ประสานงานด้านกฎหมาย บัญชี และคนเข้าเมืองในไทย: ใครทำอะไร

คำตอบหลัก

เมื่อสำนักงานในต่างประเทศส่งลูกความมาไทย งานท้องถิ่นสามประเภทมักเริ่มพร้อมกัน คือกฎหมาย บัญชี และคนเข้าเมือง แต่ละประเภทอยู่ภายใต้กฎเกณฑ์ต่างกันและทำโดยผู้ถือใบอนุญาตต่างกัน ปัญหาเกิดจากงานที่ไม่มีใครรับผิดชอบและคำตอบที่ให้นอกสาขาของผู้ตอบ มากกว่าจะเกิดจากงานที่ไม่ดีในสายใดสายหนึ่ง

หลักกฎหมาย (พระราชบัญญัติการบัญชี พระราชบัญญัติคนเข้าเมือง และพระราชบัญญัติทนายความ) บริษัทไทยต้องจัดทำบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบงบการเงินประจำปี การยื่นแบบแสดงรายการภาษีทำที่กรมสรรพากร และการยื่นเกี่ยวกับประกันสังคมทำที่สำนักงานประกันสังคม ลูกจ้างต่างชาติต้องมีใบอนุญาตทำงานจากกรมการจัดหางาน และต้องมีการตรวจลงตราและการอนุญาตให้อยู่ในราชอาณาจักรจากสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง คนต่างด้าวที่พำนักเกิน 90 วันต้องรายงานที่พักทุก 90 วันตามพระราชบัญญัติคนเข้าเมือง พ.ศ. 2522 ส่วนการว่าความต่อศาลไทยหรือการจัดทำคำคู่ความแทนบุคคลอื่นเป็นงานสงวนสำหรับทนายความที่ได้รับใบอนุญาตตามพระราชบัญญัติทนายความ พ.ศ. 2528

มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา ทำตารางความรับผิดชอบหนึ่งฉบับที่ครอบคลุมทั้งสามสาย ระบุเจ้าของงานแต่ละรายการหนึ่งราย ระบุเจ้าของปฏิทินการปฏิบัติตามกฎหมายหนึ่งราย และตกลงล่วงหน้าว่าจะทำอย่างไรเมื่อสามสายมาบรรจบกัน

สำหรับขั้นตอนจัดตั้งบริษัท ดู การจดทะเบียนบริษัทสำหรับผู้ให้บริการจัดตั้งบริษัทต่างประเทศ คู่มือนี้กล่าวถึงบริษัทที่ดำเนินงานอยู่แล้ว

1. เหตุใดเส้นแบ่งระหว่างสามสายจึงสำคัญ

• ใบอนุญาตต่างกัน ผู้สอบบัญชี ทนายความ และผู้เชี่ยวชาญด้านคนเข้าเมืองอยู่ภายใต้การกำกับดูแลคนละแบบ คำตอบที่ให้นอกสาขาของตนอาจไม่อยู่ในความคุ้มครองของหน้าที่วิชาชีพหรือประกันภัยวิชาชีพของผู้ให้บริการรายนั้น
• หน่วยงานต่างกัน กรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม กรมการจัดหางาน สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ต่างมีแบบฟอร์ม กำหนดเวลา และระบบของตนเอง
• ข้อเท็จจริงร่วมกัน ข้อเท็จจริงชุดเดียวกัน เช่น ตำแหน่งงาน เงินเดือน นายจ้าง และวันเริ่มงานของลูกจ้าง ปรากฏทั้งในสัญญาจ้าง บัญชีเงินเดือน และใบอนุญาตทำงาน หากไม่ตรงกัน หน่วยงานอาจสอบถามเหตุผล

2. ตารางความรับผิดชอบที่นำไปปรับใช้ได้

ปรับคอลัมน์ให้เหมาะกับลูกความแต่ละราย หากสำนักงานเดียวกันให้บริการสองสาย ให้คงทั้งสองคอลัมน์ไว้ เพราะตารางจะยังบอกว่าทีมใดภายในสำนักงานนั้นเป็นเจ้าของงาน

3. สามสายมาบรรจบกันที่ใด

ช่องว่างส่วนใหญ่เกิดที่จุดส่งต่องานสี่จุด

การรับลูกจ้างต่างชาติ

1. ทนายความไทยจัดทำสัญญาจ้าง
2. ผู้ให้บริการด้านคนเข้าเมืองตรวจว่าตำแหน่งงาน เงินเดือน และนายจ้างรองรับการขอใบอนุญาตทำงานและวีซ่าได้
3. นักบัญชีตั้งระบบเงินเดือน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และประกันสังคมตั้งแต่งวดจ่ายเงินเดือนแรก
4. ลูกความยืนยันวันเริ่มงานต่อเมื่อใบอนุญาตทำงานอนุญาตให้ลูกจ้างเริ่มงานได้แล้วเท่านั้น

การจ่ายเงินให้บริษัทในกลุ่มต่างประเทศ ทนายความไทยหรือสำนักงานในต่างประเทศจัดทำสัญญาระหว่างบริษัทในเครือ นักบัญชีดูแลภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่มของการจ่ายเงินนั้น ดู การจ่ายค่าบริการให้ผู้ให้บริการต่างประเทศ: VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่าย

การเลิกจ้างลูกจ้าง ทนายความไทยให้คำแนะนำเรื่องเหตุเลิกจ้าง การบอกกล่าวล่วงหน้า และค่าชดเชย และร่างหนังสือเลิกจ้าง นักบัญชีคำนวณค่าจ้างงวดสุดท้ายและภาษี สำหรับลูกจ้างต่างชาติ ผู้ให้บริการด้านคนเข้าเมืองจัดการผลของการเลิกจ้างต่อใบอนุญาตทำงานและวีซ่า

การปิดบริษัท ทนายความไทยดำเนินการยื่นเลิกบริษัทและชำระบัญชี นักบัญชีจัดทำบัญชีและการยื่นภาษีงวดสุดท้าย ผู้ให้บริการด้านคนเข้าเมืองปิดงานใบอนุญาตทำงานและวีซ่าของลูกจ้างต่างชาติที่เหลืออยู่ ดู การเลิกบริษัท

สำหรับแต่ละจุดส่งต่อ ให้ระบุว่าใครเริ่มงาน ใครต้องได้รับแจ้ง และใครยืนยันว่างานเสร็จ

4. เมื่อใดที่คำตอบเกินสาขาของผู้ให้บริการ

ตัวอย่างที่พบบ่อย

• นักบัญชีบอกว่าการเลิกจ้าง "ไม่มีปัญหา" เพราะคำนวณค่าชดเชยแล้ว
• ทนายความให้ตัวเลขภาษีโดยที่นักบัญชีไม่ได้ตรวจ
• ตัวแทนวีซ่าให้คำแนะนำว่ากิจกรรมทางธุรกิจหนึ่งไม่ต้องขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจต่างด้าว
• ที่ปรึกษาในประเทศต้นทางนำกฎหมายแรงงานของประเทศตนมาใช้กับลูกจ้างในไทย

คำตอบเหล่านี้อาจถูกต้อง แต่ลูกความแยกไม่ออกว่าคำตอบใดมีความรับผิดชอบทางวิชาชีพรองรับ นิสัยง่าย ๆ สองข้อช่วยได้

1. คำตอบเป็นหนังสือทุกฉบับระบุว่ามาจากสาขาวิชาชีพใด
2. คำถามที่อยู่นอกสาขาของผู้ให้บริการส่งไปยังเจ้าของงานในตารางความรับผิดชอบ พร้อมสำเนาถึงผู้ประสานงาน

5. ผู้ให้บริการควรแบ่งปันข้อมูลกันอย่างไร

บริษัทของลูกความมักเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลของลูกจ้างตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ในทางปฏิบัติ

• ผู้ให้บริการแต่ละรายรับเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่องานของตน
• ผู้ให้บริการแต่ละรายทำงานภายใต้ข้อตกลงเป็นหนังสือกับลูกความ
• ข้อมูลส่งต่อระหว่างผู้ให้บริการได้เฉพาะตามคำสั่งของลูกความ ควรผ่านโฟลเดอร์ร่วมหนึ่งแห่งที่กำหนดสิทธิเข้าถึงเป็นรายผู้ให้บริการ
• ไม่ส่งหนังสือเดินทางและรายละเอียดเงินเดือนผ่านอีเมลต่อเนื่องที่ใส่สำเนาถึงทุกคนโดยไม่มีการรักษาความปลอดภัย

สำหรับประกาศและนโยบายของลูกความเอง ดู การปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)

6. ตัวอย่างปฏิทินการปฏิบัติตามกฎหมาย (สมมติ)

ตัวอย่างด้านล่างเป็นข้อมูลสมมติและแสดงเพียงรูปแบบ วันที่เว้นไว้เป็นตัวแทน เพราะกำหนดเวลายื่นขึ้นอยู่กับแบบ ช่องทางการยื่น และประกาศที่มีผลใช้บังคับในขณะนั้น

ปฏิทินการปฏิบัติตามกฎหมาย — บริษัท เอกซ์แซมเพิล เทรดดิ้ง (ประเทศไทย) จำกัด (สมมติ)
เจ้าของปฏิทิน: [ชื่อผู้ประสานงาน]

รายเดือน
  แบบแสดงรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย ........ นักบัญชี ........ ครบกำหนด [วันที่]
  แบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้าจดทะเบียน) นักบัญชี ........ ครบกำหนด [วันที่]
  เงินสมทบประกันสังคม ................... นักบัญชี ........ ครบกำหนด [วันที่]

รายลูกจ้างต่างชาติ
  รายงานที่พัก 90 วัน ................... คนเข้าเมือง ..... ครบกำหนดครั้งถัดไป [วันที่]
  ต่อวีซ่า / การอนุญาตให้อยู่ในราชอาณาจักร  คนเข้าเมือง ..... หมดอายุ [วันที่]
  ต่ออายุใบอนุญาตทำงาน ................. คนเข้าเมือง ..... หมดอายุ [วันที่]

รายปี
  การตรวจสอบงบการเงิน ................... ผู้สอบบัญชี ..... เข้าตรวจ [เดือน]
  ประชุมสามัญผู้ถือหุ้น .................. ทนายความไทย .... ภายใน [วันที่]
  การยื่นงบการเงิน ...................... นักบัญชี ........ หลังที่ประชุมอนุมัติ
  แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล ..... นักบัญชี ........ ครบกำหนด [วันที่]
  ทบทวนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานและสัญญา  ทนายความไทย .... [เดือน]

ตามเหตุการณ์
  รับลูกจ้างใหม่ / เลิกจ้าง .............. ดูรายการส่งต่องาน
  เปลี่ยนแปลงกรรมการ ที่ตั้ง หรือทุน ..... ทนายความไทย .... ยื่นภายในระยะเวลาที่กำหนด

7. ข้อตกลงรับงานของผู้ให้บริการแต่ละรายควรระบุอะไร

ผู้ให้บริการแต่ละรายควรมีข้อตกลงรับงานกับลูกความของตนเอง ระบุสิ่งที่ครอบคลุมและไม่ครอบคลุม ควรสังเกตสามประเด็น

1. ระบุสิ่งที่ไม่รวมเป็นหนังสือ เช่น ข้อตกลงของนักบัญชีอาจไม่รวมคำแนะนำด้านแรงงาน ข้อตกลงของทนายความไทยอาจไม่รวมการทำบัญชีและการคำนวณภาษี
2. ไม่มีใครสัญญาว่าเป็นบริการ "ครบวงจร" เว้นแต่ผู้ให้บริการรายเดียวครอบคลุมทั้งสามสายภายใต้ข้อตกลงฉบับเดียวจริง
3. ตกลงค่าบริการกับผู้ให้บริการแต่ละราย หากท่านเป็นสำนักงานผู้ส่งต่องาน ให้ตรวจข้อบังคับวิชาชีพของท่านก่อนตกลงเรื่องค่าตอบแทนกับผู้ให้บริการในไทย คู่มือนี้ไม่ระบุตัวเลขค่าบริการ

8. เช็กลิสต์

1. จัดทำตารางความรับผิดชอบหนึ่งฉบับที่ครอบคลุมกฎหมาย บัญชี และคนเข้าเมือง
2. ระบุเจ้าของปฏิทินการปฏิบัติตามกฎหมายหนึ่งราย
3. เขียนจุดส่งต่องานทั้งสี่จุดและผู้เริ่มงานกับผู้ปิดงานของแต่ละจุด
4. ตรวจให้สัญญา บัญชีเงินเดือน และใบอนุญาตทำงานระบุตำแหน่งงานและเงินเดือนตรงกัน
5. ระบุในคำตอบเป็นหนังสือทุกฉบับว่ามาจากสาขาวิชาชีพใด
6. แบ่งปันข้อมูลลูกจ้างเท่าที่จำเป็นและภายใต้ข้อตกลงเป็นหนังสือ
7. ตรวจข้อตกลงรับงานของผู้ให้บริการแต่ละรายว่าขอบเขตและสิ่งที่ไม่รวมชัดเจน
8. ทบทวนตารางเมื่อลูกความรับพนักงาน ปรับโครงสร้าง หรือปิดบริษัท

อ่านเพิ่มเติม

• การจดทะเบียนบริษัทสำหรับผู้ให้บริการจัดตั้งบริษัทต่างประเทศ: หน้าที่ความรับผิดชอบและการส่งมอบงาน
• ที่ปรึกษากฎหมายต่างประเทศและทนายความไทยแบ่งงานดูแลลูกความต่อเนื่องอย่างไร
• การจ่ายค่าบริการให้ผู้ให้บริการต่างประเทศ: VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• ดูแลบริษัทย่อยในไทยจากต่างประเทศโดยไม่มีทีมกฎหมายในไทย

ให้งานทุกรายการมีเจ้าของหนึ่งรายข้ามทั้งสามสาย ใช้ปฏิทินเดียว และตกลงล่วงหน้าว่าใครลงมือที่จุดส่งต่อแต่ละจุด

เราดูแลงานกฎหมายให้บริษัทในไทย และให้บริการด้านบัญชีและใบอนุญาตทำงานด้วย จึงรับงานได้ทั้งสายเดียวหรือหลายสาย หรือทำงานร่วมกับผู้ให้บริการที่ลูกความของท่านใช้อยู่แล้ว ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน บัญชีและภาษีรายเดือน และ วีซ่าและใบอนุญาตทำงาน

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ