不少老闆因為“大家看起來都很忙”就決定增加人手，卻不清楚工作量是否真的超出產能，還是流程在浪費人的時間。成本也往往只算工資，事後才發現第一年比預想的貴得多。
本指南用假設示例說明思路。示例中的所有數字均為假設，不是市場價格，也不是法定費率。
核心答案
滿足以下三點時再考慮增員：(1) 測得的工作量連續數月超過現有團隊的產能；(2) 已確認原因不是返工、重複勞動或可以取消的環節；(3) 該崗位帶來的收入或毛利增加，或節省的成本，足以覆蓋崗位的總成本，而不只是工資。
在假設示例中，第一年總成本約為全年工資的1.6倍。因此招聘前應計算需要增加多少收入，與替代方案（改進流程、自動化、兼職、按專案用工、外包）比較，並從一開始就把用工文件準備妥當。
1. 用數字而不是感覺來衡量工作量
“忙”無法衡量。請至少收集2至3個月的四類資料。
| 指標 | 收集方法 | 說明什麼 |
|---|---|---|
| 數量 × 單件耗時 | 統計每月件數，按型別抽樣計時 | 實際需要的工時 |
| 積壓（backlog） | 月末逾期或排隊的件數 | 持續增加說明確實超出產能；隨季節起伏則未必需要長期增員 |
| 加班趨勢 | 每人每月加班小時數 | 每月都高是訊號；只在旺季高則是另一回事 |
| 差錯率與返工 | 重做的件數、客戶投訴 | 返工損失的工時，以及問題出在人還是流程 |
所需工時 = 每月件數 × 單件分鐘數 ÷ 60，再加上返工工時。
2. 每人的實際產能不是100%
一名員工不可能把上班的每個小時都用在產出性工作上。要扣除會議、回覆訊息、等待資料、休息、休假和支援性工作。許多企業以工作時間的約65%至80%作為實際產能的起點。這只是起始範圍，實際數字取決於工作性質，需要自行測量。
假設示例 團隊2人，每人每月工作160小時，實際產能70%，每人112小時，合計224小時。測得的工作量（含返工）為每月280小時。缺口為每月56小時，約半個人。這還不足以成為招聘全職員工的明確理由，改進流程或僱用兼職也許就夠了。
3. 人手不足，還是流程有問題
| 看到的現象 | 通常指向 | 招人前應檢查 |
|---|---|---|
| 即使沒有返工，積壓仍逐月增加，大家都滿負荷 | 人手不足 | 按第2節比較所需工時與產能 |
| 經常返工，客戶投訴多 | 流程或培訓 | 找出反覆出錯的環節，製作檢查清單 |
| 工作在等審批或等老闆決定 | 權限結構 | 檢查審批權限表 |
| 重複勞動，多處錄入資料 | 工具和系統 | 消除重複錄入，統一使用一個系統 |
| 只在某些月份工作量過大 | 季節波動 | 旺季用兼職、臨時加班或外包 |
| 能幹的人過勞而其他人有空閒 | 工作分配 | 重新分配工作，交叉培訓 |
| 頻繁離職 | 薪酬、上級或工作量 | 先問原因，增加人手未必能解決 |
一個簡單的判斷方法是：如果把返工和重複勞動減少一半，工作量是否仍超出產能？如果不再超出，問題就在流程。
4. 一個崗位的總成本
要計入工資、僱主負擔的社會保險繳費、獎金、福利、裝置和軟體、招聘費、培訓費、上級用於帶教和檢查的時間，以及產出尚未滿額的最初幾個月。社會保險的繳費比例和上限可能隨公告調整，實際計算前請向社會保障辦公室或會計人員核實。下面的示例使用假設數字。
假設示例 行政專員，月薪25,000泰銖。
| 專案（第一年） | 泰銖（假設） |
|---|---|
| 工資 25,000 × 12 | 300,000 |
| 獎金（假設1個月） | 25,000 |
| 僱主負擔的社會保險繳費（假設 1,000 × 12） | 12,000 |
| 福利，如團體保險、交通補貼 | 12,000 |
| 裝置、軟體、辦公空間 | 20,000 |
| 招聘費 | 15,000 |
| 培訓費 | 10,000 |
| 上級帶教所用時間 | 60,000 |
| 前3個月產出減半（75,000 × 50%） | 37,500 |
| 第一年合計 | 491,500 |
總成本為491,500泰銖，約為全年工資300,000泰銖的1.64倍。第二年起招聘費、培訓費和適應期成本會消失，但工資會上調，日後若需終止用工，按工齡累積的補償金權利也會增加。
5. 需要多少收入或毛利才划算
如果該崗位有助於增加銷售或承接更多業務，使用下面的公式。
所需增加的收入 = 崗位的年度總成本 ÷ 毛利率
假設示例 總成本491,500泰銖。
- 毛利率30%時，所需增加的收入為 491,500 ÷ 0.30 = 約1,638,000泰銖每年，約合每月136,500泰銖。
- 毛利率40%時，所需增加的收入為 491,500 ÷ 0.40 = 約1,229,000泰銖每年。
注意事項：
- 使用扣除該崗位人工成本之前的毛利，否則會重複計算。
- 只計入因為有這個崗位才增加的收入，不計入原本就能獲得的收入。
- 如果是不直接產生收入的後臺崗位，應與它節省的成本比較，例如加班費、差錯損失，或歸還給老闆的時間。
- 估算回收期。如果收入比預期晚到數月，需要有現金墊付。
如何把這一計算納入商業計劃和預測，請參閱商業計劃服務。
6. 增加長期員工之前的替代方案
| 選擇 | 適用情形 | 注意事項 |
|---|---|---|
| 改進流程 | 返工、重複、等待審批 | 需要有人負責跟進效果 |
| 自動化 | 單據、發票等按規則進行的重複性工作 | 建設和維護成本 |
| 兼職 | 缺口不足一個人 | 仍是員工，享有法定權利 |
| 固定期限合同 | 在期限內完成的專案或特定工作 | 適用範圍有限，見第7節 |
| 外包 | 專業性或週期性工作 | 參見自己做還是外包 |
| 臨時加班 | 短暫的旺季 | 有工時上限和加班費，不能長期使用 |
本指南不重複自己做與外包之間的選擇，該內容已在上述指南中說明；承包勞務的細節則見通過外部公司用工與分包勞務。
7. 用工時的法律要點
- 書面約定。 應有勞動合同或書面協議，寫明職位、職責、工資、工作日和時間、試用期及主要條款，作為雙方的證據。
- 試用期與提前通知。 終止無固定期限的僱傭關係，適用規定提前通知規則的第17條。解僱前務必將條件與事實對照核查。
- 滿120天后的補償金。 第118條規定，連續工作滿120天以上的勞動者被解僱，有權按工齡獲得補償金。試用期並不使其脫離這一規則。參閱解僱時的補償金。
- 固定期限合同。 固定期限用工的補償金例外很窄，僅限於在期限內完成的專案、特定工作或季節性工作，並不是規避常規崗位用工的辦法。
- 外部公司派來的勞動者。 第11/1條規定，對於屬於自身生產或業務一部分的工作，由他人提供的人員，視經營者為僱主，並應確保他們在不受歧視的情況下獲得公平的待遇和福利。
- 不要把實質上屬於員工的工作交給自由職業者。 參閱長期自由職業者與員工的區別。
8. 常見錯誤
- 只算工資，忘了社會保險、獎金、上級的時間和適應期。
- 真正的問題是返工、重複或等待審批，卻去增加人手。
- 計算時按100%產能。
- 只憑旺季的一個月做決定。
- 為了不付補償金，對常規工作不斷續簽短期合同。
- 以為試用期內隨時可以解僱而沒有任何法律後果。
- 用自由職業者或承包公司代替僱用，卻像僱主一樣指揮其工作。
- 用工後不設評估標準，因此不知道是否划算。
9. 增員前的決策清單
- 已收集至少2至3個月的件數、單件耗時、積壓、加班和返工資料
- 已按實測而非100%計算每人的實際產能
- 去除返工、重複和不必要環節後，工作量仍超出產能
- 已計算含社會保險、獎金、福利、裝置、招聘、培訓、上級時間和適應期的第一年總成本
- 已計算所需增加的收入或毛利，並與現實預期比較
- 已比較兼職、固定期限、外包和自動化
- 已準備寫明試用期和主要條款的書面勞動合同
- 已設定評估標準和複核日期，例如90天和6個月
- 已準備現金，以防收入比預期晚到
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不要因為覺得忙就增加人手：先衡量工作量、檢查流程，計算崗位總成本及所需增加的收入，並從第一天起把用工文件準備妥當。
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本指南由蘇婉瓦拉律師事務所發布 —— 該律師事務所位於孔敬府，成立於 1986 年。本文僅為一般性資訊，不構成針對任何特定事項的法律建議。
