随着业务增长，老板会反复遇到同样的问题：该聘请专职会计，还是外包给会计公司？该有自己的 IT 团队，还是请公司来维护系统？营销自己做，还是请代理公司？保洁和保安，是当作自己的员工，还是用承包公司？答案不是外包永远更便宜，也不是自己做永远更好，而是取决于这项工作对业务竞争优势有多重要、缺人时的损失有多大，以及合同能否真正保护公司。
实务中常见的问题是只按月度成本做决定，事后才发现所有数据都在服务提供方手里、服务提供方突然撤出，或者外包出去的成果并不属于公司。本指南按职能逐项帮助决策，并指出在把工作交出去之前需要准备的合同条款和法律问题。
核心答案
按职能逐项决策，看三点：这项工作是否构成竞争优势的核心；需要公司多少控制权和专属知识；服务提供方停工或终止合作时，公司的损失有多大。属于核心且涉及重要数据的工作，通常应由公司保留控制权；而专业性强或工作量波动大的工作，通常适合外包。
法律规则。 外包不会转移公司的法定义务。公司仍然要对自己的账簿和税款申报负责。如果使用承包商派人到业务中工作，《劳动保护法》B.E. 2541 第 11/1 条规定，经营者被视为他人提供的、属于其生产或业务流程一部分的工作人员的雇主，并须确保其获得公平且不受歧视的待遇。如果服务提供方为公司处理个人数据，该服务提供方是 PDPA 下的数据处理者，依第 40 条负有义务，而公司作为数据控制者，仍须对数据主体承担责任。
我们的实务看法。 在外包之前，应把三件事写入合同：谁能访问哪些数据和账号；交付的成果归谁；以及如果合作结束，在多少天内以何种方式交接工作。这三件事决定了出现问题时公司能否站得住。
1. 四个问题的决策框架
- 这项工作是不是客户向我们购买的东西？ 如果是，例如生产工艺或专业知识，应当留在公司内部。
- 如果服务提供方明天消失，业务会停吗？ 如果会，就需要备用方案，或者在公司保留数据、文件和访问权限的副本。
- 工作量稳定还是波动？ 起伏很大的工作通常适合按项目委托；每天发生、并且需要了解公司背景的工作通常适合正式员工。
- 自己真的能招到专业的人才吗？ 有些工作，例如复杂的税务或系统安全，专业服务提供方拥有的知识，对小企业而言自己配备并不划算。
不要把成本数字作为唯一的判断标准。常被忘记的成本包括：老板用于监督服务提供方的时间、出错时的损失，以及需要更换服务提供方时的转换成本。
2. 按职能的对比表
| 职能 | 外包的好处 | 法律和合同上的注意事项 |
|---|---|---|
| 会计和税务 | 获得专业知识，无需全职聘用 | 公司仍须依法承担责任，必须掌控原始单据并约定交付期限 |
| IT 和系统 | 可接触多方面的专家 | 系统访问权限、管理员密码、数据备份和 PDPA 协议 |
| 营销和广告 | 可按活动灵活安排 | 广告账号、主页和创意成果必须归公司所有 |
| 物流和运输 | 无需投资车辆 | 货物损坏的责任、保险，以及承运人能看到的客户数据 |
| 保洁和保安 | 缺人时有替补 | 第 11/1 条可能使公司被视为雇主，以及对场所内财物的责任 |
| 销售部门 | 能快速试探新市场 | 客户关系、客户名单和价格是公司的资产 |
3. 外包合同需要写什么
原则是：从一开始就像为结束这段关系做准备一样来写。
- 工作范围和不包含的内容。 把要做的工作列成清单，范围之外的工作须另行以书面约定。
- 服务水平（SLA）。 响应时间、修复时间、可用性，以及低于标准时的后果。关于做法，请见月度服务合同的 MSA 与 SLA。
- 访问数据和系统。 主管理员账号应当属于公司，服务提供方使用只授予必要权限的账号。
- 保密和 PDPA。 保密协议，以及服务提供方能接触到个人数据时的数据处理协议。
- 知识产权。 为公司创作的成果归谁所有、权利何时转移，以及服务提供方原有的工具如何处理。
- 责任和保险。 责任上限、上限之外的事项（例如泄露机密或欺诈），以及服务提供方必须投保的险种。
- 合同终止和交接。 提前通知期限、服务提供方必须返还的内容，以及过渡期内的协助。
- 分包。 服务提供方是否可以交给他人继续做，以及是否需要事先通知。
合同结束时关于交接的示例条款（请根据实际工作调整）
本合同因任何原因终止时，服务提供方应在约定期限内，
向公司交付与本合同工作相关的文件、数据、原始文件、
密码和系统管理员权限，并在双方约定的过渡期内，
提供更换服务提供方所必需的协助。
4. 让他人接触客户数据时的数据和 PDPA
当服务提供方按公司的指示收集、使用或披露个人数据时，其身份是数据处理者。《个人数据保护法》B.E. 2562 第 40 条规定了处理者的义务，例如按数据控制者的指示执行、采取适当的安全措施、将数据泄露事件通知控制者，以及制作处理活动的记录。
公司应当做的事
- 核实服务提供方把数据存放在哪里，包括是否有数据被传送到境外
- 订立书面的数据处理协议，写明目的、范围、措施，以及合同终止时数据的删除或返还
- 约定服务提供方向公司通报数据泄露事件的时限，因为公司自己有向主管机关通报的时限。请见数据泄露应对方案
- 在隐私声明中适当告知数据主体。请见PDPA 检查清单
把工作丢给服务提供方，并不能使公司免除责任。作为数据控制者，公司必须选择措施充分的服务提供方，并持续监督。
5. 会计和税务责任仍在公司
聘请会计公司的情况下，公司仍然是依会计法编制账簿并申报法人税表的责任人。会计公司只是代为办理的助手。由此带来的做法是
- 把原始单据、税务发票、合同和收据保存在公司，而不是只放在会计公司一处
- 在合同中约定，会计人员须在多少天内把财务报表和税表交给公司审核，之后再提交
- 公司应核实已申报的表格确有申报凭证，而不是只听口头说法
- 如果发现原会计人员申报不全或有失误，处理办法和交接请见发现税款申报不全时更换会计人员
向多种服务提供方支付的服务费，公司有义务依《税法典》预扣税款并上缴。所得类别和税率取决于服务的性质和收款人，首次付款前请向会计人员核实。至于支付给境外的服务费，请见境外服务费的增值税和预扣税。
6. 劳动法：保洁、保安和承包商派人
雇用承包公司派人来做我们业务一部分的工作，并不意味着公司可以摆脱劳动法。《劳动保护法》B.E. 2541 第 11/1 条规定，经营者被视为他人提供的、属于其生产或业务流程一部分的工作人员的雇主，不论提供方是否管理或发放工资，并须确保承包劳务的员工，与做同类工作的直接员工相比，获得公平且不受歧视的待遇和福利。
在实务中
- 核查该工作是否属于公司生产或业务流程的一部分，例如生产部门与一般保洁工作可能不同
- 核查承包商是否真正支付了工资、社会保险和法定权益，并定期索取证明
- 在合同中写明检查权，以及承包商不向其员工支付权益时公司扣减服务费的权利
- 虽然第 11/1 条不取决于谁在管理工作，但如果公司像对待自己的员工一样发出指令，风险会更高
详情请见劳务外包与分包工人。对于多年连续为同一家公司工作的自由职业者，请见长期自由职业者还是员工。
7. 知识与依赖的风险
成本表里看不到的风险是，公司逐渐丧失自己的知识。
- 知识留在服务提供方手里。 应约定书写文档、工作流程和手册，并定期交给公司，而不是等到合同终止时才交。
- 被单一服务提供方绑定。 避免合同终止时罚则很高，或使用只有服务提供方系统才能打开的文件格式。
- 重要账号登记在服务提供方名下。 例如域名、主页或广告账号，这是常见的纠纷起因。请见员工或代理公司不归还公司账号。
- 服务提供方成为间接竞争者。 如果其了解我们的客户和价格，应订立保密协议并禁止将信息用于其他用途。
8. 更换服务提供方或把工作收回
无论是换一家还是收回自己做，都应当在通知终止之前先做好计划。
- 阅读原合同中关于通知期限和终止条件的约定
- 如果合同赋予权利，在正式通知终止之前，先索取全部数据、文件和访问权限的副本
- 在原服务提供方仍在短期内继续工作期间，让新的服务提供方或内部团队接手
- 在关闭原服务提供方的访问权限之前，先核对并确认所收到的数据
- 对于法律顾问或专业服务，请见更换法律顾问并交接工作
9. 决策前的检查清单
- 已针对每项职能回答第 1 节的 4 个问题
- 已列明仍属公司的法定义务，例如账务、税务和数据保护
- 合同含有工作范围、SLA、低于标准时的后果和责任上限
- 主管理员账号和重要数据在公司的控制之下
- 与能看到个人数据的服务提供方订立了数据处理协议
- 写明了为公司制作的成果的著作权或使用权归谁
- 有合同终止时的交接程序和提前通知期限
- 对于承包商派人，核查第 11/1 条的影响（公司可能被视为雇主）并索取权益支付的证明
- 已与会计人员就服务费的增值税和预扣税作出约定
延伸阅读
- 月度服务合同的 MSA 与 SLA —— 用于起草服务水平协议
- 劳务外包与分包工人 —— 第 11/1 条的详细说明
- 长期自由职业者还是员工 —— 当聘用个人连续工作时
- 发现税款申报不全时更换会计人员 —— 需要更换服务方时
- 更换法律顾问并交接工作 —— 交接步骤
- 员工或代理公司不归还公司账号 —— 关于主页、域名和 LINE OA
只要公司自己掌握主账号和数据、清楚写明范围和 SLA，并在需要终止合作之前就定好交接程序，外包就不会丧失控制权。
我们起草和审查服务合同、保密协议和数据处理协议，也协助处理更换服务提供方时的交接文件。如需首次咨询，请致电 +66 92 254 2045 或发送详情给我们。另请参阅合同与文件和法律顾问月度服务。
本指南由苏婉瓦拉律师事务所发布 —— 该律师事务所位于孔敬府，成立于 1986 年。本文仅为一般性信息，不构成针对任何特定事项的法律建议。
