最常見的問題不是無證僱傭
在外籍員工較多的公司裡，出問題的幾乎從來不是僱用了沒有許可證的人。大多數公司不會這麼做。
出問題的是超出現有許可證所載明的條件工作。員工被晉升、被調去照看另一個部門、被派駐另一家工廠，或被調到關聯公司。這一切在公司內部系統中都辦得規規矩矩：有任命書，有審批記錄，有薪資調整。唯一沒有跟上的，是工作許可檔案。
結構性的原因在於，人力資源部門把這些變動看作可以自行決定的內部事務。對泰國員工來說確實如此。但對外籍員工而言，職位、僱主和工作地點是國家准許其工作的邊界，而不是人事資料。
本文是從申請和續辦工作許可證的人力資源指南中單獨拆分出來的，因為這個主題本身篇幅不小，而且公司往往是在出事之後才來諮詢。
免責宣告：本文是供規劃參考的一般資訊，不構成法律意見。程式和時限因所使用的渠道和業務型別而異。請在採取行動之前，結合您自身的具體情況加以確認。
與許可證繫結的三件事
僱主——許可證是為與所載明的法人之間的工作而簽發的，不是為一個公司集團簽發的。
職位和工作性質——所申報的是獲准的工作範圍，不是營銷用的頭銜。
工作地點——載明的地點，而不是公司有業務的所有地方。
這三項都可以變更，但要通過辦理手續來變更，不能靠內部決定，而且在很多情況下，必須在變更實際生效之前辦理。
常見情形及應對
在同一家公司內晉升
要回答的問題是工作性質是否與已申報的不同，而不是職位名稱有沒有變。
升任同一部門經理的科長，仍做同一類工作，這與轉任銷售經理的工程師不同。最簡單的檢查辦法，是把新的職位說明放在已申報的說明旁邊，對照著讀。如果外人讀完會說這是兩份不同的工作，就需要辦理手續。
調到關聯公司
在公司內部，這是一次部門調動。在檔案上，這是更換僱主，因為僱傭的法人變了，哪怕股東相同、辦公室在同一棟樓裡。
這需要作為新的事項來辦理，而不是修改資訊，並且有一個需要留意的節點：與原僱主終止僱傭和與新僱主開始僱傭之間的銜接期，它同時影響工作許可證和在泰王國的居留許可。提前規劃能讓這個銜接期儘可能短。
增加工作地點
常見的情形是公司開設第二家工廠、在另一個府租用倉庫，或不時派員工到客戶現場工作。
最省錢的建議是在首次申報時就把工作地點寫得足夠寬，包括預計員工可能前往的地方。從一開始就留有餘地，成本遠低於事後再申請增加，還能避免逐次判斷在客戶現場工作兩天是否需要申報的難題。
員工辭職
申報僱傭關係終止的義務屬於僱主，有期限，並且與員工為處理自己身份而須辦理的事項是兩回事。
以為員工辭職後事情就結束的公司，往往在日後被檢查時發現並沒有結束，因為系統中仍然懸而未決的事項屬於公司，而不屬於已經離開的人。
公司合併、更名或遷址
這會同時影響每一位外籍員工，這項工作應當從一開始就納入交易計劃，而不是等變更登記完成後才發現。
在收購交易中，這也是盡職調查中應當列入的事項。收購了擁有大量外籍員工的公司的買方，同時也接手了這些人的檔案責任。
如果已經發生了
典型的情形是：公司在續期時才意識到，某位員工所任的職位與檔案不符，已經有一年了。
不應該做的是在沒有評估的情況下直接重新遞交申請去覆蓋，因為與先前檔案所顯示內容相矛盾的申請，可能把本可處理的事情變成必須解釋的事情。
正確的順序是先評估過去這段時期有哪些證據、持續了多久、發生了多少次變動，再選擇影響最小的處理方式。這在很大程度上取決於每個案件的具體事實，無法給出現成的答案。
成本最低的預防辦法
把職位變更的審批與檔案狀態檢查掛鉤——在內部審批表上增加一個步驟：詢問這位員工是否為外國人。如果是，在生效之前，將事項交給負責檔案的人檢查。這一步只需幾分鐘，卻能預防本文所述幾乎所有的情形。
把外籍員工名冊與一般員工名冊分開建立——列出檔案所載的僱主、檔案所載的職位、檔案所載的工作地點以及每套檔案的到期日。這份名冊須有人負責，並設有後備人員。
每年對照檢查兩次——把依據檔案的名冊與真實的組織架構圖並排放在一起。任何不一致都會立即顯現，而且是在還能糾正的時候。
相關服務
我們既辦理個案，也為公司持續維護外籍員工名冊，包括在每一輪續期之前，將檔案與真實的組織架構圖進行對照檢查。請參閱面向僱主的簽證和工作許可證服務；如果您想同時審查整個用工體系，請參閱勞動法合規審查，或閱讀公司勞動法合規體檢指南。
如果貴公司剛剛發現檔案與實際情況不符，請在採取任何行動之前致電 092-254-2045 進行評估。
