 맞게 조정해야 합니다. "근거" 열은 어떤 기간이 법령에서 나왔고 어떤 것이 당 사무소의 제안인지 구분합니다.
| 문서 | 근거 | 제안 기간 | 담당 |
|---|---|---|---|
| 계약서와 변경 합의(견적서, 발주서, 이행을 보여주는 납품 기록 포함) | 일반 10년 시효(민상법전 제193/30조). 기간 자체는 당 사무소의 제안 | 서명일이 아니라 계약 종료 또는 최종 지급일부터 10년 | 법무(없으면 대표 또는 사무 책임자) |
| 청구서, 영수증, 세금계산서, 장부와 증빙 서류 | 회계법 제14조, 세입법전 제87/3조: 5년, 7년까지 연장 가능 | 법률상 최소 5년. 안전한 기본값으로 7년을 제안. 관련 계약이 아직 시효 내라면 더 길게 | 회계 |
| 급여, 초과근무, 근태 기록, 이체 전표 | 노동보호법 제114조·제115조(지급일부터 2년). 회계·세무 기록과 겹침 | 최소 5년(회계·세무). 노동법상 2년 미만은 안 됨. 분쟁이 있으면 확정 판결 시까지 | 인사(회계와 협력) |
| 직원 명부 | 노동보호법 제115조(각 직원의 고용 종료 후 2년) | 퇴직 후 최소 2년. 핵심 기록(이름, 직위, 기간, 퇴직 사유)은 발생 가능한 청구에 맞춰 더 길게 보관할 것을 제안 | 인사 |
| 인사 파일, 경고, 징계·조사 기록 | 법정 기간 없음. 해고 분쟁 방어가 목적. PDPA | 퇴직 후 2~5년을 제안(중대한 비위로 인한 해고나 다툼이 있는 사건은 해결 시까지 홀드로 취급). 이후 재검토 | 인사 |
| 탈락한 지원자의 채용 파일 | PDPA(필요성과 기간 고지). 정해진 기간 없음 | 채용 확정 후 6~12개월을 제안. 인재 풀로 쓰려면 동의를 받고 기간을 명시 | 인사 |
| 사내 이메일 | 일반적인 기간 없음. 내용에 따름 | 내용별로 보관: 계약이나 회계 기록에 해당하는 이메일은 그 기록과 함께 철한다. 일반 메일함은 일정 연령(예: 3~5년)을 제안. 홀드 대상은 제외 | IT가 도구를 설정. 내용 담당자가 기간 결정 |
| LINE 등 업무 채팅 | 일반적인 기간 없음. 지시와 거래의 증거 | 조건 합의, 추가 작업 지시, 납품 확인에 해당하는 메시지는 계약 또는 프로젝트 파일로 내보낸다. 일상 대화는 규정에 따라 삭제 | 프로젝트 책임자와 IT |
| CCTV 영상 | PDPA(보안 목적의 필요성). 정해진 기간 없음 | 30~90일을 제안. 사건 영상은 사건 파일로 복사 | IT/보안 |
| 주주 명부, 의사록, 이사회 결의, 등기 서류 | 민상법전 제1138조(주주 명부 비치)와 제1207조(의사록을 등기상 사무소에 보관)는 기간을 정하지 않음. 실무상 영구적인 회사 기록으로 취급 | 회사가 존속하는 동안. 이후에는 청산인 또는 자문가의 지시에 따름 | 회사 비서/법무 |
참고: 국장의 고시 등으로 귀사 업종에 5년을 넘는 보관이 요구된다면 그 고시의 기간을 사용하십시오. 숫자를 바꾸기 전에 기장 담당자나 회계법인과 현행 고시를 확인하십시오.
6. 증거로서의 이메일과 채팅
이메일과 LINE은 정식 계약서로 만들어지지 않은 합의, 예를 들어 추가 작업 지시, 가격 확인, 검수 수락의 핵심 증거인 경우가 많습니다. 그러나 법정에서 흔히 묻는 것은 그 기록이 진본이고 완전한가입니다. 그래서 얼마나 오래 보관하느냐만큼 어떻게 보관하느냐가 중요합니다.
- 메타데이터와 함께 대화 전체를 내보낸다. 앱의 내보내기 기능(날짜, 시간, 계정 이름)을 사용합니다. 이메일은 헤더가 있는 원본 파일을 보관합니다. 스크린샷은 보조입니다. 스크린샷 하나만으로는 조작하기 쉽고 맥락이 빠지기 쉽습니다.
- 원본을 유지한다. 내보낸 뒤에도 원래 기기나 계정에서 메시지를 삭제하지 마십시오. 백업 없이 휴대폰을 바꾸지 마십시오.
- 내보내기를 기록한다. 누가, 언제, 어느 기기에서, 어디에 저장했는지. 한 장짜리 양식이면 충분합니다.
- 핵심 사안을 직원의 개인 계정에 두지 않는다. 직원이 퇴사하면 계정과 증거도 함께 사라집니다. 회사 계정(LINE 공식 계정, 회사 도메인 이메일)과 사용 정책을 쓰십시오.
- 타인의 사생활을 존중한다. 그룹 채팅을 내보내면 다른 사람의 정보가 들어 있습니다. 필요한 부분만 쓰고 필요한 사람에게만 공유하십시오.
LINE으로 작업을 지시하고 추가 작업을 입증하는 방법은 LINE로 추가 작업을 지시했는데 고객이 지급을 거부할 때를 참고하십시오.
7. 리티게이션 홀드: 분쟁이 예견되면 삭제를 멈춘다
리티게이션 홀드는 이미 발생했거나 예견되는 분쟁과 관련된 문서와 데이터의 삭제를 멈추는 사내 지시입니다. 이름은 해외 실무에서 왔습니다. 태국에서는 노동보호법 제115조 제3항이 급여 서류와 직원 명부에 대해 같은 원칙을 정하고 있습니다. 그 밖의 문서에 대해서는 이를 직접 요구하는 일반 조문은 없지만, 소송이 예견되는 시점에 증거를 삭제하면 입증에서 불리해질 수 있고, 사실관계에 따라서는 다른 책임이 생길 수도 있습니다.
홀드를 발동해야 할 때
- 내용증명이나 해고 통지가 도착했거나 소송하겠다는 위협이 있다.
- 직원이 노동 감독관에게 신청을 했거나 해고가 다투어질 것 같다.
- 사기, 중대한 사고, 정보 유출이 발생했다.
- 사건과 관련된 소환장, 공문, 정보 접근 요청이 도착했다.
홀드 통지에 담을 내용
- 사안, 대상 기간, 관련된 사람이나 부서.
- 보존할 데이터 유형: 이메일, 채팅, 공유 파일, CCTV, 백업, 직원 기기.
- 자동 삭제를 끄고, 관련 직원이 퇴사해도 기기나 계정을 초기화하지 말라는 지시.
- 책임자(보통 법무 또는 대표), 발동일, 통지받은 사람.
- 종료 방법. 사안이 종결되는 때이며, 해제일을 기록한다.
사안이 최종적으로 해결되면 일반 보관표가 다시 적용됩니다. 홀드는 개인정보를 영구히 보관해도 된다는 뜻이 아닙니다. PDPA 원칙에 따라 종료일과 이유가 필요합니다.
8. 보관표는 누가 책임지는가(RACI)
보관표가 실패하는 이유는 대개 각 부서가 다른 부서의 일이라고 생각하기 때문입니다. 역할을 분명히 나누십시오.
| 업무 | 법무 | 회계 | 인사 | IT |
|---|---|---|---|---|
| 보관표 작성과 승인 | A | C | C | C |
| 회계·세무 기록의 기간 | C | R | I | I |
| 직원·급여 기록의 기간 | C | C | R | I |
| 삭제, 백업, CCTV 설정 | I | I | I | R |
| 리티게이션 홀드 발동 | A/R | I | R(인사 기록) | R(시스템에서 실행) |
| 보관표 연례 검토 | A | R | R | R |
| 폐기 기록 | C | R(회계) | R(인사) | R(디지털) |
R은 실제로 일하는 사람, A는 최종 책임자, C는 자문을 받는 사람, I는 통보받는 사람입니다. 법무 부서가 없는 작은 회사는 대표나 이사를 "A"로 하고 자문가를 "C"로 둘 수 있습니다.
9. 안전한 폐기와 폐기 기록
제37조 제3호가 요구하는 것은 가끔 하는 정리가 아니라 점검 "시스템"입니다. 보여줄 수 있는 시스템에는 다음 요소가 있습니다.
- 정기 검토. 최소 연 1회, 기한이 된 항목을 뽑고 리티게이션 홀드 대상은 제외한다.
- 폐기 전 승인. 문서 담당자가 확인하고 서명한다.
- 되돌릴 수 없는 폐기. 종이는 파쇄하거나 증명서를 발급하는 폐기 업체를 쓴다. 디지털 데이터는 사본, 백업, 휴지통, 클라우드를 삭제하며 IT가 담당한다.
- 폐기 기록. 문서 종류와 기간, 대략의 수량, 날짜, 방법, 승인자, 실행자, 보관표상의 이유를 기록한다. 폐기한 내용 자체를 보관할 필요는 없다.
- 기록 자체를 보관한다. 삭제가 정해진 체계에 따라 이루어졌고 증거를 감추려는 것이 아니었음을 보여준다.
10. 흔히 하는 실수
- 회사 전체에 하나의 숫자를 적용(예: "모든 것을 5년 보관"). 10년 두어야 할 계약이 삭제되고 불필요한 문서는 남는다.
- 문서 작성일부터 센다. 사건의 종료일부터 세어야 한다.
- 홀드 전환 스위치가 없는 자동 삭제. 분쟁이 진행 중인데도 시스템이 6개월마다 이메일이나 채팅을 지운다.
- 핵심 증거를 직원의 개인 기기에 두게 한다. 퇴사하면 사라지거나 접근할 수 없게 된다.
- "만약을 위해" 모든 것을 영구 보관한다. PDPA와 충돌하고 사이버 공격 시 노출 범위도 커진다.
- 스크린샷만 증거로 둔다(내보내기도 원본도 없음).
- 백업을 잊는다. 주 시스템은 비웠지만 백업이나 클라우드에 사본이 남아 보관표가 현실과 맞지 않는다.
- 담당자가 없다. 보관표를 한 번 쓰고 검토하지 않아 시스템과 규칙에서 멀어진다.
- 기장 담당자를 바꾸거나 사무실을 옮길 때 회계 서류를 일찍 폐기한다. 기장 담당자 교체와 신고 누락도 참고하십시오.
11. 14일 안에 보관표를 시작하기 위한 체크리스트
- 회사가 보유한 문서 종류(최소한 제5절의 것)와 각각의 보관 장소(캐비닛, 서버, 이메일, LINE, 클라우드, 개인 기기)를 나열한다.
- 귀사에 적용되는 회계·세무 기록의 기간(연장하는 고시 포함)을 회계 담당자가 확인하게 한다.
- 급여 서류와 직원 명부가 제114조·제115조대로 보관되는지, 회계 기록과 어떻게 겹치는지 인사 담당자가 확인하게 한다.
- 계약 기간을 법무 또는 자문가가 정하고, 10년 기간이 필요한 사안을 파악하게 한다.
- 이메일, 채팅, CCTV, 백업의 자동 삭제를 IT가 점검하고 홀드 전환 스위치를 추가하게 한다.
- 보관표 담당자(RACI에 따라)와 연례 검토일을 정한다.
- 한 장짜리 리티게이션 홀드 양식을 준비하고 누가 발동할 수 있는지 정한다.
- 폐기 기록 양식과 검토 주기를 준비한다.
- 개인정보 처리 안내를 보관표의 기간과 맞춘다(제23조).
- 핵심 업무를 개인 계정에 두지 않는 정책과 채팅 내보내기 방법을 정한다.
함께 읽기
- 태국 인사(HR)를 위한 PDPA — 직원 데이터, CCTV, 입사 지원자와 PDPA
- 태국 기업을 위한 PDPA 컴플라이언스 체크리스트 — 처리자 의무 개관
- LINE로 추가 작업을 지시했는데 고객이 지급을 거부할 때 — 추가 작업의 증거로서의 채팅
- 기장 담당자 교체와 신고 누락 — 회계 기록과 담당자 교체 시 회사의 의무
- 법무 부서가 없을 때 서명 전 계약 검토 — 누가 계약을 보관하고 확인할 것인가
모든 문서에는 세 개의 시계(법정 최소 기간, 소멸시효, PDPA)가 돌고 있습니다. 필요한 범위에서만 최소 기간보다 길게 보관하고, 삭제는 기록을 남기며 하고, 분쟁이 예견되는 순간 삭제를 멈추십시오.
당 사무소는 귀사의 사업에 맞는 보관표 작성, 계약서와 개인정보 처리 안내의 정합, 리티게이션 홀드와 폐기 기록 양식 준비, 분쟁 발생 시 증거 수집을 돕습니다. 초기 상담은 +66 92 254 2045 로 전화하시거나 내용을 보내 주십시오. 회계·세무 서비스와 PDPA 컴플라이언스도 함께 참고하십시오.
이 가이드는 수완와라 법률사무소가 발행했습니다 — 1986년에 설립된 콘깬(Khon Kaen) 주의 법률사무소입니다. 본 내용은 일반적인 정보일 뿐이며, 특정 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다.
