労働事件において、従業員への警告書は最も頻繁に取り上げられる書類の一つであり、同時に、使用者が敗訴する原因としても同じくらい頻繁に登場する書類です。なぜなら、記載が不完全な警告書は解雇の根拠として使用できないからです。
労働保護法は、従業員が法令に適合する就業規則、規程、または命令に違反し、かつ使用者がすでに書面で警告していたにもかかわらず、従業員が同一の事項について再び違反した場合に、使用者が補償金を支払わずに解雇することを認めています。したがって、警告書は単なる形式ではなく、解雇の主要な証拠なのです。
警告書には何を記載する必要があるか
- 違反行為の事実 日付、時刻、場所、および発生した事象。部外者が読んでも理解できるように記載します。
- 違反した就業規則、規定、または命令 条項を明確に特定します。「不適切な言動」といった曖昧な記載ではいけません。
- 今後繰り返してはならない旨の警告 および繰り返した場合の結果
- 規則に基づく権限を有する者の署名 および書面の発行日
- 従業員への送付または了知の証拠
第1項または第2項を欠く書面は、法律上の警告書ではなく、単なる通知と見なされることが少なくありません。
従業員が受領の署名を拒否した場合
従業員の署名は、警告文書が効力を持つための条件ではありません。重要なのは、従業員がその内容を認識したことです。一般的に用いられる方法は次のとおりです。
- 証人の面前で文書を読み聞かせ、証人に署名させ、従業員が署名を拒否した旨を記録します。
- 従業員が届け出た住所宛てに、配達証明付き書留郵便で送付します。
- 電子メールなど、会社が通常従業員との連絡に使用している手段で送信し、送信の証拠を併せて保存します。
警告書の有効期間
警告書を解雇の根拠として用いることができるのは、従業員が従前の違反日から1年以内に違反を繰り返した場合です。警告書の発行日から起算するものではありません。その期間を過ぎて違反を繰り返した場合は、新たに警告を行わなければなりません。
また、違反は、以前に警告した内容と同一の事項または同種の事項でなければなりません。遅刻をして警告を受けていたにもかかわらず、次に喧嘩をした場合は、別の事項となります。
事前の警告を要しない違反行為
法律は、法律が定める重大な違反行為について、解雇手当を支払うことなく、また事前に警告することなく、直ちに解雇することを認めています。例えば、次のとおりです。
- 職務に対する不正行為、または雇用者に対して故意に行う犯罪行為
- 故意に雇用者に損害を与えること
- 雇用者に重大な損害を与えるほどの過失
- 重大な場合における就業規則または命令への違反
- 正当な理由なく、法律が定める期間にわたり職務を継続して放棄すること
これらの場合に該当するとしても、雇用者は依然として裏付けとなる証拠を有していなければならず、また解雇通知書に理由を漏れなく記載しておくべきです。記載しなかった理由は、後になって主張することができない場合があるからです。
警告してもなお、不当解雇となり得る
解雇補償金を支払わなくてよい解雇であっても、用いた理由に十分な根拠がない場合や、従業員ごとの扱いが平等でない場合には、不当解雇として訴えられることがあります。例えば、一人には警告しながら、同じことをした別の従業員はそのままにしておく場合などです。したがって、組織全体で一貫して用いられる警告書は、正しく作成された警告書と同じくらい重要です。
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本記事は一般的な情報であり、個別の事案に対する法的助言ではありません。
