许多中小企业的老板或管理层都有“月会”，但时间都花在汇报做了什么上：没有与上个月比较的数字，没有人记下决定了什么，而法律、合同和税务问题往往等到出了事才冒出来，例如客户拖欠很久、许可证快到期，或税务申报期限已过。
本指南提供一套适合中小企业的会议结构：从该看的数字、应有的法律议程、决策的记录，到管理层会议与公司法规定的董事会和股东会议之间的区别。
核心答案
好的月度管理层会议不必耗时很长：会前有报告，只看决定生死的几个数字，即现金、按账龄的应收账款、按工作或产品的利润、手头的工作和员工，接着是简短的法律和治理议程，最后以决策记录、负责人和期限结束。
法律规则。 内部管理层会议没有强制性的形式要求，但有限公司的股东会议必须在注册之日起六个月内召开，此后至少每十二个月一次（《民商法典》第 1171 条）。董事须安排将股东会议和董事会议的会议记录和决议记下来，并保存在注册办事处（第 1207 条）。账簿和财务报表则依《会计法》B.E. 2543。
我们的实务看法。 不要让月度会议与法律规定的会议混在一起。月度会议是管理工具，而董事会和股东会议是具有法律效力的治理工具。不过，月度报告中的信息会让法律规定的会议更有内容，也更容易筹备。
1. 管理层会议与董事会、股东会议有何不同
| 事项 | 月度管理层会议 | 董事会议 | 股东会议 |
|---|---|---|---|
| 目的 | 管理日常工作并跟进结果 | 依章程决定公司的重要事项 | 行使股东的权力，例如批准财务报表、分配股息、选举董事 |
| 法律强制 | 没有强制性形式 | 依公司章程 | 依《民商法典》，例如第 1171 条规定的常会 |
| 参加者 | 管理层和部门负责人 | 董事 | 股东或代理人 |
| 记录 | 内部记录 | 依第 1207 条的会议记录 | 依第 1207 条的会议记录 |
| 法律后果 | 内部证据 | 决议可作为约束公司的行为的依据 | 决议依法律和章程具有效力 |
如果月会上有董事决定公司的重大事项，例如借款、提供担保或签署长期合同，应依章程另行制作董事或股东的决议，不要只用内部记录作为这些事项的证据。关于董事或股东在境外时如何召开线上会议，请见线上召开公司会议并使其合法有效；关于会议和年度文件申报的日历，请见法人全年日历。
2. 每个月应该看的数字
不需要看每一项指标，选择能改变决策的那些。
现金和现金流
- 当前的现金和存款余额，对照下个月必须支付的开支
- 预计未来会发生的收入和支出
- 下个月须缴的税款和供款，例如增值税、预扣税、社会保险
按账龄划分的应收账款（receivables ageing）
- 按拖欠时间把应收账款分组，例如未到期、拖欠不久、拖欠很久
- 拖欠很久的客户名单和跟进状态
- 最大的应收账款客户占总额的比例，以看出依赖单一客户的风险
- 已交付但尚未开具发票的工作
拖欠很久的应收账款需要法律措施，关于时效和追债，请见客户拖欠货款和服务费。
应付账款和库存
- 即将到期的应付账款以及付款条件
- 库存、积压很久的存货和临近保质期的货物（如有）
按工作或产品的利润
- 按产品、服务或合同划分的毛利，而不是只看全公司合计
- 成本超支或有罚款的工作
手头的工作和销售（pipeline）
- 已发出的报价单和成交机会
- 即将续约或即将到期的合同
员工
- 员工人数、入职和离职，以及空缺职位
- 正在处理的投诉或解雇事项
所有数字都应当来自最新的账簿。如果数字来得晚或对不上，说明会计工作需要先调整。会计人员或审计师是最能帮助把报告格式整理得恰到好处的人。
3. 每个月都应有的法律与治理议程
用时很短，约十到二十分钟，由律师、会计人员或公司文件负责人提供一页纸的检查清单。
- 即将到期或续约的合同。 包括自动续约的合同和须提前通知的合同
- 等待签署的新合同。 以及合同审查结果与审批制度的对照，请见没有法务部门时如何建立签约前审查制度
- 争议和悬而未决的事项。 催款函、索赔要求、诉讼及其状态
- 许可证和登记。 许可证到期日、注册登记和商标
- 须申报的税款和文件。 下个月将到的税务申报期限和表格，以及上个月的申报状态
- 员工事务。 工作规则、劳动合同，以及依劳动法须纠正的事项
- 个人数据。 涉及客户或员工数据的事件、权利行使请求，以及《个人数据保护法》B.E. 2562 所要求的文件
- 须登记的变更。 董事、地址、资本或经营范围，请见注册后的变更事项
如果聘有月度法律顾问，这些事项的简短报告本来就是应当得到的服务内容，请见如何衡量月度法律顾问的成效。
4. 一小时会议的议程结构
| 环节 | 主题 | 大致时间 |
|---|---|---|
| 会前 | 提前发送数字报告和法律议程的状态 | 至少提前一个工作日 |
| 1 | 回顾上个月的决定和未完成的工作 | 约十分钟 |
| 2 | 现金、应收账款、应付账款 | 约十五分钟 |
| 3 | 按工作的利润、手头的工作和风险 | 约十五分钟 |
| 4 | 法律、税务、许可证、员工议程 | 约十分钟 |
| 5 | 决定、分派工作、确定期限 | 约十分钟 |
如果会前报告没有送到，就推迟会议或开短会，因为在会议室里读数字，浪费了本该用来做决定的时间。
5. 决策记录（decision log）与会议记录
对于内部会议，不需要写很长的会议记录，用一张每次都填写的简短表格即可。
| 日期 | 事项 | 决定 | 简要理由 | 负责人 | 完成期限 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 示例 | 是否扩大客户甲的信用额度 | 在付清原有欠款之前不扩大 | 原有欠款拖欠很久 | 销售部门 | 按约定 | 等待结果 |
这张表的用处在于：事后发生争议时，例如董事或股东问为什么作出这样的决定，或员工声称得到过许可，您有时间和理由的证据。
至于公司法规定的会议，应依第 1207 条将会议记录和决议记入簿册，并保存在注册办事处。股东大会的决议，例如批准财务报表和分配股息，应当每一轮都做完整。股东有权依法律的规定查阅，因此不应让记录缺失，或事后补写而来源不明。
6. 与财务报表和常会的关系
- 法人有义务依《会计法》B.E. 2543 编制账簿和财务报表，并且需要股东常会批准财务报表的程序。应当根据商业发展厅的最新标准和公司的年度日程核对期限
- 好的月度报告可以让结账时的数字不再出乎意料，例如发现某些应收账款需要计提坏账准备，或部分库存需要核销。每月汇总，让会计人员和审计师的工作更快
- 如果发现账簿或税务申报拖欠，应作为持续议程来纠正，请见发现税款或财务报表申报不全时更换会计人员
7. 常见错误
- 开会是为了汇报，而不是为了决策
- 数字来自多个文件，与账簿对不上
- 没有法律议程，导致争议或合同续约期限被错过
- 只记录结论，不记录负责人和期限
- 把应由股东或董事决议的事项，只在内部会议上决定
- 会议上每个人都与所决定的事项有利害关系，却没有人记录。关于董事与利益冲突，请见家族企业的角色、报酬与决策规则
- 每个月邀请所有部门，使会议冗长而没人准备
8. 月度管理层会议检查清单
- 每个月固定日期和时间，并指定报告编制人
- 至少在会前一个工作日发出数字报告
- 报告涵盖现金、按账龄的应收账款、应付账款、按工作的利润、手头的工作和员工
- 有一页纸的法律议程：合同、争议、许可证、税务、个人数据
- 把需要董事或股东决议的事项分出来，按法律程序办理
- 记录决定、负责人和期限
- 每次都回顾上个月未完成的工作
- 把董事会和股东会议的会议记录保存在注册办事处
- 核对年度日历、常会、财务报表和文件申报
延伸阅读
- 法人全年日历 —— 结账、股东会议和年度文件申报的顺序
- 线上召开公司会议并使其合法有效 —— 当董事或股东在境外时
- 如何衡量月度法律顾问的成效 —— 给管理层的法律报告示例
- 客户拖欠货款和服务费 —— 当应收账款拖欠很久时
- 没有法务部门时如何建立签约前审查制度 —— 会议中的合同议程
好的月会，是从会前报告开始，只看能改变决策的数字，有简短的法律议程，并以记录谁在何时做什么结束，同时与法律规定的董事会和股东会议清楚区分开。
我们协助设计给管理层的法律报告格式，编制董事或股东的会议记录和决议，并管理公司的年度文件日历。如需首次咨询，请致电 +66 92 254 2045 或发送详情给我们。另请参阅公司秘书服务和法律顾问月度服务。
本指南由苏婉瓦拉律师事务所发布 —— 该律师事务所位于孔敬府，成立于 1986 年。本文仅为一般性信息，不构成针对任何特定事项的法律建议。
