ผู้ขายส่งใบเสนอราคาไป ลูกค้าตอบกลับด้วยใบสั่งซื้อ (PO) แต่ตัวเลขไม่เหมือนกัน ราคาต่างกัน กำหนดส่งเร็วกว่าที่เสนอ และมีข้อค่าปรับที่ใบเสนอราคาไม่เคยพูดถึง ซ้ำด้านหลัง PO ยังมีเงื่อนไขการซื้อทั่วไปอีกหลายข้อ โรงงานเริ่มสั่งวัตถุดิบไปแล้ว ถึงเวลาส่งของ ลูกค้ากลับอ้างเอกสารของตัวเอง คำถามคือสัญญาเกิดขึ้นตามเอกสารใดกันแน่
เรื่องนี้เกิดบ่อยในการค้าระหว่างธุรกิจ เพราะต่างฝ่ายต่างใช้แบบฟอร์มของตัวเอง และมักเริ่มงานก่อนมีใครอ่านเปรียบเทียบ คู่มือนี้อธิบายหลักตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ว่าเอกสารใดทำให้เกิดสัญญา ราคา กำหนดส่ง ค่าปรับ และเงื่อนไขท้ายเอกสารมีผลอย่างไร และวิธีตรวจก่อนเริ่มงาน หากลูกค้าเป็นองค์กรใหญ่ที่ส่งสัญญามาให้ ดูคู่มือตรวจสัญญาที่ลูกค้ารายใหญ่ส่งมาให้ SME ถ้าตกลงกันทางแชตหรือทางวาจา ดูคู่มือสัญญาด้วยวาจาใช้บังคับได้หรือไม่
คำตอบหลัก
เอกสารใดเอกสารหนึ่งไม่ชนะโดยอัตโนมัติ สัญญาเกิดเมื่อคำเสนอกับคำสนองตรงกันทุกข้อสำคัญ ใบเสนอราคามักเป็น "คำเสนอ" และ PO มักเป็น "คำสนอง" แต่ถ้า PO เปลี่ยนข้อสำคัญ มันจะไม่ใช่คำสนอง แต่เป็นคำเสนอใหม่ที่ผู้ขายต้องตอบรับ จนกว่าจะตอบรับด้วยถ้อยคำหรือการกระทำ ข้อความของ PO จึงยังไม่ผูกพันผู้ขายเต็มที่ และสัญญาตามใบเสนอราคาก็ยังไม่เกิด
หลักกฎหมาย ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 359 วรรคสอง ถือว่าคำสนองที่มีข้อความเพิ่มเติม มีข้อจำกัด หรือมีข้อแก้ไข เป็นคำบอกปัดไม่รับและเป็นคำเสนอขึ้นใหม่ในตัว มาตรา 361 วรรคสอง ของเรื่องการสนองโดยการกระทำ กล่าวว่าหากตามเจตนาของผู้เสนอหรือตามปกติประเพณีไม่จำเป็นต้องมีคำบอกกล่าวสนอง สัญญาเกิดเมื่อมีการกระทำที่อนุมานได้ว่าเป็นการสนองรับ มาตรา 366 กล่าวถึงข้อสัญญาที่ฝ่ายใดแสดงว่าเป็นสาระสำคัญและต้องตกลงกันหมดทุกข้อ หากยังไม่ตกลงสัญญาก็ยังไม่เกิด มาตรา 368 ให้ตีความสัญญาตามหลักสุจริตโดยพิเคราะห์ถึงปกติประเพณี มาตรา 11 ให้ตีความเป็นคุณแก่ฝ่ายที่จะต้องเป็นผู้เสียในมูลหนี้เมื่อมีข้อสงสัย และมาตรา 5 ให้ใช้สิทธิและชำระหนี้โดยสุจริต ส่วนข้อค่าปรับอยู่ในมาตรา 379 ถึง 383
มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา อย่าถือว่าเอกสารที่ส่งมาทีหลังเป็นแค่ "ขั้นตอนธุรการ" ให้ถือว่า PO ที่ไม่ตรงกับใบเสนอราคาเป็นคำเสนอใหม่จนกว่าจะพิสูจน์ได้ว่าไม่ใช่ แล้วตัดสินใจก่อนเริ่มงานว่าจะรับ ต่อรอง หรือปฏิเสธ ข้อที่คนมักพลาดคือเริ่มผลิตหรือส่งของก่อนปิดความขัดแย้ง เพราะการกระทำนั้นอาจถูกตีความว่ายอมรับเงื่อนไขของลูกค้า เราขอให้ถือว่าเอกสารสองฉบับที่ขัดกันเป็นสัญญาณให้หยุดและส่งข้อความยืนยันเงื่อนไขเสียก่อน
ตัวอย่างสมมติ ร้านเฟอร์นิเจอร์ไม้รายเล็กในขอนแก่น (เรียกว่า "ร้านไม้") เสนอขายชุดโต๊ะเก้าอี้ห้องพักให้โรงแรมแห่งหนึ่ง 120 ชุด ในใบเสนอราคาระบุชุดละ 1,850 บาท ส่งมอบภายใน 45 วัน ชำระครึ่งหนึ่งเมื่อยืนยันและที่เหลือเมื่อส่งมอบ โรงแรมส่ง PO กลับมาระบุชุดละ 1,750 บาท ส่งมอบภายใน 30 วัน และมีข้อเรียกค่าปรับร้อยละ 0.1 ของมูลค่างานต่อวันที่ล่าช้า ด้านหลัง PO ระบุว่าชำระเงินภายใน 90 วันหลังตรวจรับและผู้ซื้อมีสิทธิหักค่าปรับจากเงินที่ต้องจ่าย ร้านไม้สั่งไม้ไปแล้วโดยยังไม่ได้ตอบ PO
1. ใบเสนอราคาเป็นคำเสนอหรือเป็นเพียงคำเชิญชวน
ไม่ใช่ทุกใบเสนอราคาที่เป็นคำเสนอ ถ้าใบเสนอราคาระบุสินค้า ปริมาณ ราคา และเงื่อนไขชัดพอให้ลูกค้าตอบรับได้เลย และมีอายุของข้อเสนอ มักเป็นคำเสนอที่ผูกพันผู้เสนอ แต่ถ้าเขียนว่า "ราคาโดยประมาณ" หรือ "ราคาอาจเปลี่ยนแปลง" หรือต้องรอยืนยันสต็อก อาจเป็นแค่การเชิญชวนให้ลูกค้ายื่นคำเสนอมาเอง ในกรณีนั้น PO คือคำเสนอ และการตอบรับ PO ของผู้ขายคือคำสนอง
| ลักษณะของใบเสนอราคา | มักเป็น | PO ที่ตรงกันทุกข้อ | PO ที่เปลี่ยนข้อสำคัญ |
|---|---|---|---|
| ระบุรายการ ปริมาณ ราคา เงื่อนไขชัด มีอายุข้อเสนอ | คำเสนอ | เป็นคำสนอง สัญญาเกิด | เป็นคำบอกปัดและคำเสนอใหม่ (มาตรา 359 วรรคสอง) |
| ราคาโดยประมาณ ไม่ระบุปริมาณ หรือเขียนว่าขอสงวนสิทธิ | คำเชิญชวน | PO เป็นคำเสนอ | PO เป็นคำเสนอ ผู้ขายต้องตอบรับ |
จึงควรเขียนในใบเสนอราคาให้ชัดว่า "ข้อเสนอนี้มีอายุถึงวันที่ ____ สัญญาเกิดเมื่อผู้ขายยืนยันคำสั่งซื้อเป็นลายลักษณ์อักษร" ข้อความแบบนี้ทำให้ PO ไม่ปิดสัญญาเองโดยที่ผู้ขายไม่ได้ตอบ
2. PO ที่แก้ข้อความ ถือเป็นการตอบรับหรือการเสนอใหม่
มาตรา 359 วรรคสอง เป็นหัวใจของเรื่องนี้ คำสนองที่มีข้อความเพิ่มเติม มีข้อจำกัด หรือแก้ไขอย่างอื่น ถือเป็นคำบอกปัดและเป็นคำเสนอใหม่ ผลคือ PO ที่เขียนราคาต่ำกว่า ส่งมอบเร็วกว่า หรือเพิ่มข้อค่าปรับ ไม่ได้ทำให้สัญญาเกิดตามใบเสนอราคา และไม่ได้ทำให้เกิดตามเงื่อนไขของ PO เว้นแต่ผู้ขายจะสนองรับ
ในตัวอย่าง PO ของโรงแรมเปลี่ยนทั้งราคา กำหนดส่ง และค่าปรับ จึงเป็นคำเสนอใหม่ ร้านไม้ยังไม่ต้องผูกพันตามใบเสนอราคาเดิมหรือ PO ของโรงแรมจนกว่าจะตอบ ท่านมีทางเลือกสามทาง คือรับ PO ตามที่เป็น ตอบกลับพร้อมเงื่อนไขของท่าน ซึ่งเป็นคำเสนอใหม่อีกรอบ หรือปฏิเสธ เหตุที่ควรเลือกอย่างตั้งใจ เพราะถ้านิ่งแล้วเริ่มงาน ผลอาจไม่เป็นไปตามที่ท่านคิด (ดูข้อ 5)
ข้อสังเกตเรื่องความเล็กน้อย ถ้า PO แก้เพียงรายละเอียดที่ไม่ใช่สาระ เช่น เพิ่มเลขที่เอกสารภายในของลูกค้า ศาลอาจพิจารณาตามเจตนาและพฤติการณ์ว่าเป็นการตอบรับ แต่ราคา ปริมาณ กำหนดส่ง และค่าปรับเป็นข้อสำคัญของการซื้อขายแทบทุกกรณี ท่านไม่ควรหวังว่าจะถือเป็นเรื่องเล็ก นอกจากนี้ มาตรา 366 หมายความว่าหากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งแสดงชัดว่าข้อใดเป็นสาระสำคัญที่ต้องตกลงกันหมด สัญญายังไม่เกิดจนกว่าจะตกลงข้อนั้น เป็นเหตุผลให้ทั้งสองฝ่ายควรเคลียร์ข้อสำคัญให้ครบก่อนส่งของ
3. ราคา และกำหนดส่ง: ขัดกันแล้วใช้ตัวเลขใด
ราคาและกำหนดส่งเป็นข้อสำคัญที่สุดสองข้อ ถ้าทั้งสองเอกสารไม่ตรงกัน ไม่ควรเลือกตัวเลขที่ตนได้เปรียบเอง ให้ดูตามลำดับต่อไปนี้
- สัญญาเกิดแล้วหรือยัง ถ้าผู้ขายยังไม่ได้สนองรับ PO ที่แก้ตัวเลข ราคาตามใบเสนอราคาของผู้ขายยังไม่เป็นข้อตกลง และราคาตาม PO ก็ยังไม่ผูกพัน
- ใครสนองรับเอกสารของใคร ถ้าผู้ขายตอบว่า "ยืนยันตาม PO เลขที่ ____" ตัวเลขใน PO ใช้บังคับ ถ้าผู้ขายตอบว่า "ยืนยันตามใบเสนอราคาเลขที่ ____" เป็นคำเสนอใหม่ที่ลูกค้าต้องตอบรับ
- เอกสารที่เกี่ยวข้องกับรอบการซื้อ ข้อความอีเมล แชต บันทึกประชุม และเอกสารที่เคยใช้ในการซื้อขายระหว่างกัน อาจใช้ประกอบการตีความเจตนาตามมาตรา 368 ซึ่งให้ตีความตามหลักสุจริตและปกติประเพณี
- ข้อสงสัยที่ยังเหลือ มาตรา 11 ให้ตีความเป็นคุณแก่ฝ่ายที่จะต้องเป็นผู้เสียในมูลหนี้ ตัวอย่างเช่น ผู้ซื้อที่ต้องชำระราคา แต่มาตรานี้เป็นทางสุดท้าย ไม่ควรวางแผนพึ่งไว้
เรื่องกำหนดส่งต้องดูทั้งวันที่และจุดเริ่มนับ การนับ "30 วันนับจากวันที่ออก PO" ต่างจาก "45 วันนับจากวันที่ได้รับมัดจำและแบบที่อนุมัติ" มาก ถ้าผู้ซื้อแก้แบบหรือส่งข้อมูลล่าช้า การนับเวลาควรเลื่อนตาม ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องเขียนไว้ก่อน ไม่ใช่มาโต้แย้งตอนส่งของ หากกำหนดส่งเป็นเรื่องสาระสำคัญต่อผู้ซื้อ ดูผลของการส่งล่าช้าในข้อ 4
เมื่อราคาของวัตถุดิบเปลี่ยนระหว่างรอ PO ดูคู่มือขอปรับราคาเมื่อต้นทุนวัตถุดิบขึ้น
4. ค่าปรับ และข้อหักเงิน: ผูกพันเมื่อใด และลดได้หรือไม่
ข้อค่าปรับที่อยู่ใน PO แต่ไม่อยู่ในใบเสนอราคาเป็นกรณีเสี่ยงที่สุด เพราะผู้ซื้อมักใช้ข้อนี้หักเงินเมื่อส่งของช้า สิ่งที่ต้องแยกคิดมีดังนี้
- ข้อค่าปรับเป็นส่วนของสัญญาหรือไม่ ถ้าผู้ขายยังไม่สนองรับ PO ข้อค่าปรับยังไม่ผูกพัน ถ้าสนองรับแล้ว ข้อนี้เป็นเบี้ยปรับตามมาตรา 379 ถึง 383
- ค่าปรับสูงเกินส่วนหรือไม่ มาตรา 383 ให้ศาลลดเบี้ยปรับที่สูงเกินส่วนลงเป็นจำนวนพอสมควรได้ โดยพิจารณาจากทางได้เสียของเจ้าหนี้ ไม่ใช่เพียงเงินที่เสียหายจริง ท่านไม่ควรสรุปว่าลดได้ทุกกรณี เพราะขึ้นกับข้อเท็จจริงและดุลพินิจของศาล
- ผู้ซื้อรับของแล้วต้องสงวนสิทธิหรือไม่ มาตรา 381 วรรคสาม กำหนดว่าเจ้าหนี้ที่รับชำระหนี้แล้ว ถ้าจะเรียกเบี้ยปรับต้องสงวนสิทธิไว้ในขณะรับ ผู้ขายจึงควรดูว่าผู้ซื้อรับมอบของโดยไม่โต้แย้งหรือสงวนสิทธิหรือไม่
- หักกับเงินค่าสินค้าได้หรือไม่ การหักเงินที่ผู้ซื้อต้องจ่ายออกเพื่อชดเชยค่าปรับเป็นเรื่องหักกลบลบหนี้ตามมาตรา 341 และ 342 และมาตรา 344 ไม่ให้หักกลบเมื่อหนี้ฝ่ายหนึ่งยังมีข้อต่อสู้ จึงต้องดูว่าหนี้ค่าปรับเกิดขึ้นจริงและไม่ถูกโต้แย้งหรือไม่
เรื่องนี้ขยายความไว้ในคู่มือลูกค้าหักค่าปรับหรือค่าเสียหายจากเงินที่ต้องจ่าย เมื่อผู้ซื้อไม่จ่าย ดูคู่มือใบแจ้งหนี้ค้างชำระ
ในตัวอย่าง หากร้านไม้ยอมรับ PO ที่มีค่าปรับ 0.1 ต่อวัน และส่งช้าไป 10 วัน การคำนวณและการหักของโรงแรมยังต้องตรวจว่ายอดคิดจากอะไร มีเพดานหรือไม่ และสาเหตุของความล่าช้ามาจากฝ่ายใด เช่น โรงแรมแก้แบบกลางทาง
5. เงื่อนไขท้ายเอกสาร และพฤติกรรมที่ถือว่ารับข้อเสนอ
ตัวอักษรเล็กด้านหลัง PO หรือด้านหลังใบเสนอราคา ("เงื่อนไขการซื้อทั่วไป" หรือ "เงื่อนไขการขายทั่วไป") ก่อปัญหาเพราะสองฝ่ายมักมีเงื่อนไขท้ายเอกสารที่ขัดกัน เช่น ฝ่ายหนึ่งให้ศาลที่ภูมิลำเนาของตนมีอำนาจ อีกฝ่ายจำกัดความรับผิด หลักคิดคือเงื่อนไขท้ายเอกสารผูกพันเมื่ออีกฝ่ายตกลงตามนั้นจริง ไม่ใช่เพียงเพราะมีพิมพ์ไว้
การกระทำที่อาจถือว่าสนองรับ มาตรา 361 วรรคสอง ให้สัญญาเกิดเมื่อมีการกระทำที่อนุมานได้ว่าเป็นการสนองรับ เมื่อไม่จำเป็นต้องมีคำบอกกล่าวสนอง การกระทำที่มักถูกยกขึ้นอ้าง ได้แก่
- เริ่มผลิตหรือสั่งวัตถุดิบเฉพาะงานนั้นหลังได้รับ PO
- จัดส่งสินค้าตามที่อยู่และวันที่ใน PO
- รับมัดจำหรือรับเงินงวดแรกที่อ้างเลขที่ PO
- เปิดบัญชีลูกค้าหรือออกใบแจ้งหนี้อ้างเลขที่ PO
ผู้ขายที่ทำเช่นนี้โดยไม่แจ้งข้อสงวน เสี่ยงที่อีกฝ่ายจะอ้างว่ารับ PO ทั้งฉบับ ซึ่งรวมค่าปรับและเงื่อนไขท้ายเอกสารด้วย แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าศาลจะตีความเช่นนั้นเสมอ ต้องดูข้อความที่โต้ตอบกัน ความเคยชินของคู่ค้า และว่าผู้ขายได้คัดค้านข้อใดไว้หรือไม่
วิธีลดความเสี่ยง ก่อนลงมือ ให้ส่งข้อความตอบรับแบบมีข้อสงวนชัดเจนว่าผู้ขายตกลงเฉพาะส่วนใดและไม่ตกลงข้อใด และขอให้ลูกค้ายืนยัน ตัวอย่างอยู่ในข้อ 6
เมื่อเอกสารสองฝ่ายขัดกันทั้งฉบับ บางครั้งสองฝ่ายต่างส่งเอกสารที่มีเงื่อนไขท้ายเอกสารคนละชุด และต่างเริ่มงานแล้ว ในกรณีนี้ไม่มีคำตอบสำเร็จรูป ต้องดูเจตนาและพฤติการณ์ ข้อที่ตกลงกันตรงกัน ข้อสาระสำคัญเช่นราคาและสินค้า และปกติประเพณีตามมาตรา 368 เงื่อนไขทั่วไปที่ขัดกันแต่ไม่ใช่ข้อสำคัญ ศาลอาจไม่ถือว่าเป็นข้อตกลง ท่านจึงไม่ควรปล่อยให้ถึงขั้นนี้ ควรปิดข้อสำคัญให้ชัดตั้งแต่ต้น
6. ตรวจความขัดแย้งก่อนเริ่มงาน: ตาราง ข้อความยืนยัน และผู้ลงนาม
ให้ทำสามอย่างก่อนสั่งวัตถุดิบหรือเริ่มผลิต
ก. ทำตารางเปรียบเทียบ วางสองเอกสารเคียงกัน แล้วเติมช่อง "ใช้อะไร"
| ข้อ | ใบเสนอราคา | PO | ขัดกันหรือไม่ | ใช้ข้อใด |
|---|---|---|---|---|
| ผู้ซื้อและผู้ขาย (ชื่อนิติบุคคลให้ตรงกับเอกสารจดทะเบียน) | ||||
| รายการ ปริมาณ สเปก | ||||
| ราคา ภาษีมูลค่าเพิ่ม ค่าขนส่ง | ||||
| เงื่อนไขชำระเงิน มัดจำ วันครบกำหนด | ||||
| กำหนดส่งมอบ และจุดเริ่มนับ | ||||
| การตรวจรับและเกณฑ์ผ่าน | ||||
| ค่าปรับ เพดาน และสิทธิหักเงิน | ||||
| การรับประกัน และความรับผิดต่อความเสียหาย | ||||
| การยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงคำสั่ง | ||||
| เงื่อนไขท้ายเอกสาร ศาลหรืออนุญาโตตุลาการ |
ข. ส่งข้อความยืนยันเงื่อนไขที่ใช้จริง ก่อนเริ่มงาน ส่งข้อความสรุปที่ผู้ขายยอมรับ และบอกชัดว่าเงื่อนไขท้ายเอกสารฉบับใดไม่ใช้ ขอให้ลูกค้าตอบยืนยัน ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ใช้ได้ เพราะ พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 มาตรา 7 ไม่ให้ปฏิเสธผลผูกพันเพียงเพราะอยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ดูคู่มือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในสัญญาบริษัท
เรียน ฝ่ายจัดซื้อ โรงแรม ____
ตามใบสั่งซื้อเลขที่ ____ ลงวันที่ ____ และใบเสนอราคาเลขที่ ____ ลงวันที่ ____ ซึ่งมีข้อความไม่ตรงกัน
ร้านไม้ขอยืนยันเงื่อนไขที่จะใช้ในการสั่งซื้อครั้งนี้ดังนี้
1) ราคา: ชุดละ ____ บาท (รวม/ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) จำนวน ____ ชุด
2) กำหนดส่งมอบ: ภายใน ____ วัน นับจากวันที่ได้รับมัดจำและแบบที่อนุมัติแล้ว
3) ค่าปรับกรณีส่งล่าช้า: ____ ต่อวัน ไม่เกินร้อยละ ____ ของมูลค่างาน และไม่คิดในช่วงที่ล่าช้าเพราะฝ่ายผู้ซื้อ
4) การชำระเงิน: ____
5) เงื่อนไขท้ายใบสั่งซื้อและท้ายใบเสนอราคาที่ขัดกับข้างต้น ให้ถือตามข้อ 1) ถึง 4) นี้
ร้านไม้จะเริ่มงานเมื่อได้รับข้อความตอบกลับจากผู้มีอำนาจของโรงแรมว่า "ยืนยันตามนี้"
หากยังไม่ได้รับการยืนยัน ร้านไม้ยังไม่ถือว่าตอบรับใบสั่งซื้อ
ค. ให้ผู้มีอำนาจเป็นผู้ยืนยัน ตรวจว่าใครลงนาม PO และใครตอบรับของผู้ขาย พนักงานจัดซื้อหรือฝ่ายขายอาจไม่มีอำนาจผูกพันนิติบุคคลในวงเงินสูง บริษัทจำกัดผูกพันโดยกรรมการที่มีอำนาจตามที่จดทะเบียนไว้ ขอหนังสือมอบอำนาจหรือรายชื่อผู้มีอำนาจเมื่อวงเงินสูง และจัดกระบวนการภายในของท่านตามคู่มือขั้นตอนตรวจและอนุมัติสัญญาเมื่อไม่มีฝ่ายกฎหมาย
สำหรับสินค้าเคลื่อนที่ราคา 20,000 บาทขึ้นไป ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 456 วรรคสาม ต้องมีหลักฐานเป็นหนังสือลงลายมือชื่อฝ่ายที่ต้องรับผิด หรือมีการวางมัดจำ หรือมีการชำระหนี้บางส่วน จึงควรเก็บ PO ใบตอบรับ และข้อความยืนยันไว้ครบ ถ้าผู้ซื้อยังไม่ยอมเซ็นรับงาน ดูคู่มือลูกค้าไม่เซ็นรับงานจนออกใบแจ้งหนี้ไม่ได้ และถ้าลูกค้าสั่งเพิ่มทางไลน์ ดูคู่มือหลักฐานงานเพิ่มที่สั่งทางไลน์
7. ถ้าเริ่มงานไปแล้วและเอกสารยังขัดกัน
ถ้าเริ่มงานไปแล้ว ให้ทำตามลำดับนี้
- หยุดเพิ่มความเสี่ยง ไม่ส่งของอีกจนกว่าจะส่งข้อความยืนยัน หรืออย่างน้อยส่งข้อความสงวนสิทธิพร้อมกับการส่งของ
- รวบรวมหลักฐาน ใบเสนอราคา PO ข้อความทั้งหมด วันที่เริ่มงาน ใบสั่งวัตถุดิบ ใบส่งของ และการโต้ตอบทุกครั้ง
- ระบุข้อที่ขัดกันและข้อที่คู่กรณีเคยยอมรับ เช่น ลูกค้าเคยจ่ายมัดจำตามราคาในใบเสนอราคา
- เสนอข้อตกลงใหม่ หลายครั้งลูกค้ายอมแก้ถ้าเห็นต้นทุนจริง
- เมื่อเรื่องถึงขั้นโต้แย้ง ส่งหนังสือแจ้งโดยเก็บหลักฐานการส่ง และปรึกษาทนายความก่อนส่งของหรือหักเงิน
ผลของการเลือกเอกสารผิดอาจต่างกันมาก บางกรณีสัญญาไม่เกิด บางกรณีสัญญาเกิดตามเงื่อนไขของลูกค้า การประเมินต้องดูข้อเท็จจริงทั้งหมด และเป็นดุลพินิจของศาลในที่สุด
8. เช็กลิสต์ก่อนเริ่มงานเมื่อมีใบเสนอราคาและ PO
เอกสารและข้อความ
- ใบเสนอราคาระบุอายุข้อเสนอ และระบุว่าสัญญาเกิดเมื่อผู้ขายยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร
- เปรียบเทียบใบเสนอราคากับ PO ทีละข้อในตารางแล้ว
- อ่านเงื่อนไขด้านหลังของทั้งสองฉบับแล้ว ไม่ใช่แค่หน้าแรก
ราคา เวลา และค่าปรับ
- ราคา ภาษี และค่าขนส่งตรงกัน หรือมีข้อความยืนยันว่าใช้ตัวเลขใด
- กำหนดส่งและจุดเริ่มนับตรงกัน และมีข้อยกเว้นเมื่อความล่าช้าเกิดจากลูกค้า
- ข้อค่าปรับมีอัตรา เพดาน และเงื่อนไขการเริ่มคิดที่ยอมรับได้
- ระบุไว้ว่าลูกค้าจะหักค่าปรับจากเงินได้หรือไม่ และต้องแจ้งอย่างไร
การยืนยันและผู้ลงนาม
- ส่งข้อความยืนยันเงื่อนไขที่ใช้จริง และได้คำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงาน
- ผู้ที่ยืนยันฝั่งลูกค้ามีอำนาจ และฝั่งเราผ่านการอนุมัติภายใน
- ระบุชัดว่าเงื่อนไขท้ายเอกสารฉบับใดไม่ใช้
พฤติกรรมก่อนยืนยัน
- ยังไม่สั่งวัตถุดิบเฉพาะงาน ไม่เริ่มผลิต ไม่ส่งของ ไม่รับมัดจำที่อ้างเลข PO จนกว่าจะยืนยัน
- ถ้าต้องเริ่มก่อน ส่งข้อความสงวนสิทธิพร้อมกับการเริ่ม
- เก็บ PO ข้อความ และหลักฐานการส่งมอบไว้ครบในแฟ้มเดียว
อ่านเพิ่มเติม
- ตรวจสัญญาที่ลูกค้ารายใหญ่ส่งมาให้ SME ก่อนเซ็น — เมื่อลูกค้าใช้แบบสัญญาของตนแทน PO
- สัญญาด้วยวาจาใช้บังคับได้หรือไม่ — เมื่อข้อตกลงบางข้อมาจากการคุยกัน
- ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในสัญญาบริษัท — การยืนยันเงื่อนไขทางอีเมลหรือแชต
- ขั้นตอนตรวจและอนุมัติสัญญาเมื่อไม่มีฝ่ายกฎหมาย — ใครควรเซ็นและตรวจอะไร
- ใบแจ้งหนี้ค้างชำระจากลูกค้าธุรกิจ — เมื่อลูกค้าไม่จ่ายตามกำหนด
- ลูกค้าหักค่าปรับหรือค่าเสียหายจากเงินที่ต้องจ่าย — เมื่อผู้ซื้อหักเงินตามข้อค่าปรับ
- ราคาวัตถุดิบขึ้น ขอปรับราคาตามสัญญา — เมื่อต้นทุนเปลี่ยนระหว่างรอยืนยัน
ใบเสนอราคาและ PO ที่ไม่ตรงกันไม่ได้หมายความว่าต้องเสียเปรียบ แต่ต้องปิดข้อสำคัญ ราคา กำหนดส่ง และค่าปรับให้ชัดเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนลงมือทำงาน
เราช่วยตรวจเปรียบเทียบใบเสนอราคาและ PO ร่างข้อความยืนยันเงื่อนไข จัดแบบฟอร์มใบเสนอราคาและเงื่อนไขการขายที่รองรับกรณีนี้ และให้คำปรึกษาเมื่อเกิดข้อพิพาทเรื่องค่าปรับหรือการหักเงิน ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ จัดทำสัญญาและเอกสารธุรกิจ
คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ
