ホテルは、多くのオーナーが考えている以上に多くの個人情報を収集しています。氏名、パスポート番号、顔写真、クレジットカード情報、出入りの時刻、防犯カメラの映像などです。そのほとんどは法律で義務づけられているために収集されますが、法律で収集が義務づけられているからといって、どのように扱ってもよいわけではありません。
ホテルが法律に基づいて収集しなければならない情報
**宿泊者名簿。**ホテル法は、管理者に対し、所定の様式で宿泊者名簿を備え、宿泊者の身分証明書類を確認することを求めています。
外国人の宿泊の届出（TM.30、外国人宿泊者の滞在を入管に届け出る書式）。外国人の宿泊者がチェックインしたとき、ホテルの管理者は24時間以内に入国管理官に届け出なければなりません。現在はオンラインシステムで届出ができます。期限内に届け出なかった場合は罰金が科されます。
この種の情報は法令遵守の根拠に基づいて収集でき、宿泊者の同意は不要です。ただし、プライバシーに関する通知で宿泊者に知らせる必要があり、法律が求める範囲に限って収集しなければなりません。
ホテルがよく間違えるポイント
**パスポートのコピーをLINEグループで送る。**フロントのスタッフがパスポートを撮影し、チャットアプリで支配人、運転手、旅行会社に送ります。こうした画像は、誰も削除しないまま多くの個人の携帯電話に残ります。最もよくある漏えいの原因です。
**必要以上に収集する。**パスポートの全ページをコピーしたり、タイ人宿泊者の身分証明書を全面コピーして保管したりします。身分証明書のコピーに宗教の情報（機微情報）が載っている場合は、保管する前に隠してください。
**無期限に保管する。**宿泊者名簿のファイルや数年分のパスポートのスキャンを、誰でも開けるフロントのパソコンに置いたままにします。
**目的外に使用する。**宿泊者名簿のメールアドレスや電話番号を、プロモーションの送信に使います。ダイレクトマーケティングは、別途同意を得るべきです。
**クレジットカード情報。**後で請求するために、カード番号を紙やファイルに書き留めます。
防犯カメラ
- ロビー、廊下、駐車場などの共用部分に安全のために設置するカメラは、正当な利益の根拠に基づくことができます。
- 入口に、防犯カメラの設置と連絡先を知らせる掲示を出します。
- 客室、浴室、更衣室、スパの施術室には設置してはいけません。
- 保管期間を定め、映像を閲覧・取り出せる人を限定します。
- 事案が発生したら、システムが上書きする前に、関連する時間帯の映像を取り出して別に保管し、紛争が終わるまで保管します。
**宿泊者からの映像の閲覧請求。**宿泊者は、自分の情報にアクセスする権利があります。ホテルは30日以内に対応しなければなりません。映像に他の人が映っている場合は、引き渡す前に他の人の顔を隠してください。
**警察や保険会社からの要請。**警察からは正式な情報提供の依頼書を受け取るようにします。保険会社や相手方の弁護士に対しては、開示の法的根拠があるかをまず確認し、関連する時間帯の映像だけを提供します。
従業員も映るカメラには、職場での監視という別の論点があります。HR業務のPDPA：従業員情報と防犯カメラをご覧ください。
予約システムと外部の事業者
客室の予約システム、ホテル管理システム、マーケティング会社は、ホテルに代わって情報を処理します。事業者が情報を何のために使えるか、どのように安全を確保するか、情報が漏えいしたときにはホテルに直ちに通知しなければならないことを定めたデータ処理契約を結ぶべきです。
情報が漏えいしたとき
- 漏えいを知った時から72時間以内に個人情報保護委員会事務局に届け出ます。ただし、個人の権利に影響を及ぼすおそれがない場合は除きます。
- パスポートやクレジットカードが漏えいした場合のようにリスクが高いときは、影響を受けた宿泊者にも、救済の方法とともに通知しなければなりません。
- 届出が不要と評価した場合でも、事案と対応内容を記録します。
PDPAに違反すると、最高500万バーツの行政罰金が科され、損害を受けた宿泊者は損害賠償を求めて提訴することもできます。
ホテル向けチェックリスト
- 宿泊者向けのプライバシー通知を作成し、フロントと予約ページに表示します。
- パスポートと身分証明書からどの情報を保管するかを決め、不要な情報は隠します。
- 個人のチャットアプリで宿泊者の書類のコピーを送ることを禁止し、代わりの手段を定めます。
- 紙の書類とファイルの両方について、保管期間と廃棄方法を定めます。
- TM.30の届出が、夜勤を含めて24時間以内に間に合う仕組みを整えます。
- 防犯カメラの位置を点検し、掲示を出し、映像の保管期間を定めます。
- 予約システムとマーケティングの事業者とデータ処理契約を結びます。
- 情報の閲覧請求への対応手順と、情報漏えいの届出手順を準備します。
関連情報
📌 関連情報：事業者向けPDPA対応体制の構築 · 企業法務
ホテルのチェックイン手続、予約システム、防犯カメラがPDPAに適合しているかを確認したい場合は、当事務所の弁護士チームにご相談ください。リスクのある点を指摘し、ホテルに必要な書類を準備します。
本記事は一般的な情報であり、個別の事案に対する法的助言ではありません。
