核心答案
公司不应给所有文件定同一个保存期限，因为每份文件都受三个速度不同的“时钟”支配。第一个是法定最低保存期限，例如会计资料和税务发票至少 5 年，工资文件和员工名册至少 2 年。第二个是请求权的诉讼时效，它促使你把证据保存得比最低期限更久，例如基于合同的请求可在 10 年内提起。第三个是 PDPA 的义务：不得无理由保存个人数据，并且要有期限届满后删除的机制。
实用的方法是按文件类型制定保存表，写明法律依据或业务理由、保存期限和负责人，并且表中必须有一项机制：预见到争议时停止删除的诉讼保全（litigation hold）。一份到期就自动删除的表，可能在你最需要证据的那天，把你自己的证据删掉。
本指南中的表格是示例，各公司必须自行调整。出自法律的数字会注明条文；属于我们实务建议的数字会注明是建议。
1. 为什么一份文件有三个时钟
以一张货物发票为例。在会计和税务方面，公司必须依《会计法》和《税法典》保存。发生争议时，这张发票证明债权或付款，在请求权罹于时效之前一直有用。在 PDPA 方面，如果其中有个人的姓名和地址，公司需要有保存的理由，理由消失后就必须删除。
| 时钟 | 问题 | 对保存表的影响 |
|---|---|---|
| 1. 法定最低期限 | 必须保存几年，从何时起算？ | 下限。不得更早删除。 |
| 2. 诉讼时效 | 关于这份文件的请求还能提起多久？ | 文件是关键证据时，推动保存期限超过最低期限。 |
| 3. PDPA | 其中的个人数据还需要吗？ | 上限。每一段保存期都需要理由。 |
因此规则是“只在诉讼时效和实际需要所能说明的范围内，保存得比法定最低期限更久，然后留痕删除”，而不是“永久保存一切”，也不是“最低期限一到就删”。
2. 时钟 1：法律要求至少保存多久
会计资料。 《会计法》（佛历 2543 年）第 14 条规定，账簿和凭证应自结账之日起至少保存 5 年，或保存至依第 17 条移交为止。厅长经部长批准，可要求特定行业保存更久，但不得超过 7 年。
税务资料。 《税法典》第 87/3 条规定，须申报并缴纳增值税的登记经营者，应在营业场所或税务厅厅长指定的地点，自申报日或报告编制日起，至少保存税务报告、税务发票、副本及相关凭证 5 年。厅长可要求保存超过 5 年，但不得超过 7 年；停止经营时，对当日持有的文件还须再保存 2 年。
工资记录和员工名册。 《劳动保护法》（佛历 2541 年）第 114 条要求有 10 名以上员工的雇主，保存工资、加班、假日工作和假日加班支付的文件（至少应包含工作日数和工时、计件工人的产量，以及每名员工所得的单价和金额）。若工资以银行转账方式支付，转账记录即视为支付文件。第 115 条规定：
- 员工名册应自每名员工雇佣关系终止之日起至少保存 2 年；
- 支付文件应自支付之日起至少保存 2 年；
- 若依第 12 章提出申请、依劳动关系法发生劳动争议，或提起劳动案件，两者均须保存至最终命令或判决作出为止。
第 115 条的最后一款，是写进劳动法、适用于这些记录的诉讼保全，也是其他文件的良好范本。
对于一般合同、邮件、聊天、闭路电视以及人事档案的其他部分，没有一部一般性法律统一规定期限，因此它们的期限来自时钟 2 和时钟 3。对于股东名册和会议记录，《民商法典》第 1138 条要求备置股东名册，第 1207 条要求制作会议记录并保存在注册办事处，但两条都没有规定期限，所以我们作为实务建议：在公司存续期间保存。
3. 时钟 2：诉讼时效决定你还会被追究多久
诉讼时效是必须向法院提起请求的期间。期间届满后，对方可以以时效作为抗辩，你的文件在该项请求上就不再有庭上价值。期间之内，文件就是你胜负所系。
- 一般 10 年时效。 《民商法典》第 193/30 条规定，《民商法典》或其他法律没有规定期间的，诉讼时效为 10 年。没有特别规则的合同和协议，应按 10 年规划。
- 部分请求适用 2 年。 第 193/34 条对所列的请求规定 2 年，例如商人的货款或服务款请求、动产租金请求、雇员的工资请求。列举相当细致，所以不要自行断定某一事项属于 2 年还是 10 年。
- 时效何时起算。 期间不是从文件制作之日起算，而取决于请求权何时可以首次行使，并且在某些情形下可以中断或中止。因此保存期限应从事件结束时起算，例如合同终止或最终付款，而不是从签署时起算。
假设的例子：A 公司签订了一份 2026 年结束的三年期生产合同。如果它把合同、规格书和交付记录保存到 2036 年（合同结束后 10 年），就覆盖了第 193/30 条的一般时效。如果为了与会计记录一致只保存 5 年，第六年被起诉时可能已经没有签署版合同。
4. 时钟 3：PDPA 划定上限
PDPA 没有规定各类数据可以保存几年，但它施加了三项义务。
- 告知保存期限（第 23 条）。 控制者必须在收集前或收集时告知数据主体收集了哪些数据、保存多久。无法确定期限的，须说明按收集标准合理预期的期限。因此公司的隐私声明应与这份保存表一致。
- 期限届满时的删除机制（第 37 条第 3 项）。 控制者必须建立核查系统，在保存期限届满后删除或销毁个人数据。第 37 条第 1 项还要求采取适当的安全措施。
- 删除权（第 33 条）。 数据主体在某些情形下可以要求删除、销毁或匿名化，例如数据对原目的已不再必要，或同意已撤回且无其他依据。但在为言论自由、特定的档案、研究、统计、公共利益或公共卫生目的、确立／履行／行使或抗辩法律主张、或遵守法律而有必要保存的范围内，该权利不适用。
实务结论：保存一份文件的理由必须写得出来，例如“依第 87/3 条必须保存”或“为抗辩可能的请求，保存至合同结束后 10 年”。如果写不出理由，该文件中的个人数据就是最先应删除的对象。员工数据请参阅PDPA 与泰国人力资源管理。
5. 按文件类型的示例保存表
本表是起点示例，各公司必须按行业、规模、合同以及适用的公告自行调整。“依据”一栏区分哪些期限出自法律，哪些是我们的建议。
| 文件 | 依据 | 建议期限 | 负责人 |
|---|---|---|---|
| 合同及修改协议（含报价单、采购订单、证明履行的交付记录） | 一般 10 年时效（《民商法典》第 193/30 条）；期限本身是我们的建议 | 自合同结束或最终付款起 10 年，而非自签署起 | 法务（没有则为业主或办公室负责人） |
| 发票、收据、税务发票、账簿和凭证 | 《会计法》第 14 条、《税法典》第 87/3 条：5 年，可延长至 7 年 | 法律上至少 5 年；我们建议以 7 年作为稳妥的默认值；相关合同仍在时效内则更久 | 会计 |
| 工资、加班、考勤记录、转账凭条 | 《劳动保护法》第 114-115 条（自支付之日起 2 年），与会计税务记录重叠 | 至少 5 年（会计和税务）；依劳动法不得少于 2 年；有争议则保存至终局判决 | 人事（与会计配合） |
| 员工名册 | 《劳动保护法》第 115 条（每名员工雇佣终止后 2 年） | 员工离职后至少 2 年；我们建议核心记录（姓名、职位、起止日期、离职原因）按可能的请求保存更久 | 人事 |
| 人事档案、警告、纪律和调查记录 | 无法定期限；目的是抗辩解雇争议；PDPA | 建议离职后 2 至 5 年（因严重违纪被解雇或有争议的案件，在解决前按诉讼保全处理），之后复核 | 人事 |
| 未被录用候选人的招聘档案 | PDPA（必要性和期限告知）；无固定期限 | 建议职位填补后 6 至 12 个月；如要建人才库，应取得同意并注明期限 | 人事 |
| 公司邮件 | 无一般期限；取决于内容 | 按内容分类保存：属于合同或会计记录的邮件随该记录归档；一般邮箱我们建议设定账龄上限（例如 3 至 5 年），受诉讼保全的除外 | IT 设置工具；内容负责人定期限 |
| LINE 及其他工作聊天 | 无一般期限；是指示和交易的证据 | 约定条款、指示加做工作或确认交付的消息，导出到合同或项目档案；日常聊天按制度删除 | 项目负责人和 IT |
| 闭路电视录像 | PDPA（安保目的的必要性）；无固定期限 | 建议 30 至 90 天；事件片段复制到事件档案 | IT／安保 |
| 股东名册、会议记录、董事会决议、登记文件 | 《民商法典》第 1138 条（须备置股东名册）和第 1207 条（会议记录保存在注册办事处）均未规定期限；实务上视为永久性公司记录 | 公司存续期间；其后按清算人或顾问的指示 | 公司秘书／法务 |
注：如果税务厅厅长等的公告要求贵公司所属行业保存超过 5 年，请采用该公告的期限。修改数字之前，请向记账人员或会计师事务所确认现行公告。
6. 作为证据的邮件和聊天
邮件和 LINE 往往是那些从未写入正式合同的约定的关键证据，例如指示加做工作、确认价格或验收。但法庭上常被问到的是：这份记录是否真实、完整。所以保存得是否妥当，与保存得是否够久同样重要。
- 连同元数据导出整个对话。 使用应用的导出功能（日期、时间、账号名称）。邮件则保存带邮件头的原始文件。截图只是补充；单独的截图容易被改动，也往往缺少上下文。
- 保留原件。 导出后不要从原设备或账号删除消息，换手机之前一定要备份。
- 记录导出过程。 谁导出、何时、用哪台设备、存放在哪里。一页纸的表格即可。
- 不要把关键事项留在员工的个人账号里。 员工离职时，账号和证据一起消失。请使用公司账号（LINE 官方账号、公司域名邮箱）并制定使用政策。
- 尊重他人隐私。 导出的群聊含有他人的数据。只使用必要的部分，只分享给需要的人。
关于用 LINE 指示工作并证明加做工作，请参阅客户通过 LINE 指示加做工作却拒绝付款。
7. 诉讼保全：预见到争议就停止删除
诉讼保全是一项内部指示，用来停止删除与已发生或可预见的争议相关的文件和数据。这个名称来自外国实务。在泰国，《劳动保护法》第 115 条第三款对工资文件和员工名册写入了同样的原则。对于其他文件，没有直接要求这样做的一般条文，但在案件可预见之后删除证据，可能削弱你的举证地位，并视事实情况可能带来其他责任。
何时发出保全通知
- 收到律师函或解雇通知，或被威胁将提起诉讼。
- 员工向劳动监察员提出申请，或解雇很可能被质疑。
- 发生欺诈、重大事故或数据泄露。
- 收到与该事项有关的传票、公函或数据访问请求。
保全通知应包含
- 事项、涵盖期间，以及涉及的人员或部门。
- 需保存的数据类型：邮件、聊天、共享文件、闭路电视、备份、员工设备。
- 关闭自动删除，并且涉事员工离职时不得清空设备或账号的指示。
- 负责人（通常是法务或业主）、发出日期以及被通知的人。
- 结束方式，即事项结案之时，并记录解除日期。
事项最终解决后，常规保存表重新适用。保全并不允许永久保存个人数据；依 PDPA 原则，它需要结束日期和理由。
8. 谁负责保存表（RACI）
保存表常常失败，是因为每个部门都以为是别的部门在管。请明确分工。
| 工作 | 法务 | 会计 | 人事 | IT |
|---|---|---|---|---|
| 起草并批准保存表 | A | C | C | C |
| 会计和税务记录的期限 | C | R | I | I |
| 员工和工资记录的期限 | C | C | R | I |
| 配置删除、备份和闭路电视 | I | I | I | R |
| 发出诉讼保全 | A/R | I | R（人事记录） | R（在系统中执行） |
| 保存表年度复核 | A | R | R | R |
| 销毁记录 | C | R（会计） | R（人事） | R（电子） |
R 是实际执行的人，A 是最终负责的人，C 是被咨询的人，I 是被告知的人。没有法务部门的小公司，可以由业主或董事担任“A”，顾问担任“C”。
9. 安全销毁和销毁记录
第 37 条第 3 项要求的是核查“系统”，而不是偶尔的清理。一个拿得出来的系统包含以下部分。
- 定期复核。 至少每年一次，把已到期的项目挑出来，并排除受诉讼保全的项目。
- 销毁前审批。 文件负责人核对并签字。
- 不可逆的销毁。 纸质文件碎纸，或使用出具证明的销毁服务。电子数据要删除副本、备份、回收站和云存储，由 IT 负责。
- 销毁记录。 记录文件类型和日期范围、大致数量、日期、方法、批准人、执行人，以及保存表上的理由。无须保存被销毁的内容本身。
- 保存记录本身。 它能证明删除是按例行系统进行的，而不是为了隐匿证据。
10. 常见错误
- 全公司只定一个数字，例如“一律保存五年”。该保存十年的合同被删掉，不必要的文件却一直留着。
- 从文件日期起算，而不是从事件结束时起算。
- 自动删除却没有保全开关。 即使争议正在进行，系统仍每六个月清一次邮件或聊天。
- 让员工把关键证据放在个人设备上。 他们离职后就会消失或无法访问。
- “以防万一”永久保存一切。 这与 PDPA 冲突，也扩大了遭受网络攻击时暴露的范围。
- 只以截图作证据，既没有导出也没有原件。
- 忘了备份。 主系统清空了，备份或云端的副本仍在，保存表与现实不符。
- 没有负责人。 保存表写完就没人复核，渐渐与系统和规则脱节。
- 更换记账人员或搬迁办公室时过早销毁会计资料。 另请参阅会计师漏报后更换会计师。
11. 十四天内启动保存表的清单
- 列出公司持有的文件类型（至少包括第 5 节中的），以及各自存放的位置（柜子、服务器、邮件、LINE、云端、个人设备）。
- 请会计确认适用于本公司的会计和税务记录期限，包括任何延长期限的公告。
- 请人事确认工资文件和员工名册按第 114、115 条保存，以及它们与会计记录如何重叠。
- 请法务或顾问确定合同的期限，并找出需要适用 10 年期限的事项。
- 请 IT 检查邮件、聊天、闭路电视和备份的自动删除，并增加保全开关。
- 指定保存表的负责人（按 RACI）和年度复核日期。
- 准备一页纸的诉讼保全模板，并决定谁有权发出。
- 准备销毁记录表格和复核周期。
- 让隐私声明与保存表中的期限一致（第 23 条）。
- 制定不把关键工作放在个人账号的政策，以及聊天导出的方法。
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每份文件都受三个时钟支配：法定最低期限、诉讼时效和 PDPA。只在必要范围内保存得比最低期限更久，留痕删除，一旦预见到争议就立即停止删除。
我们协助制定适合贵公司业务的保存表，使合同和隐私声明与之一致，准备诉讼保全和销毁记录的模板，并在争议发生时收集证据。初次咨询请致电 +66 92 254 2045，或把详情发给我们。另请参阅会计与税务服务和PDPA 合规。
本指南由苏婉瓦拉律师事务所发布 —— 该律师事务所位于孔敬府，成立于 1986 年。本文仅为一般性信息，不构成针对任何特定事项的法律建议。
