외국인 직원이 회사를 퇴사했습니다. 회사는 무엇을 해야 합니까?

고용 종료는 두 종류의 서류에 동시에 영향을 줍니다. 해당 고용주를 기준으로 발급된 취업허가증과, 보통 그 근무를 기초로 한 왕국 내 체류 허가입니다. 고용주에게는 기한 내에 고용 종료를 신고할 의무가 있고, 직원에게는 새 고용주를 찾거나 체류 신분을 정리할 수 있는 제한된 기간이 있습니다. 이를 직원의 문제라고 생각해 내버려 둔 회사는 점검을 받을 때 문제가 되돌아오는 경우가 많습니다. 신고 의무는 고용주에게 있기 때문입니다.

같은 회사 안에서 외국인 직원을 승진시키면 신고해야 합니까?

업무의 성격이 기재된 내용에서 바뀌었는지에 달려 있습니다. 직함만 바뀌고 직무가 같은 경우와 다른 종류의 업무로 옮기는 경우는 별개의 문제입니다. 실무에서는 새 직무 기술서를 읽었을 때 신고한 내용과 실질적으로 다르다면, 변경이 효력을 갖기 전에 절차를 밟아야 합니다. 기재된 범위를 벗어난 근무는 직원과 고용주 모두에게 위험이며, 사후에 소급해서 고칠 수 있는 기술적인 문제가 아니기 때문입니다.

외국인 직원을 계열사로 전보하면 고용주 변경에 해당합니까?

원칙적으로 고용하는 법인이 바뀌면 해당합니다. 같은 그룹이고 주주가 같은 회사여도 마찬가지입니다. 취업허가증은 기재된 고용주를 위해 발급되므로, 그룹 내 전보는 기재 사항의 정정이 아니며 보통 새로운 건으로 처리해야 합니다. 여러 법인으로 구성된 회사가 가장 자주 놓치는 부분이 여기인데, 내부적으로는 부서 이동으로 보기 때문입니다.

외국인 엔지니어를 고객사 현장에 며칠 보내 문제를 해결하게 할 때 추가 허가가 필요합니까?

근무지는 허가증에 기재되는 내용의 일부이므로, 기재되지 않은 장소에서 근무하는 것은 단기간이고 같은 업무라 해도 문제가 됩니다. 매번 신고하는 것보다 현실적인 방법은 최초 신고 때 직원이 가게 될 수 있는 고객사 현장과 지점을 포함하여 근무지를 넓게 기재해 두는 것입니다. 처음부터 넓게 기재하는 편이 나중에 추가로 신고하는 것보다 비용이 훨씬 적게 듭니다.

직원이 이미 조건 밖에서 근무했다면 어떻게 해야 합니까?

상황을 평가하기 전에 그 위에 새 신청서를 덮어 제출하지 마십시오. 이전 서류에 나타난 내용과 어긋나는 새 신청은 바로잡을 수 있었던 일을 해명해야 하는 일로 바꿀 수 있습니다. 먼저 지나간 기간에 어떤 증거가 있는지, 얼마나 오래였는지, 어떤 방법으로 신분을 바로잡는 것이 영향이 가장 적은지를 평가한 다음, 그 순서대로 진행하십시오.

회사의 합병이나 상호 변경이 직원의 취업허가증에 영향을 줍니까?

영향을 주며, 한 명씩이 아니라 일괄적으로 동시에 영향을 줍니다. 법인 명칭 변경, 합병, 영업 양도, 사무실 소재지 이전은 모두 직원 전원의 서류에 나타나는 정보를 바꿉니다. 이 작업은 변경 등기가 끝난 뒤에 발견할 것이 아니라 처음부터 거래 계획에 넣어 두어야 합니다.

고용주 변경, 직위 변경, 근무지 추가: 사후 보고가 아니라 사전에 해야 할 일

가장 흔한 문제는 허가 없는 고용이 아니다

외국인 직원이 여러 명 있는 회사에서 문제가 되는 것은 허가증이 없는 사람을 고용했다는 것인 경우가 거의 없습니다. 대부분의 회사는 그렇게 하지 않습니다.

문제가 되는 것은 기존 허가증에 기재된 조건을 벗어나 근무하는 것입니다. 직원이 승진하거나, 다른 부서를 맡도록 이동하거나, 다른 공장에 배치되거나, 계열사로 전보됩니다. 회사 내부 시스템에서는 모든 것이 올바르게 처리됩니다. 발령장이 있고, 승인 기록이 있고, 급여 조정도 이루어집니다. 따라가지 못하는 단 하나가 취업 허가 서류입니다.

구조적인 원인은 인사 부서가 이러한 변경을 스스로 결정할 수 있는 내부 사안으로 취급한다는 점입니다. 태국인 직원에게는 실제로 그렇습니다. 그러나 외국인 직원에게 직위, 고용주, 근무지는 국가가 근무를 허용하는 경계선이지 인사 데이터가 아닙니다.

이 가이드는 워크퍼밋 신청 및 갱신에 관한 인사 담당자용 가이드에서 따로 분리한 것입니다. 그 자체로 분량을 차지하는 주제이며, 회사가 문제가 생긴 뒤에야 상담하러 오는 주제이기 때문입니다.

면책 조항: 이 문서는 계획을 위한 일반 정보이며 법률 자문이 아닙니다. 절차와 기간은 이용하는 경로와 사업 유형에 따라 다릅니다. 조치하시기 전에 귀사 사안의 사실관계에 비추어 확인하시기 바랍니다.

허가증에 묶여 있는 세 가지

고용주 — 허가증은 기재된 법인과의 근무를 위해 발급되는 것이며 기업 그룹을 위해 발급되는 것이 아닙니다.

직위와 업무 성격 — 신고한 것은 허가된 업무 범위이며 마케팅용 명칭이 아닙니다.

근무지 — 기재된 장소이며, 회사가 사업을 하는 모든 곳이 아닙니다.

이 세 가지는 변경할 수 있지만, 내부 결정이 아니라 절차를 밟아서 변경해야 하며, 많은 경우 변경이 실제로 효력을 갖기 전에 절차를 밟아야 합니다.

흔한 사례와 대처

같은 회사 안에서의 승진

답해야 할 질문은 직함이 바뀌었는지가 아니라, 업무의 성격이 신고한 것에서 바뀌었는지입니다.

같은 부서의 부서장이 되어 같은 종류의 업무를 계속하는 과장과, 영업 부서장으로 옮기는 엔지니어는 다릅니다. 가장 간단한 점검 방법은 새 직무 기술서를 신고한 것 옆에 놓고 나란히 비교해 읽어 보는 것입니다. 외부 사람이 읽고 서로 다른 일이라고 말한다면 절차가 필요합니다.

계열사로의 전보

조직 안에서는 부서 이동입니다. 서류상으로는 고용주의 변경입니다. 고용하는 법인이 바뀌기 때문이며, 주주가 같고 사무실이 같은 건물에 있어도 마찬가지입니다.

이는 기재 사항의 정정이 아니라 새로운 건으로 처리해야 하며, 유의할 시점이 있습니다. 기존 고용주와의 고용 종료와 새 고용주와의 고용 시작 사이의 공백으로, 취업허가증과 왕국 내 체류 허가 양쪽에 영향을 줍니다. 미리 계획하면 이 공백을 가능한 한 짧게 할 수 있습니다.

근무지 추가

흔한 상황은 회사가 제2공장을 열거나, 다른 도에 창고를 임차하거나, 때때로 직원을 고객사 현장에 보내 근무하게 하는 경우입니다.

가장 경제적인 조언은 최초 신고 때 근무지를 넓게 기재하는 것이며, 직원이 갈 것으로 예상되는 장소를 포함합니다. 처음부터 여유를 두는 편이 나중에 추가로 신고하는 것보다 비용이 훨씬 적게 들고, 고객사 현장에서의 이틀 근무에 신고가 필요한지 매번 판단해야 하는 문제도 없어집니다.

직원의 퇴사

고용 종료를 신고할 의무는 고용주에게 있고, 기한이 있으며, 직원이 자신의 신분을 정리하기 위해 해야 하는 일과는 별개의 문제입니다.

직원이 퇴사하면 끝났다고 생각하는 회사는 나중에 점검을 받을 때 끝나지 않았음을 알게 되는 경우가 많습니다. 시스템에 남아 있는 미처리 항목은 떠난 사람의 것이 아니라 회사의 것이기 때문입니다.

회사의 합병, 상호 변경 또는 이전

이는 모든 외국인 직원에게 동시에 영향을 주며, 변경 등기가 끝난 뒤에 발견할 것이 아니라 처음부터 거래 계획에 넣어 두어야 하는 작업입니다.

기업 인수에서는 실사에도 포함해야 하는 항목입니다. 외국인 직원이 많은 회사를 인수하는 매수인은 그 사람들의 서류에 관한 부담도 함께 넘겨받는 것입니다.

이미 일어난 경우

전형적인 양상은 갱신 시점에 이르러서야, 직원이 서류와 맞지 않는 직위에서 1년 동안 근무해 왔음을 회사가 깨닫는 경우입니다.

하지 말아야 할 것은 평가하지 않은 채 그 위에 새 신청서를 덮어 제출하는 것입니다. 이전 서류에 나타난 내용과 어긋나는 신청은 처리할 수 있었던 일을 해명해야 하는 일로 바꿀 수 있기 때문입니다.

올바른 순서는 먼저 지나간 기간에 어떤 증거가 있는지, 얼마나 오래였는지, 변경이 몇 번 있었는지를 평가한 뒤, 영향이 가장 적은 처리 방법을 선택하는 것입니다. 이는 개별 사안의 사실관계에 너무 크게 좌우되어 기성 답안을 줄 수 없습니다.

가장 비용이 낮은 예방책

직위 변경 승인을 서류 상태 확인과 연결하십시오 — 내부 승인 양식에 한 단계를 추가하여 이 직원이 외국인인지 묻습니다. 그렇다면 효력이 생기기 전에 서류 담당자에게 넘겨 확인하게 합니다. 이 단계는 몇 분이면 되고 이 가이드의 거의 모든 사례를 예방합니다.

외국인 직원 명부를 일반 직원 명부와 따로 만드십시오 — 서류상의 고용주, 서류상의 직위, 서류상의 근무지, 각 서류의 만료일 칸을 둡니다. 이 명부에는 책임자가 있어야 하며 대리인도 두어야 합니다.

1년에 두 번 대조하십시오 — 서류에 기초한 명부를 실제 조직도와 나란히 놓고 비교합니다. 불일치는 고칠 수 있는 때에 바로 드러납니다.