核心答案
连锁企业并不是因为分店太多而失去对文件的掌控，而是因为每家分店都按自己的方式签约、招聘和归档。解决办法是一份简短的规则清单：由公司决定哪些文件采用标准版本、谁可以签署什么、原件和登记册存放在哪里。
规则（《民商法典》、《税法典》、《劳动保护法》）。 租期超过三年的店铺租约，必须订立书面合同并办理登记，否则仅在三年内可以强制执行（第538条）。已登记的增值税经营者增设经营场所，须在开业前至少15日以 ภ.พ.09（增值税登记变更通知表）通知税务厅。员工合计达到十人或以上的雇主，必须制定泰文工作规则（《劳动保护法》第108条）。
我们的实务看法。 授予分店经理的权限，应当是经营店铺的权限，而不是约束公司的权限。总部应负责三件事：租约和供应商合同的模板、签字权限清单，以及一份合同和员工档案的总登记册。其余事项都可以下放。
1. 哪些事项由总部掌控，哪些可以由分店决定？
可以分为三个层级。
| 层级 | 示例 | 由谁决定 |
|---|---|---|
| 分店 | 预算内的日常采购、换班、小额维修、使用标准表格的书面警告 | 分店经理 |
| 区域或总部 | 超过设定金额的新供应商、员工调薪、解雇、任何带自动续约条款的合同 | 总部或区域经理 |
| 董事 | 租约、特许经营或管理协议、借款、任何超出模板的事项 | 登记在册的董事，并经法律审查 |
请将各层级以书面形式固定下来，为每一层级设定泰铢金额上限，并由董事批准该清单。不是董事的分店经理，只能依公司授予的权限约束公司。该权限应以签署的授权书或授权委托书的形式保存。合同发出之前，请对照公司登记证明书核对谁有权代表公司签字；关于何时应聘请律师，请参阅我们的如何选择公司法律顾问指南。
2. 集中模板：包括哪些文件，如何保持统一？
对在各分店重复使用的文件实行标准化：
- 劳动合同及试用期条款
- 供应商及送货条款
- 客户条款、代金券及退款规则
- 员工保密承诺书
- 新分店开业检查清单
只保留一个带版本号和日期的主版本。各分店使用主版本，而不是另一家店去年的合同副本。分店如需修改，须向总部提出申请，并记录修改。仅以口头达成的合同同样可能约束公司，因此请告知分店经理不要通过聊天或电话承诺条款；参见泰国的口头合同。
3. 店铺租约：三年这条线为什么重要？
对于土地、店铺和建筑物的租赁，《民商法典》第538条要求订立书面租约。租期超过三年，或以出租人或承租人的终身为期的，租约还必须向主管官员登记。未经登记的，仅在三年内可以强制执行，即使合同上写的是九年。
对连锁企业而言，这是经营风险，而不是技术细节。您可能基于一份十年租约投入四百万泰铢装修餐厅，而房东在第三年之后却可以不再受其约束。签约之前请核实：
- 租期是否超过三年，包括自动生效的续租选择权？
- 登记费用由谁承担，登记是否为租约中的条件？
- 房东是该物业的所有人，还是其本身也是承租人？转租取决于主租约。
- 房东出售物业时，您是否有权继续承租或获得补偿？
- 退租时，装修和押金如何处理？
许多连锁企业采用三年租期，到期后另签新协议续租。这样更简单，但对装修投入的保障较少。请审慎决定，并将选择记录在租约登记册中。关于相关的商业租赁问题，参见标准厂房租赁；登记方面的要点相同。
4. 分店需要各自办理增值税登记吗？
《税法典》提到的是已登记的经营者及其经营场所（สถานประกอบการ），而不是分店本身。在一个公司把货物存放在董事住宅的案件裁定中，税务厅表示，经常用于存放货物的场所本身就可以是经营场所，因此该公司须就该新增场所以 ภ.พ.09 办理通知（第85/7条）。该裁定还指出，《税法典》在增值税方面并不使用“分店”一词。
对连锁企业而言，这意味着：
- 开设新店铺或厨房：须在开业前至少15日以 ภ.พ.09 通知税务厅，以便取得该场所的登记证（税务厅增值税第131号通告）。
- 场所的名称、地址、经营类型或商品和服务发生变更：须在变更之日起15日内通知。
- 关闭场所：须在关闭之日起15日内交还其登记证。
- 中央仓库或中央厨房也可能构成经营场所。在认定某个存储场所无须登记之前，请先咨询您的会计师。
ภ.พ.09 表格中还设有暂停营业超过30日的填报栏。未按规定通知的，《税法典》规定了处罚；我们在此未列出金额。请在总部指定一名专人负责增值税登记变更事宜，并将其纳入新分店开业检查清单。关于日常合规，参见会计与税务合规。
5. 工作规则和员工档案：是否按分店分别适用？
工作规则。 第108条要求员工“合计”（รวมกัน）达到十人或以上的雇主制定泰文工作规则。据劳动部介绍，雇主须在员工人数达到十人之日起15日内公布工作规则，将副本存放在工作场所或总部，并在员工工作的地点公开张贴。工作规则须涵盖工作日和工作时间、休息、假日、加班、发薪日和发薪地点、请假、纪律和申诉。修订内容须在生效之日起七日内公布（第110条）。劳动部的该页面并未要求将修订后的规则报送劳动保护与福利厅。
该条文计算的是雇主的员工人数，对公司而言即全公司的员工。不要想当然地认为十家小分店各自都低于门槛。请使用一套统一的工作规则，在每家分店张贴，并记录张贴日期和拍照留存。如分店需要本地规则（例如营业时间），可作为附件加入。
员工档案。 所有分店采用同一套档案结构：
- 已签署的劳动合同及任何修订
- 身份证复印件；外籍员工另附工作许可证复印件
- 警告函，经签署或有见证
- 请假、加班和薪酬记录
- 培训和执照记录（诊所：执业执照到期日）
- 辞职或解雇文件
原件应在规定期限内送达总部，例如签署后7日内。分店的扫描件仅作为工作副本。解雇和严重警告在发出之前，应由总部审核。如需在分店之间调动员工，请参阅我们的调动员工工作地点指南。
6. 员工数据应如何依据PDPA处理？
无论由哪家分店持有档案，员工都是数据主体。公司是数据控制者，各分店并不是独立的控制者。实务规则如下：
- 在招聘时通过隐私通知告知员工，您收集哪些数据以及原因（身份证、银行账户、健康、指纹或人脸扫描、监控录像）。
- 限制访问：分店经理可查看排班和考勤；薪酬和个人档案由人事部门保管。
- 将健康数据、生物识别数据和犯罪记录核查视为较高风险，并决定是否确有必要收集。
- 不要通过分店的LINE群转发身份证复印件或合同。
- 设定保存期限，以及删除离职员工档案的规则。
我们的人事PDPA指南详细说明了合法性基础，以及监控录像和指纹方面的问题。
7. 合同和员工的统一登记册：应记录什么？
起步阶段用电子表格就够了。请记录：
| 字段 | 原因 |
|---|---|
| 分店、相对方、类型 | 谁以及在哪里 |
| 签署人及审批层级 | 表明已核查权限 |
| 开始日期、结束日期、续约及通知日期 | 防止悄然自动续约 |
| 金额、押金、担保 | 现金风险敞口 |
| 是否已登记？（超过3年的租约） | 第538条 |
| 已签署原件的存放位置 | 发生争议时需要 |
请每月复核登记册，并在每个通知日期之前90日设置提醒。
8. 分店何时应上报顾问？
下列事项请在签署或行动之前交给您的律师或法律顾问：
- 任何租约、特许经营、管理或合资协议
- 任何超出模板的合同，或带有无限责任的合同
- 解雇、涉及盗窃或不当行为指控的纪律案件，或劳动局传票
- 房东的退租通知、政府检查，或顾客受伤索赔
- 以外文书写或适用外国法律的合同
一份简短的清单可以让分店不必自行猜测，并把法律费用留给真正有风险的事项。
清单：下一家分店开业之前
- 董事会批准签字权限清单和泰铢金额上限。
- 已审查租约；超过三年的，已安排登记。
- 在开业前至少15日提交 ภ.พ.09。
- 新分店已张贴工作规则（员工按全公司合计计算）。
- 劳动合同已按主模板签署；原件已送交总部。
- 已向新员工发放隐私通知；已设定访问权限。
- 新分店已加入合同登记册和员工登记册。
- 已向分店经理提供上报事项清单。
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本指南由苏婉瓦拉律师事务所发布 —— 该律师事务所位于孔敬府，成立于 1986 年。本文仅为一般性信息，不构成针对任何特定事项的法律建议。
