이 가이드는 누구를 위한 것인가
워크퍼밋에 관한 가이드는 대부분 외국인 본인이 읽도록 쓰여 있어, 개인이 무엇을 준비하고 어디에 가고 무엇을 가져가야 하는지를 설명합니다. 그러나 실무에서 워크퍼밋은 직원 못지않게 고용주를 기준으로 발급됩니다. 그리고 신청이 막히는 문제는 거의 전부 직원 쪽이 아니라 회사 쪽에 있습니다.
그래서 이 가이드는 외국인 직원이 합의한 날짜에 근무를 시작하도록 책임지는 인사 담당자, 경영 관리자, 사업주를 위해 썼습니다. 내용은 실제 업무가 일어나는 순서대로 배열했으며, 직원 본인의 서류로 넘어가기 전에 먼저 회사가 몇 명까지 감당할 수 있는지 점검하는 데서 시작합니다.
은퇴자, 배우자, 장기 체류자를 위한 경로를 포함해 비자 제도 전체의 개요를 찾으신다면 비자 및 워크퍼밋 종합 가이드를 함께 읽으십시오. 이 가이드는 그 내용을 모두 생략하고 고용주의 관점에만 집중합니다.
면책 조항: 이 문서는 계획을 위한 일반적인 정보이며 법률 자문이 아닙니다. 기준, 수치, 서류 목록은 수시로 개정되며 업종에 따라 다릅니다. 실제로 진행하기 전에 현재 적용되는 기준을 귀사의 사정에 맞추어 확인하십시오.
신청이 직원이 아니라 회사에서 막히는 이유
반복해서 보는 패턴은 이렇습니다. 회사가 외국인 지원자를 면접하고, 급여를 합의하고, 채용 제안서를 보내고, 근무 시작일을 정한 뒤에야 비로소 서류 절차를 넘깁니다. 그 시점에서야 전년도 재무제표를 제출하지 않았다는 사실이나, 태국인 피보험자 수가 허가 한 건을 더 뒷받침하기에 부족하다는 사실이 드러납니다.
두 문제 모두 해결할 수 있지만, 이미 공지한 근무 시작일까지는 해결되지 않습니다. 그러면 회사는 둘 중 하나를 골라야 합니다. 근무 시작일을 미루어 지원자에게 체면을 잃고 때로는 지원자 자체를 놓치거나, 허가 없이 먼저 일하게 하여 일정 관리의 문제를 고용주의 책임으로 바꾸는 것입니다.
올바른 순서는 그 반대입니다. 누구에게든 약속하기 전에 회사가 실제로 몇 건의 허가를 감당할 수 있는지 점검합니다. 이 점검은 회사가 이미 가진 서류만으로 되고, 당국의 회신을 기다릴 필요가 없으며, 나중에 문제를 바로잡는 것보다 시간이 훨씬 덜 듭니다.
우리 회사는 외국인 직원을 몇 명까지 감당할 수 있는가
가장 먼저 답해야 할 질문이며, 손에 있는 서류로 답할 수 있습니다.
납입 완료된 등록 자본금: 회사 등기부 증명서에 나오는 등록 자본금이 아니라 실제로 납입된 부분입니다. 많은 회사가 높은 자본금으로 등록하면서 일부만 납입 청구를 하는데, 이는 심사에 쓰이는 수치와 다릅니다.
사회보험에 실제로 납부 중인 태국인 직원 수: 이 가이드 전체에서 가장 흔한 실수입니다. 인사 담당자는 대개 급여 대장으로 세지만, 기준은 보험료가 실제로 납부된 피보험자 명단을 봅니다. 입사 직후 아직 등록되지 않은 직원, 납부되지 않은 일용직, 퇴사했지만 상실 신고가 되지 않은 사람 때문에 두 수치는 항상 어긋납니다. 급여 파일이 아니라 가장 최근 달의 납부 내역으로 확인하십시오.
신고와 재무제표의 연속성: 제출 완료된 재무제표, 빠짐없이 납부된 세무 신고, 사회보험료 납부에 누락된 달이 없는 것입니다. 이 부분의 끊김이 항상 신청 거부로 이어지는 것은 아니지만 추가 소명이 필요해지며, 이는 시간 낭비를 뜻합니다.
회사의 목적이 채용할 업무를 포함해야 함: 등록된 목적이 좁은 회사가 그 범위 밖의 직위를 채용하려면 먼저 정관(기본 정관)을 수정해야 합니다. 이는 별개의 작업이며 자체 일정이 필요합니다.
일반적인 태국 유한회사의 통상적인 실무는 외국인 워크퍼밋 1건당 납입 자본금 약 200만 바트와 태국인 직원 약 4명을 기준으로 검토하는 것입니다. 이 수치가 모든 경우에 적용되는 것은 아닙니다. 투자 진흥을 받은 회사, 산업단지 내 사업, 대표 사무소, 외국 회사의 지점, 외국인이 태국인과 혼인한 경우에는 각각 다른 기준이 적용됩니다. 앞의 두 경로에 대한 자세한 내용은 BOI 워크퍼밋 가이드와 산업단지 내 비자 및 워크퍼밋 가이드를 보십시오.
채용할 직위: 어떻게 이름을 붙이면 문제가 없는가
법은 외국인이 해서는 안 되는 업무와 조건이 충족될 때만 할 수 있는 업무를 정하고 있습니다. 이 목록은 수시로 개정되므로 신청일에 유효한 판을 확인해야 합니다.
그러나 실무에서는 금지 목록보다 더 자주 신청서 수정 요청을 부르는 것이 회사가 스스로 고른 직위명입니다. “총괄 매니저”나 “코디네이터” 같은 이름은 너무 포괄적이어서 여러 가지로 읽을 수 있고, 그중 일부는 태국인에게 유보된 업무와 겹칩니다. 시간을 덜 쓰는 방법은 실제 업무에 맞는 구체적인 직위명을 붙이고, 회사의 목적 및 직원이 실제로 하는 일과 일치하는 직무 설명을 함께 붙이는 것입니다.
이 점은 많은 회사가 생각하는 것보다 중요합니다. 기재한 직위명과 근무지가 허가 유효기간 내내 직원이 적법하게 일할 수 있는 범위가 되기 때문입니다. 오늘 직위명을 너무 좁게 정하면 여섯 달 뒤 조직 개편 때 새로 신청해야 합니다.
직원이 제날짜에 근무를 시작하게 하는 업무 순서
- 회사 상태 점검: 납입 자본금, 가장 최근 달의 사회보험료 납부 내역, 제출 완료된 재무제표와 세무 신고서, 등록된 목적. 지원자와 근무 시작일을 논의하기 전에 하십시오.
- 직위와 근무지 정하기: 직위명은 실제 업무에 맞추고, 공장, 창고, 고객사 현장을 포함해 직원이 가야 하는 모든 근무지를 빠짐없이 적습니다.
- 비자 문제를 먼저, 또는 병행해 처리: 워크퍼밋을 신청하기 전에 직원이 적법한 체류 자격에 있어야 합니다. 많은 경우 고용주는 비자 신청을 뒷받침하기 위해 노동 당국의 증빙 서류를 미리 받아 두어야 합니다.
- 워크퍼밋 신청: 최신 회사 서류 일체와 직원 서류를 함께 제출합니다.
- 승인 후 일정표 만들기: 허가 만료일, 왕국 내 체류 허가 만료일, 90일마다 하는 출입국 보고 주기, 거주지 신고. 이 세 가지는 기한이 각각 다르며 서로 알려 주지 않습니다.
5번은 회사들이 가장 소홀히 하는 항목입니다. 허가를 받고 나면 일이 끝난 것처럼 보이지만, 그 후의 의무는 매년 이어지고 한 명의 직원에게 몰리는 경우가 많으며, 그 사람이 퇴사해도 아무도 이어받지 않습니다.
회사 측에서 준비할 서류
거의 매번 요구되는 일체이며, 준비가 안 되어 있을 때 가장 많은 시간을 잡아먹는 서류입니다.
- 최신 회사 등기부 증명서와 정관(기본 정관)
- 주주 명부
- 최근 연도의 제출 완료된 재무제표
- 제출 완료된 세무 신고서
- 가장 최근 달의 태국인 직원 사회보험료 납부 내역
- 부가가치세 등록증(회사가 등록한 경우)
- 사업장 지도와 증빙 자료
- 신청 직위의 근로계약서와 직무 설명서
- 업종별 허가(있는 경우), 예: 공장 운영 허가증
직원 쪽 서류는 유효기간이 충분히 남은 여권, 정해진 바에 따라 인증받은 학력 서류와 경력 증명서, 규격에 맞는 사진, 그리고 현행 조건에 맞는 진단서입니다.
특히 주의할 점은 해외에서 발급된 학력 서류와 경력 증명서입니다. 대개 먼저 서류 인증 절차를 거쳐야 하는데, 이 절차는 자체 일정이 있고 회사가 통제할 수 없습니다. 전체 서류 중 가장 먼저 시작해야 하는 항목입니다. 어떤 서류에 인증이 필요한지는 서명 인증이 필요한 서류를 읽어 보십시오.
연장: 생각보다 일찍 시작해야 하는 이유
연장은 전년도를 반복하는 일상 업무처럼 보이지만, 매년 달라지는 것은 회사 측 서류입니다. 재무제표는 제출 완료된 최근 연도의 것이어야 하고, 사회보험 내역은 가장 최근 달의 것이어야 하며, 태국인 직원 비율도 신청일 현재 여전히 기준을 충족해야 합니다.
해당 연도에 태국인 직원이 여러 명 퇴사한 회사는 외국인 직원 수가 그대로인데도 작년에 통과한 비율이 올해는 통과하지 못하는 일이 생길 수 있습니다. 미리 알면 해결할 수 있고, 허가가 며칠밖에 남지 않았을 때 알게 되면 제때 해결할 수 없습니다.
연장이 임박했을 때만이 아니라 1년에 두 번 비율을 점검하는 것은 가장 비용이 적게 드는 업무 방식의 변화이며, 이 문제를 거의 모두 예방합니다.
직위 변경, 지점 이동, 계열사 이동
이 내용은 별도 가이드로 다룹니다. 외국인 직원이 여럿인 회사에서 가장 자주 발생하는 문제의 원인이기 때문입니다. 요점은 이렇습니다. 워크퍼밋은 기재된 고용주, 직위, 근무지에 묶여 있습니다. 이 세 가지 중 하나를 바꾸는 것은 정보 수정이 아니며, 많은 경우 변경이 실제로 효력을 가지기 전에 절차를 밟아야 합니다.
피해야 할 패턴은 사내 조직 개편을 먼저 발표하고 서류를 나중에 고치는 것입니다. 자세한 내용은 고용주 변경, 직위 변경, 근무지 추가 가이드에 있습니다.
변호사의 도움이 필요한 때
오랫동안 담당해 온 팀이 있고 회사 상태가 탄탄한 일상적인 서류 제출에는 보통 변호사가 필요하지 않습니다. 사정이 다른 경우는 다음과 같습니다.
- 회사가 갓 설립되어 연간 재무제표가 아직 없거나 직원 비율이 아직 기준에 못 미치는 경우
- 채용할 직위가 태국인에게 유보된 업무의 경계선 가까이에 있는 경우
- 회사가 투자 진흥 혜택을 보유하거나 산업단지에 있어서 어느 직원이 어느 경로를 써야 하는지 확신이 서지 않는 경우
- 조직 개편, 합병, 또는 계열사 간 직원 이동이 있는 경우
- 이전에 신청이 거부되었거나 기재된 조건을 벗어나 일한 이력이 있어 재신청 전에 정리해야 하는 경우
- 당국의 조사가 있어 고용 명단 전체를 소명해야 하는 경우
저희는 개별 사건 대응과 회사의 외국인 직원 명부 전체에 대한 지속적 관리를 모두 맡고 있습니다. 회사 측 업무 범위는 고용주를 위한 비자·워크퍼밋 서비스를 보시고, 고용 체계 전체를 함께 점검하고 싶으시면 노동법 컴플라이언스 점검을 보십시오.
현재 상태에서 외국인 직원을 몇 명까지 감당할 수 있는지 평가를 원하시면 092-254-2045로 전화하십시오. 평가는 회사가 이미 가진 서류만으로 진행합니다.
