在劳动争议案件中，员工警告信是最常被拿出来引用的文书之一，同时也是让雇主败诉频率同样高的一份文书，因为内容不完整的警告信无法作为解雇的依据。
《劳动保护法》允许雇主在员工违反规章制度或合法命令，且雇主此前已以书面形式警告过，但员工仍在同一事项上再次违规时，无需支付补偿金即可解雇。因此，警告信不只是形式手续，而是解雇的核心证据。
警告函必须包含哪些内容
- 违纪行为的事实 日期、时间、地点以及发生的事情，要写得让外人读了也能明白
- 所违反的规章、规定或命令 要明确指出具体条款，而不是笼统地写"行为不当"
- 警告不得再犯的文字 以及再犯的后果
- 依规章有权签字者的签名 以及出具函件的日期
- 员工方面的送达或知悉证明
缺少第 1 项或第 2 项的函件，通常会被视为仅仅是一份告知通知，而不是法律意义上的警告函。
当员工拒绝签收时
员工的签名并非警告信生效的条件。关键在于员工已知悉。常用的做法如下：
- 在有见证人在场的情况下向其宣读内容，然后由见证人签名，并记录员工拒绝签名一事。
- 通过挂号回执邮件寄送至员工所申报的地址。
- 通过电子邮件或公司平时与员工沟通的渠道发送，并同时留存发送凭证。
警告书的时效
警告书可以作为解雇依据，前提是员工自前一次违纪之日起一年内再次违纪，而不是从警告书签发之日起算。若在該期限之后再次违纪，必须重新发出警告。
而且必须是与曾被警告的行为属于同一事项或同一性质的违纪。迟到已被警告过，但下一次是争吵斗殴，那便是另一回事。
无需事先警告的过错
法律允许在法律规定的情节严重过错下，立即解雇而无需支付补偿金，也无需事先警告，例如
- 渎职舞弊，或故意对雇主实施犯罪行为
- 故意使雇主遭受损害
- 过失疏忽致使雇主遭受严重损害
- 在严重情形下违反规章制度或命令
- 无正当理由，连续旷工达到法律规定的时间
即使符合上述情形，雇主仍必须有证据支持，并应在解雇通知书中完整列明理由，因为未列明的理由，日后可能无法再行主张。
已警告仍可能构成不公平解雇
无需支付补偿金的解雇，仍可能被诉为不公平解雇，如果所依据的理由不够充分，或对不同员工的处理不一致，例如警告了其中一人，却放过另一个做了同样事情的人。因此，在整个组织内一致地使用警告信，与把警告信写对同样重要。
延伸阅读
📌 延伸阅读：雇佣合同、薪酬结构与员工手册 · 纪律调查与员工舞弊调查
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本文为一般性信息，不构成针对具体个案的法律意见。
