最もよくある問題は、許可なき雇用ではない
外国人従業員が複数いる会社で問題になるのは、許可証のない人を雇ったということではほとんどありません。大半の会社はそのようなことをしません。
問題になるのは、既存の許可証に記載された条件の範囲外で働くことです。従業員が昇進する、別の部署を見るよう異動する、別の工場に配属される、あるいは関連会社へ異動する。社内のシステム上はすべて正しく行われています。辞令があり、承認記録があり、給与も調整されています。ただ一つ追いついていないのが、就労許可の書類です。
構造的な原因は、人事部門がこれらの変更を、自分たちで決められる社内の事柄として扱っていることです。タイ人従業員についてはそのとおりです。しかし外国人従業員にとって、職位、雇用主、勤務地は、国が就労を認める境界線であり、人事データではありません。
本ガイドは就労許可証の申請と更新に関する人事向けガイドから切り分けたものです。それ自体が一つの分量を要するテーマであり、会社が問題が起きてから相談に来ることの多いテーマだからです。
免責事項：本書は計画のための一般的な情報であり、法的助言ではありません。手続きと期間は、利用する経路や事業の種類によって異なります。行動する前に、貴社の具体的な事実関係に照らして確認してください。
許可証に結び付いた三つのもの
雇用主――許可証は、記載された法人との就労のために発給されるものであり、企業グループのために発給されるものではありません。
職位と業務内容――届け出たのは許可された業務の範囲であり、マーケティング上の肩書きではありません。
勤務地――記載された場所であり、会社が事業を行っているすべての場所ではありません。
この三つは変更できますが、変更するには手続きが必要で、社内の決定だけでは変えられず、多くの場合は変更が実際に効力を生じる前に手続きをしなければなりません。
よくあるケースと対応
同じ会社内での昇進
答えるべき問いは、役職名が変わったかどうかではなく、業務の性質が届け出たものから変わったかどうかです。
同じ部署の部長になった課長が同種の業務を続ける場合と、営業部長に移るエンジニアとでは話が違います。最も簡単な確認方法は、新しい職務記述書を、届け出済みのものの隣に置いて読み比べることです。第三者が読んで別の仕事だと言うなら、手続きが必要です。
関連会社への異動
組織の中では部署の異動です。書類上は雇用主の変更です。雇用する法人が変わるからで、株主が同じで事務所が同じビルにあってもそれは変わりません。
これは記載事項の変更ではなく、新規の案件として手続きする必要があります。注意すべき点があり、それは従来の雇用主との雇用の終了と新しい雇用主との雇用の開始の間の空白期間で、就労許可証と王国内での滞在許可の双方に影響します。事前に計画を立てておけば、この空白期間を可能な限り短くできます。
勤務地の追加
よくある状況は、会社が第二工場を開設する、別の県に倉庫を借りる、あるいは従業員を随時、顧客先に派遣して働かせるといったものです。
最も経済的な助言は、最初の届出の際に勤務地を広く記載しておくことです。従業員が行く可能性のある場所を含めます。最初から余裕を持たせておくほうが、後から追加で届け出るよりはるかに費用がかからず、顧客先での2日間の作業に届出が必要かどうかをその都度判断するという問題もなくなります。
従業員の退職
雇用の終了を届け出る義務は雇用主にあり、期限があり、従業員が自分の身分を整えるために行うべきこととは別のことです。
従業員が辞めれば終わりだと考える会社は、後で検査を受けたときに終わっていないことに気づくことがよくあります。システムに残っている未処理の項目は、辞めた人のものではなく、会社のものだからです。
会社の合併、社名変更、または移転
これはすべての外国人従業員に同時に影響します。この作業は、登記変更が完了した後に気づくのではなく、取引の計画の中に最初から組み込んでおくべきものです。
事業の売買では、これはデューデリジェンスにも含めるべき項目です。外国人従業員を多く抱える会社を引き継ぐ買主は、それらの人々の書類に関する負担も一緒に引き継ぐことになります。
すでに起きてしまった場合
典型的なパターンは、更新の際になって初めて、従業員が書類と合わない職位で1年間働いていたことに会社が気づく、というものです。
してはいけないのは、状況を評価しないまま、上から新しい申請を出すことです。以前の書類に表れている内容と食い違う申請は、対処できたはずのことを、説明を求められることに変えてしまうおそれがあるからです。
行うべき順序は、まず過去の期間にどのような証拠があるか、どれくらいの期間だったか、何度変更があったかを評価し、そのうえで影響が最も小さい対処方法を選ぶことです。これは個々の事案の事実関係に大きく左右されるため、既製の答えを出すことはできません。
最も低コストの予防策
職位変更の承認を、書類の状況確認と結び付ける――社内の承認フォームに、この従業員は外国人かどうかを尋ねる手順を一つ加えます。そうであれば、効力を生じる前に、書類担当者に回して確認してもらいます。この手順は数分で済み、本ガイドの事例のほぼすべてを防げます。
外国人従業員の台帳を、一般の従業員台帳とは別に作る――書類上の雇用主、書類上の職位、書類上の勤務地、各書類の満了日の欄を設けます。この台帳には責任者を置き、代理も決めておく必要があります。
年に2回、突き合わせる――書類に基づく台帳を、実際の組織図と並べて比べます。不一致は、直せるうちにすぐに表れます。
関連サービス
当事務所は、個別案件の対応と、会社の外国人従業員台帳の継続的な管理の双方を承っており、更新の時期の前に、書類と実際の組織図を突き合わせる作業も含みます。雇用主向けのビザ・就労許可証サービスをご覧ください。雇用制度全体を同時に点検したい場合は、労働法コンプライアンスの検査をご覧になるか、会社の労働法ヘルスチェックのガイドをお読みください。
貴社で、書類が実態と合っていないことが判明したばかりの場合は、何かを行う前に 092-254-2045 までお電話のうえ、評価をお受けください。
