เจ้าของธุรกิจป่วยหนัก ประสบอุบัติเหตุ หรือถูกควบคุมตัวกะทันหัน บริษัทต้องเตรียมอะไรไว้

ในธุรกิจครอบครัวและ SME จำนวนมาก คนเดียวเป็นทั้งเจ้าของ กรรมการผู้มีอำนาจลงนาม ผู้ถือรหัสธนาคาร และผู้ที่รู้ว่าลูกค้ารายไหนต้องดูแลอย่างไร ถ้าคนนั้นป่วยหนัก ประสบอุบัติเหตุ ถูกควบคุมตัว หรือติดต่อไม่ได้นานกว่าที่ตั้งใจ บริษัทอาจหยุดนิ่งในวันเดียว ลงนามไม่ได้ จ่ายเงินเดือนไม่ได้ ตอบลูกค้าไม่ได้ ทั้งที่ธุรกิจยังมีงานและมีรายได้

คู่มือนี้พูดถึงสถานการณ์ที่เจ้าของ "ยังมีชีวิตอยู่แต่ทำงานไม่ได้" ซึ่งต่างจากกรณีเสียชีวิต (ดูกรรมการผู้เดียวเสียชีวิต บริษัทไปต่ออย่างไร) ปัญหาคือกฎหมายไม่มีทางลัด การให้คนอื่นเซ็นแทนโดยไม่มีอำนาจ ไม่ทำให้เรื่องถูกต้อง และการให้ธนาคารยอมผ่อนปรนก็เป็นเรื่องที่ธนาคารตัดสินเอง

คำตอบหลัก

บริษัทที่เตรียมไว้แล้วจะผ่านเหตุนี้ได้ด้วยการเปิดแฟ้มที่ทำไว้ล่วงหน้า บริษัทที่ยังไม่ได้เตรียมต้องไล่แก้หลายเรื่องพร้อมกัน ภายใต้ความกดดันของครอบครัวและกำหนดเวลาของสัญญา สิ่งที่ควรเตรียมคือมีผู้มีอำนาจลงนามอย่างน้อยสองคน มีหนังสือมอบอำนาจที่เขียนขอบเขตชัดเจน ตั้งค่าบัญชีธนาคารให้สอดคล้อง จดทะเบียนรหัสผ่านและสิทธิ์เข้าระบบอย่างปลอดภัย และรู้ล่วงหน้าว่าถ้าอาการยาวนานจะต้องดำเนินการทางศาลอย่างไร

หลักกฎหมาย ความเป็นตัวแทนระงับเมื่อตัวการหรือตัวแทนตาย ตกเป็นผู้ไร้ความสามารถ หรือล้มละลาย เว้นแต่สัญญาหรือลักษณะของกิจการจะบอกเป็นอย่างอื่น (ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 826 วรรคสอง) ผู้อนุบาลเป็นผู้แทนของคนไร้ความสามารถที่ศาลสั่ง (มาตรา 28) ผู้พิทักษ์ให้ความช่วยเหลือคนเสมือนไร้ความสามารถที่ศาลสั่ง (มาตรา 32) และการกระทำของคนเสมือนไร้ความสามารถที่ต้องได้รับความยินยอมจากผู้พิทักษ์แต่ทำโดยไม่ได้รับความยินยอม อาจเป็นโมฆียะ (มาตรา 34) ส่วนอำนาจกรรมการในการทำการแทนบริษัทเป็นไปตามหนังสือรับรองและข้อบังคับ (มาตรา 1144 และ 1168)

มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา เหตุที่ทำให้ธุรกิจสะดุดมักไม่ใช่กฎหมายซับซ้อน แต่เป็นเอกสารเพียงใบเดียวที่ไม่มี ได้แก่ กรรมการคนที่สอง แบบฟอร์มผู้มีอำนาจที่ธนาคาร หรือรหัสผ่านที่อยู่ในหัวของคนเดียว เริ่มจากสามอย่างนี้ก่อน แล้วค่อยวางเรื่องที่ซับซ้อนกว่า

1. ปัญหาเกิดตรงไหน เมื่อผู้มีอำนาจคนเดียวทำงานไม่ได้

• ลงนามไม่ได้ สัญญา ใบเสนอราคาที่ต้องผูกพัน และเอกสารราชการที่ต้องลงนามโดยผู้มีอำนาจ
• ใช้เงินไม่ได้ บัญชีธนาคารของบริษัทผูกกับผู้มีอำนาจที่แจ้งไว้ ผู้อื่นแม้เป็นคู่สมรสหรือบุตรก็ไม่มีสิทธิโดยอัตโนมัติ
• เข้าระบบไม่ได้ บัญชีอีเมล ระบบบัญชี ระบบภาษีออนไลน์ ระบบหลังบ้านร้านค้า และระบบธนาคารออนไลน์
• ประชุมไม่ได้ ถ้าผู้ถือหุ้นรายใหญ่คือคนที่ทำงานไม่ได้ ที่ประชุมผู้ถือหุ้นอาจไม่ครบองค์ประชุมหรือมติไม่ผ่าน
• ภาษีและกำหนดเวลาสะดุด การยื่นภาษี เงินเดือน และเงินสมทบไม่มีใครรับผิดชอบ
• ความเชื่อมั่นของลูกค้า คู่ค้าและพนักงานไม่รู้ว่าต้องติดต่อใคร

2. แยกกรณีให้ชัด ทำงานไม่ได้ชั่วคราว กับไร้ความสามารถตามกฎหมาย

บางสถานการณ์เป็นพื้นที่สีเทา ผู้ที่ยังไม่มีคำสั่งศาลแต่สภาพจริงตัดสินใจไม่ได้ ทำให้เรื่องยากที่สุด ทั้งคนที่เซ็นเอกสารและคนที่รับเอกสารต่างมีความเสี่ยงว่าเอกสารนั้นจะถูกโต้แย้งภายหลัง ควรปรึกษาทนายความก่อนลงนามอะไรที่สำคัญ

3. หนังสือมอบอำนาจ ช่วยได้เท่าไร และสิ้นสุดเมื่อไร

หนังสือมอบอำนาจเป็นเครื่องมือที่ง่ายที่สุดสำหรับเหตุที่ผู้มอบอำนาจทำงานไม่ได้ชั่วคราว แต่มีข้อจำกัดต้องรู้

• ขอบเขตต้องเขียนชัด ระบุเรื่อง สัญญา บัญชี และช่วงเวลา การมอบอำนาจกว้างเกินไปเสี่ยงถูกใช้ผิด และธนาคารหลายแห่งไม่ยอมรับถ้าไม่เฉพาะเจาะจง
• ตัวแทนไม่มีอำนาจเกินที่ได้รับมอบ ผู้รับมอบอำนาจทำเกินขอบเขตไม่ผูกพันบริษัทเว้นแต่บริษัทให้สัตยาบันหรือเข้าข่ายตัวแทนเชิด ดูใครผูกพันบริษัทได้บ้าง
• สิ้นผลเมื่อผู้มอบเสียความสามารถ ตามมาตรา 826 วรรคสอง ความเป็นตัวแทนระงับเมื่อตัวการตกเป็นผู้ไร้ความสามารถ เว้นแต่สัญญาหรือลักษณะของกิจการบอกเป็นอย่างอื่น ผู้ที่ถือหนังสือมอบอำนาจจึงอาจเจอปัญหาตรงจุดที่ต้องใช้มากที่สุด
• กรรมการมอบอำนาจต่อได้เพียงเท่าที่ข้อบังคับให้ไว้ ถ้าข้อบังคับกำหนดให้กรรมการสองคนลงนามร่วมกัน การมอบอำนาจควรสอดคล้อง ดูตารางอนุมัติและมอบอำนาจ
• ธนาคารมีดุลพินิจของตัวเอง แม้หนังสือมอบอำนาจถูกต้อง ธนาคารอาจกำหนดแบบฟอร์มของตัวเองและขอเอกสารเพิ่ม จึงควรทำล่วงหน้า ไม่ใช่รอวันเกิดเหตุ

เพราะเหตุนี้ หนังสือมอบอำนาจจึงเป็นเครื่องมือชั่วคราว ไม่ใช่ทางออกระยะยาว สำหรับอาการที่ยาวนาน ต้องมีกรรมการหรือผู้อนุบาลที่ได้รับการแต่งตั้งตามกระบวนการ

4. ผู้อนุบาลและผู้พิทักษ์ เกี่ยวกับธุรกิจอย่างไร

เมื่อเจ้าของมีอาการที่ทำให้จัดการเรื่องของตนเองไม่ได้อย่างต่อเนื่อง สมาชิกในครอบครัวหรือผู้มีส่วนได้เสียอาจร้องขอต่อศาลให้มีคำสั่งตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์

• ผู้อนุบาล ใช้เมื่อศาลสั่งว่าบุคคลวิกลจริตเป็นคนไร้ความสามารถ ผู้อนุบาลเป็นผู้แทนทำการแทน (มาตรา 28)
• ผู้พิทักษ์ ใช้เมื่อศาลสั่งว่าบุคคลเป็นคนเสมือนไร้ความสามารถ เช่น เพราะกายพิการหรือจิตใจฟั่นเฟือน ผู้พิทักษ์ให้ความช่วยเหลือและความยินยอมในการกระทำบางประเภท (มาตรา 32)
• การกระทำที่ต้องได้รับความยินยอมแต่ทำโดยไม่ได้รับ อาจเป็นโมฆียะ (มาตรา 34)

ข้อควรรู้ในมุมธุรกิจ

• ต้องมีคำสั่งศาล กระบวนการใช้เวลา และคำสั่งอาจมีเงื่อนไขหรือการกำกับดูแลเพิ่มเติม
• ผู้อนุบาลหรือผู้พิทักษ์ที่ศาลตั้งไม่ได้เป็นกรรมการของบริษัทโดยอัตโนมัติ การเป็นกรรมการยังต้องดำเนินการตามกฎหมายบริษัทและข้อบังคับ
• ผู้ถือหุ้นที่เป็นคนไร้ความสามารถจะใช้สิทธิออกเสียงผ่านผู้อนุบาล ควรตรวจว่าผู้ถือหุ้นอื่นหรือที่ประชุมจะรับรองอย่างไร
• ครอบครัวควรเตรียมเอกสารและข้อมูลทางการแพทย์ตามที่ศาลต้องการ และปรึกษาทนายความเรื่องวิธีการร้องขอ

กระบวนการนี้ไม่ใช่เรื่องที่ควรเริ่มตอนวิกฤต เจ้าของที่วางแผนล่วงหน้าควรเตรียมหนังสือมอบอำนาจ ข้อตกลงในครอบครัว และผู้มีอำนาจลงนามร่วม เพื่อให้บริษัทเดินต่อได้ระหว่างรอ

5. เมื่อต้องตั้งหรือเปลี่ยนกรรมการ

ถ้าผู้มีอำนาจเดิมทำงานไม่ได้ระยะยาว บริษัทอาจต้องตั้งกรรมการใหม่ หรือแก้ไขผู้มีอำนาจลงนาม แนวทางทั่วไปคือ

1. ตรวจข้อบังคับของบริษัทว่าใครตั้งกรรมการได้ ด้วยมติของใคร และต้องใช้เสียงเท่าไร
2. จัดประชุมผู้ถือหุ้นหรือกรรมการตามข้อบังคับ ถ้าผู้ถือหุ้นรายใหญ่ทำงานไม่ได้ ให้ตรวจก่อนว่าใครออกเสียงแทนได้ ดูจัดประชุมบริษัทออนไลน์
3. ทำรายงานการประชุมและเก็บตามมาตรา 1207 ที่สำนักงานที่จดทะเบียน
4. จดทะเบียนเปลี่ยนแปลงกรรมการและผู้มีอำนาจกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ดูการเปลี่ยนแปลงหลังจดทะเบียน
5. แจ้งธนาคารและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง พร้อมหนังสือรับรองฉบับใหม่

การตั้งกรรมการต้องมีผู้ยินยอมรับตำแหน่ง และบริษัทต้องไม่ลืมว่าการเปลี่ยนผู้มีอำนาจกระทบสัญญา ใบอนุญาต และเอกสารที่อ้างผู้มีอำนาจเดิม ในกรณีที่ผู้ถือหุ้นแบ่งเสียงเท่ากันหรือมีความขัดแย้ง ดูเมื่อผู้ถือหุ้นแบ่งเสียงเท่ากัน

6. มอบฉันทะเข้าประชุมผู้ถือหุ้น

ผู้ถือหุ้นที่มาประชุมไม่ได้อาจตั้งผู้อื่นเป็นผู้รับมอบฉันทะเข้าประชุมและออกเสียงแทน (มาตรา 1187 และเรื่องใกล้เคียงในหมวดการประชุมใหญ่) หนังสือมอบฉันทะต้องทำตามแบบและเงื่อนไขที่กฎหมายและข้อบังคับกำหนด และผู้รับมอบฉันทะต้องส่งให้ประธานก่อนประชุม

ข้อควรระวัง

• การมอบฉันทะต่างจากหนังสือมอบอำนาจทั่วไป ใช้เฉพาะการประชุมที่ระบุ
• ถ้าผู้มอบฉันทะตกเป็นผู้ไร้ความสามารถก่อนวันประชุม ความถูกต้องของการมอบฉันทะอาจถูกตั้งคำถาม ควรตรวจกับทนายความ
• การมีผู้รับมอบฉันทะที่เชื่อถือได้ล่วงหน้า ช่วยให้บริษัทยังอนุมัติงบการเงินและจ่ายเงินปันผลได้ตามรอบ ดูกำหนดประชุมสามัญตามมาตรา 1171 ในกำหนดการประจำปีที่ปฏิทินนิติบุคคลรอบปี

7. บัญชีธนาคารและระบบดิจิทัล

หลายบริษัทพบว่าปัญหาจริงอยู่ที่ธนาคารและระบบออนไลน์ มากกว่ากฎหมายบริษัท

บัญชีธนาคาร

• ผู้มีอำนาจเบิกถอนเป็นไปตามที่แจ้งไว้กับธนาคาร ตรวจว่ามีผู้มีอำนาจอย่างน้อยสองคนและเงื่อนไขลงนามสอดคล้องกับหนังสือรับรองและข้อบังคับ
• ไม่ควรแชร์รหัสหรืออุปกรณ์ยืนยันตัวตนของบุคคลหนึ่งให้ผู้อื่นใช้ เพราะเสี่ยงทั้งทางกฎหมายและความมั่นคงปลอดภัย ควรใช้การมอบอำนาจที่ธนาคารรับรองหรือตั้งผู้มีอำนาจเพิ่ม ดูบัญชีธนาคารบริษัทและการโอนเงินทุน
• ค่าใช้จ่ายประจำ เช่น เงินเดือน ภาษี และค่าเช่า ควรมีวิธีจ่ายที่ไม่ต้องรอคนเดียว

ทะเบียนบัญชีดิจิทัล

จดรายการต่อไปนี้ไว้ในที่ปลอดภัย (ตัวอย่างเช่น ตู้นิรภัย หรือระบบจัดการรหัสผ่านที่มีผู้เข้าถึงสำรอง) พร้อมกำหนดว่าใครเปิดได้เมื่อเกิดเหตุ

• อีเมลของบริษัทและโดเมนเว็บไซต์
• ระบบบัญชี ระบบภาษี และสิทธิ์ที่ผู้ทำบัญชีใช้
• แพลตฟอร์มขายและโฆษณา
• ระบบธนาคารออนไลน์และอุปกรณ์ยืนยันตัวตน
• ระบบเงินเดือนและประกันสังคม
• บริการคลาวด์และการสมัครสมาชิกต่าง ๆ

ทะเบียนนี้ต้องปรับปรุงเป็นประจำ และไม่ควรระบุรหัสผ่านจริงในเอกสารที่หลายคนเห็น ถ้ามีข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าหรือพนักงานอยู่ในระบบ ให้ดูแลตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ด้วย

8. ผู้ถือหุ้นและครอบครัว ควรตกลงอะไรไว้ล่วงหน้า

• ใครเป็นผู้ตัดสินใจแทนเจ้าของในช่วงที่ทำงานไม่ได้ และมีขอบเขตแค่ไหน
• ใครมีอำนาจจ่ายเงินและเซ็นสัญญา วงเงินหรือประเภทที่ต้องขออนุมัติร่วม
• ใครสื่อสารกับพนักงาน ลูกค้า และธนาคาร
• เงื่อนไขการตั้งกรรมการใหม่และการประชุมผู้ถือหุ้น
• ข้อตกลงระหว่างผู้ถือหุ้นเมื่อมีผู้ถือหุ้นรายหนึ่งทำงานไม่ได้ ดูสิทธิของผู้ถือหุ้นส่วนน้อย
• ผลต่อค่าตอบแทนและเงินปันผลของเจ้าของระหว่างที่ทำงานไม่ได้

สำหรับธุรกิจครอบครัว การเขียนกติกาเหล่านี้ไว้ล่วงหน้าช่วยลดข้อพิพาทเมื่อเกิดเหตุ ดูบริการธุรกิจครอบครัวและการสืบทอด

9. ไทม์ไลน์ที่ควรมีในมือ ถ้าเหตุเกิดวันนี้

ลำดับและระยะเวลาจริงขึ้นกับอาการ ข้อบังคับ และสัญญาของแต่ละบริษัท

10. เช็กลิสต์เตรียมความพร้อมสำหรับเหตุที่เจ้าของทำงานไม่ได้

• มีกรรมการผู้มีอำนาจอย่างน้อยสองคน หรือกลไกลงนามที่ไม่พึ่งคนเดียว
• ตรวจข้อบังคับและหนังสือรับรองว่าสอดคล้องกับที่ต้องการ
• จัดทำหนังสือมอบอำนาจที่ระบุขอบเขตและระยะเวลา และตรวจว่าธนาคารยอมรับ
• แจ้งธนาคารให้มีผู้มีอำนาจเบิกถอนมากกว่าหนึ่งคน
• จัดทำทะเบียนบัญชีดิจิทัลและกำหนดผู้เปิดได้เมื่อฉุกเฉิน
• จัดเก็บเอกสารบริษัทที่สำคัญ ได้แก่ ข้อบังคับ หนังสือรับรอง ทะเบียนผู้ถือหุ้น รายงานการประชุม
• ตกลงกับครอบครัวและผู้ถือหุ้นว่าใครตัดสินใจแทนในช่วงฉุกเฉิน
• ให้ผู้ทำบัญชีมีสิทธิ์และข้อมูลพอที่จะยื่นภาษีและทำเงินเดือนต่อเนื่อง
• ทบทวนทุกปี และทุกครั้งที่เปลี่ยนกรรมการ ธนาคาร หรือระบบสำคัญ

อ่านเพิ่มเติม

• กรรมการผู้เดียวเสียชีวิต บริษัทไปต่ออย่างไร — กรณีเสียชีวิต ซึ่งต่างจากกรณีทำงานไม่ได้
• การเปลี่ยนแปลงหลังจดทะเบียนบริษัท — ตั้งและเปลี่ยนกรรมการ
• เจ้าของอนุมัติทุกเรื่อง วางตารางมอบอำนาจ — ลดการพึ่งคนเดียว
• ใครผูกพันบริษัทได้บ้าง — ผู้มีอำนาจลงนามและการเชิดตัวแทน
• บัญชีธนาคารบริษัทและการโอนเงินทุน — ธนาคารกับผู้มีอำนาจ

เจ้าของที่ทำงานไม่ได้กะทันหันไม่ได้ทำให้ธุรกิจหยุดเอง สิ่งที่ทำให้หยุดคือมีคนเดียวที่ลงนาม ใช้เงิน และถือรหัส จึงควรมีผู้มีอำนาจคนที่สอง หนังสือมอบอำนาจที่ชัดเจน และทะเบียนบัญชีดิจิทัลก่อนจะเกิดเหตุ

เราช่วยตรวจข้อบังคับและผู้มีอำนาจลงนาม จัดทำหนังสือมอบอำนาจ ดูแลการประชุมและการจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงกรรมการ และวางแผนความต่อเนื่องสำหรับธุรกิจครอบครัว ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ งานเลขานุการบริษัท และ ธุรกิจครอบครัว

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ