このガイドの対象読者
ワークパーミットに関するガイドの多くは外国人本人向けに書かれており、個人が何を準備し、どこへ行き、何を持参するかを説明しています。しかし実務では、ワークパーミットは従業員と同じくらい雇用主を基準に発給されます。そして申請が止まる原因のほとんどすべては、従業員側ではなく会社側にあります。
そこで本ガイドは、外国人従業員が合意した日に就労を開始できるよう責任を負う人事担当者、管理部門の責任者、経営者に向けて書いています。内容は実際に作業が発生する順に並べており、従業員本人の書類に進む前に、まず会社が何人まで受け入れられるかを確認するところから始めます。
退職者、配偶者、長期滞在者向けの経路を含め、ビザ制度の全体像をお知りになりたい場合は、ビザとワークパーミット完全ガイドを併せてお読みください。本ガイドでは、それらを割愛し、雇用主の側面に絞っています。
免責事項：本書は計画のための一般的な情報であり、法的助言ではありません。基準、数字、書類のリストは随時改定され、事業の種類によっても異なります。実際に手続きを進める前に、現在適用されている基準を貴社の状況に即して確認してください。
申請が従業員ではなく会社でつまずく理由
繰り返し見られるパターンは次のとおりです。会社が外国人の候補者を面接し、給与を合意し、オファーレターを出し、就労開始日を決めてから、はじめて書類手続きを依頼します。その時点で、前年度の財務諸表を提出していないことや、タイ人の被保険者数がもう1件分の許可を支えるには足りないことが判明します。
どちらの問題も解決できますが、すでに告知した就労開始日には間に合いません。その結果、会社は2つの選択を迫られます。就労開始日を延期して候補者に対して面目を失い、ときには候補者そのものを失うか、許可がないまま就労させて、時間管理の問題を雇用主の責任に変えてしまうかです。
正しい順序は逆です。誰かに約束する前に、会社が実際に何件の許可を支えられるかを確認します。この確認は会社がすでに持っている書類だけで足り、当局の回答を待つ必要もなく、後から問題を直すよりはるかに時間がかかりません。
当社は外国人従業員を何人まで受け入れられるか
これが最初に答えるべき質問で、手元の書類から答えることができます。
払込済みの登録資本金：登記事項証明書に載っている登録資本金ではなく、実際に払い込まれた部分です。多くの会社は高い資本金で登記しながら、一部しか払込みを求めておらず、これは審査で使われる数字とは別のものです。
社会保険に実際に納付しているタイ人従業員の人数：本ガイド全体で最もよくある間違いです。人事担当者は給与台帳から数えがちですが、基準が見るのは保険料が実際に納付された被保険者名簿です。入社直後でまだ登録されていない従業員、納付されていない日給労働者、退職したのに喪失届が出ていない人がいると、この2つの数字は常に一致しません。給与ファイルではなく、直近月の納付明細で確認してください。
申告と財務諸表の継続性：提出済みの財務諸表、完全に納付された税務申告、社会保険料の納付に抜けた月がないことです。ここに途切れがあっても、必ずしも申請が却下されるわけではありませんが、追加の説明が必要になり、それは時間の浪費を意味します。
会社の目的が採用予定の職務を含んでいること：登記された目的が狭い会社が、その範囲外の職位を採用しようとする場合は、先に基本定款を修正しなければなりません。これは別の作業であり、独自のスケジュールを要します。
一般的なタイの株式会社の実務では、外国人のワークパーミット1件につき、払込済み資本金は約200万バーツ、タイ人従業員は約4人を目安に検討します。ただしこの数字がすべての場合に当てはまるわけではありません。投資奨励を受けた会社、工業団地内の事業、駐在員事務所、外国会社の支店、外国人がタイ人と婚姻している場合は、それぞれ別の基準が適用されます。最初の2つの経路の詳細は、BOIワークパーミットガイドと工業団地内のビザ・ワークパーミットガイドをご覧ください。
採用する職位：職名はどう書けばつまずかないか
法律は、外国人が就くことを禁じる業務と、条件付きでのみ就ける業務を定めています。この一覧は随時改定されるため、申請日に有効な版を確認する必要があります。
ただし実務では、禁止リストよりも頻繁に申請の修正要請を招くのは、会社が自分で選んだ職名です。「ジェネラルマネージャー」や「コーディネーター」といった職名は広すぎて複数の読み方ができ、その一部はタイ人に留保された業務と重なります。時間のロスが少ないのは、実際の職務に合った具体的な職名を付け、会社の目的と従業員が実際に行う業務に整合した職務記述を添えることです。
この点は多くの会社が考える以上に重要です。記載した職名と勤務地が、許可の有効期間を通じて従業員が適法に働ける範囲になるからです。今日、職名を狭く設定しすぎると、半年後の組織再編のときに新たな申請が必要になります。
従業員を予定どおりに就労開始させるための作業の順序
- 会社の状況を確認する：払込済み資本金、直近月の社会保険料の納付明細、提出済みの財務諸表と税務申告書、登記された目的。候補者と就労開始日の話をする前に行います。
- 職位と勤務地を定める：職名は実際の職務に合わせ、工場、倉庫、顧客先を含め、従業員が行く必要のあるすべての勤務地を漏れなく記載します。
- ビザの手続きを先に、または並行して行う：ワークパーミットを申請する前に、従業員が適切な在留資格にある必要があります。多くの場合、雇用主はビザ申請を裏付けるために、労働当局の証明書類を事前に取得する必要があります。
- ワークパーミットを申請する：最新の会社書類一式と従業員の書類を添えます。
- 承認後にカレンダーを設定する：許可の有効期限、王国内の滞在許可の期限、90日ごとの報告サイクル、居住地の届出です。この3つは期限がそれぞれ異なり、互いに通知してはくれません。
5番目は、会社が最も見落としがちな項目です。許可を取得すると手続きが済んだように見えますが、その後の義務は毎年続き、しばしば1人の従業員に集中し、その人が退職しても誰も引き継ぎません。
会社側で準備する書類
ほぼ毎回求められる一式で、準備ができていないときに最も時間を取られるものです。
- 最新の会社登記事項証明書と基本定款
- 株主名簿
- 直近年度の提出済み財務諸表
- 提出済みの税務申告書
- 直近月のタイ人従業員の社会保険料納付明細
- 付加価値税の登録証（登録している場合）
- 事業所の地図と証明資料
- 申請する職位の雇用契約書と職務記述書
- 事業固有の許可（ある場合）。たとえば工場操業許可証
従業員側の書類は、十分な残存有効期間のあるパスポート、所定の認証を受けた学歴書類と職務経験証明書、所定の様式の写真、そして現行の条件に合った診断書です。
特に注意が必要なのは、海外で発行された学歴書類と職務経験証明書です。多くの場合、先に書類の認証手続きを経る必要があり、独自のスケジュールがかかるうえ、会社の管理が及びません。全書類のうち最も早く着手すべき項目です。どの書類に認証が必要かは、署名の認証が必要な書類をお読みください。
更新：なぜ思っているより早く始めるべきか
更新は前年の繰り返しの定型業務に見えますが、毎年変わるのは会社側の書類です。財務諸表は提出済みの直近年度のもの、社会保険の明細は直近月のものでなければならず、タイ人従業員の比率も申請日の時点でなお基準を満たしている必要があります。
年間を通じて多くのタイ人従業員が退職した会社では、外国人従業員の数が変わらないにもかかわらず、昨年は通った比率が今年は通らなくなっていることがあります。事前に分かっていれば解決できますが、許可の残りが数日になってから気づいても間に合いません。
更新間際だけでなく年に2回比率を確認することは、最も低コストな働き方の変更であり、この問題のほぼすべてを防げます。
職位の変更、支店への異動、関連会社への異動
これは別のガイドで扱っています。複数の外国人従業員がいる会社で、最も頻繁に起きる問題の原因だからです。要点を言えば、ワークパーミットは記載された雇用主、職位、勤務地に紐づいています。この3つのいずれかを変えることは情報の修正ではなく、多くの場合、変更が実際に効力を持つ前に手続きをしなければなりません。
避けるべきパターンは、先に社内の組織変更を発表し、書類を後から直すことです。詳細は雇用主の変更、職位の変更、勤務地の追加に関するガイドにあります。
弁護士に依頼すべきとき
長年担当しているチームがあり、会社の状況も安定している定型的な申請業務には、通常、弁護士は必要ありません。事情が異なるのは次のような場合です。
- 会社が設立されたばかりで、通年の財務諸表がまだない、または従業員比率が基準に達していない
- 採用する職位が、タイ人に留保された業務との境界に近い
- 会社が投資奨励の権利を持つ、または工業団地内にあり、どの従業員がどの経路を使うか確信が持てない
- 組織再編、合併、または関連会社間の従業員の異動がある
- 過去に申請が却下された、または記載された条件の範囲外で就労した経緯があり、再申請の前に整理しなければならない
- 当局の調査があり、雇用の一覧全体について説明する必要がある
当事務所は、個別案件の対応と、会社の外国人従業員名簿全体の継続的な管理の両方を承っています。会社側の業務範囲は雇用主向けビザ・ワークパーミットサービスをご覧ください。雇用制度全体を同時に点検したい場合は、労働法コンプライアンス監査をご覧ください。
現在の状況で外国人従業員を何人まで受け入れられるかの評価をご希望の場合は、092-254-2045までお電話ください。評価は会社がすでにお持ちの書類だけで行います。
