在勞動爭議案件中，員工警告信是最常被拿出來引用的文書之一，同時也是讓僱主敗訴頻率同樣高的一份文書，因為內容不完整的警告信無法作為解僱的依據。
《勞動保護法》允許僱主在員工違反規章制度或合法命令，且僱主此前已以書面形式警告過，但員工仍在同一事項上再次違規時，無需支付補償金即可解僱。因此，警告信不只是形式手續，而是解僱的核心證據。
警告函必須包含哪些內容
- 違紀行為的事實 日期、時間、地點以及發生的事情，要寫得讓外人讀了也能明白
- 所違反的規章、規定或命令 要明確指出具體條款，而不是籠統地寫"行為不當"
- 警告不得再犯的文字 以及再犯的後果
- 依規章有權簽字者的簽名 以及出具函件的日期
- 員工方面的送達或知悉證明
缺少第 1 項或第 2 項的函件，通常會被視為僅僅是一份告知通知，而不是法律意義上的警告函。
當員工拒絕簽收時
員工的簽名並非警告信生效的條件。關鍵在於員工已知悉。常用的做法如下：
- 在有見證人在場的情況下向其宣讀內容，然後由見證人簽名，並記錄員工拒絕簽名一事。
- 通過掛號回執郵件寄送至員工所申報的地址。
- 通過電子郵件或公司平時與員工溝通的渠道傳送，並同時留存傳送憑證。
警告書的時效
警告書可以作為解僱依據，前提是員工自前一次違紀之日起一年內再次違紀，而不是從警告書籤發之日起算。若在該期限之後再次違紀，必須重新發出警告。
而且必須是與曾被警告的行為屬於同一事項或同一性質的違紀。遲到已被警告過，但下一次是爭吵鬥毆，那便是另一回事。
無需事先警告的過錯
法律允許在法律規定的情節嚴重過錯下，立即解僱而無需支付補償金，也無需事先警告，例如
- 瀆職舞弊，或故意對僱主實施犯罪行為
- 故意使僱主遭受損害
- 過失疏忽致使僱主遭受嚴重損害
- 在嚴重情形下違反規章制度或命令
- 無正當理由，連續曠工達到法律規定的時間
即使符合上述情形，僱主仍必須有證據支援，並應在解僱通知書中完整列明理由，因為未列明的理由，日後可能無法再行主張。
已警告仍可能構成不公平解僱
無需支付補償金的解僱，仍可能被訴為不公平解僱，如果所依據的理由不夠充分，或對不同員工的處理不一致，例如警告了其中一人，卻放過另一個做了同樣事情的人。因此，在整個組織內一致地使用警告信，與把警告信寫對同樣重要。
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本文為一般性資訊，不構成針對具體個案的法律意見。
