บริษัทได้รับหนังสือจากสรรพากร: เตรียมเอกสารและเข้าชี้แจงการตรวจสอบภาษีอย่างไร

คำตอบหลัก

เมื่อบริษัทได้รับหนังสือจากสรรพากร ขั้นแรกคือดูให้ชัดว่าเป็นหนังสือประเภทใด หนังสือเชิญพบ เป็นการขอให้มาพบและนำเอกสารมาแสดง ส่วน หมายเรียก เป็นคำสั่งตามประมวลรัษฎากร ผลของการเพิกเฉยต่างกัน แต่ควรตอบทั้งสองแบบเป็นหนังสือก่อนวันนัดเสมอ

หลักกฎหมาย (ประมวลรัษฎากร) สำหรับภาษีเงินได้ เจ้าพนักงานประเมินที่มีเหตุอันควรเชื่อว่าแบบที่ยื่นไม่ถูกต้องหรือไม่บริบูรณ์ ออกหมายเรียกผู้ยื่นมาไต่สวนและสั่งให้นำบัญชีเอกสารมาแสดงได้ (มาตรา 19) โดยต้องให้เวลาไม่น้อยกว่า 7 วัน และโดยทั่วไปต้องออกหมายเรียกภายใน 2 ปีนับแต่วันยื่นรายการ สำหรับภาษีมูลค่าเพิ่มคือมาตรา 88/4 ซึ่งให้เวลาไม่น้อยกว่า 7 วันเช่นกัน หากเพิกเฉยต่อหมายเรียกโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร เจ้าพนักงานประเมินภาษีตามที่เห็นว่าถูกต้องได้และห้ามอุทธรณ์ (มาตรา 21 และ 88/5) การประเมินตามปกติอุทธรณ์ได้ภายใน 30 วันนับแต่วันรับแจ้ง (มาตรา 30)

ความเห็นในทางปฏิบัติของเรา การตรวจสอบส่วนใหญ่จบที่โต๊ะเจรจา ไม่ถึงศาล ผลลัพธ์ที่ดีมักมาจากสามเรื่องที่ทำตั้งแต่ต้น คือ ระบุให้ได้ว่าหนังสือเกี่ยวกับภาษีประเภทใด รอบระยะเวลาใด รายการใด ส่งผู้ที่อธิบายตัวเลขได้ไปพบ และนำเอกสารที่ครบและเป็นระเบียบไป อย่ารอจนวันสุดท้าย และอย่าปล่อยให้กำหนดอุทธรณ์ 30 วันผ่านไประหว่าง "รอเจรจา"

คู่มือนี้เน้นขั้นตอนการตอบหนังสือ สำหรับการวางระบบบัญชีดูที่ ระบบบัญชีปีแรกของบริษัท และสำหรับการแก้ไขการยื่นแบบที่ขาดดูที่ เปลี่ยนผู้ทำบัญชีและการยื่นแบบที่ค้าง

1. หนังสือที่ได้รับเป็นประเภทใด

หากหนังสือไม่ชัดเจน ให้โทรถามเจ้าหน้าที่ผู้ลงชื่อ แล้วยืนยันเป็นหนังสืออีกครั้งว่าเป็นภาษีประเภทใด รอบใด และต้องนำเอกสารอะไร เก็บซองหรือหลักฐานวันที่ได้รับไว้ เพราะระยะเวลานับจากวันส่งหมาย

ข้อควรระวัง คำพิพากษาข้างต้นเป็นไปตามข้อเท็จจริงของแต่ละคดี หนังสือฉบับของท่านจะเป็นหมายเรียกหรือไม่ขึ้นกับเนื้อหาของหนังสือ หากระบุว่าออกตามมาตรา 19 หรือมาตรา 88/4 ให้ถือว่าเป็นหมายเรียก

2. กำหนดเวลาที่ต้องจับตา

• หมายเรียก: อย่างน้อย 7 วัน นับแต่วันส่ง (มาตรา 19, 23, 88/4) หากต้องการเวลาเพิ่มให้ขอเลื่อนเป็นหนังสือก่อนวันนัดเดิม
• ข้อจำกัดเวลาฝั่งเจ้าพนักงาน ภาษีเงินได้ หมายเรียกตามมาตรา 19 โดยทั่วไปต้องออกภายใน 2 ปีนับแต่วันยื่นรายการ และอธิบดีอนุมัติขยายได้ไม่เกิน 5 ปีหากมีพยานหลักฐานหรือเหตุสงสัยว่าหลีกเลี่ยงภาษี หรือในกรณีขอคืนภาษี ส่วนภาษีมูลค่าเพิ่ม มาตรา 88/6 กำหนดว่าโดยทั่วไปประเมินได้ภายใน 2 ปี ขยายได้ถึง 5 ปีโดยอนุมัติอธิบดีเมื่อมีเหตุอันควรเชื่อว่าแบบไม่ถูกต้อง และ 10 ปีกรณีไม่ได้ยื่นแบบหรือแสดงฐานภาษีต่ำกว่าความจริงเกินร้อยละ 25 หากหนังสือมาใกล้หรือเลยกำหนดเหล่านี้ ให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ ไม่ควรสรุปเอาเอง
• อุทธรณ์: 30 วัน นับแต่วันได้รับแจ้งการประเมิน (มาตรา 30) หากเกินกำหนดต้องยื่นคำร้องขอขยายเวลาต่ออธิบดีตามมาตรา 3 อัฏฐ พร้อมเหตุผล และไม่ได้รับอนุมัติโดยอัตโนมัติ (ระเบียบกรมสรรพากรว่าด้วยการอุทธรณ์ พ.ศ. 2564)
• การชำระภาษีไม่รอ การอุทธรณ์ไม่ทุเลาการชำระ (มาตรา 31) เว้นแต่อธิบดีอนุมัติให้รอผล เงินเพิ่มสำหรับภาษีที่ค้างคือร้อยละ 1.5 ต่อเดือนหรือเศษของเดือน แต่ไม่เกินจำนวนภาษี (มาตรา 27 และ 89/1)

3. ใครควรไปพบ และต้องมีอำนาจอย่างไร

เจ้าหน้าที่ต้องการผู้ที่ตอบเรื่องบัญชีได้ โดยทั่วไปคือ

• นักบัญชีหรือผู้จัดการฝ่ายการเงิน ที่จัดทำหรือตรวจตัวเลข และ
• กรรมการ หรือผู้ได้รับ หนังสือมอบอำนาจ จากบริษัท

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ไปพบมีอำนาจพูดแทนบริษัทและรับหนังสือแทนได้ กรมสรรพากรมีแบบหนังสือมอบอำนาจมาตรฐานสำหรับการแทนผู้เสียภาษี ให้สอบถามเจ้าหน้าที่ว่าสำนักงานนั้นต้องการแบบใด และเอกสารประกอบใด เช่น สำเนาหนังสือรับรองบริษัทและบัตรประชาชนกรรมการผู้มอบอำนาจ เรายังไม่ได้ตรวจสอบข้อกำหนดของทุกสำนักงาน จึงให้ยืนยันตอนโทรสอบถาม

หากเรื่องซับซ้อน เช่น ราคาโอนระหว่างบริษัทในเครือ เงินกู้จากกรรมการ หรือการจ่ายเงินไปต่างประเทศ ควรให้ทนายความหรือที่ปรึกษาภาษีไปด้วย ดู การจ่ายค่าบริการไปต่างประเทศ ภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ การส่งออกบริการกับภาษีมูลค่าเพิ่มอัตราร้อยละ 0 ซึ่งเป็นสองประเด็นที่พบบ่อยในการตรวจสอบ

4. ต้องเตรียมเอกสารอะไร

ขอรายการเอกสารจากเจ้าหน้าที่ก่อน แล้วจัดชุดเอกสารให้เป็นระเบียบ ตัวอย่างชุดเอกสารที่ใช้ได้จริง

ข้อแนะนำ

1. กระทบยอดก่อนไปพบ ต้องอธิบายได้ว่ารายได้ในแบบต่างจากเงินเข้าบัญชีธนาคารเพราะอะไร และภาษีมูลค่าเพิ่มต่างจากบัญชีเพราะอะไร
2. ทำสารบัญและเลขหน้า ส่งมอบสำเนา เก็บต้นฉบับไว้ และจดรายการเอกสารที่ส่งมอบ
3. ตอบเฉพาะรอบเวลาและภาษีที่ระบุในหนังสือ แต่อย่าปฏิเสธเอกสารเพิ่มเติมที่เจ้าหน้าที่เรียกโดยชอบ
4. ห้ามแก้ไขหรือลงวันที่ย้อนหลังในเอกสาร การจงใจให้ถ้อยคำเท็จหรือพยานหลักฐานเท็จเพื่อหลีกเลี่ยงภาษีหรือขอคืนภาษีเป็นความผิดตามมาตรา 37 จำคุก 3 เดือนถึง 7 ปี และปรับ 2,000 ถึง 200,000 บาท

5. ควรพูดและไม่ควรพูดอะไร

• ควร อธิบายรายการค้าตามจริง ใคร ทำอะไร เมื่อใด ทำไม ชำระอย่างไร และมีเอกสารรองรับทุกประเด็น
• ควร บอกว่า "ขอตรวจสอบและตอบเป็นหนังสือ" หากไม่แน่ใจ การตอบเป็นหนังสือทันเวลาดีกว่าการเดา
• ควร ขอให้เจ้าหน้าที่แจ้งข้อสังเกตเป็นหนังสือ และจดบันทึกการประชุมของบริษัทเอง
• ไม่ควร คาดเดา ประมาณ หรือปัดเศษตัวเลขในที่ประชุม
• ไม่ควร เสนอจ่ายเงินจำนวนหนึ่งเพื่อ "ปิดเรื่อง" ก่อนเข้าใจฐานของข้อสังเกต
• ไม่ควร ลงชื่อในบันทึกที่ยังไม่ได้อ่าน หรือยอมรับตัวเลขที่ไม่สามารถอธิบายที่มาได้

ตัวอย่างสมมติ เจ้าหน้าที่ถามถึงค่าบริการที่จ่ายให้บริษัทในเครือต่างประเทศ หากนักบัญชีตอบว่า "น่าจะเป็นค่าสนับสนุนไอที" ก็ไม่ดี คำตอบที่ดีกว่าคือ "ขอส่งสัญญาบริการ ใบแจ้งหนี้ หลักฐานการทำงาน และแบบนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายภายในวันศุกร์" เพราะมีเอกสาร มีขอบเขต และเป็นหนังสือ

6. หลังพบเจ้าหน้าที่แล้วเกิดอะไรขึ้น

เจ้าหน้าที่อาจปิดเรื่องโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง ขอเอกสารเพิ่ม หรือออกหนังสือแจ้งการประเมินให้ชำระภาษี เบี้ยปรับ และเงินเพิ่ม หากไม่เห็นด้วย

1. จดวันครบ 30 วัน นับจากวันที่ได้รับหนังสือแจ้งการประเมิน (มาตรา 30)
2. ยื่นอุทธรณ์ ตามแบบที่อธิบดีกำหนด ผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์หรือยื่นด้วยตนเอง ระเบียบกำหนดว่าหากระบบขัดข้องต้องยื่นด้วยตนเองก่อนครบกำหนด
3. พิจารณาขอรอผลโดยไม่ชำระ การอุทธรณ์ไม่ทุเลาการชำระ (มาตรา 31) อธิบดีอาจอนุมัติให้รอผลได้ ควรขอแต่เนิ่น ๆ
4. เตรียมรับหมายเรียกชั้นอุทธรณ์ ผู้พิจารณาอุทธรณ์เรียกผู้อุทธรณ์และสั่งให้นำเอกสารมาได้ โดยให้เวลาไม่น้อยกว่า 15 วัน (มาตรา 32) หากไม่ปฏิบัติตามโดยไม่มีเหตุผลอันสมควรจะเสียสิทธิอุทธรณ์ต่อไป (มาตรา 33)
5. ฟ้องศาล หากคณะกรรมการวินิจฉัยไม่เป็นคุณ มีเวลา 30 วันนับแต่วันรับแจ้งคำวินิจฉัยเพื่อฟ้องคดี (มาตรา 30) เว้นแต่เป็นกรณีห้ามอุทธรณ์

เบี้ยปรับ ภาษีเงินได้ มาตรา 22 กำหนดเบี้ยปรับหนึ่งเท่าของภาษีที่ต้องชำระเพิ่มสำหรับการประเมินตามมาตรา 20 และ 21 ส่วนภาษีมูลค่าเพิ่ม มาตรา 89 กำหนดเบี้ยปรับตามประเภทของความผิด (เช่น หนึ่งเท่าสำหรับแบบที่ไม่ถูกต้อง สองเท่าสำหรับการยื่นหรือนำส่งล่าช้า หรือไม่ออกใบกำกับภาษี) เบี้ยปรับและเงินเพิ่มอาจได้รับการลดหรืองดตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร เรายังไม่ได้สรุปหลักเกณฑ์เหล่านั้นไว้ที่นี่ ให้สอบถามเจ้าหน้าที่หรือที่ปรึกษาว่ากรณีของท่านเข้าเกณฑ์ใด

7. ควรจ้างทนายความหรือที่ปรึกษาเมื่อใด

ควรพิจารณาเมื่อจำนวนเงินมีนัยสำคัญ หนังสือครอบคลุมหลายปี มีรายการกับบริษัทในเครือหรือการจ่ายเงินไปต่างประเทศ ได้รับหนังสือแจ้งการประเมินแล้ว หรือสงสัยว่าเอกสารขาดหรือไม่ถูกต้อง ปรึกษาก่อนพบเจ้าหน้าที่ช่วยกำหนดสิ่งที่นำเสนอได้ ส่วนการปรึกษาหลังถูกประเมินแล้วจำกัดอยู่ที่การอุทธรณ์ ดูเพิ่ม การเลือกที่ปรึกษากฎหมายประจำบริษัท และ หน้าที่ด้านบัญชีและภาษีของบริษัทที่มีต่างชาติถือหุ้น

เช็กลิสต์เมื่อได้รับหนังสือ

1. จดวันและวิธีที่ได้รับหนังสือ สแกนหนังสือและซอง
2. ระบุประเภท เชิญพบ หมายเรียก (มาตราใด) แจ้งการประเมิน หรือเรื่องขอคืนภาษี
3. จดทุกวันที่ วันนัดพบ วันส่งเอกสาร และวันครบอุทธรณ์ 30 วัน
4. โทรถามเจ้าหน้าที่ ยืนยันภาษี รอบเวลา และเอกสาร แล้วยืนยันเป็นหนังสือ
5. แจ้งนักบัญชีและกรรมการ ตัดสินใจว่าใครไป และทำหนังสือมอบอำนาจหากจำเป็น
6. ดึงเอกสาร กระทบยอด และจัดสารบัญ
7. หากต้องการเวลา ขอเลื่อนเป็นหนังสือก่อนวันนัดเดิม
8. จดบันทึกการประชุมและเก็บสำเนาเอกสารที่ส่งมอบ
9. หากได้รับหนังสือแจ้งการประเมิน จดกำหนดอุทธรณ์ และตัดสินใจเรื่องขอรอผลและที่ปรึกษา

อ่านเพิ่มเติม

• ระบบบัญชีปีแรกของบริษัท
• เปลี่ยนผู้ทำบัญชีและการยื่นแบบที่ค้าง
• หน้าที่ด้านบัญชีและภาษีของบริษัทที่มีต่างชาติถือหุ้น
• การจ่ายค่าบริการไปต่างประเทศ ภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• การตรวจสอบหลังพิธีการศุลกากร

หนังสือจากสรรพากรทุกฉบับมีกำหนดเวลา ให้แยกให้ได้ว่าเป็นหนังสือเชิญพบหรือหมายเรียก ตอบเป็นหนังสือก่อนวันนัด และจดกำหนดอุทธรณ์ 30 วันทันทีที่ได้รับหนังสือแจ้งการประเมิน

เราให้คำปรึกษาบริษัทไทยในการตอบหนังสือสรรพากร เตรียมตัวพบเจ้าหน้าที่ และอุทธรณ์การประเมินภาษี ปรึกษาเบื้องต้นฟรี โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมได้ที่ การบัญชีและการปฏิบัติตามภาษี ที่ปรึกษากฎหมายประจำ และ บริการด้านกฎหมายภาษี

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ