不少老板因为“大家看起来都很忙”就决定增加人手，却不清楚工作量是否真的超出产能，还是流程在浪费人的时间。成本也往往只算工资，事后才发现第一年比预想的贵得多。
本指南用假设示例说明思路。示例中的所有数字均为假设，不是市场价格，也不是法定费率。
核心答案
满足以下三点时再考虑增员：(1) 测得的工作量连续数月超过现有团队的产能；(2) 已确认原因不是返工、重复劳动或可以取消的环节；(3) 该岗位带来的收入或毛利增加，或节省的成本，足以覆盖岗位的总成本，而不只是工资。
在假设示例中，第一年总成本约为全年工资的1.6倍。因此招聘前应计算需要增加多少收入，与替代方案（改进流程、自动化、兼职、按项目用工、外包）比较，并从一开始就把用工文件准备妥当。
1. 用数字而不是感觉来衡量工作量
“忙”无法衡量。请至少收集2至3个月的四类数据。
| 指标 | 收集方法 | 说明什么 |
|---|---|---|
| 数量 × 单件耗时 | 统计每月件数，按类型抽样计时 | 实际需要的工时 |
| 积压（backlog） | 月末逾期或排队的件数 | 持续增加说明确实超出产能；随季节起伏则未必需要长期增员 |
| 加班趋势 | 每人每月加班小时数 | 每月都高是信号；只在旺季高则是另一回事 |
| 差错率与返工 | 重做的件数、客户投诉 | 返工损失的工时，以及问题出在人还是流程 |
所需工时 = 每月件数 × 单件分钟数 ÷ 60，再加上返工工时。
2. 每人的实际产能不是100%
一名员工不可能把上班的每个小时都用在产出性工作上。要扣除会议、回复消息、等待资料、休息、休假和支持性工作。许多企业以工作时间的约65%至80%作为实际产能的起点。这只是起始范围，实际数字取决于工作性质，需要自行测量。
假设示例 团队2人，每人每月工作160小时，实际产能70%，每人112小时，合计224小时。测得的工作量（含返工）为每月280小时。缺口为每月56小时，约半个人。这还不足以成为招聘全职员工的明确理由，改进流程或雇用兼职也许就够了。
3. 人手不足，还是流程有问题
| 看到的现象 | 通常指向 | 招人前应检查 |
|---|---|---|
| 即使没有返工，积压仍逐月增加，大家都满负荷 | 人手不足 | 按第2节比较所需工时与产能 |
| 经常返工，客户投诉多 | 流程或培训 | 找出反复出错的环节，制作检查清单 |
| 工作在等审批或等老板决定 | 权限结构 | 检查审批权限表 |
| 重复劳动，多处录入数据 | 工具和系统 | 消除重复录入，统一使用一个系统 |
| 只在某些月份工作量过大 | 季节波动 | 旺季用兼职、临时加班或外包 |
| 能干的人过劳而其他人有空闲 | 工作分配 | 重新分配工作，交叉培训 |
| 频繁离职 | 薪酬、上级或工作量 | 先问原因，增加人手未必能解决 |
一个简单的判断方法是：如果把返工和重复劳动减少一半，工作量是否仍超出产能？如果不再超出，问题就在流程。
4. 一个岗位的总成本
要计入工资、雇主负担的社会保险缴费、奖金、福利、设备和软件、招聘费、培训费、上级用于带教和检查的时间，以及产出尚未满额的最初几个月。社会保险的缴费比例和上限可能随公告调整，实际计算前请向社会保障办公室或会计人员核实。下面的示例使用假设数字。
假设示例 行政专员，月薪25,000泰铢。
| 项目（第一年） | 泰铢（假设） |
|---|---|
| 工资 25,000 × 12 | 300,000 |
| 奖金（假设1个月） | 25,000 |
| 雇主负担的社会保险缴费（假设 1,000 × 12） | 12,000 |
| 福利，如团体保险、交通补贴 | 12,000 |
| 设备、软件、办公空间 | 20,000 |
| 招聘费 | 15,000 |
| 培训费 | 10,000 |
| 上级带教所用时间 | 60,000 |
| 前3个月产出减半（75,000 × 50%） | 37,500 |
| 第一年合计 | 491,500 |
总成本为491,500泰铢，约为全年工资300,000泰铢的1.64倍。第二年起招聘费、培训费和适应期成本会消失，但工资会上调，日后若需终止用工，按工龄累积的补偿金权利也会增加。
5. 需要多少收入或毛利才划算
如果该岗位有助于增加销售或承接更多业务，使用下面的公式。
所需增加的收入 = 岗位的年度总成本 ÷ 毛利率
假设示例 总成本491,500泰铢。
- 毛利率30%时，所需增加的收入为 491,500 ÷ 0.30 = 约1,638,000泰铢每年，约合每月136,500泰铢。
- 毛利率40%时，所需增加的收入为 491,500 ÷ 0.40 = 约1,229,000泰铢每年。
注意事项：
- 使用扣除该岗位人工成本之前的毛利，否则会重复计算。
- 只计入因为有这个岗位才增加的收入，不计入原本就能获得的收入。
- 如果是不直接产生收入的后台岗位，应与它节省的成本比较，例如加班费、差错损失，或归还给老板的时间。
- 估算回收期。如果收入比预期晚到数月，需要有现金垫付。
如何把这一计算纳入商业计划和预测，请参阅商业计划服务。
6. 增加长期员工之前的替代方案
| 选择 | 适用情形 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 改进流程 | 返工、重复、等待审批 | 需要有人负责跟进效果 |
| 自动化 | 单据、发票等按规则进行的重复性工作 | 建设和维护成本 |
| 兼职 | 缺口不足一个人 | 仍是员工，享有法定权利 |
| 固定期限合同 | 在期限内完成的项目或特定工作 | 适用范围有限，见第7节 |
| 外包 | 专业性或周期性工作 | 参见自己做还是外包 |
| 临时加班 | 短暂的旺季 | 有工时上限和加班费，不能长期使用 |
本指南不重复自己做与外包之间的选择，该内容已在上述指南中说明；承包劳务的细节则见通过外部公司用工与分包劳务。
7. 用工时的法律要点
- 书面约定。 应有劳动合同或书面协议，写明职位、职责、工资、工作日和时间、试用期及主要条款，作为双方的证据。
- 试用期与提前通知。 终止无固定期限的雇佣关系，适用规定提前通知规则的第17条。解雇前务必将条件与事实对照核查。
- 满120天后的补偿金。 第118条规定，连续工作满120天以上的劳动者被解雇，有权按工龄获得补偿金。试用期并不使其脱离这一规则。参阅解雇时的补偿金。
- 固定期限合同。 固定期限用工的补偿金例外很窄，仅限于在期限内完成的项目、特定工作或季节性工作，并不是规避常规岗位用工的办法。
- 外部公司派来的劳动者。 第11/1条规定，对于属于自身生产或业务一部分的工作，由他人提供的人员，视经营者为雇主，并应确保他们在不受歧视的情况下获得公平的待遇和福利。
- 不要把实质上属于员工的工作交给自由职业者。 参阅长期自由职业者与员工的区别。
8. 常见错误
- 只算工资，忘了社会保险、奖金、上级的时间和适应期。
- 真正的问题是返工、重复或等待审批，却去增加人手。
- 计算时按100%产能。
- 只凭旺季的一个月做决定。
- 为了不付补偿金，对常规工作不断续签短期合同。
- 以为试用期内随时可以解雇而没有任何法律后果。
- 用自由职业者或承包公司代替雇用，却像雇主一样指挥其工作。
- 用工后不设评估标准，因此不知道是否划算。
9. 增员前的决策清单
- 已收集至少2至3个月的件数、单件耗时、积压、加班和返工数据
- 已按实测而非100%计算每人的实际产能
- 去除返工、重复和不必要环节后，工作量仍超出产能
- 已计算含社会保险、奖金、福利、设备、招聘、培训、上级时间和适应期的第一年总成本
- 已计算所需增加的收入或毛利，并与现实预期比较
- 已比较兼职、固定期限、外包和自动化
- 已准备写明试用期和主要条款的书面劳动合同
- 已设定评估标准和复核日期，例如90天和6个月
- 已准备现金，以防收入比预期晚到
延伸阅读
- 自己做还是外包：中小企业如何决策 — 自己做与外包的比较
- 通过外部公司用工与分包劳务 — 第11/1条与公司责任
- 长期自由职业者与员工的区别 — 界线如何划分
- 解雇时的补偿金 — 按工龄计算的补偿金
- 每月管理层会议应看哪些数字 — 跟踪人员数量与工作量
- 老板事事审批：授权审批矩阵 — 消除审批瓶颈
不要因为觉得忙就增加人手：先衡量工作量、检查流程，计算岗位总成本及所需增加的收入，并从第一天起把用工文件准备妥当。
我们协助起草劳动合同、工作规则等人事文件，核查试用期和固定期限条款，并审阅涉及团队扩张的商业计划。如需首次咨询，请致电 +66 92 254 2045 或发送详情给我们。另请参阅人事文件和商业计划。
本指南由苏婉瓦拉律师事务所发布 —— 该律师事务所位于孔敬府，成立于 1986 年。本文仅为一般性信息，不构成针对任何特定事项的法律建议。
